DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD ESTE DOCUMENTO SUFRIO UN CAMBIO SIGNIFICATIVO

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1 Allende y Manuel Acuña, s/n Edificio Pharmakon, Ramos Arizpe, Coahuila MEXICO, C.P Teléfonos y Fax(844) , , , calidad@icai.org.mx DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Pago de Proveedores 17/09/2014 Página 1 de 10 ESTE DOCUMENTO SUFRIO UN CAMBIO SIGNIFICATIVO I. Objetivo: Proveer en tiempo y forma los recursos para los pagos por compras y servicios adquiridos por la Dirección de Administración y Finanzas. II. Alcance: El procedimiento de pago a proveedores es parte de la estructura administrativa, su principal actividad es, elaborar los cheques de pago solicitados por el departamento de Recursos Materiales y la propia Dirección Administrativa y de Finanzas del ICAI. La Dirección Administrativa y el Encargado de Contabilidad son los responsables del control y desarrollo de este procedimiento. Este Procedimiento se realiza a través del Sistema Integral de Información Financiera (SIIF). III. Definiciones: SIIF: Sistema Integral de Información Financiera. Pago: Retribución económica. Proveedor: Persona Física ó Moral que ofrece sus mercancías o servicios con la calidad y eficiencia necesarios para el buen desempeño de las actividades del ICAI. SHCP: Secretaría de Hacienda y Crédito Público DG. Dirección General CG. Consejo General IV. Responsables: La Dirección Administrativa y el Responsable de contabilidad son los responsables del control y desarrollo de este procedimiento. V. Referencia: Padrón de Proveedores inscrito en el registro de proveedores del Gobierno del Estado de Coahuila. Ley de la Auditoría Superior del Estado de Coahuila de Zaragoza Presupuestos de Egresos de Estado de Coahuila de Zaragoza para el ejercicio fiscal en curso. Presupuesto de egresos del ICAI Clasificador del gasto Sistema Integral de Información Financiera (SIIF) módulo de adquisiciones, Instalado en la computadora asignada al Responsable de Contabilidad del ICAI V. Lineamientos: Para el procedimiento del pago a proveedores, se tiene como directriz, la solicitud de compra emitida por el departamento de Adquisiciones, previa autorización de la Dirección Administrativa y de Finanzas. Además de ajustarse a lo alimentado en el presupuesto de egresos por partida, previa alimentación del mismo por parte de la Dirección de Administración y Finanzas El Responsable de Contabilidad, tendrá un catálogo de cuentas de egresos, autorizado por la Dirección de Administración y Finanzas.

2 17/09/2014 Página 2 de 10 VI. Desarrollo: Sujeto involucrado: Jefe de Contabilidad 1. Recibe las facturas de los servicios o materiales solicitados en forma impresa y archivos electrónicos PDF XML. 2. Analiza que el documento cumpla con los requisitos fiscales obligatorios, según la ley de la SHCP, verificando el soporte necesario que justifique dicho servicio o materiales solicitados mediante las siguientes modalidades:, Orden de compra, emitida por el departamento de adquisiciones. Oficio de solicitud o compra directa emitido por la Dirección de Administración y Finanzas previo escrito del departamento especifico que lo requiere. Contrato celebrado por servicios anuales. Pagos derivados de la autorización de viáticos, como traslados terrestres aéreos respaldados por la autorización del FORMATO ICAI-DA-F Una vez integrado dicho documento (factura) con su soporte, se alimenta el sistema SIIF, siguiendo la ruta: 1* Para la captura de cheques, se ingresa al icono SIIF ubicado en el escritorio de la computadora.

3 17/09/2014 Página 3 de 10 *2 Se ingresa el nombre del usuario y contraseña, como se muestra en la pantalla, con lo que nos despliega el acceso al menú principal del SIIF, seleccionando en el apartado de Egresos, la opción de Ejercicio Presupuesto 3* Seleccionas proceso, Administrar solicitudes de pago, y das clic.

4 17/09/2014 Página 4 de 10 4*Nos despliega la pantalla mostrada en la que seleccionamos la opción Nueva, dando clic. 5* Se capturan los datos solicitados en esta pantalla, como Dependencia, Justificación, Beneficiario, Concepto de la Solicitud y Descripción, Guardando al finalizar.

5 17/09/2014 Página 5 de 10 6* Dentro de la pestaña DETALLE se ingresa la información en los campos de: -Evento específico, seleccionando la cuenta a afectar contablemente según el clasificador del gasto, de acuerdo al giro del servicio aplicando criterios contables. -La clave presupuestal -El monto. -Agregando los conceptos ya mencionados en la solicitud Y guardando, esto nos genera una solicitud de pago 7* Se imprime la solicitud de pago, se archiva junto a la factura y expediente fiscal del proveedor. Generando con esto la solicitud de pago

6 17/09/2014 Página 6 de 10 8* Con lo anterior, nos emite un número de solicitud de pago, nos despliega la misma en pantalla dándole enter. Aquí se tendrán que dar los estatus contables siguientes: emitida, recibida, validada, ejercida, en caja, en caja confirmada; para que dicha solicitud pase al módulo de caja general para su respectiva impresión de cheque. 9* Una vez estando la solicitud en el estatus de EN CAJA ingresamos en el menú principal a la opción de CAJA GENERAL.

7 17/09/2014 Página 7 de 10 10* Dentro de caja genera, seleccionamos la opción de procesos, pagos: 11* Dentro de la pestaña: Todos, se selecciona la clasificación indicada, además de la cuenta bancaria de la que se generará el cheque, identificando el número de solicitud a trabajar, y seleccionando la misma.

8 17/09/2014 Página 8 de 10 12* Una vez seleccionada la solicitud, se selecciona la opción de generar cheque, verificando que el número de cheque en sistema coincida con el número del cheque físicamente. Todo lo anterior es para poder llevar acabo el proceso vía SIIF, En caso de no tener acceso al sistema SIIF: Sujeto Involucrado: Jefe de Contabilidad Se llena manualmente el formato ICAI-DA-F-05 con los datos del beneficiario y montos de la factura a pagar, la cual deberá de adjuntarse al formato ya mencionado como respaldo, para que en cuanto se tenga acceso al SIIF, se sigue el proceso antes mencionado de contabilización. Sujeto Involucrado: Jefe de Contabilidad: Este turna el documento ICAI-DA-F-05 a la DA, para su correspondiente revisión, si está completa la documentación lo firma, en caso de que falte algún soporte lo regresa para su integración. Sujeto Involucrado: Dirección Administrativa y de Finanzas Esta turna a la DG, quien a su vez también firma de autorizado el documento ICAI-DA-F-05, si lo aprueba lo envía al Consejero Presidente para su autorización y firma. Si no lo regresa a la DA para su cancelación y/o corrección. Sujeto Involucrado: Consejero Presidente: Este regresa el documento ICAI-DA-F-05 ya firmado a la DA, para su correspondiente pago. Sujeto Involucrado: Dirección De Administrativa y de Finanzas Esta turna a la Recepción, quien entrega el cheque al proveedor Sujeto involucrado: Recepción Entrega del cheque al proveedor

9 17/09/2014 Página 9 de 10 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO Inicio Recibe las facturas de los proveedores en forma impresa y archivos electronicos PDF y XML Se verifica que la factura cumpla con los requisitos fiscales obligatorios, y que cumpla con sus anexos correspondientes, bajo las siguientes modalidades: - orden de compra -oficio de solicitud - contratos Se llena el formato ICAI DA F05 manual no Se autoriza si no Hay Acceso al SIIF? si Una vez integrado dicho documento ICAI- DA-F05 se alimenta el sistema SIIF Se turna el documento ICAI-DA-F05 a la DA para su correspondiente revisión y firma. si no Se autoriza y firma Se envia al Consejero Presidente para su revisión y firma Se turna a la DG para firma si Se autoriza no El CP regresa el documento firmado a la DA La DA pasa el documento a la recepción para entregarse al proveedor Fin del procedimiento

10 17/09/2014 Página 10 de 10 Formatos: Formato ICAI-DA-F-05 Fin de procedimiento. Control de Cambios. Rev. Ant. Fecha Descripción del cambio a la siguiente versión. 00 Se realizan ajustes en la descripción del desarrollo del procedimiento en los tipos o 30/08/2011 modalidades de pago Se modifican procedimientos para dar cumplimiento a la obligación que se fundamenta 01 12/10/2012 en la Resolución Miscelánea Fiscal para el 2014 publicada en el Diario Oficial de la Federación. El CFF y la ley de ISR