Código: PRO005GFN Versión: 05. Fecha de Aprobación: Página 1 de 6

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1 Fecha de Aprobación: Página 1 de 6 OBJETIVO Describir las actividades necesarias para cumplir con el pago de las obligaciones adquiridas de manera contractual por la UPN, a personas naturales o jurídicas. RMATIVIDAD Resolución 694 de 2000, Manual de ejecución Presupuestal Acuerdo 044 de 2015 Estatuto de Presupuesto RESPONSABLE Subdirección Financiera - Gestión Financiera DEICIONES Orden de Pago: Documento que cumple con los requisitos legales para pagar a un tercero. Cheque: Es un título valor que se entrega para cancelar una obligación de dinero.. Transferencia bancaria: Orden de giro a una cuenta bancaria previamente reportada por el beneficiario del pago. Giro al exterior: Negociación de divisas a través de la mesa de dinero de la entidad bancaria autorizada para pago a un beneficiario en el exterior. Traslado de fondos: Orden de movimiento de recursos entre cuentas de la Universidad. Giro en efectivo: Transferencia electrónica con orden de entrega de efectivo a un beneficiario APLICACIONES AFI- Sistema de Administración Financiera DESCRIPCION A continuación se describen las tareas necesarias para el pago de las obligaciones adquiridas con terceros y registrados en el Presupuesto General aprobado.

2 SUBDIRECIÓN ANCERA- GRUPO DE TESORERÍA PROCEDIMIENTO Fecha de Aprobación: Página 2 de 6 INICIO 1. Recibir el documento de pago y se verifica contra listado. Hay inconsistencias? 2. Devolver al grupo que corresponda Memorando y/o correo electronico Documentos de pago: - Orden de pago - Liquidación de gasto directo - Liquidación de gastos recurrentes - Planillas - Ordenes de tesorería - Devolución de Ingreso - Servicios Públicos - Nominas - Autorización de avance 3. Verificar la disponibilidad de recursos en libros de bancos para programación de pagos. Disponibilidad de recursos? 1 día 4. Elaborar traslado de fondos 5. Verificar el medio de pago en el Sistema de Información Financiera: Transferencia electrónica, Giro en efectivo, Cheque, o giro al exterior.. aplicativo 6. Dejar en lista de espera mientras hay disponibilidad de recursos. Transferencia electrónica, giro en efectivo o cheque? Giro al Exterior 1 7. Ingresar al sistema de información Financiera para programar los pagos aplicativo 8. Seleccionar pagos por recurso (Aportes de la nación o recursos propios) A

3 Fecha de Aprobación: Página 3 de 6 A 9. Generar el comprobante de egreso en en Sistema de Información financiera Aportes de la nación? 10. Realizar el pago a través de la cuenta destinada para este fin. Comprobante de egreso- aplicativo 11. Realizar el pago de la cuenta de recursos propios Pago por transferencia o giro en efectivo? 2 Pago en cheque 12. Generar la remesa (Archivo Plano) con comprobantes de egreso de transferencia 13. Crear el archivo plano, ingresa al portal del Banco registra clave y usuario y carga el archivo. Archivo Plano entidad bancaria 2 días 14. Autorizar el pago en el portal bancario -El Subdirector Financiero y profesional especializado (tesorero) Es giro en efectivo? 15. Indicar al beneficiario mediante correo electrónico las instrucciones para retirar el dinero. Correo electronico 16. ingresar al portal del banco para verificar devoluciones. 17. Ingresar al portal del banco (al día siguiente) para verificar rechazos Despues de 10 dias se ingresa al portal del banco para verificar devoluciones. Hay pagos rechazados o devueltos? 18. Imprimir el reporte de pagos rechazados y verificar las causales Reporte Banco Pagos rechazados 19. Solicitar al beneficiario el diligenciamiento del formato de abono a cuenta ó confirma correo electrónico. 20. Diligenciar el formato abono en cuenta y radica en tesorería. Correo electronico FOR047GFN Autorización abono cuenta USUARIO BENEFICIARIO SUBDIRECIÓN ANCERA- GRUPO DE TESORERÍA B

4 BANCO PROCEDIMIENTO Fecha de Aprobación: Página 4 de 6 B Pago en cheque 2 TESORERIA SUBDIRECIÓN ANCERA- GRUPO DE TESORERÍA 21. Seleccionar el comprobante de egreso, generar e imprimir el cheque según la cuenta bancaria que corresponda con la fuente 22. Colocar el protector y sello invisible. Elaborar relación de cheques girados y adjuntar para revisión y firmas autorizadas. Cheque aprobado? 23. Remitir para firma autorizada y sello húmedo 24. Devolver el cheque al funcionario que elaboró con las observaciones. 25. Realizar la corrección al respaldo del cheque o anula y elaborar uno nuevo 26. Entregar nuevamente al funcionario que elaboró el (los) cheque (s). 27. Entregar el cheque al beneficiario, diligenciando el formato de entrega 28. Confirmar telefónicamente el giro del cheque. según cuantía estipulada en las condiciones de manejo 29. Entrega el funcionario encargo de realizar el pago en las diferentes entidades. 30. Hace entrega de los soportes de pago, para archivo en el boletín de caja y banco, de acuerdo a la fecha de giro. Cheque impreso Relación de cheques girados Cheques girados con firma y sello Cheque firmado y sellado Cheque confirmado Archivo boletin de caja y bancos 1 dia 1 día Ver condiciones de manejo Para pago de servicios publicos, impuestos,afc y embargos C

5 Fecha de Aprobación: Página 5 de 6 C 1 Giro al Exterior 31. Recibir orden de pago de Giro al Exterior Orden de pago 32. Negociar las divisas con Entidad Bancaria La negociación se realiza antes de 12 m DEPENDENCIA SOLICITANTE GRUPO DE TESORERÍA 33. Envíar documentación al banco (Confirmación de la negociación) Valor a girar al Banco es menor o igual a la orden de pago? 34. Efectúar el giro al Banco y realizar el reintegro al gasto si el valor a girar es menor. 35. Generar el comprobante de egreso en el Sistema de Información Financiera 36. Archivar los documentos en el boletín de caja y bancos 37. Informar al solicitante que debe tramitar un reconocimiento por la diferencia. 38. Solicitar el CDP y Registro Presupuestal al Grupo de Presupuesto por la diferencia. 39. Elaborar el reconocimiento en el Sistema de Información Financiera, imprime y envía al Grupo de Tesorería. Documentación Comprobante de egreso -aplicativo Documentos 1 Dia Formulario de Solicitud de giro y Oficio banco Copia orden de pago. Formulario No 5 del banco popular Solicitud de giro Oficio banco Copia orden de pago. Comprobante de egreso Copia de la negociación del banco

6 Fecha de Aprobación: Página 6 de 6 CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Sin datos 01 Creación del documento Sin datos Se elimina la recepción del cumplido en Tesorería pasos 2 y 3 de la V2 Se actualizan las tareas de acuerdo al sistema de información AFI. Se unifican los procedimientos PRO019GFN Pago Impuesto Predial y Vehicular, PRO006GFN Tributación y PRO005GFN Pagos, debido al cambio de sistema de información integrada AFI, dejando un solo procedimiento denominado Pagos /10/ Se actualizan las tareas de acuerdo al sistema de información AFI y el aplicativo del Banco de Occidente. Se actualizan las tareas de acuerdo al sistema de información financiera - AFI, se ajustan tareas por el cierre de la pagaduría y por la actualización de las herramientas tecnológicas que ofrece el sistema bancario. Se ajustan tiempos y actividades, y se incluyen observaciones ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Equipo de Trabajo Subdirección Financiera - Tesorería Jairo Alberto Serrato Romero Subdirector Financiero (E) Adolfo León Atehortúa Cruz Rector