MANUAL DEL SUBPROCESO DE INGRESOS A BODEGA DE PROVEEDURÍA CA CGAF 01 P02 01

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1 MANUAL DEL SUBPROCESO DE INGRESOS A BODEGA DE PROVEEDURÍA CA CGAF 01 P02 01 Versión /07/2015 1

2 Página: Página 2 de 12 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO ROLES GLOSARIO DE TÉRMINOS DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE PROPÓSITO ALCANCE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INDICADORES ANEXOS

3 Página: Página 3 de INFORMACIÓN BÁSICA Subproceso Código del Subproceso CA CGAF 01 P02 01 PROPÓSITO Realizar el ingreso de los materiales de oficina y aseo y/o consumibles de impresión a la Bodega de, que se reciban por adquisiciones realizadas o por devolución de alguna Unidad. DISPARADOR Requerimiento programado de las Unidades Necesidad de devolución de materiales o consumibles de cualquier Unidad Descripción ENTRADAS Reporte de Proyección de Compra de las Unidades. Acta de devolución de materiales y/o consumibles. ACTIVIDADES PRINCIPALES Realizar el requerimiento cuatrimestral Aprobar la contratación Recibir los materiales o consumibles Ingresar al Inventario Productos/Servicios del Subproceso Tipo de Subproceso Responsables del Subproceso Tipo del cliente PROCESO RELACIONADO Contratación y Compras Públicas Materiales y consumibles ingresados a la Bodega de Adjetivo Analista de Control, Custodio de Bienes y Cliente interno 3

4 Página: Página 4 de 12 Marco Legal Constitución de la República Código Civil Código orgánico de organización territorial Ley de la Contraloría General del Estado Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su reglamento Resoluciones emitidas por el SERCOP Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos 2. LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO 1. La devolución de materiales de oficina y aseo y/o consumibles de impresión deben realizarse en el formulario Acta de Devolución de Materiales, donde se detallará el motivo y el material objeto de la devolución. 2. La Unidad de Custodio de Bienes Sección aceptará devoluciones de materiales de oficina y de aseo y/o consumibles de impresión en buen estado y de uso vigente. 3. Las devoluciones de materiales o consumibles de impresión por falta de uso, deberán realizarse de preferencia en un tiempo no mayor a dos (2) meses desde la fecha de la solicitud. 4., mantendrá un calendario de pedidos de materiales y consumibles de impresión dependiendo de los recursos presupuestarios y financieros, de los artículos que no se dispongan existencias en Bodega. 5. Si existe la disponibilidad presupuestaria, las unidades solicitantes deberán enviar sus solicitudes por cuatrimestre, de acuerdo a la fecha prevista en el calendario establecido por la Unidad de. 3. ROLES Unidades Requirentes. Dependencias institucionales que realizan requerimientos de materiales, suministros de oficina y limpieza o consumibles de impresión en base a las necesidades presentadas a fin de poder desempeñar sus actividades diarias. 4

5 Página: Página 5 de 12 Director Administrativo. Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas. Analista de Control, Custodio de Bienes y. Es responsable de la supervisión de ingreso, egreso y consumo de suministros, materiales, de dar atención a los requerimientos de bienes de consumo realizados por las diferentes dependencias de la institución, así como de su entrega y recepción correspondiente. Custodio de Bienes. Es el funcionario responsable de la recepción, registro y custodia de los bienes que han sido adquiridos o asignados para uso de la Institución. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Kardex. Es un documento o registro que se utiliza para mantener el control de los materiales y consumibles que se encuentran en el inventario, de manera que se pueda controlar las entradas y salidas de los materiales o consumibles y conocer las existencias de cada artículo que se dispone en Bodega. Stock. Es el conjunto de materiales o artículos que se mantienen como inventario en bodega para el suministro y uso en la institución. Stock mínimo y máximo. Es la cantidad menor o mayor de materiales respectivamente que se puede mantener en la Bodega para satisfacer la demanda interna de consumo. Materiales. Para efectos de uso de este manual, se consideran como materiales a todos los útiles de oficina, suministros de limpieza, que utilizan los servidores públicos o los proveedores de la institución para desempeñar su trabajo. Consumibles de impresión. Corresponde a los toners, cartuchos, partes o piezas de las impresoras que se consumen con el uso de las mismas, las cuales se mantiene en el inventario de las bodegas. Catálogo electrónico. Registro de bienes y servicios normalizados publicados en el portal de compras públicas para su contratación directa como resultante de la aplicación de convenios marco. Ínfima Cuantía. Las contrataciones para ejecución de obras, adquisición de bienes o prestación de servicios cuya cuantía sea igual o menor al multiplicar el coeficiente 0, del presupuesto inicial del Estado. Se utiliza para realizar adquisiciones emergentes. 5

6 Página: Página 6 de 12 Subasta inversa. Proceso de contratación para la adquisición de bienes y servicios normalizados que no consten en el catálogo electrónico, en el cual los proveedores de bienes y servicios equivalentes, pujan hacia la baja del precio ofertado, en acto público o por medios electrónicos a través del Portal Institucional. Proveedor. Es la persona natural o jurídica nacional o extranjera, que se encuentra inscrita en el RUP, de conformidad con esta Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, habilitada para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría, requeridos por las entidades contratantes. 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO 6

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8 Página: Página 8 de PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE INGRESOS A BODEGA DE PROVEEDURÍA 6.1. PROPÓSITO Detallar las actividades del subproceso para ingreso de los materiales de oficina y de aseo y consumibles de impresión a la Bodega de proveeduría, sea por recepción de los bienes adquiridos a los proveedores o por devoluciones de los materiales o consumibles por parte de otras Unidades de la Institución ALCANCE El alcance del proceso de proveeduría abarca desde la solicitud de la proyección de compra de materiales y consumibles de impresión a las diversas unidades de la institución o necesidad de devolución de los mismos, hasta su registro en el inventario e ingreso a las bodegas, su registro y archivo respectivo DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN 1. Elaborar Acta de Devolución de Material a devolver y entregarla junto con los materiales 2. Solicitar Reporte de Proyección Cuatrimestral Unidad requirente Analista de Control, Custodio de Bienes y En cualquier Unidad de la Institución sea en planta central o en zona, puede generarse la necesidad de devolver materiales o consumibles que hayan solicitado, por lo que deben elaborar el Acta de Devolución de Material, en la cual se debe detallar el motivo y los materiales o consumibles objeto de la devolución y entregarla a por duplicado junto con dichos materiales. Por otra parte el Analista de Control, Custodio de Bienes y, prepara el formulario de Proyección de Compra del Cuatrimestre que le corresponda y envía a cada Unidad de la Institución para que le entreguen sus requerimientos de materiales y consumibles de impresión. DOCUMENTO Y/O REGISTRO Acta de Devolución de Material Mail 8

9 Página: Página 9 de Realizar requerimiento programado acuerdo al POA de Unidad requirente Cada Unidad requirente a nivel central y zonal, en función de su programación anual determinada en el POA, realiza su requerimiento de materiales y consumibles y envía a el Reporte de Proyección de Compra cuatrimestral, para que realice la provisión de los mismos. Proyección de Compra Cuatrimestral 4. Recibir requerimientos consolidar reporte y el Analista de Control, Custodio de Bienes y El Analista de Control, Custodio de Bienes y, recibe de las diversas unidades requirentes su Proyección de Compra para el Cuatrimestre, los cuales revisa y consolida las cantidades totales por cada ítem en un solo reporte. 5. Revisar el reporte con las existencias en Bodega y solicitar adquisición Analista de Control, Custodio de Bienes y Por cada material y consumible del reporte consolidado va comparando con las existencias en bodega y de acuerdo con la disponibilidad de recursos de cada unidad para este rubro determina la cantidad para cada artículo con lo cual obtiene la Proyección de Compra Cuatrimestral de la Institución, mismo que envía en conjunto con el Informe de Stock mínimo y máximo de los materiales, para aprobación del Director Administrativo. Reporte Proyección de Compra Cuatrimestral Informe de Stock mínimo y máximo 6. Aprobar y solicitar que se realice la adquisición Director Administrativo El Director Administrativo aprueba el requerimiento y solicita a Compras Públicas que verifique si dichos materiales y consumibles se disponen para adquisición mediante Catálogo Electrónico, de ser así aprueba la adquisición, caso contrario solicita realizar el proceso de contratación correspondiente. De esta manera se inicia el Proceso de Contratación y Compras Públicas 9

10 Página: Página 10 de Realizar la entrega de los bienes Proveedor El Proveedor adjudicado, una vez que se haya finalizado el proceso de contratación, procede a notificar la entrega de los materiales y consumibles, entonces de acuerdo a lo coordinado entre las partes, se presenta con los materiales y las Actas de Entrega Recepción. 8. Recibir los materiales adquiridos Custodio de Bienes El Custodio de Bienes, realiza la recepción de los materiales que entrega el proveedor y en constancia de la aceptación firma las Actas de Entrega Recepción, con las cuales realizará la entrega de los mismos a. Actas de Entrega Recepción 9. Entregar los materiales a Custodio de Bienes El Custodio de Bienes elabora el Acta de Egreso de Bodega, la cual entrega por duplicado a junto con los materiales y/o consumibles para su administración en la Bodega correspondiente. Acta de Egreso de Bodega 10. Realizar la recepción de materiales y consumibles Analista de Control, Custodio de Bienes y El Analista de Control, Custodio de Bienes y, recibe el Acta de Devolución o el Acta de Egreso de Bodega que corresponde su ingreso a Bodega, según sea el caso, documentos con los cuales revisa los materiales y/o consumibles que recibe y procede a realizar la respectiva recepción, dejando como constancia de la aceptación la firma en el Acta respectiva, junto con cualquier novedad en la recepción si fuera el caso, entonces devuelve un acta original y se queda con otra para archivo. Acta de Egreso de Bodega Acta de Devolución de Material 11. Registrar en el inventario Analista de Control, Custodio de Bienes y El Analista de Control, Custodio de Bienes y, realiza el ingreso de los materiales y/o consumibles en el inventario de la Bodega respectiva para su control y registro en el kardex, los cuales se utilizarán para cumplir con los requerimientos en el proceso de. Kardex 10

11 Página: Página 11 de Archivar las actas e incluir en el reporte mensual Analista de Control, Custodio de Bienes y El Analista de Control, Custodio de Bienes y, digitaliza el Acta de Devolución de material que haya recibido y la archiva tanto en físico como en digital. Al finalizar cada mes el acta en digital se incluye como parte del Reporte Mensual a Contabilidad, como respaldo de los incrementos del inventario en el Kardex. Reporte mensual de 7. INDICADORES N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida Responsable de Medición Frecuencia de Medición 1 Porcentaje de requerimientos de servicios generales internos atendidos oportunamente Número de requerimientos de servicios generales atendidos / Total de solicitudes recibidas Porcentaje Director Administrativo Mensual 8. ANEXOS Acta de devolución de material Acta de entrega recepción Acta de egreso de bodega Kardex 11

12 Página: Página 12 de 12 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones Nombre Cargo Firma Elaborado Por: Priscila Villarreal Analista de Procesos Aprobado Por: William Pérez Paúl Cevallos Analista de Control, Custodio de Bienes y Analista de Control, Custodio de Bienes y Servicios Generales Validado por: Valeria Yánez Directora Administrativa CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial 23/07/