PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE VALES DE GASOLINA EN OFICINAS CENTRALES Y CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL DE ZONA METROPOLITANA

Transcripción

1 DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE VALES DE GASOLINA EN OFICINAS CENTRALES Y CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL DE ZONA METROPOLITANA MARZO 2016 Este manual contiene información PÚBLICA y está integrado por: Carátula Hoja de Validación, en la que firman las áreas involucradas en su elaboración, revisión y autorización. Índice Hojas numeradas de las páginas 1-24 (PR-DETES-005-E) Todas las hojas se encuentran selladas por la unidad resguardante con la leyenda VIGENTE

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3 PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE VALES DE GASOLINA EN OFICINAS CENTRALES Y CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL DE ZONA METROPOLITANA CODIGO: PR-DETES-005-E ÍNDICE PAG. OBJETIVO 1 ALCANCE 1 NOTACIONES Y DEFINICIONES 1 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 2 MATERIALES 5 REFERENCIAS 5 PROCEDIMIENTO 6 FLUJOGRAMA 13 ANEXOS 22 PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo Febrero 2016 Marzo 2016 U:/TESORERÍA/005

4 Clave del Documento PR-DETES-005-E INTEGRACIÓN JUVENIL DE ZONA METROPOLITANA OBJETIVO Suministrar de forma semanal los vales de gasolina a las áreas de Oficinas Centrales y mensualmente a los Centros de Integración Juvenil de zona metropolitana, con la finalidad de abastecer de combustible a los vehículos institucionales, previo análisis de dotación y autorización del Departamento de Servicios Generales. ALCANCE Al Departamento de Tesorería, Dirección General, Órgano Interno de Control, Direcciones Generales Adjuntas, Direcciones de Área, Subdirecciones de Área, Coordinaciones Regionales de zona metropolitana, Centros de Integración Juvenil de zona metropolitana y Departamentos. NOTACIONES Y DEFINICIONES Área Solicitante: Se refiere a la Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas, Órgano Interno de Control, Direcciones de Área, Coordinaciones Regionales de zona metropolitana, Subdirecciones de Área, Centros de Integración Juvenil de zona metropolitana y Departamentos. CIJ: Centros de Integración Juvenil de zona metropolitana. SIA: Sistema Integral Administrativo. 1 de 24

5 Clave del Documento PR-DETES-005-E INTEGRACIÓN JUVENIL DE ZONA METROPOLITANA POLÍTICAS DE OPERACIÓN Técnico /a B Cajero/a Entregará los vales de gasolina a las áreas solicitantes en un horario de 10:00 a las 14:00 horas de lunes a viernes. Abastecerá de vales de gasolina a los vehículos particulares, cuando sean propiedad del personal Comisionado y se traslade a algún CIJ de zona foránea, siempre y cuando sea autorizado por la Dirección General y/o la Dirección General Adjunta. Reembolsará el consumo de gasolina mediante vales en múltiplos de $50.00 (Cincuenta pesos 00/100 m.n), y en caso de que la cantidad solicitada sea distinta al múltiplo, redondeará a la inmediata inferior. Capturará en el SIA la recepción, entrega y devolución de vales de gasolina de cada una de las áreas solicitantes. Jefe/a del Departamento de Tesorería Notificará mediante oficio al Departamento de Servicios Generales, con copia al Departamento de Adquisiciones, la entrega de los vales de gasolina por parte del proveedor en el área de Caja para revisión de las fechas de entrega según el Contrato de Adquisición. Enviará al Departamento de Contabilidad la relación de gastos de gasolina ejercidos en el mes, así como el expediente integrado por los vales provisionales, notas de gasolina, listado de vales de gasolina de CIJ s de zona metropolitana por centro de costo, áreas e importe para su registro. Secretaria del Departamento de Tesorería Elaborará mensualmente la relación por centro de costo, nombre del CIJ, monto autorizado, placas y firma de la persona autorizada a la que se le serán entregados los vales. Elaborará, recibirá, registrará y enviará los oficios y documentos que se generen en el Departamento, sellando los acuses correspondientes; y turnando al/la Jefe/a de Departamento los documentos recibidos para su revisión, cada vez que las actividades así lo requieran. 2 de 24

6 Clave del Documento PR-DETES-005-E INTEGRACIÓN JUVENIL DE ZONA METROPOLITANA Departamento de Servicios Generales Solicitará al Departamento de Tesorería semanalmente mediante vale provisional los vales de gasolina adscritos a su área. Será responsabilidad del/la Jefe/a del Departamento de Servicios Generales el consumo racional de vales de gasolina para los vehículos adscritos al mismo Departamento y de los CIJ de zona metropolitana, cuidando que no existan vales de gasolina sobrantes a la cantidad solicitada. Controlará la bitácora del consumo de vales de gasolina para los vehículos de Oficinas Centrales y CIJ s de zona metropolitana, sin la presentación semanal de la bitácora no se proporcionarán vales de gasolina. En el caso de viáticos, autorizará el monto de gasolina en base al número de kilómetros entre el lugar de adscripción y el lugar de comisión, de ida y vuelta (de acuerdo con el Atlas de Carretera). Se dividirá entre 5, el resultado se multiplicará por el costo del litro de gasolina y el total será el importe de gasolina que se otorgará, mismo que será anotado en la Solicitud de Viáticos. Área Solicitante y/o CIJ de zona metropolitana Elaborará mensualmente una bitácora por el consumo de Vales de Gasolina recibidos y la entregará al Departamento de Servicios Generales para su revisión y control. Solicitará en Caja General la dotación mensual de Vales de Gasolina que le fue autorizada por el Departamento de Servicios Generales. Dirección General y/o Direcciones Generales Adjuntas Autorizará la entrega de vales de gasolina para viáticos por medio de la Solicitud de Viáticos firmando de visto bueno. Autorizará por excepción el abastecimiento de gasolina para los vehículos particulares, cuando sean propiedad del personal comisionado fuera de la zona metropolitana. 3 de 24

7 Clave del Documento PR-DETES-005-E INTEGRACIÓN JUVENIL DE ZONA METROPOLITANA Departamento de Adquisiciones Realizará la adquisición de vales de gasolina anualmente mediante la licitación correspondiente. Solicitará al proveedor los ajustes y modificaciones por aumento o disminución en el consumo de vales de gasolina, previo análisis del Departamento de Servicios Generales. Recibirá del Departamento de Tesorería, copia del oficio informando de la entrega de los vales de gasolina por el proveedor y verificará que correspondan a los solicitados en el Contrato de Adquisiciones, que las fechas coincidan y en su caso aplicará la sanción convenida. Departamento de Contabilidad Recibirá mensualmente del Departamento de Tesorería el expediente integrado por los vales provisionales y/o notas de gasolina y original del listado de vales de gasolina de CIJ de zona metropolitana por centro de costo, áreas e importe. 4 de 24

8 Clave del Documento PR-DETES-005-E INTEGRACIÓN JUVENIL DE ZONA METROPOLITANA MATERIALES Comprobantes y/o facturas de consumo de gasolina entregada por las áreas solicitantes. Listado original de vales de gasolina por centro de costo para zona metropolitana. Relación de Consumo por unidad vehicular adscrita a Oficinas Centrales (original y copia). Vales de gasolina. Relación de vales de gasolina entregados por centro de costo. Resumen total de vales de gasolina entregados en Oficinas Centrales y zona metropolitana. Resumen del Comportamiento mensual por el consumo de vales de gasolina. Hardware, software, consumibles e Internet. REFERENCIAS Ley del Impuesto Sobre la Renta y su Reglamento. Código Fiscal de la Federación y su reglamento Ley del Impuesto al Valor Agregado y su reglamento Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Procedimientos y Políticas Institucionales. Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil A.C. ANEXOS Vale Provisional de Caja 5 de 24

9 Clave del Documento PR-DETES-005-E MATERIALES RESPONSABLE DESCRIPCION Y/O ANEXOS Técnico/a B Cajero/a 1. Recibe mensualmente del proveedor el paquete de vales de gasolina, verifica que esté totalmente sellado y firma de recibido al proveedor en la copia de remisión. 2. Posteriormente abre el paquete de vales de gasolina y cuenta uno por uno verificando que el total sea por el importe descrito en la remisión del proveedor. 3. Elabora oficio en original y 2 copias informando de la recepción de los vales en cantidad e importe, solicita la rúbrica de visto bueno del/la Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos. 4. Una vez revisado y rubricado el oficio en original y 2 copias por el/la Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos, solicita la firma del/la Jefe/a de Departamento y distribuye de la siguiente manera. Original: Departamento de Servicios Generales para su conocimiento y control. 1ª. Copia: Departamento de Adquisiciones, para su revisión en las fechas de entrega conforme a contrato. 2ª. Copia: Departamento de Tesorería (acuse). 5. Captura en el SIA la recepción de vales de gasolina ingresando al sistema con la siguiente dirección electrónica: 6. Inicia sesión en el SIA con el usuario y contraseña correspondientes: se dirige al icono de Recursos Financieros y elige la pestaña de Tesorería, posteriormente selecciona el icono de Vales. 7. Posteriormente selecciona el icono de Saldo y da click en la pestaña Cargar Saldo. 8. A continuación, introduce el folio de remisión de entrega y da click en Verificar Solicitud. 6 de 24

10 Clave del Documento PR-DETES-005-E MATERIALES RESPONSABLE DESCRIPCION Y/O ANEXOS Técnico/a B Cajero/a 9. Una vez cargada la remisión captura los siguientes datos: Día, mes y año, Proveedor, No. de Factura, Tipo de Vales y Saldo. 10. Verifica que los datos capturados en el sistema sean correctos y procede a guardar la remisión de vales. 11. Recibe del proveedor la factura para su revisión conforme al Procedimiento para el trámite y Pago de Solicitudes de Cheque y/o Orden de Remesa. Departamento de Servicios Generales 12. Determina mensualmente el consumo de gasolina conforme a la entrega respectiva de la bitácora correctamente requisitada por los CIJ de zona metropolitana. Técnico/a B Cajero/a 13. Elabora el listado de dotación de vales de gasolina por centro de costo en original y copia desglosado por centro de costo, CIJ, e imprime. 14. Elabora oficio en el que solicita la dotación de vales de gasolina para cada CIJ de zona metropolitana, y turna al Departamento de Tesorería junto con el listado de dotación. 15. Recibe del Subjefe de Oficinas Centrales y Control de Pagos el oficio junto con el Listado de Dotación de Vales de Gasolina por centro de costo para los CIJ de zona metropolitana en original y copia, prepara la dotación para su entrega a los mensajeros, pudiéndose presentar dos casos: Que sean vales para los CIJ, en este caso, entrega al mensajero el Listado de Dotación de Vales de Gasolina en original y copia junto con los vales, le solicita firme de recibido y cuente su dotación, de acuerdo con lo autorizado por el Depto. de Servicios Generales. Listado de dotación Listado Listado Listado Vales 7 de 24

11 Clave del Documento PR-DETES-005-E MATERIALES RESPONSABLE DESCRIPCION Y/O ANEXOS Técnico/a B Cajero/a (Área Solicitante o Personal Comisionado) Técnico/a B Cajero/a Área Solicitante o (Personal Comisionado) Archiva temporalmente el listado firmado en original y copia. Continúa procedimiento en el punto No Que sean vales para comisiones, en este caso, requisita la solicitud de viáticos o vale provisional, anotando el total de gasolina que ocupará en la comisión, previa autorización del importe por el Departamento de Servicios Generales y la firma de visto bueno de la Dirección General y/o Dirección General Adjunta Administrativa, pudiéndose presentar a su vez dos casos: Que el personal comisionado utilice su propio vehículo, en este caso, se presenta en Caja General y entrega la solicitud de viáticos o vale provisional para recoger los vales Recibe la solicitud de viáticos autorizada, o el vale provisional, revisa que la documentación este completa y requisitada correctamente, entrega el importe de vales de vales de gasolina y solicita al/la interesado/a firme de recibido en la parte de observaciones en la solicitud de cheque o de orden de remesa Fotocopia la solicitud de cheque o de orden de remesa y la solicitud de viáticos para su control. Continúa procedimiento en el punto No Que el personal comisionado utilice vehículo institucional, en este caso, se dirige a la Caja General para recibir los vales. Continúa procedimiento. Listado Solicitud de viáticos o vale provisional Solicitud de viáticos o vale provisional 8 de 24

12 Clave del Documento PR-DETES-005-E MATERIALES RESPONSABLE DESCRIPCION Y/O ANEXOS Técnico/a B Cajero/a 16. Registra en el SIA la siente información: Vales Provisionales Solicitudes de cheque u orden de remesa del listado de dotación de vales de gasolina s de reembolso de vales por comisiones extraordinarias. Bitácora de consumo por unidad vehicular adscrita a oficinas centrales. 17. Inicia sesión en el SIA con el usuario y contraseña correspondientes, se dirige al icono de Recursos Financieros y elige la pestaña de Tesorería, posteriormente selecciona el icono de Vales. 18. A continuación, se ubica en la pestaña de Movimientos, elige la opción Retiro y captura la referencia del oficio de solicitud de vales y da click en Verificar Solicitud. 19. Una vez que el sistema verifica la solicitud, captura los siguientes datos: tipo de vales, día, mes, año, empleado, centro de costo, monto y observaciones. 20. Posteriormente, comprueba que los datos capturados en el sistema sean correctos y procede a guardar la solicitud. 21. Elabora mensualmente la relación de consumo por unidad vehicular adscrita a Oficinas Centrales, especificando el área solicitante, modelo, marca, placas, fecha, kilometraje, importe e imprime en original y copia. 22. Archiva mensualmente en el expediente de vales de gasolina las notas y vales provisionales de oficinas centrales y las relaciones firmadas de recibido correspondientes a CIJ s de zona metropolitana. SIA Relación de consumo Vales de gasolina Vales provisionales 9 de 24

13 Clave del Documento PR-DETES-005-E MATERIALES RESPONSABLE DESCRIPCION Y/O ANEXOS Técnico/a B Cajero/a 23. Integra un expediente con la siguiente documentación: Vales provisionales y/o notas de gasolina Listado de Dotación de Vales de Gasolina por centro de costo para zona metropolitana (original y copia). Relación de consumo por unidad vehicular adscrita a oficinas centrales (original y copia). Relación de vales de gasolina entregados por centro de costo (original y 2 copias). 24. Revisa expediente, relaciona por centro de costo e importe, comprueba las cifras y elabora el resumen total de vales entregados en oficinas centrales y CIJ de zona metropolitana e imprime en original y 2 copias. 25. Elabora en original y 2 copias el resumen del comportamiento mensual por consumo de vales de gasolina en la Institución, donde especifica los vales de gasolina entregados en el transcurso del año y compara contra la facturación del proveedor. 26. Integra el Expediente Mensual de Vales de Gasolina con el original de la siguiente documentación, que turna al/la Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos para su revisión y validación: Vales provisionales y/o notas de gasolina. Listado de dotación de vales de gasolina por centro de costo para zona metropolitana. Relación de consumo por unidad vehicular adscrita a oficinas centrales. Relación de vales de gasolina de los CIJ de zona metropolitana entregados por centro de costo. Resumen total de vales entregados en Oficinas Centrales y CIJ de zona metropolitana. Expediente Resumen del comportamient o mensual Expediente Mensual de Vales de Gasolina 10 de 24

14 Clave del Documento PR-DETES-005-E MATERIALES RESPONSABLE DESCRIPCION Y/O ANEXOS Resumen del comportamiento mensual por el consumo de vales de gasolina en la institución. Copia de la solicitud de viáticos en el caso de personal comisionado. Jefe/a del Depto. de Tesorería Técnico/a B Cajero/a 27. Una vez validado el Expediente, elabora el oficio en original y copia dirigido al Departamento de Contabilidad, y turna al/la Jefe/a de Departamento para su revisión. 28. Recibe oficio en original y una copia junto con el Expediente Mensual de Vales de Gasolina, revisa la congruencia de la información, firma de visto bueno y devuelve al/la Técnico/a "B" Cajero/a para su distribución. 29. Recibe oficio en original y una copia firmado junto con el Expediente Mensual de Vales de Gasolina validado, integra y distribuye de la siguiente manera: Departamento de Contabilidad (originales de la documentación para su registro contable): de entrega del Expediente Vales provisionales y/o notas de gasolina originales Listado de Dotación de Vales de Gasolina por centro de costo para zona metropolitana. Relación de consumo por unidad vehicular adscrita a oficinas centrales. Relación de vales de gasolina entregados por centro de costo. Resumen total de vales de gasolina entregados en oficinas centrales y zona metropolitana. Resumen del comportamiento mensual por el consumo de vales de gasolina en la institución. Expediente Mensual de Vales de Gasolina Expediente Mensual de Vales de Gasolina 11 de 24

15 Clave del Documento PR-DETES-005-E MATERIALES RESPONSABLE DESCRIPCION Y/O ANEXOS Técnico/a B Cajero/a Departamento de Servicios Generales (copia de la documentación para su conocimiento y control) Relación de Consumo por unidad vehicular adscrita a oficinas centrales. Relación de vales de gasolina entregados por centro de costo. Resumen total de vales de gasolina entregados en oficinas centrales y CIJ s de zona metropolitana. Resumen del comportamiento mensual por el consumo de vales de gasolina. 30. Integra y archiva copia de la siguiente documentación que conforma el Expediente Mensual de Vales de Gasolina para su control y posterior consulta: dirigido al Departamento de Contabilidad. dirigido al Departamento de Servicios Generales. Relación del consumo por unidad vehicular adscrita a oficinas centrales Relación de vales de gasolina entregados por centro de costo. Resumen total de vales de gasolina entregados en oficinas centrales y CIJ de zona metropolitana Resumen del comportamiento mensual por el consumo de vales de gasolina en la institución. 31. Termina Procedimiento 12 de 24

16 Clave del Documento PR-DETES-005-E Técnico/a B Cajero/a Departamento de Servicios Generales Área Solicitante (Personal Comisionado) Jefe/a del Depto. de Tesorería Inicia 1 Recibe mensualmente del proveedor el paquete de vales de gasolina, verifica que esté totalmente sellado y firma de recibido al proveedor en la copia de remisión. 2 Posteriormente abre el paquete de vales de gasolina y cuenta uno por uno verificando que el total sea por el importe descrito en la remisión del proveedor. 3 Elabora oficio en original y 2 copias informado la recepción de los vales en cantidad e importe, solicita la rúbrica de visto bueno del/la Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos. /2 4 Una vez rubricado el oficio en original y 2 copias por el/la Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos, solicita la firma del/ la Jefe/a del Departamento y distribuye como se indica en el procedimiento. A /2 13 de 24

17 Clave del Documento PR-DETES-005-E Técnico/a B Cajero/a Departamento de Servicios Generales Área Solicitante (Personal Comisionado) Jefe/a del Depto. de Tesorería A 5 Captura en el SIA la recepción de vales de gasolina ingresando al sistema con la siguiente dirección electrónica: dgaa.cij.gob.mx:8080/. 6 Inicia sesión en el SIA con el usuario y contraseña correspondientes: se dirige al icono de Recursos Financieros y elige la pestaña de Tesorería, posteriormente selecciona el icono de Vales. 7 Posteriormente selecciona el icono de Saldo y da click en la pestaña Cargar Saldo. B 14 de 24

18 Clave del Documento PR-DETES-005-E Técnico/a B Cajero/a Departamento de Servicios Generales Área Solicitante (Personal Comisionado) Jefe/a del Depto. de Tesorería B 8 A continuación, introduce el folio de remisión de entrega y da click en Verificar Solicitud. 9 Una vez cargada la remisión captura los siguientes datos: Día, mes y año, Proveedor, No. de Factura, Tipo de Vales y Saldo. 10 Verifica que los datos capturados en el sistema sean correctos y procede a guardar la remisión de vales Recibe del proveedor la factura para su revisión conforme al Procedimiento para el trámite y Pago de Solicitudes de Cheque y/o Orden de Remesa. Determina mensualmente el consumo de gasolina conforme a la entrega respectiva de la bitácora correctamente requisitada por los CIJ de zona metropolitana. C 15 de 24

19 Clave del Documento PR-DETES-005-E Técnico/a B Cajero/a Departamento de Servicios Generales Área Solicitante (Personal Comisionado) Jefe/a del Depto. de Tesorería C 13 Elabora el listado de dotación de vales de gasolina por centro de costo en original y copia desglosado por centro de costo, CIJ, e imprime. Listado /C Recibe del Subjefe de Oficinas Centrales y Control de Pagos el oficio junto con el Listado de Dotación de Vales de Gasolina por centro de costo para los CIJ de zona metropolitana en original y copia, prepara la dotación para su entrega a los mensajeros, pudiéndose presentar dos casos: Elabora oficio en el que solicita la dotación de vales de gasolina para cada CIJ de zona metropolitana, y turna al Departamento de Tesorería junto con el listado de dotación. Listado /C Listado Los vales son para los CIJ? No 1 /C Si 15.1 Que sean vales para los CIJ, en este caso, entrega al mensajero el Listado de Dotación de Vales de Gasolina en original y copia junto con los vales, le solicita firme de recibido y cuente su dotación, de acuerdo con lo autorizado por el Depto. de Servicios Generales. Listado /C D 16 de 24

20 Clave del Documento PR-DETES-005-E Técnico/a B Cajero/a Departamento de Servicios Generales Área Solicitante (Personal Comisionado) Jefe/a del Depto. de Tesorería D Archiva temporalmente el listado firmado en original y copia. Continúa procedimiento en el punto No.22. Que sean vales para comisiones, en este caso, requisita la solicitud de viáticos o vale provisional, anotando el total de gasolina que ocupará en la comisión, previa autorización del importe por el Departamento de Servicios Generales y la firma de visto bueno de la Dirección General y/o Dirección General Adjunta Administrativa, pudiéndose presentar a su vez dos casos: Listado Sol. Via. /C Vale Prov. 2 Tipo de vehículo? Institucional Recibe la solicitud de viáticos autorizada, o el vale provisional, revisa que la documentación este completa y requisitada correctamente, entrega el importe de vales de vales de gasolina y solicita al/la interesado/a firme de recibido en la parte de observaciones en la solicitud de cheque o de orden de remesa. Propio Que el personal comisionado utilice su propio vehículo, en este caso, se presenta en Caja General y entrega la solicitud de viáticos o vale provisional para recoger los vales. Sol. Via. Sol. Via. Vale Prov. Vale Prov. Sol. Ch Fotocopia la solicitud de cheque o de orden de remesa y la solicitud de viáticos para su control. Continúa procedimiento en el punto No.22. Que el personal comisionado utilice vehículo institucional, en este caso, se dirige a la Caja General para recibir los vales. Continúa procedimiento. Sol. Via. 2 Vale Prov. Sol. Ch. E 17 de 24

21 Clave del Documento PR-DETES-005-E Técnico/a B Cajero/a Departamento de Servicios Generales Área Solicitante (Personal Comisionado) Jefe/a del Depto. de Tesorería E 16 Registra en el SIA la siente información: Vales Provisionales Solicitudes de cheque u orden de remesa del listado de dotación de vales de gasolina s de reembolso de vales por comisiones extraordinarias. Bitácora de consumo por unidad vehicular adscrita a oficinas centrales. 17 Inicia sesión en el SIA con el usuario y contraseña correspondientes, se dirige al icono de Recursos Financieros y elige la pestaña de Tesorería, posteriormente selecciona el icono de Vales. 18 A continuación, se ubica en la pestaña de Movimientos, elige la opción Retiro y captura la referencia del oficio de solicitud de vales y da click en Verificar Solicitud. 19 Una vez que el sistema verifica la solicitud, captura los siguientes datos: tipo de vales, día, mes, año, empleado, centro de costo, monto y observaciones. F 18 de 24

22 Clave del Documento PR-DETES-005-E Técnico/a B Cajero/a Departamento de Servicios Generales Área Solicitante (Personal Comisionado) Jefe/a del Depto. de Tesorería F 20 Posteriormente, comprueba que los datos capturados en el sistema sean correctos y procede a guardar la solicitud. 21 Elabora mensualmente la relación de consumo por unidad vehicular adscrita a Oficinas Centrales, especificando el área solicitante, modelo, marca, placas, fecha, kilometraje, importe e imprime en original y copia. Rel. Cons. 2 /C 22 Archiva mensualmente en el expediente de vales de gasolina las notas y vales provisionales de oficinas centrales y las relaciones firmadas de recibido correspondientes a CIJ s de zona metropolitana. Notas Vales 23 Integra un expediente con la siguiente documentación: Vales provisionales y/o notas de gasolina Listado de Dotación de Vales de Gasolina por centro de costo para zona metropolitana (original y copia). Relación de consumo por unidad vehicular adscrita a oficinas centrales (original y copia). Relación de vales de gasolina entregados por centro de costo (original y 2 copias). Expediente G 19 de 24

23 Clave del Documento PR-DETES-005-E Técnico/a B Cajero/a Departamento de Servicios Generales Área Solicitante (Personal Comisionado) Jefe/a del Depto. de Tesorería G 24 Revisa expediente, relaciona por centro de costo e importe, comprueba las cifras y elabora el resumen total de vales entregados en oficinas centrales y CIJ de zona metropolitana e imprime en original y 2 copias. Expediente Res. Vales /2 25 Elabora en original y 2 copias el resumen del comportamiento mensual por consumo de vales de gasolina en la Institución, donde especifica los vales de gasolina entregados en el transcurso del año y compara contra la facturación del proveedor. Res. Comp. /2 26 Integra el Expediente Mensual de Vales de Gasolina con el original de la siguiente documentación, que turna al/la Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos para su revisión y validación. Vales o notas Listado Rel. Cons. Rel. vales Res. Total H 20 de 24

24 Clave del Documento PR-DETES-005-E Técnico/a B Cajero/a Departamento de Servicios Generales Área Solicitante (Personal Comisionado) Jefe/a del Depto. de Tesorería H Una vez validado el Expediente, elabora el oficio en original y copia dirigido al Departamento de Contabilidad, y turna al/ la Jefe/a de Departamento para su revisión. Recibe oficio en original y una copia junto con el Expediente Mensual de Vales de Gasolina, revisa la congruencia de la información, firma de visto bueno y devuelve al/la Técnico/a "B" Cajero/a para su distribución. Expediente Expediente /C /C 29 Recibe oficio en original y una copia firmado junto con el Expediente Mensual de Vales de Gasolina validado, integra y distribuye como se indica en el procedimiento. Expediente /C 30 Integra y archiva copia de la siguiente documentación que conforma el Expediente Mensual de Vales de Gasolina para su control y posterior consulta. Conta. S.G. Rel. Cons. Rel. vales Res. Total Res. Com. Men. Termina 21 de 24

25 Clave del Documento PR-DETES-005-E DESCRIPCIÓN DEL FORMATO I. Nombre del Formato: VALE PROVISIONAL DE CAJA II. Clave: S/C III. Objetivo: IV. Responsable de su Formulación: Contar con un registro de los gastos menores efectuados y que han sido reembolsados a las áreas solicitantes. Área Solicitante. V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se requiera erogar un gasto menor. VI. Integración del Formato: VII. Distribución: VIII. Forma de Llenado: Original. Original: Departamento de Tesorería (Caja General) Mecanográfica. IX. Observaciones: Deberá contar con la firma de la Dirección correspondiente, de lo contrario no tendrá validez. 22 de 24

26 Clave del Documento PR-DETES-005-E INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR 1 $: Cantidad con número que ampara el vale. 2 IMPORTE (EN LETRA): Cantidad con letra correspondiente a la cantidad con número que se registró. 3 CONCEPTO: Breve descripción del gasto a realizar. 4 FECHA: Día, mes y año en que solicita el recurso para el gasto. 5 AUTORIZADO POR: Nombre y firma de la persona que autoriza el gasto. 6 RECIBIDO POR: Nombre y firma de la persona que recibe el dinero. 23 de 24

27 Clave del Documento PR-DETES-005-E EJEMPLAR DEL FORMATO de 24