MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE OBRA PÚBLICA PROCEDIMIENTO PARA PAGO DE ESTIMACIONES OBJETIVO

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE OBRA PÚBLICA OBJETIVO Establecer las actividades, tiempos y responsabilidades de las áreas involucradas en el trámite de pago de estimaciones, que nos permitan cumplir en tiempo y forma con las obligaciones estipuladas en la Ley, el Reglamento y la normatividad vigente en la materia, permitiendo con esto el desarrollo de los trabajos dentro de los plazos pactados en el programa de obra. 134

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE OBRA PÚBLICA POLÍTICAS 1. Capufe establecerá la residencia de obra con anterioridad a la iniciación de la misma, la cual estará a cargo de un servidor público de Capufe designado por el Delegado o Gerente de Tramo a propuesta del Subdelegado o Subgerente Técnico, quien fungirá como Residente de la Obra y como representante de Capufe ante el contratista, mismo que será el responsable directo de la supervisión, vigilancia, control y revisión de los trabajos, incluyendo la aprobación de las estimaciones presentadas por los contratistas. 2. La residencia de obra estará ubicada en el sitio de ejecución de los trabajos. 3. La designación del Residente de Obra deberá constar por escrito (Art. 83 del Reglamento de la Ley). 4. Aún cuando la supervisión sea realizada por contrato, la aprobación de las estimaciones para efectos de pago será autorizada por el Residente de Obra designado por Capufe. Los contratos de supervisión con terceros, deberán ajustarse a los lineamientos que para tal efecto determine la Secretaría de la Función Pública (Art. 53 de la Ley). 5. Será responsabilidad del Residente de Obra, con el auxilio técnico de la Empresa Supervisora, en su caso, verificar que los trabajos estimados estén realizados al cien por ciento y que cumplan con la calidad exigida en el proyecto, para que proceda al pago de las estimaciones de obra pública presentadas por las empresas ejecutoras. 6. Las Empresas Ejecutoras tendrán la obligación de presentar mediante oficio al Residente de Obra la siguiente documentación en original y dos copias: Generadores de los trabajos ejecutados con soportes, para su conciliación. Estimación conteniendo los datos requeridos, para lo cuál el Organismo cuenta con dos formatos, Hoja de Estimación (FMPE-DT ) y Relación de Hojas de Estimación (FMPE-DT ). Formato Control de Trámite de Estimaciones (FMPE-DT ). Formato de Carátula de Estimaciones (FMPE-DT ) en donde se especifican las retenciones y/o sanciones por atraso al incumplimiento del programa de obra y en su caso pago de servicios por supervisión y control de calidad. Original de la factura a nombre de, reuniendo los requisitos fiscales señalados en el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación. 7. El Residente de Obra será el responsable de requisitar el Formato Lista de Verificación de la Documentación Soporte de las Estimaciones de Obra Pública o Servicios (FMPE- DT ). 135

3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE OBRA PÚBLICA 8. El Residente de la Obra al momento de recibir una estimación para revisión y autorización, revisará que esté completa y sólo que cumpla con toda la documentación requisitará de inmediato, la lista de verificación mencionada en el punto anterior. 9. El pago de las estimaciones se realizará de acuerdo a las condiciones pactadas en los contratos. Los conceptos realizados al amparo de un convenio se deberán plasmar por separado e identificar dentro de la estimación. 10. Cuando sea el contratista el que entrega la estimación, una vez autorizada por el Residente de Obra, a la Gerencia Operativa para su trámite de pago, el tiempo transcurrido para la entrega, no se contabiliza dentro del plazo de 20 días para el pago. 11. Si durante la revisión de las estimaciones presentadas por el contratista, surgen diferencias técnicas o numéricas que no puedan ser validadas dentro del plazo de revisión, éstas se resolverán e incorporarán en la siguiente estimación, dejándolo asentado en la bitácora y en la estimación, como una observación (Art. 54 de la Ley). 12. El contratista será el responsable de que las facturas que se presenten para su pago, cumplan con los requisitos administrativos y fiscales, por lo que el atraso en su pago por la falta de alguno de éstos, por su presentación incorrecta o fuera del plazo, no será motivo para solicitar el pago de los gastos financieros a que hace referencia el artículo 55 de la Ley (Art. 99 del Reglamento de la Ley). 13. El Residente de Obra asumirá las responsabilidades, actividades y tiempos asignados dentro del procedimiento a la empresa supervisora, cuando por las características de la obra no se contrate empresa supervisora. 14. El Residente de Obra podrá autorizar el pago de las estimaciones de los trabajos ejecutados, previamente a la celebración de los convenios respectivos, bajo las siguientes condiciones: Los incrementos no rebasan el presupuesto autorizado en el contrato; Las cantidades adicionales, se pagarán a los precios unitarios pactados originalmente; Los precios unitarios de conceptos no previstos en el catálogo de conceptos del contrato, serán conciliados y autorizados, previamente a su pago. 15. El Subdelegado o Subgerente Técnico será el responsable de que las estimaciones se integren en tiempo y forma al SIAC, llevando a cabo la creación y liberación de las estimaciones de los contratos en el área de su competencia. 16. El Residente de Obra verificará que la Supervisora registre en la Bitácora la entrega de estimaciones con número de la estimación, fecha de recepción, el período de los trabajos ejecutados, monto y el importe total acumulado a esa fecha. 136

4 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE ESTIMACIONES DESCONCENTRADO DIRECCIÓN TÉCNICA GERENCIA DE LICITACIONES Y ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS CLAVE: 13 PAG. 1 DE 3 FECHA: NOVIEMBRE 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Residente de Obra 1. Recibe por oficio la estimación(es) elaborada(s) por el contratista dentro de los 6 días naturales siguientes a la fecha de corte fijada en el contrato y anexa la siguiente documentación soporte: (15 días) a) Estimación - Formato Lista de Verificación de la Documentación Soporte de las Estimaciones de Obra Pública y Servicios (FMPE-DT ), - Formato Control de Trámite de Estimaciones ( FMPE-DT ), - Formato Carátula de Estimaciones (FMPE-DT ), - Formato Relación de Hojas de Estimación (FMPE-DT ), - Formato Hoja de Estimación (FMPE-DT ) y - Generadores. b) Documentación Soporte - Notas de Bitácora, - Croquis, - Controles de Calidad, - Fotografías y - Avances de obra, tratándose de contratos a precio alzado. (Art. 54 de la Ley y Art. 102 del Reglamento) Oficio, Formatos de Estimación(es) y Documentación Soporte 2. Revisa en coordinación con la Empresa de supervisión externa, asentándolo en la bitácora de obra, verifica que se apliquen las penas convencionales pactadas en el contrato, así como la amortización del anticipo y las correcciones indicadas, en caso de que se haya devuelto para corrección. (1 día). (Inicia plazo de 15 días para revisión y autorización, Art. 103 del Reglamento y Art. 54 de la Ley) Estimación Correcta? No: 3. Regresa la estimación y bitácora al contratista mediante oficio. Continua en la actividad 01 Subdelegado Técnico o Subgerente Técnico Si: 4. Autoriza la estimación anotando en la bitácora de la obra la fecha de autorización, obtiene una copia legible de la misma y envía junto con la estimación completa el reporte de avance físico de la obra que no está considerado en la estimación, al Subdelegado o Subgerente Técnico. (Inician 20 días naturales para el pago) 5. Recibe la estimación, revisa determina: Estimación Correcta? (2 días) Formatos de Estimación Documentación Soporte, Oficio y Reporte avance físico No: Continua en la Actividad 02 Si: 6. Firma y turna para captura a la Superintendencia Técnica. Superintendente 7. Captura Solicitud de Entrada de Servicios en el SIAC, de la estimación firmada. Técnico o Equivalente Gerencia de Innovación Gubernamental 141

5 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE ESTIMACIONES DESCONCENTRADO DIRECCIÓN TÉCNICA GERENCIA DE LICITACIONES Y ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS CLAVE: 13 PAG. 2 DE 3 FECHA: NOVIEMBRE 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Subdelegado Técnico o Subgerente Técnico 8. Verifica la integración de documentos y que cumplan con la normatividad Y libera en el SIAC.,y envía (10 días) Formatos de Estimación Documentación soporte Oficio Superintendencia de Recursos Financieros 9. Recibe factura original por parte del contratista, verifica que la factura cubra los requisitos fiscales y administrativos y determina: (6 días) Cumple Requisitos? No: 10. Devuelve la factura al contratista para su corrección. Continua en la Actividad 09 Si: 11. Visualiza en el SIAC el monto de la estimación a pagar y coteja contra la factura recibida. 12. Programa para pago mediante cheque o transferencia bancaria correspondiente a las estimaciones y archiva original de los documentos soporte del pago. Factura Factura Cheque y expediente Termina Procedimiento Gerencia de Innovación Gubernamental 142

6 DESCONCENTRADO CLAVE: 13B GERENCIA DE LICITACIONES Y ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS PÁGINA: 1DE2 FECHA: NOVIEMBRE 2006 RESIDENTE DE OBRA SUBDELEGADO O SUBGERENTE TÉCNICO SUPERINTENDENTE TÉCNICO O EQUIVALENTE INICIO RECIBE POR LA ESTIMACIÓN(ES) ELABORADA(S) POR EL CONTRATISTA DENTRO DE LOS 6 DÍAS NATURALES SIGUIENTES A LA FECHA DE CORTE FIJADA EN EL CONTRATO Y ANEXA LA SIGUIENTE : (15 DÍAS) a) ESTIMACIÓN - FORMATO LISTA DE VERIFICACIÓN DE LA DE LAS ESTIMACIONES DE OBRA PÚBLICA Y SERVICIOS (FMPE-DT ), - FORMATO CONTROL DE TRÁMITE DE ESTIMACIONES ( FMPE-DT ), - FORMATO CARÁTULA DE ESTIMACIONES (FMPE- DT ), - FORMATO RELACIÓN DE HOJAS DE ESTIMACIÓN (FMPE-DT ), - FORMATO HOJA DE ESTIMACIÓN (FMPE-DT ) Y - GENERADORES. b) - NOTAS DE BITÁCORA, - CROQUIS, - CONTROLES DE CALIDAD, - FOTOGRAFÍAS Y - AVANCES DE OBRA, TRATÁNDOSE DE CONTRATOS A PRECIO ALZADO. (ART. 54 DE LA LEY Y ART. 102 DEL REGLAMENTO) 1 REVISA EN COORDINACIÓN CON LA EMPRESA DE SUPERVISIÓN EXTERNA, ASENTÁNDOLO EN LA BITÁCORA DE OBRA, VERIFICA QUE SE APLIQUEN LAS PENAS CONVENCIONALES PACTADAS EN EL CONTRATO, ASÍ COMO LA AMORTIZACIÓN DEL ANTICIPO Y LAS CORRECCIONES INDICADAS, EN CASO DE QUE SE HAYA DEVUELTO PARA CORRECCIÓN (1 DÍA) ( INICIAN 15 DÍAS PARA REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN ART. 103 DEL REGLAMENTO Y ART. 54 DE LA LEY) 2 NO ESTIMACIÓN CORRECTA? SI REPORTE AVANCE AUTORIZA LA ESTIMACIÓN FÍSICO ANOTANDO EN LA BITÁCORA DE LA OBRA LA FECHA DE AUTORIZACIÓN, OBTIENE UNA COPIA LEGIBLE DE LA MISMA Y ENVÍA JUNTO CON LA ESTIMACIÓN COMPLETA EL REPORTE DE AVANCE FÍSICO DE LA OBRA QUE NO ESTÁ CONSIDERADO EN LA ESTIMACIÓN, AL SUBDELEGADO O SUBGERENTE TÉCNICO (INICIAN 20 DÍAS NATURALES PARA EL PAGO) 4 BITÁCORA AUTORIZADA ESTIMACIÓN RECIBE LA ESTIMACIÓN, REVISA DETERMINA: (2 DÍAS) 1 5 ESTIMACIÓN CORRECTA? SI 2 PAG. 1 NO FIRMA Y TURNA PARA CAPTURA A LA SUPERINTENDENCIA TÉCNICA REPORTE AVANCE VERIFICA LA INTEGRACIÓN DE FÍSICO DOCUMENTOS Y QUE CUMPLAN CON LA NORMATIVIDAD Y LIBERA EN EL SIAC.,Y ENVÍA (10 DÍAS) 8 6 CAPTURA SOLICITUD DE ENTRADA DE SERVICIOS EN EL SIAC, DE LA ESTIMACIÓN FIRMADA 7 REGRESA LA ESTIMACIÓN Y BITÁCORA AL CONTRATISTA MEDIANTE 3 1 PÁG

7 DESCONCENTRADOS CLAVE: 13 GERENCIA DE LICITACIONES Y ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS PÁGINA: 2DE2 FECHA: NOVIEMBRE 2006 SUBDELEGADO O SUBGERENTE TÉCNICO RECURSOS FINANCIEROS DE LA DELEGACIÓN REGIONAL O GERENCIA DE TRAMO 1 PÁG. 1 RECIBE FACTURA ORIGINAL POR PARTE DEL CONTRATISTA, VERIFICA QUE LA FACTURA CUBRA LOS REQUISITOS FISCALES Y ADMINISTRATIVOS Y DETERMINA: (6 DÍAS) 9 NO CUMPLE REQUISITOS? FACTURA ORIGINAL SI DEVUELVE LA FACTURA AL CONTRATISTA PARA SU CORRECCIÓN 10 VISUALIZA EN EL SIAC EL MONTO DE LA ESTIMACIÓN A PAGAR Y COTEJA CONTRA LA FACTURA RECIBIDA 11 EXPEDIENTE CHEQUE PROGRAMA PARA PAGO MEDIANTE CHEQUE O TRANSFERENCIA BANCARIA CORRESPONDIENTE A LAS ESTIMACIONES Y ARCHIVA ORIGINAL DE LOS DOCUMENTOS DEL PAGO 12 FIN 144