COPIA CONTROLADA APROBADO NORMAS PARA LA SOLICITUD, EMISION, CONTROL Y ENTREGA DE CHEQUES APROBADO POR:

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1 1/8 APROBADO POR: APROBADO LEDA ISAAC GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS REVISADO POR: REVISADO FRANCIS PEREZ GERENCIA DE TESORERIA Y COBRANZAS MANUEL COLMENARES GERENCIA DE CALIDAD ELABORADO POR: MARÍA ÁNGELA ÁVILA COORD. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS ARACELIS OLIVA COORDINADOR DE TESORERIA

2 1. OBJETIVO 2/8 Establecer las normas que permitan reglamentar los lineamientos para la solicitud de emisión, control y entrega de los cheques por el área de caja. 2. ALCANCE Contempla las acciones a realizar desde el momento en que se recibe la solicitud de emisión de pagos hasta que es archivado. Interviene el Gerente de Tesorería y Cobranzas, Gerentes / Coordinadores de Administración (Oficinas Operativas), Supervisor de Caja y Banco (Oficina Operativa), Coordinador de Caja, Coordinador de Tesorería, Persona designada en el área ó Gcia., Analista de Tesorería y/o Analistas Administrativos. Aplica a todas las unidades de todas las oficinas de la empresa y sus empresas filiales. 3. NORMAS Y/O PROCESOS RELACIONADOS Procedimiento para la Asignación y Relación de Gastos (P /98) Procedimiento para el Manejo y Control de los Registros (P /10) Procedimiento para la Solicitud y Aprobación de Fondos (P /99) Procedimiento de Apertura y Cierre de Cuentas Bancarias (P /08) Procedimiento de Cuentas por Pagar (P /13) 4. NORMAS BÁSICAS Serán considerados como pagos prioritarios, los siguientes: a) Reembolso de caja chica b) Servicios públicos (luz, teléfonos, agua, etc.). c) Reintegros a clientes d) Reposición de cheques devueltos e) Obligaciones Fiscales f) Pagos relacionados a la operación (Fletes, Manejos, etc.). g) Prestamos urgentes del personal. h) Sueldos i) Obligaciones laborales 4.2. Normas básicas para la solicitud de emisión de cheques Es responsabilidad del área de Cuentas por Pagar o área designada en las oficinas operativas, elaborar la Orden de Pago en el Sistema Administrativo y entregarlo con la forma Solicitud de Pago a Proveedores (F /10) en el caso de gestiones administrativas y el formulario Solicitud de Pago Operativo (F /10) para gestiones operativas, de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Cuentas por Pagar (P /13).

3 3/8 Nota: Las Solicitudes de Pagos a Proveedores junto con la orden de Pago se recibirán en la oficina de Caracas sólo los días martes y jueves de 8:30 a 4:30 p.m Es responsabilidad del Área de Cuentas por Pagar ó área designada en las oficinas operativas, enviar al Analista de Tesorería, las Ordenes de Compras consideradas como pagos prioritarios, con 48 horas de anticipación, (Las excepciones deben estar autorizadas por la Gcia. de Tesorería y Cobranzas / Gte. Administración o Gte. de Oficina). Nota: La emisión de los pagos prioritarios se realizará cualquier día hábil de la semana. En el caso de las Oficinas Operativas serán entregadas al Analista Administrativo Toda Solicitud de Pago a Proveedores (F /10) correspondiente a compras de bienes y/o servicios debe traer anexo la Orden de Pago y la factura original y/o presupuesto del bien y/o servicio a nombre de Taurel & Cía. Sucrs. C.A. y/o de la empresa filial que realizó el gasto, ambas firmadas de acuerdo a los niveles de aprobación establecidos en el Procedimiento de Cuentas por Pagar (P /13). Así mismo no podrán ser beneficiarios directos e indirectos del cheque o pago que se esta autorizando. Nota: Para los pagos de gestiones operativas se debe recibir un formulario de Solicitud de Pago Operativo (F /10) por cada gasto ocasionado durante el servicio. Todas las Órdenes de Compra deben incluir adjunto los comprobantes de retenciones aplicadas Toda solicitud de pago por concepto de Anticipo sobre Gastos de Viaje, debe traer anexo la forma Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje (F /98) el número de documento UT que genera el sistema Toda solicitud de reembolsos por concepto de Gastos de Viaje y Gastos de Representación, que efectué el empleado por montos mayores a lo establecido por la normativa de caja chica, debe traer anexo: La Orden de Pago La forma Relación de Gastos (F /98), debidamente autorizada, según lo establecido en el Procedimiento para la Asignación y Relación de Gastos (P /98) El Departamento de Caja o la persona encargada de ésta (en las oficinas operativas), debe resguardar los cheques con sus respectivas facturas de soportes, la forma Solicitud de Pago a Proveedores (F /10) ó la Solicitud de Pago Operativo (F /10) en el archivo de la oficina de acuerdo siguiendo lo indicado en el Procedimiento para el Manejo y Control de los Registros (P /10) El Departamento de Caja o la persona encargada de ésta (en las oficinas operativas), debe emitir un reporte con la relación de cheques emitidos y/o anulados diariamente y cotejar en el mismo los cheques que se hayan entregado.

4 4/ Normas básicas para el Control de los Cheques El Departamento de Caja será responsable, al emitir los cheques de: En el caso de contingencia, donde la situación obligue a la emisión de cheques de forma manual, el Departamento de Caja debe colocar en la parte inferior derecha del cheque lo siguiente: "No Endosable" "Caduca a los 60 días". Nota: De igual forma la contabilización de este registro debe realizarse el mismo día de su emisión una vez solventada la situación que lo originó En el caso particular de la Oficina principal, solicitar dos firmas conjuntas, una de la Gcia. de Tesorería y Cobranzas o en su defecto la Gcia. de Administración y Finanzas o cualquier miembro de la Junta Directiva, y la otra del Coord. de Tesorería y Cobranzas. Nota: la Gcia. de Tesorería y Cobranzas debe hacer llegar a las oficinas operativas la relación de personas con autorización de firmas bancarias cada vez que exista un cambio de firmas, de acuerdo a lo contemplado en las Procedimiento de Apertura y Cierre de Cuentas Bancarias (P /08) Al momento de su firma, tener anexo toda la documentación que ocasionó la emisión del cheque y la compra, correctamente registrada por la persona designada en el área o Gerencia, siguiendo lo establecido en el Procedimiento de Cuentas por Pagar (P /13) El personal autorizado no debe firmar cheques en blanco, ni cheques post-fechados manuales Una vez transcurridos los 60 días de emitido el cheque y de no haber sido retirado por el proveedor, el Analista Administrativo del Dpto. de Caja o la persona encargada de ésta (en las oficinas operativas) procederá a la anulación del mismo, notificando a la Gcia. de Tesorería y Cobranzas / Gte. Administración o Gte. de Oficina dicha anulación Todo cheque anulado, independientemente del motivo de su anulación debe ser notificado ya sea a través de una carta o vía correo electrónico ante la entidad bancaria correspondiente para la suspensión del pago. En aquellos casos en que el sistema de la banca lo permita se realizará online. El Analista de Tesorería será responsable de: La recepción, revisión y verificación de los cheques en forma continúa que son solicitados al proveedor correspondiente; así como, resguardar los mismos en la bóveda de la Gerencia de Tesorería y Cobranzas.

5 5/ Enviar a la Oficina Operativa correspondiente los cheques solicitados, con un memorando o vía indicando el número correlativo de los mismos Verificar el stock de cheques en la bóveda y solicitar al proveedor correspondiente antes de agotarse la existencia Será responsabilidad de la Oficina Operativa, solicitar las cajas de cheques necesarios, vía electrónica y/o memorando al Analista de Tesorería. Asimismo, mantener un control de lo recibido y lo entregado a los Analistas de Caja para su utilización Normas básicas para la Entrega de Cheques El Departamento de Caja (en caracas y oficinas operativas), es responsable de: En Caracas entregar los cheques a proveedores, empleados y público en general, únicamente los días de caja; en el horario comprendido de 8:30 a.m. a 12:00 m. y de 1:30 p.m. a 4:30 p.m Entregar los cheques a los proveedores, beneficiarios y/o persona autorizada por estos, que estén previamente identificados. Nota: los beneficiarios deben dejar un acuse de recibo a través de los siguientes datos: nombre y apellido legible, firma, el número de cédula y fecha de recepción del cheque Archivar copia de los cheques elaborados y entregados, por un período de un año, según lo establecido en el Procedimiento para el Manejo y Control de los Registros (P /10). Luego serán enviados al Archivo General Entregar a la Gerencia de Recursos Humanos los cheques de sueldos, vacaciones, préstamos, de las obligaciones laborales y liquidación de prestaciones sociales, para la entrega al beneficiario correspondiente. Nota: la Gcia. de Recursos Humanos debe dejar un acuse de recibo a través de los siguientes datos: nombre y apellido legible, firma, el número de cédula y fecha de recepción del cheque..

6 6/8 5. ANEXOS 5.1. ORDEN DE PAGO ADMINISTRATIVA

7 7/ COMPROBANTE DE RETENCIÓN DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA

8 8/ COMPROBANTE DE RETENCIÓN DE I.V.A.