CONSEJO DE DESARROLLO DEL PAPALOAPAN DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS PROCEDIMIENTO NORMAS

Transcripción

1 4 PROCEDIMIENTO Nombre: Objetivo: Frecuencia: Control Presupuestal. Verificar que las partidas que integran el presupuesto autorizado para el Consejo cuenten con la disponibilidad presupuestal para el cumplimiento de los compromisos establecidos. Diaria. NORMAS 1. El control presupuestal se realizará en apego a lo establecido en el Decreto de Presupuesto de Egresos, así como en el Código No. 18 Financiero para el Estado de Veracruz Llave. 2. El Departamento de Recursos Financieros mantendrá informadas a las áreas que conforman el Consejo respecto a la disponibilidad presupuestal con que cuentan para la realización de sus actividades. 3. El Departamento de Recursos Financieros realizará las transferencias internas de recursos y las reprogramaciones, mismas que reflejarán en la información que se presenta ante las instancias respectivas. 4. El Departamento de Recursos Financieros deberá verificar que las afectaciones y movimientos presupuestales sean correctos y permitan obtener cifras confiables de recursos ejercidos en cada uno de los meses y que el importe acumulado permita conocer la disponibilidad presupuestal. FECHA ELABORACIÓN REVISIÓN AUTORIZACIÓN ELABORACIÓN Enero-2004 AUTORIZACIÓN Agosto-2004 Subdirección Administrativa Coordinador de Planeación y Operación Órgano de Gobierno

2 5 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Control Presupuestal 1 Recibe y sella Solicitud de recursos en original de las diferentes áreas del Consejo. 2 Revisa que la Solicitud de recursos en original este debidamente requisitada. 3 Accesa al presupuesto autorizado, a través del Programa Excel y verifica que exista disponibilidad presupuestal de las partidas que serán afectadas por el concepto de la Solicitud de recursos en original. Existe disponibilidad presupuestal? 3 A En caso de no existir disponibilidad presupuestal: Elabora una Tarjeta informativa en original y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, fotocopia en dos tantos Tarjeta informativa. 3 A.1 Turna Tarjeta informativa en original al solicitante del recurso, un tanto a la Subdirección Administrativa para su conocimiento y archiva de manera numérica permanente un tanto como acuse. Fin. 4 En caso de existir disponibilidad presupuestal: Accesa a la Base de Bancos y consulta disponibilidad de efectivo. Existe disponibilidad de efectivo en bancos? 4 A En caso de no existir disponibilidad de efectivo en bancos: Resguarda la Solicitud de recursos en original hasta que se cuente con disponibilidad de efectivo en bancos. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad No. 4 5 En caso de existir disponibilidad de efectivo en bancos: Libera el recurso. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el Procedimiento Recepción de Solicitud de Viáticos.

3 30 PROCEDIMIENTO Nombre: Objetivo: Frecuencia: Elaboración de Estados Financieros. Analizar el registro de las operaciones financieras y contables realizadas durante el ejercicio mensual de los recursos asignados al Consejo, para coadyuvar a la toma de decisiones, así como a la verificación y evaluación de las actividades realizadas. Mensual. NORMAS 1. La elaboración y presentación de los Estados Financieros se realizará con base en los Principios de Contabilidad Gubernamental, en las normas, políticas y lineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación, así como en los ordenamientos legales aplicables. 2. La confiabilidad en la presentación de las cifras contables es responsabilidad de la Subdirección Administrativa. 3. El registro del gasto público se realizará con base en el Clasificador por Objeto del Gasto emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación. 4. La información financiera que se remite mensualmente a la Subsecretaría de Egresos de la Secretaría de Finanzas y Planeación, deberá integrar la Balanza de Comprobación, el Estado de Situación Financiera, el Estado de Resultados, el Estado de Origen y Aplicación de Recursos, el Avance Presupuestal, las Conciliaciones Bancarias y las Notas a los Estados Financieros. FECHA ELABORACIÓN REVISIÓN AUTORIZACIÓN ELABORACIÓN Enero-2004 AUTORIZACIÓN Agosto-2004 Subdirección Administrativa Coordinador de Planeación y Operación Órgano de Gobierno

4 31 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Contabilidad 1 Recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación Comprobantes de transferencias electrónicas vía fax; de la Nómina Pólizas cheque en original y de la Oficina de Control Presupuestal, Comprobaciones de recursos en original y Fichas de depósitos bancarios en original. 2 Verifica, clasifica y ordena por fechas Comprobantes de transferencias electrónicas, Pólizas cheque en original, Comprobaciones de recursos en original y Fichas de depósitos bancarios en original. 3 Registra y anexa Comprobantes de transferencias electrónicas y Fichas de depósitos bancarios en original, en Pólizas de ingreso; Comprobaciones de recursos en original en Pólizas diario y realiza la afectación contable en Pólizas cheque. 4 Contabiliza Pólizas Ingresos, Pólizas diario y Pólizas cheque en el Sistema de Contabilidad Integral (CONTPAQ) y las archiva de manera numérica permanente. 5 Emite Auxiliar de impuesto sobre la renta retenido en original, Auxiliar de IMSS retenido en original, Auxiliar de deudores diversos en original, Auxiliar de gastos a comprobar en original, Auxiliar de bancos en original y copia y Auxiliar de mantenimiento de vehículos en original y copia. 6 Turna el Auxiliar de bancos en copia a la Control Presupuestal y el Auxiliar de mantenimiento de vehículos en copia a la Recursos Materiales. 7 Depura saldos con base a los Auxiliares de impuesto sobre la renta retenido en original, Auxiliar de IMSS retenido en original, Auxiliar de deudores diversos en original, Auxiliar de gastos a comprobar en original, Auxiliar de bancos en original y Auxiliar de mantenimiento de vehículos en original. Son correctos los saldos? 7 A En caso de no ser correctos: Registra ajustes y/o correcciones correspondientes. Continúa con la actividad No. 3

5 32 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Contabilidad 8 En caso de ser correctos: Accesa al Sistema de Contabilidad Integral (CONTPAQ) y emite en un tanto la Balanza de comprobación. 9 Accesa al programa Excel y elabora los Estados financieros en original de acuerdo al Código Financiero para el Estado de Veracruz Llave en su Título Quinto de Contabilidad y la Cuenta Pública, Capítulo Tercero de los Estados Financieros, Artículo 277: Estado de Situación Financiera en original, Estado de Resultados en original, Estado de Origen y Aplicación de Recursos en original y Avance Presupuestal en original. 10 Accesa al programa Word, captura y emite las Notas a los estados financieros en original, que permitan dar una interpretación amplia y clara sobre la aplicación de los recursos presentados en los Estados financieros. 11 Informa y entrega al Jefe del Departamento de Recursos Financieros para su revisión y autorización los documentos siguientes: Balanza de comprobación en original. Estado de situación financiera en original. Estado de resultados en original. Estado de origen y aplicación de recursos en original. Avance presupuestal en original. Notas a los estados financieros en original. Pasa el tiempo. 12 Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros las indicaciones relativas a: Balanza de comprobación en original. Estado de situación financiera en original. Estado de resultados en original. Estado de origen y aplicación de recursos en original. Avance presupuestal en original. Notas a los estados financieros en original. Proceden los estados financieros y sus notas respectivas?

6 33 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Contabilidad 12 A En caso de que no procedan: Accesa al programa Excel y/o al programa Word según corresponda y modifica los siguientes documentos de acuerdo a la validación realizada por el Jefe del Departamento de Recursos Financieros: Balanza de comprobación en original. Estado de situación financiera en original. Estado de resultados en original. Estado de origen y aplicación de recursos en original. Avance presupuestal en original. Notas a los estados financieros en original. Continúa con la actividad No En caso de que procedan: Solicita y recibe de la Control Presupuestal Conciliaciones bancarias en original, para integrarlas a la información financiera mensual. 14 Integra en un documento que se denomina Estados Financieros los siguientes documentos: Balanza de comprobación en original, Estado de situación financiera en original, Estado de resultados en original, Estado de origen y aplicación de recursos en original, Avance presupuestal en original y Notas a los estados financieros en original. 15 Recaba firma del Subdirector Administrativo y del Coordinador de Planeación y Operación para autorizar los Estados Financieros en original en dos tantos. 16 Elabora y recaba firma del Coordinador de Planeación y Operación en el Oficio para envío de los estados financieros en original. 17 Fotocopia los Estados financieros en dos fotocopias y el Oficio para envío de los estados financieros en nueve fotocopias.

7 34 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Contabilidad 18 Envía los Estados financieros el primer original, Oficio para envío de los estados financieros en original a la Subsecretaría de Egresos de la Secretaría de Finanzas y Planeación, Oficio para envío de los estados financieros en primer fotocopia a la Secretaría de Finanzas y Planeación, Estados financieros en primer fotocopia, Oficio para envío de los estados financieros en segunda fotocopia al Instituto Veracruzano para el Desarrollo Rural, Oficio para envío de los estados financieros en tercer fotocopia a la Contraloría General, Oficio para envío de los estados financieros en cuarta fotocopia a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación, Oficio para envío de los estados financieros en quinta fotocopia a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable de la Secretaría de Finanzas y Planeación, Oficio para envío de los estados financieros en sexta fotocopia al Departamento de Consolidación Contable de la Secretaría de Finanzas y Planeación, Estados financieros en segunda fotocopia, Oficio para envío de los estados financieros en séptima fotocopia a la Contraloría Interna del Instituto Veracruzano para Desarrollo Rural, Oficio para envío de los estados financieros en octava fotocopia al Subdirector Administrativo del Consejo de Desarrollo del Papaloapan y archiva de manera cronológica permanente Estados Financieros en original y Oficio para envío de los estados financieros en novena fotocopia como acuse de recibo. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

8 7 PROCEDIMIENTO Nombre: Objetivo: Frecuencia: Elaboración de Proyecto de Presupuesto. Programar considerando las metas y objetivos a alcanzar las disposiciones presupuestales para el ejercicio anual, con base en la normatividad emitida por la Secretaría de Finanzas y Planeación, observando los criterios de racionalidad disciplina y austeridad presupuestal. Anual. NORMAS 1. El Proyecto de Presupuesto se elaborará con apego a los lineamientos de presupuestación y programación emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación. 2. La captura de las partidas correspondientes al proyecto de presupuesto deberá realizarse en el periodo establecido por el Subdirector Administrativo para cumplir en tiempo y forma con las obligaciones del Consejo. FECHA ELABORACIÓN REVISIÓN AUTORIZACIÓN ELABORACIÓN Enero-2004 AUTORIZACIÓN Agosto-2004 Subdirección Administrativa Coordinador de Planeación y Operación Órgano de Gobierno

9 8 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Control Presupuestal 1 Recibe de la Subdirección Administrativa Oficio en copia para acudir a la Secretaría de Finanzas y Planeación donde se darán a conocer los lineamientos del programa de presupuestación, archiva de manera cronológica permanente Oficio en copia como acuse. Pasa el tiempo. 2 Recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación los Lineamientos del Programa de Presupuestación en original, para la elaboración del proyecto de presupuesto y el Módulo de captura de presupuesto en disco magnético. Pasa el tiempo. 3 Analiza los Lineamientos del Programa de Presupuestación en original y el Módulo de captura de presupuesto. 4 Accesa al Módulo de captura de presupuesto y captura las partidas autorizadas. 5 Verifica en el Módulo de captura de presupuesto que las partidas autorizadas se hayan capturado respetando los montos aprobados. La captura de las partidas exceden los montos autorizados? 5 A En caso de que excedan los montos autorizados: Accesa al Módulo de captura de presupuesto y modifica los datos de la captura. Continúa con la actividad No. 5 6 En caso de que no excedan los montos autorizados: Accesa al Módulo de captura de presupuesto y emite Reporte del proyecto de presupuesto en original. 7 Elabora Reporte de presupuesto concentrado comparativo por partida y por programa en original y el Reporte por capítulo del gasto comparativo con el ejercicio anterior en original.

10 9 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Control Presupuesta l 8 Turna al Subdirector Administrativo para su revisión y validación los siguientes documentos. Reporte de proyecto de presupuesto en original. Reporte del presupuesto concentrado comparativo por partida y por programa en original. Reporte por capítulo del gasto comparativo con el ejercicio anterior en original. Pasa el tiempo. 9 Recibe de la Subdirección Administrativa los siguientes documentos: Reporte de proyecto de presupuesto en original. Reporte del presupuesto concentrado comparativo por partida y por programa en original. Reporte por capitulo del gasto comparativo en ejercicio anterior en original. Se deben realizar ajustes a la documentación? 9 A En caso de realizarse ajustes a la documentación: Accesa al Módulo de captura de presupuesto y ajusta las partidas correspondientes en el Reporte proyecto de presupuesto en original, Reporte de presupuesto concentrado comparativo por partida y programa en original, Reporte por capítulo de gasto comparativo con el ejercicio anterior en original según corresponda. 9 A. 1 Emite Reporte de proyecto de presupuesto en original, Reporte de presupuesto concentrado comparativo por partida y programa en original, Reporte por capítulo de gasto comparativo con el ejercicio anterior en original según corresponda. Continúa con la actividad No En caso de no realizarse ajustes a la documentación: Accesa al Módulo de captura de presupuesto, Proyecto de presupuesto en dos tantos. emite

11 10 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Control Presupuestal 11 Turna Proyecto de presupuesto en un tanto a la Subdirección Administrativa y archiva de manera cronológica permanente Proyecto de presupuesto en segundo tanto, Reporte de proyecto de presupuesto en original, Reporte de presupuesto concentrado comparativo por partida y programa en original y Reporte por capítulo de gasto comparativo con el ejercicio anterior en original. 12 Recibe del Departamento de Recursos Financieros Oficio de autorización del presupuesto en copia para que en base a esté, se realicen en el transcurso del año los ajustes que procedan y lo archiva de manera cronológica permanente como acuse de recibido. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

12 1 PROCEDIMIENTO Nombre: Objetivo: Frecuencia: Elaboración de Conciliaciones Bancarias. Verificar y comprobar el correcto movimiento de las cuentas bancarias entre la Institución bancaria y el Consejo de Desarrollo del Papaloapan. Mensual. NORMAS 1. Las conciliaciones bancarias se elaboran por cada cuenta bancaria que cuente el Consejo de Desarrollo del Papaloapan. 2. La Contabilidad recibe los ajustes para su debida corrección. 3. Las conciliaciones bancarias se registran en una base de datos de Excel para mantener el control del movimiento de las diferentes cuentas. FECHA ELABORACIÓN REVISIÓN AUTORIZACIÓN ELABORACIÓN Enero-2004 AUTORIZACIÓN Agosto-2004 Subdirección Administrativa Coordinador de Planeación y Operación Órgano de Gobierno

13 2 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Control Presupuestal 1 Recibe Estado de cuenta en original de la Institución Bancaria y el Auxiliar de bancos en original de la Contabilidad. 2 Valida el Estado de cuenta en original con el Auxiliar de bancos en original. Es correcta la Información? 2 A En caso de no estar correcta la información: Turna a la Contabilidad el Auxiliar de bancos en original para su corrección. Continúa con la actividad No. 1 3 En caso de estar correcta la información: Registra en base de datos Excel los cheques que se encuentran en transición. 4 Imprime a través de la base Excel Conciliación en un tanto y recaba firma del Subdirector Administrativo. 5 Fotocopia en un tanto Conciliación que turna a la Contabilidad y archiva de manera cronológica permanente Conciliación en original, Estado de cuenta en original y Auxiliar de bancos en original. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

14 38 PROCEDIMIENTO Nombre: Objetivo: Frecuencia: Pago y Comprobación de Vales de Caja y Gastos Menores. Efectuar el pago en efectivo de los gastos menores que realice el personal de las diversas áreas que conforman el Consejo con motivo de sus funciones. Periódica. NORMAS 1. Los pagos en efectivo se realizarán hasta por un importe de $2, (Dos mil pesos 00/100 M. N.) 2. Los documentos presentados para pago o comprobación de vales de caja deberán ser revisados por el Departamento de Recursos Financieros. FECHA ELABORACIÓN REVISIÓN AUTORIZACIÓN ELABORACIÓN Enero-2004 AUTORIZACIÓN Agosto-2004 Subdirección Administrativa Coordinador de Planeación y Operación Órgano de Gobierno

15 39 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Contabilidad 1 Recibe de las diferentes áreas del Consejo solicitud de recursos de manera verbal. 2 Verifica que exista disponibilidad de efectivo en caja. Existe disponibilidad de efectivo? 2 A En caso de no existir disponibilidad de efectivo en caja: Comunica al solicitante de manera verbal que no se tiene efectivo. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad No. 2 3 En caso de existir disponibilidad de efectivo en caja: Elabora Vale provisional de caja en original, recaba la firma del solicitante y archiva de manera cronológica temporal Vale provisional de caja en original. 4 Entrega el efectivo al solicitante. Pasa el tiempo. 5 Recibe del solicitante Comprobantes en original, que amparan los recursos solicitados a través del vale de caja y revisa que reúnan los requisitos fiscales y administrativos. Reúnen los requisitos fiscales y administrativos? 5 A En caso de no reunir los requisitos fiscales y administrativos: Remite Comprobantes en original al solicitante para que proceda a su cambio. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad No. 4 6 En caso de reunir los requisitos fiscales y administrativos: Cancela el Vale provisional de caja en original y entrega al solicitante, archiva de manera cronológica temporal Comprobantes en original. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento Reposición de Fondo Revolvente de Caja.

16 27 PROCEDIMIENTO Nombre: Objetivo: Frecuencia: Recepción de Avances Trimestrales del Programa Operativo Anual (OED- AVAN). Concentrar y dar seguimiento a los programas operativos anuales que entregan las diferentes áreas del Consejo de Desarrollo del Papaloapan con el propósito de analizar y dar el seguimiento correspondiente a las actividades programadas por este Consejo. Periódica. NORMAS 1. El Programa Operativo Anual se presenta en el formato previamente diseñado y establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación. 2. El Programa Operativo Anual se debe entregar al inicio de cada año por cada una de las áreas correspondientes al Consejo de Desarrollo del Papaloapan. 3. Se integra un Informe trimestral para revisar el avance de las actividades programadas por cada una de las áreas y señaladas en el Programa Operativo Anual. 4. Se analiza la información que las diferentes áreas del Consejo generan a través del Programa Operativo Anual, considerando que las metas físicas coincidan con el tiempo y el recurso programado. FECHA ELABORACIÓN REVISIÓN AUTORIZACIÓN ELABORACIÓN Enero-2004 AUTORIZACIÓN Agosto-2004 Subdirección Administrativa Coordinador de Planeación y Operación Órgano de Gobierno

17 28 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Control Presupuest al 1 Recibe Avances trimestrales del Programa Operativo Anual en original de las diferentes áreas del Consejo. 2 Obtiene del archivó cronológico permanente Programa Operativo Anual en original el cual fue presentado al inicio del año por cada área del Consejo. 3 Revisa que coincida la información del Programa Operativo Anual en original con los Avances trimestrales del Programa Operativo Anual en original. Coincide la información? 3 A En caso de que no coincida: Elabora Oficio en original y copia donde menciona que la información de los Avances trimestrales del Programa Operativo Anual no coincide con el Programa Operativo Anual presentado por el área al inicio del año, recaba firma del Jefe del Subdirector Administrativo. 3 A.1 Turna Oficio en original y Avances trimestrales del Programa Operativo Anual en original al área correspondiente, archiva de manera cronológica permanente copia como acuse. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad No. 1 4 En caso de que coincida: Analiza la información del Programa Operativo Anual en original y la información de los Avances trimestrales del Programa Operativo Anual en original. 5 Turna Avances trimestrales del Programa Operativo Anual en original a la Contabilidad y archiva de manera cronológica permanente Programa Operativo Anual en original. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

18 13 PROCEDIMIENTO Nombre: Objetivo: Recepción de Comprobación de Recursos. Verificar y registrar el adecuado uso de los recursos destinados para el gasto del Consejo. Frecuencia: Diaria. NORMAS 1. Se recibe Comprobación de recursos máximo tres días posteriores al término de la comisión o pago del gasto de lo contrario no se recibirá y se informa a la oficina de nómina para que proceda al descuento correspondiente. 2. La Comprobación de recursos deberá cumplir con los requisitos que marca el Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes. 3. Se registra la Comprobación de recursos en una base de datos para mantener un control del recurso comprobado por las áreas. FECHA ELABORACIÓN REVISIÓN AUTORIZACIÓN ELABORACIÓN Enero-2004 AUTORIZACIÓN Agosto-2004 Subdirección Administrativa Coordinador de Planeación y Operación Órgano de Gobierno

19 14 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Control Presupuestal 1 Recibe y sella Comprobación de recursos en original de las diferentes Áreas del Consejo. 2 Consulta Base de datos Excel para verificar monto solicitado. Comprueba el total del recurso solicitado? 2 A En caso de no comprobar el total del recurso solicitado: Solicita reintegro por la diferencia de la comprobación y el recurso otorgado. Recibe reintegro por la diferencia del recurso solicitado y el recurso comprobado? 2 B En caso de no recibir reintegro por diferencia del recurso solicitado y el recurso comprobado: Emite y turna Listado de saldos pendientes en original a la Contabilidad. Continúa con la actividad No. 3 2 C En caso de recibir reintegro por diferencia del recurso solicitado y recurso comprobado: Recibe de las diferentes Áreas del Consejo Efectivo por concepto de reintegro por diferencia del recurso solicitado y recurso comprobado en efectivo, elabora Recibo de reintegro en original y fotocopia. 2 C. 1 Turna Recibo de reintegro en original a las diferentes Áreas del Consejo que emite la comprobación y archiva de manera cronológica permanente Recibo de reintegro en fotocopia. 2 C. 2 Deposita el efectivo por concepto de reintegro en bancos y recibe Ficha de depósito. 2 C. 3 Registra en Base de datos Excel el depósito y turna ficha de depósito a la Contabilidad. Continúa con la actividad No. 3 3 Revisa que la Comprobación en original, las facturas cumplan con los requisitos fiscales y administrativos. Cumplen las facturas con los requisitos fiscales y administrativos?

20 15 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Control Presupuestal 3 A En caso de que las facturas no cumplan con los requisitos: Fotocopia las Facturas mal requisitadas, turna las Facturas originales, a las diferentes Áreas del Consejo que emite la comprobación, para su corrección y archiva de manera cronológica temporal Facturas en fotocopia. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad No. 1 4 En caso de que las facturas cumplen con los requisitos: Registra la Comprobación en original en la Base de datos Excel. 5 Turna la Comprobación en original a la Contabilidad. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

21 18 PROCEDIMIENTO Nombre: Objetivo: Frecuencia: Recepción de Solicitud de Recursos. Verificar que la solicitud de recursos cumpla con los requisitos administrativos y que sea acompañada de la documentación anexa requerida para proceder a la emisión de cheque. Diaria. NORMAS 1. La Solicitud de recursos debe ser presentada con documentación soporte que justifique el gasto. 2. La Solicitud de recursos debe ser firmada por el solicitante, así como, por el jefe inmediato superior del mismo dando el visto bueno y por el Subdirector Administrativo autorizando la Solicitud de recursos. 3. La Solicitud de recursos deberá estar bien requisitada especificando el nombre del beneficiario, anotando el importe con número y letra, del mismo modo deberá especificar el gasto. 4. Anexará Carta compromiso al Cheque con su respectiva Póliza cheque para que sea firmada por el solicitante donde se comprometerá a comprobar o reintegrar el importe del cheque solicitado o de lo contrario autoriza se proceda al descuento en nómina. FECHA ELABORACIÓN REVISIÓN AUTORIZACIÓN ELABORACIÓN Enero-2004 AUTORIZACIÓN Agosto-2004 Subdirección Administrativa Coordinador de Planeación y Operación Órgano de Gobierno

22 19 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Control Presupues tal 1 Recibe y sella Solicitud de recursos en original con Documentación anexa en original (recibos de luz, agua, teléfono, facturas, etc.) de las diferentes áreas del Consejo.. 2 Revisa que la Solicitud de recursos en original, así como la Documentación anexa en original cumpla con los requisitos fiscales y administrativos requeridos. Esta bien requisitada la documentación? 2 A En caso de estar requisitada de manera incorrecta: Elabora Tarjeta informativa con observaciones en original y copia, recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros. 2 A.1 Turna Tarjeta informativa con observaciones en original, Solicitud de recursos en original y Documentación anexa en original a diferentes áreas del Consejo, archiva de manera cronológica permanente Tarjeta informativa con observaciones en copia como acuse. Fin. 3 En caso de estar requisitada de manera correcta: Consulta la disponibilidad de efectivo en la Base de saldos en Excel. Se tiene disponibilidad de efectivo? 3 A En caso de no tener disponibilidad: Resguarda la Solicitud de recursos en original, así como, Documentación anexa en original hasta que se tenga disponibilidad de efectivo. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad No. 3 4 En caso de tener disponibilidad: Elabora Cheque junto con la Póliza cheque, anexa formato Carta compromiso en original 5 Recaba firma del Subdirector Administrativo y Jefe del Departamento de Recursos Financieros en el Cheque y Póliza cheque.

23 20 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Control Presupuest al 6 Registra en la base de Saldo en Excel el nombre del beneficiario, monto, fecha, concepto, y número de cheque. 7 Recaba firma del beneficiario en Carta compromiso en original, así como en Póliza de cheque entrega Cheque al beneficiario. 8 Turna Póliza cheque, Carta compromiso y Documentación anexa en original a la Contabilidad. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

24 22 PROCEDIMIENTO Nombre: Objetivo: Frecuencia: Recepción de Solicitud de Viáticos. Verificar que la solicitud de viáticos cumpla con los requisitos administrativos, así como, sea acompañada de la documentación anexa requerida para proceder a la emisión de cheque. Diaria. NORMAS 1. La Solicitud de viáticos debe ser presentada tres días antes de la comisión. 2. La Solicitud de viáticos deberá ser acompañada por un Oficio de comisión que deberá estar firmado por el Jefe inmediato superior del beneficiario, dichos documentos deberán estar requisitados de acuerdo al Manual de políticas para el trámite y control de viáticos y pasajes. 3. El beneficiario deberá requisitar el formato de solicitud de viáticos apegándose a las tarifas diarias de alimentación y hospedaje para ello deberá tomar en cuenta el Manual de políticas para el trámite y control de viáticos y pasajes emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación. 4. La Solicitud de viáticos deberá ser firmada por el beneficiario, así como por el Jefe inmediato superior de esté dando el visto bueno y por el Subdirector Administrativo autorizando la Solicitud de viáticos. 5. Se anexará una carta compromiso al cheque con su respectiva póliza para que sea firmada por el beneficiario, donde se comprometerá este a comprobar ó reintegrar el importe del cheque solicitado o de lo contrario autoriza se proceda al respectivo descuento en nómina. FECHA ELABORACIÓN REVISIÓN AUTORIZACIÓN ELABORACIÓN Enero-2004 AUTORIZACIÓN Agosto-2004 Subdirección Administrativa Coordinador de Planeación y Operación Órgano de Gobierno

25 23 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Control Presupuest al 1 Recibe de las diversas áreas del Consejo Solicitud de viáticos en original y sella, acompañadas de un Oficio de comisión en original. 2 Revisa la Solicitud de viáticos en original, así como, el Oficio de comisión en original que sean requeridos adecuadamente. La solicitud de viáticos esta bien requisitada? 2 A En caso de no estar bien requisitada: Elabora Tarjeta informativa con observaciones en original y copia, recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros. 2 B Turna Tarjeta informativa con observaciones en original junto con la Solicitud de viáticos en original y el Oficio de comisión en original al beneficiario, archiva de manera cronológica permanente Tarjeta Informativa con observaciones en copia como acuse. Continúa con la actividad No.1 3 En caso de estar bien requisitada: Consulta la disponibilidad de efectivo en la base de saldo en Excel. Se tiene disponibilidad de efectivo? 3 A En caso de no tener disponibilidad de efectivo: Resguarda Solicitud de viáticos en original, Oficio de comisión en original hasta que se tenga disponibilidad. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad No. 3 4 En caso de tener disponibilidad de efectivo: Elabora Cheque con la Póliza cheque anexa formato Carta compromiso. 5 Recaba firma del Subdirector Administrativo y del Jefe del Departamento de Recursos Financieros en Cheque y Póliza cheque

26 24 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Control Presupuest al 6 Registra en la base de expedición de cheques el nombre del beneficiario, monto, fecha, concepto y número de cheque. 7 Recaba firma del beneficiario en Carta compromiso en original, así como, Póliza cheque, entrega Cheque al beneficiario. 8 Turna la Póliza cheque, Carta compromiso en original, Solicitud viáticos en original y Oficio de comisión en original a la Contabilidad. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

27 41 PROCEDIMIENTO Nombre: Objetivo: Frecuencia: Reposición de Fondo Revolvente de Caja Chica. Contar con la disponibilidad de recursos en efectivo para la atención de pagos inmediatos menores a $2, (Dos mil pesos 00/100 M. N.) Variable. NORMAS 1. Los documentos presentados para comprobar los vales de caja deberán reunir los requisitos fiscales de la documentación comprobatoria, así como ostentar el nombre y firma de quien realiza el gasto y la justificación del mismo. 2. La solicitud de recursos deberá ser autorizada por el Jefe del Departamento de Recursos Financieros y por el Subdirector Administrativo del Consejo. FECHA ELABORACIÓN REVISIÓN AUTORIZACIÓN ELABORACIÓN Enero-2004 AUTORIZACIÓN Agosto-2004 Subdirección Administrativa Coordinador de Planeación y Operación Órgano de Gobierno

28 42 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Contabilidad 1 Obtiene del archivo cronológico temporal los Comprobantes en original. 2 Ordena los Comprobantes en original por concepto, proveedor y fecha, relaciona en el Formato de comprobación de recursos en original y determina el importe total de los gastos. 3 Requisita el Formato solicitud de recursos en original y Formato comprobación de recursos en original tomando el folio, fecha, nombre del proveedor y monto de cada uno de los comprobantes y anexa Comprobantes en original. 4 Fotocopia Formato solicitud de recursos en original y Formato comprobación de recursos en original. 5 Turna a la Control Presupuestal el Formato solicitud de recursos en original y Formato de comprobación de recursos en original con los Comprobantes en original, archiva de manera cronológica permanente el Formato solicitud de recursos en fotocopia y Formato comprobación de recursos en fotocopia como acuse. Pasa el tiempo. 6 Recibe el Cheque, firma la Póliza cheque, realiza el cobro en la institución bancaria, recibe el efectivo y lo resguarda en caja. FIN DEL PROCEDIMIENTO.