GESTIÓN DE PAGOS MANUAL DEL PROCESO. Dirección Financiera. Versión 1.0 Noviembre, MANUAL MAN-GAF-PAG-14 - Gestión de Pagos. Dirección Financiera

Transcripción

1 MANUAL DEL PROCESO GESTIÓN DE PAGOS Versión 1.0 Noviembre,

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3 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO Proceso Nivel 0: Gestión Administrativa Financiera Proceso Nivel 1: Gestión Financiera Proceso Nivel 2: Gestión Pagos Proceso Nivel 3: Fecha vigencia l 31 DE DICIEMBRE documento: Versión l Documento: 1.0 Número Páginas: 15 Responsable l proceso: Director(a) Financiero / Supervisor / Tesorero / Contadora General Frecuencia ejecución: Mensual REGISTRO DE VERSIONES Versión Descripción la versión (motivos y cambios) 1.0 Creación Realizado / Aprobado por Juan Pablo Segovia / Celene Vargas Cargo Experto en Administración Técnica / Coordinadora General Planificación y Mejoramiento Continuo Fecha elaboración Documentos que se dan baja con la vigencia este documento N/A 3

4 ÍNDICE Y CONTENIDO 1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO FICHA DEL PROCESO ALCANCE DEL PROCESO NORMAS GENERALES DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCESO INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO TÉRMINOS Y DEFINICIONES LISTADO DE DOCUMENTOS Y ANEXOS DOCUMENTOS ANEXOS

5 1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 1.1. FICHA DEL PROCESO Descripción: Productos/Servicios l proceso: PROPÓSITO: Cancelar las obligaciones contraídas por la Superintenncia Bancos con clientes internos y externos. DISPARADOR: Solicitud certificación presupuestaria ENTRADAS: Expediente solicitud certificación presupuestaria con documentación respaldo Expediente solicitud pago con documentación original respaldo. Programaciones y reprogramaciones financieras Certificaciones Presupuestarias Compromisos Presupuestarios Reformas presupuestarias Solicitus pago Formulario claración impuestos y anexos transaccionales Comprobantes retención impuestos Registro contratos Reportes anticipos y amortizaciones los contratos obras, bienes y servicios Archivo y custodia expedientes pago actualizado Informe análisis cuentas contable Informes pagos Responsable proceso: Tipo cliente: Marco Legal: l Director Nacional Financiero Contador(a) General Supervisor(a) Tesorero(a) Interno y Externo Código orgánico Planificación y Finanzas Públicas y su reglamento Código Tributario Ley Orgánica l Servicio Público y su reglamento Ley Seguridad Social Ley Facturación y su reglamento Ley Contratación Pública y su reglamento Ley Orgánica Régimen Tributario Interno y su reglamento Acuerdos l ministerio Economía y Finanzas, y 5

6 1.2. ALCANCE DEL PROCESO Ministerio l Trabajo Resoluciones emitidas por el SRI Resoluciones l SERCOP Normas Control Interno Resoluciones institucionales El proceso inicia con la recepción, análisis y verificación los documentos soporte para certificación y posterior pago y concluye con el archivo los documentos luego haber verificado la acreditación los valores en la cuenta l beneficiario NORMAS GENERALES En cada actividad l proceso todos los funcionarios berán ser responsables efectuar control previo verificando los documentos respaldo. Todo pago be tener una certificación presupuestaria. Los pagos berán gestionarse en un plazo máximo cuatro días laborales, s el ingreso la documentación requerida, hasta la solicitud pago al Ministerio Economía y Finanzas. Para procesar un pago, berá remitirse la documentación completa y original por parte l área requirente, con las autorizaciones que el proceso amerite. La claración los impuestos a través los formularios 103, 104 y el anexo transaccional se lo berá realizar hasta el día 28 cada mes siguiente. Las Intenncias Regionales berán enviar la información para el anexo transaccional su penncia a la hasta el 10 cada mes siguiente. 6

7 2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO 7

8 3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCESO # Actividad Descripción Responsable Enviar memorando solicitando la certificación Solicitar la Unidad Requirente / presupuestaria. certificación Administrador l Adjuntando expediente presupuestaria Contrato completo (Documentación Habilitante). Asignar y sumillar la Revisar la solicitud, sumillar solicitud el memorando y entrega al Director(a) Financiero certificación Supervisor. presupuestaria Reasignar Reasigna la solicitud solicitud certificación presupuestaria Supervisor certificación para su respectivo análisis y presupuestaria posterior gestión. Recibir el memorando, verificar documentos sustento y analizar si el proceso consta en el PAC o Asistente / Analista Analizar la es una ínfima cuantía. solicitud Consta en el PAC o es un gasto planificado? SI: Continúa en la actividad 4. NO: Pasa a la actividad 3.1. Analizar la Generar una cédula Asistente /Analista disponibilidad presupuestaria y analizar presupuestaria recursos disponibles Seguimiento Institucional Documentos generados Memorando Subproceso Negar la solicitud certificación Emitir la certificación presupuestaria Dependiendo l Dirección requerimiento Existe disponibilidad? SI: Continua en la actividad 4 NO: Pasa a la actividad Si no existe disponibilidad recursos se niega la solicitud certificación presupuestaria, se elabora y envía el memorando negación. Fin un hilo l proceso. Ingresar al e-sigef registrar y tallar en el sistema; revisa el expediente completo Planificación y Control Gestión Asistente /Analista Asistente /Analista Memorando Certificación Presupuestaria 8

9 (Documentación Habilitante); elaborar memorando certificación presupuestaria. En el caso grupo 51 y 71 la certificación presupuestaria es manual una vez verificada la disponibilidad en la cédula presupuestaria. 6 Ingresar al sistema e-sigef Aprobar Memorando y y aprueba la certificación Supervisor certificación Certificación presupuestaria y envía al presupuestaria l e-sigef Director(a) Financiero. 7 Luego la aprobación la Emitir certificación presupuestaria, disponibilidad Director(a) Financiero emite y notifica la presupuestaria disponibilidad presupuestaria. Memorando Después un terminado tiempo y cumplimiento los requisitos para solicitud pago. Unidad Requirente / 8 Solicitar pago Se envía el memorando Administrador l Memorando solicitud pago con el Contrato expediente completo (Documentación Habilitante) Asignar y Revisar la solicitud, sumillar 9 sumillar la el memorando y entregar al Director(a) Financiero solicitud Analista Gestión pago Financiera/ 10 Reasignar Reasigna la solicitud pago Supervisor solicitud para su respectivo análisis y pago posterior gestión. Analiza la documentación expediente completo (Documentación Habilitante) con el objetivo terminar 11 si está correcta y si proce a Asistente /Analista Analizar generar el CUR documentación compromiso. Correcta? SI: Continua en la actividad 12 NO: Pasa a la actividad Se solicita la corrección la Solicitar documentación en un corrección memorando con una Asistente /Analista documentación scripción las novedas Memorando con tectadas en el expediente scripción completo (Documentación novedas Habilitante). 9

10 Notificar volución l trámite Generar CUR compromiso Aprobar el CUR compromiso Efectuar el control previo Devolver el expediente pago Notifica a las unidas requirentes o administradores contratos las inconsistencias tectadas en el expediente completo. (Documentación Habilitante) Regresa a la actividad 7 Revisar la documentación l expediente completo (Documentación Habilitante) que esta se encuentre completa y en original; que no existan inconsistencias o errores, ingresa al sistema E- SIGEF, registra, talla y solicita la aprobación l CUR compromiso y entrega a Supervisor el expediente completo. Verifica la documentación e ingresa al e-sigef y aprueba la solicitud y emite el CUR compromiso. Analiza la documentación expediente completo (Documentación Habilitante) con el objetivo terminar si está correcta y si proce a generar el CUR vengado. En el caso ser bienes, berá constar el registro l bien en el e-sbye. Y si son suministros en la factura be constar el sello que los suministros ingresaron a proveeduría. Es pertinente la documentación? SI: Continúa en la actividad 15 NO: Pasa a la actividad Devolver el expediente pago a la unidad presupuesto para que proceda según corresponda. Director(a) Financiero Asistente /Analista Supervisor Experto Gestión Financiera / Contabilidad Experto Gestión Financiera / Contabilidad Eliminar el Ingresar al sistema e-sigef Asistente /Analista compromiso y revierte l CUR en el e-sigef compromiso Aprobar Ingresar al sistema y aprueba Supervisor Memorando CUR compromiso 10

11 eliminación compromiso Generar CUR vengado Generar CUR regulación IVA el el Aprobar el Cur vengado y regulación IVA Revisar expediente, cálculos el y Revisar documentación 20 Solicitar pago 21 Analizar pago, elaborar y remitir comprobantes retención a proveedores la reversión l CUR compromiso. Es error presupuesto? SI: Regresa a la actividad 12 NO: Pasa a la actividad 11.1 Verifica la documentación ingresa al sistema E-SIGEF y genera el CUR vengado; registra, talla y solicita la aprobación l CUR. Verifica la documentación ingresa al sistema E-SIGEF y generar el CUR regulación l IVA; registra, talla y solicita la aprobación l CUR. Verifica la documentación ingresa al e-sigef y aprueba el CUR vengado y el CUR regulación IVA, imprime y firma los CUR. Verifica la documentación realiza el cálculo la retención y scuentos por multas y anticipos, revisa el ingreso datos en el sistema E-SIGEF y que los cálculos estén correctos. Es correcto? SI: Continua en la actividad 19 NO: Regresa a la actividad 14. Recibir expediente pago, revisa y aprueba el documento l CUR, sumilla y envía el expediente manera física. Recibir el expediente verifica la documentación y solicita el pago en el sistema e-sigef al Ministerio Economía y Finanzas. Se elaboran los comprobantes pago y se remiten a los proveedores. El proceso continua en forma paralela a: 1. La actividad 22b y, 2. Continua con la pregunta: Experto Gestión Financiera / Contabilidad Experto Gestión Financiera / Contabilidad Contador General Tesorero Director(a) Financiero Tesorero Analista/Asistente Tesorería Cur vengado 11 CUR regulación IVA Cur vengado, Cur regulación IVA Comprobantes / Correo electrónico

12 a 23a 24a Notificar y solicitar reclasificación Realizar y registrar reclasificación en sistema Aprobar Cur reclasificación Aprobar Cur reclasificación previo al pago Registrar la información pago en el DIMM Validar y generar talón resumen (Anexo Transaccional) Elaborar los formularios impuestos 103 y 104 y Anexo transaccional y solicitar el pago en el sistema Está confirmado el pago? SI: Continua en la actividad 20b NO: Pasa a la actividad 21.1 Se notifica y se solicita a la unidad contabilidad para que realice la reclasificación l CUR rechazado. Se realiza la reclasificación solicitada por la unidad Tesorería y se genera el CUR Reclasificación. Revisa y aprueba el Cur reclasificación para el pago. Revisa y aprueba el Cur reclasificación previo al pago Registrar la información (Factura y Retención) directamente en el DIMM. Las Intenncias Regionales berán enviar la información (Factura y Retención) en archivo.xls. Migrar información al DIMM y una vez validada por el sistema se genera el talón resumen consolidado (anexo transaccional). Está Correcto? SI: Continúa en la actividad 24a NO: Regresa a la actividad 22a. Esta actividad la realizarán en conjunto con el contador general. Incluir el reporte tallado nómina, con esta información y el talón resumen se proce al registro los formularios. Se carga en el sistema l SRI los formularios 103, 104 y anexo transaccional, se proce a realizar la solicitud pago que está en el sistema y se espera a recibir el correo con la validación Analista/Asistente Tesorería Experto Gestión Financiera / Contabilidad Contador General Director(a) Financiero Analista/Asistente Tesorería Tesorero Tesorero Cur reclasificación Talón resumen Formulario 103 y

13 22b 23b la información. Se realiza el pago impuestos generados mediante débito bancario. Fin un hilo l proceso. Una vez confirmado el pago se imprime el comprobante en el e-sigef, manera diaria se enumera y digitaliza los documentos l Imprimir, expediente, se carga al enumerar y sistema ALFRESCO y se Analista/Asistente escanear el archiva manera digital. expediente Una vez digitalizado, el pago expediente físico es remitido a la Unidad Contabilidad con un acta entrega recepción firmada manera conjunta con el tesorero para su custodia y archivo. Archiva el expediente Archivar y pago y lo custodia para custodiar integridad l mismo y fuente expediente consulta. pago Fin l Proceso. Tesorería Asistente/Analista/Experto Contabilidad Acta entrega recepción expediente Archivo y custodia expedientes 4. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO Los indicadores se encuentran scritos como anexos en el formato F-PAG-01 - Fichas Indicadores Procesos. 5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Anexo Transaccional.- Documento en el cual se registra el movimiento los ingresos y egresos en un período terminado. Certificación Presupuestaria.- Acto administrativo, cuya finalidad es garantizar que se cuenta con el crédito presupuestario disponible y libre afectación, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo. Dicha certificación implica reserva l crédito presupuestario, hasta el perfeccionamiento l compromiso y la realización l correspondiente registro presupuestario. Comprobante retención en la fuente.- Documento don se registra el valor retenido por el impuesto a la renta y l IVA. Compromiso.- Acto mediante el cual se acuerda, luego l cumplimiento los trámites legalmente establecidos, la realización gastos, previamente aprobados por un importe terminado o terminable, que afectan total o parcialmente los créditos 13

14 presupuestarios. El compromiso se efectúa con posterioridad a la generación la obligación nacida acuerdo a la ley, contrato o convenio. Devengado.- Reconocimiento una obligación pago rivado l gasto comprometido previamente registrado. Se formaliza a través la conformidad l área correspondiente en la entidad pública o unidad ejecutora que corresponda respecto la recepción satisfactoria los bienes y la prestación los servicios solicitados y se registra sobre la base la respectiva documentación sustentatoria. CUR.- Comprobante Único Registro. DIMM.- Declaración Impuestos Medio Magnético. Aplicación l SRI para el pago impuestos. E-SIGEF.- Sistema Integrado Gestión Financiera. Sistema informático estatal para la administración la gestión financiera l sector público. Formulario Formulario generado por el SRI para la claración l impuesto a la renta o retención en la fuente. Formulario Formulario generado por el SRI para la claración l impuesto al valor agregado (IVA). IESS.- Instituto Ecuatoriano Seguridad Social. IVA.- Impuesto al Valor Agregado. Pago.- Entrega dinero por un bien o servicio adquirido. Retención en la fuente (Impuesto a la renta).- Impuesto sobre los ingresos generados en un período terminado. SCA.- Sistema Control Administrativo. Aplicación informática interna. SRI.- Servicio Rentas Internas. Institución Pública. 6. LISTADO DE DOCUMENTOS Y ANEXOS 6.1 DOCUMENTOS Código Nombre l documento Ubicación Física Ubicación Digital N/A Certificación Presupuestaria N/A N/A Acta entrega recepción expediente N/A N/A Talón resumen N/A N/A Formulario 103 y 104 N/A 14

15 6.2 ANEXOS Anexo 1 Ficha Indicadores Gestión Procesos Gestión Pagos - F-PAG-01 15