Requisitar el formato Orden de servicio de mensajería FO-TESE-DSGyM-01, en original y copia.

Transcripción

1 Página: 1 de 13 NOMBRE: Distribución de paquetería y correspondencia OBJETIVO: Apoyar y agilizar de manera eficaz, oportuna y confiable la distribución de la documentación, materiales o paquetes de las unidades administrativas y áreas del TESE, a entidades del sector público, social y privado, mediante el servicio de. ALCANCE: Aplica a las unidades administrativas y áreas del TESE que, en consecuencia del desempeño de sus actividades, requieran el servicio de, así como al personal del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento responsables de la prestación del mismo. REFERENCIAS: Manual General de Organización del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec.- Apartado VII; Objetivos y Funciones por Unidad Administrativa: Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento, Gaceta del Gobierno; 31 de marzo de Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal.- IEO-030, Gaceta del Gobierno; 24 de febrero del RESPONSABILIDADES: El Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento es la unidad administrativa responsable de apoyar a las unidades administrativas y áreas del TESE, mediante la prestación del servicio de. La Unidad Administrativa solicitante deberá: Solicitar al personal administrativo del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento,, el formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01. Requisitar el formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01, en original y copia. Entregar el formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01 junto con los documentos o paquetes para entrega, al personal administrativo del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento,.

2 Página: 2 de 13 Atender las observaciones realizadas al formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01, cuando no se haya requisitado correctamente. Recibir del Personal Administrativo, el acuse de recibido firmado por el destinatario o en su caso el documento o paquete no haya sido entregado. Firmar de conformidad el formato Orden de servicio de FO-TESE- DSGyM-01 una vez recibido el acuse de recibido firmado por el destinatario o en su caso, una vez recibido el paquete que no fue entregado. El Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento deberá: Recibir del Personal Administrativo, la programación de la ruta y designación de los choferes-mensajeros. Revisar y analizar si la programación de la ruta y designación de los choferesmensajeros está correcta. Otorgar su visto bueno de manera económica a la programación de la ruta y designación de los choferes-mensajeros. Señalar las observaciones que considere pertinentes a la programación de la ruta y designación de los choferes-mensajeros, cuando no esté correcta. El Personal Administrativo deberá: Proporcionar al Jefe de Unidad, de Departamento o de Área del TESE el formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01. Revisar que el formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01, se haya requisitado correctamente. Señalar las observaciones que considere pertinentes, cuando el formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01 no esté requisitado correctamente. Registrar la orden de servicio y los documentos o paquetes para entrega, en la bitácora destinada para tal caso, cuando el formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01 está requisitado correctamente. Planear y elaborar la programación de la ruta y designación del chofer-mensajero en base a las órdenes de servicio registradas. Turnar al Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento, la programación de la ruta y designación del chofer-mensajero para su visto bueno. Realizar las correcciones a la programación de ruta y designación de choferes, cuando se hayan realizado observaciones por Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento. Registrar la salida del vehículo asignado en la bitácora.

3 Página: 3 de 13 Entregar de los documentos o paquetes al chofer mensajero asignado para que realice la entrega. Recibir acuses de recibido firmados por los destinatarios o los documentos o paquetes no entregados por el chofer mensajero. Turnar al Jefe de Unidad, Departamento o Área del TESE que solicito el servicio de, los acuses de recibido de los documentos o los documentos o paquetes no entregados. El Chofer del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento deberá: Entregar los documentos o paquetes asignados en el destino. Obtener firma de recibido de los documentos o paquetes entregados. Realizar la entrega de los acuses de recibido firmados por los destinatarios y los documentos o paquetes que no hayan sido entregados por errores en la dirección o alguna otra situación. DEFINICIONES: Ruta: Zona de entrega de la, puede describirse como Ciudad de Toluca, Norte del área metropolitana, Sur del área metropolitana, etc. INSUMOS: Solicitud del formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01. RESULTADOS: Formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01 firmado de conformidad. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: Mantenimiento al parque vehicular. POLÍTICAS: La entrega de en la ciudad de Toluca se realizará los días lunes, miércoles y viernes; D.F. y zona metropolitana de lunes a viernes. Las áreas solicitantes del servicio de deberán entregar su documentación o paquetes con 1 día de antelación en el Departamento de Servicios Generales y mantenimiento, en un horario de 9 a 18 hrs.

4 Página: 4 de 13 El Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento realizará el análisis y evaluación de la calificación de los usuarios del servicio de (Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01) de manera semestral con la finalidad de realizar mejoras en el servicio. DESARROLLO: No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad 1. Unidad Administrativa Solicitante 2. Personal Administrativo 3. Unidad Administrativa Solicitante 4. Personal Administrativo Solicita al personal administrativo del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento,, el formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01. Atiende a la unidad administrativa solicitante y le proporciona el formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01. Recibe el formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01, lo requisita en original y copia, y lo entrega junto con los documentos o paquetes al personal administrativo del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento,. Recibe el formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01 y revisa que esté requisitado correctamente. 5. Si el formato Orden de servicio de FO- TESE-DSGyM-01 no está requisitado correctamente, proporciona nuevamente el formato a la unidad administrativa solicitante señalando las observaciones que considere pertinentes. 6. Unidad Administrativa Solicitante Recibe el formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01, lo requisita atendiendo las observaciones realizadas al mismo y lo entrega al personal administrativo del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento,. Regresa a la actividad número cuatro.

5 Página: 5 de 13 No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad 7. Personal Administrativo Si el formato Orden de servicio de FO- TESE-DSGyM-01 está requisitado correctamente, registra la orden de servicio y los documentos o paquetes para entrega, en la bitácora destinada para tal situación. Planea y elabora la programación de la ruta y designación del chofer-mensajero en base a las órdenes de servicio registradas, la turna al Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento para su visto bueno. 8. Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento Recibe la programación de la ruta y designación del chofer-mensajero, la analiza y determina si esta correcta. 9. Si la programación de la ruta y designación del chofer-mensajero no está correcta, realiza observaciones a la misma y la turna al personal administrativo para su corrección. 10. Personal Administrativo 11. Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento 12. Personal Administrativo 13. Chofer del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento Recibe la programación de ruta y designación de choferes con observaciones, realiza las correcciones solicitadas y turna al Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento. Regresa a la operación número ocho. Si la programación de la ruta y designación del chofer-mensajero está correcta, otorga su visto bueno de manera económica y turna la programación señalada al responsable del servicio de. Se entera, registra salida en la bitácora del vehículo asignado y realiza la entrega de los documentos o paquetes al chofer mensajero asignado para que realice la entrega. Recibe oficios, documentos y/o paquetes, atiende los servicios asignados, entrega documentos o paquetes en el destino, obtiene firma de recibido de los documentos o paquetes entregados y una vez de regreso en el TESE, realiza la entrega de los acuses de recibido firmados por los destinatarios y los documentos o paquetes que no hayan sido

6 Página: 6 de 13 No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad entregados por errores en la dirección o alguna otra situación. 14. Personal Administrativo 15. Unidad Administrativa Solicitante 16. Personal Administrativo Obtiene acuses de recibido firmados por los destinatarios, así mismo documentos o paquetes no entregados y los turna a la unidad administrativa que solicito el servicio de. Atiende, recibe acuse de recibido firmado por el destinatario o en su caso el documento o paquete no entregado, firma de conformidad el formato Orden de servicio de FO-TESE- DSGyM-01 y lo entrega al Personal Administrativo. Recibe el formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01 firmado de conformidad y archiva. Fin del procedimiento.

7 Página: 7 de 13 DIAGRAMACIÓN: Distribución de paquetería y correspondencia UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE PERSONAL ADMINISTRATIVO RESPONSABLE DEL SERVICIO DE MENSAJERÍA JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO Inicio 1 Solicita al personal administrativo del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento,, el formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM Recibe el formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01, lo requisita en original y copia, y lo entrega junto con los documentos o paquetes al personal administrativo del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento,. 2 Atiende al solicitante y le proporciona el formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM Recibe el formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01 y revisa que esté requisitado correctamente. Está correcto? Si 5 No 6 Recibe el formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01, lo requisita atendiendo las observaciones realizadas al mismo y lo entrega al personal administrativo del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento,. 4 Proporciona nuevamente el formato al solicitante señalando las observaciones que considere pertinentes. 7 Registra la orden de servicio y los documentos o paquetes para entrega. Planea y elabora la programación de la ruta y designació n del cho fer-mensajero en base a las órdenes de servicio registradas, la turna al Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento para su visto bueno. 8 Recibe la programación de la ruta y designación del chofer-mensajero, la analiza y determina si esta correcta. Está correcta? Si 9 No 10 Recibe la programación de ruta y designación de choferes con observaciones, realiza las correcciones solicitadas y turna al Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento. 8 Realiza observaciones a la misma y la turna al Personal administrativo responsable del servicio de para su corrección. 11 Si la programación de la ruta y designación del chofer-mensajero está correcta, otorga su visto bueno de manera económica y turna la programación señalada al responsable del servicio de. A

8 Página: 8 de 13 Distribución de paquetería y correspondencia UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE PERSONAL ADMINISTRATIVO RESPONSABLE DEL SERVICIO DE MENSAJERÍA CHOFER MENSAJERO DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO A Atiende, recibe acuse de recibido firmado por el destinatario o en su caso el documento o paquete no entregado, firma de conformidad el formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01 y lo entrega al Personal Administrativo. Se entera, registra salida en la bitácora del vehículo asignado y realiza la entrega de los documentos o paquetes al chofer mensajero asignado para que realice la entrega. 14 Recibe acuses de recibido firmados por los destinatarios, así mismo documentos o paquetes no entregados y los turna al Jefe de Unidad, Departamento o Área del TESE que solicito el servicio de. 16 Recibe el formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01 firmado de conformidad y archiva. 13 Recibe oficios, documentos y/o paquetes, atiende los servicios asignados, entrega documentos o paquetes en el destino, obtiene firma de recibido de lo s documentos o paquetes entregados y una vez de regreso en el TESE, realiza la entrega de los acuses de recibido firmados por los destinatarios y los documentos o paquetes que no hayan sido entregados por errores en la dirección o alguna otra situación. Fin

9 Página: 9 de 13 MEDICIÓN: Indicador para medir la capacidad de respuesta en atención a los servicios de. No. de órdenes de servicio de realizadas No. de órdenes de servicio de solicitadas *100 = % solicitudes atendidas REGISTRO DE EVIDENCIAS: Formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01 FORMATOS E INSTRUCTIVOS: Formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01

10 Página: 10 de 13 Formato Orden de servicio de FO-TESE-DSGyM-01

11 Página: 11 de 13 Instructivo para el llenado del formato: Orden de servicio de FO-TESE- DSGyM-01 Objetivo: Registrar los servicios de realizados a las áreas del TESE. Distribución y destinatario: Se elabora en original y copia, es requisitado por el área solicitante; una vez realizado el servicio de el original es resguardado para su control en el Departamento de Servicios Generales y mantenimiento, la copia queda a resguardo del solicitante como acuse del servicio realizado. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN 1. ÁREA SOLICITANTE Anotar el nombre de la unidad administrativa que solicita el servicio de. 2. FOLIO Anotar el número consecutivo que corresponda. 3. RESPONSABLE DEL ÁREA SOLICITANTE 4. FECHA DE SOLICITUD 5. NOMBRE DEL USUARIO Anotar el nombre, apellido paterno y materno del titular de la unidad administrativa que solicita el servicio Registrar el día, mes y año en que se requisita el formato (dd/mm/aaaa). Anotar el nombre, apellido paterno y materno de la persona que gestiona el servicio. 6. TELÉFONO Anotar el número extensión de la unidad administrativa que solicita el servicio. 7. DESTINATARIO Anotar el nombre, apellido paterno y materno de la persona a quien va dirigido el paquete o documentación motivo del servicio. 8. DEPENDENCIA Anotar el nombre de la institución, oficina o del centro de trabajo del destinatario al que va dirigido el documento o paquete. 9. TIPO DE CORRESPONDENCIA / CANTIDAD / ESPECIFICAR Seleccionar de acuerdo al tipo de objeto a entregar, mencionando la cantidad de los mismos y cualquier observación que considere pertinente. 10. FORMA DE ENVIÓ Seleccionar entre la forma y tipo de envió, así como si se anexa relación.

12 Página: 12 de 13 No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN 11. FECHA EN LA QUE SE REQUIERE ENTREGAR Registrar el día, mes y año en que se requiere entregar el paquete o documentación. 12. OBSERVACIONES Anotar las Indicaciones especiales a considerar para la entrega del documento o paquete, puede referirse a: Urgente, Entregar antes de., Entrega personal, o las que considere pertinentes el usuario. 13. RECIBIO Anotar el nombre, apellido paterno, materno y firma del personal del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento que recibe el paquete o documentos a entregar. 14. RESPONSABLE Anotar el nombre, apellido paterno, materno y firma del personal del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento. 15. REALIZÓ Anotar el nombre, apellido paterno, materno y firma del personal del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento que hizo la entrega de paquete o documentos. 16. COMO CALIFICA EL SERVICIO RECIBIDO? 17. CONFORMIDAD DEL USUARIO QUE RECIBE EL SERVICIO EN LA FECHA SOLICITADA Seleccionar de acuerdo a la percepción que tuvo el usuario referente al servicio. Anotar el nombre, apellido paterno, materno y firma de aceptación del solicitante una vez realizado el servicio.

13 Página: 13 de 13 El procedimiento Distribución de paquetería y correspondencia fue autorizado por la Junta Directiva en la sesión CXXXIV, por lo que su publicación será ene le portal IPOMEX.