Reglamento Interior del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec.- Artículo 19, fracción X, Gaceta del Gobierno; 9 de septiembre de 2005.

Transcripción

1 Página: 1 de Nombre: Registro y control de altas de bienes muebles. 2. Objetivo: Mantener actualizado el sistema de inventarios mediante el adecuado registro y resguardo de los bienes muebles adquiridos por el Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec. 3. Alcance: Aplica a las unidades administrativas del TESE y al personal que intervenga en el proceso de recepción, guarda y custodia de bienes muebles, así como al personal responsable del control de activo del Departamento de Recursos Materiales, encargado del registro y alta en el sistema SICOPA-WEB. 4.Referencias: Reglamento Interior del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec.- Artículo 19, fracción X, Gaceta del Gobierno; 9 de septiembre de Acuerdo por el que se establecen las Políticas, bases y lineamientos, en materia de adquisiciones, enajenaciones, arrendamientos y servicios de las dependencias, organismos auxiliares y tribunales administrativos del poder ejecutivo estatal; Apartado I, Control Patrimonial; POBALIN 001 al POBALIN Gaceta de Gobierno; 9 de diciembre del Manual General de Organización del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec.- Apartado VII; Funciones y objetivo por unidad administrativa: Departamento de Recursos Materiales; Gaceta del Gobierno; 31 de marzo de Responsabilidades: El Departamento de Recursos Materiales es la unidad administrativa responsable de realizar las acciones de control de resguardo de los bienes, mobiliario y equipo del TESE, procurando que las áreas involucradas cumplan con la normatividad y lineamientos vigentes. El Responsable del Almacén del Departamento de Recursos Materiales deberá: Informar de manera económica al Responsable del control de activo fijo, cuando se realice la entrega de bienes, mobiliario y/o equipo adquirido por el TESE a las unidades administrativas del TESE. Indicar al Responsable del control de activo fijo, el nombre del Usuario que recibió el bien, así como la unidad administrativa a la que pertenece.

2 Página: 2 de 13 Entregar copia simple de la factura de los bienes en cuestión al Responsable del control de activo fijo. El Responsable del control de activo fijo del Departamento de Recursos Materiales deberá: Acudir a la unidad administrativa con el Usuario que recibió el bien o bienes del TESE. Verificar las características físicas, técnicas del bien entregado al Usuario, como: número de serie, modelo, marca y demás atributos descritos en la factura (dimensiones, color, materiales que lo conforman, etc.). Asignar número de inventario al bien propiedad del TESE. Realizar el registro del bien propiedad del TESE en el sistema SICOPA-WEB. Verificar que los datos capturados en el sistema SICOPA-WEB estén correctos. Imprimir el formato Tarjeta de Resguardo a través del sistema SICOPA-WEB. Archivar la copia de la factura del bien en cuestión. Entregar el formato Tarjeta de Resguardo al Usuario que recibió el bien en cuestión para recabar su firma. Realizar las correcciones necesarias al formato Tarjeta de Resguardo cuando existan observaciones por parte del Usuario. Elaborar la etiqueta de identificación del bien en cuestión con el respectivo número de inventario. Colocar la etiqueta de identificación en el bien en cuestión para que este sea siempre identificable. Entregar copia fotostática del formato Tarjeta de Resguardo al Usuario. Archivar el original del formato Tarjeta de Resguardo en el expediente que corresponde. El Usuario deberá: Revisar y firmar el formato Tarjeta de Resguardo procurando revisar detalladamente que la descripción del artículo coincida con la factura. Realizar las observaciones que considere pertinentes al formato Tarjeta de Resguardo, cuando considere que la información registrada en el mismo no sea correcta. Hacer uso adecuado del bien que se le ha confiado.

3 Página: 3 de Definiciones: Unidades Administrativas. Etiqueta: SICOPA-WEB. Usuario. Tarjeta Resguardo. Factura. 7. Insumos: de Área que forma parte de la estructura organizacional del Tecnológico, pueden ser: Direcciones, Contraloría Interna, Abogado General, Secretario Particular, Unidades, Divisiones, Centros y Departamentos. Marbete colocado a un bien que contiene nombre del bien y numero de inventario asignado por el Departamento de Recursos Materiales. Sistema Integral de Control Patrimonial administrado por la Dirección General de Recursos Materiales del Gobierno del Estado de México. Persona que tiene para su uso oficial bienes propiedad de TESE y que están bajo su responsabilidad en tanto no se transfieran a otro trabajador o los entregue al Departamento de Recursos Materiales. Documento generado por el sistema SICOPA-WEB, elaborado por el Responsable del control de activo del Departamento de Recursos Materiales y que contiene la descripción de bienes bajo la responsabilidad de un trabajador contratado por el TESE. Documento expedido por el vendedor y que ampara la propiedad legal de un bien. Aviso de entrega de bien, mobiliario y/o equipo a cualquier área administrativa del TESE. 8. Resultados: Registro de los bienes muebles y formato Tarjeta de Resguardo firmada por el usuario encargado del resguardo del bien propiedad del TESE. 9. Interacción con otros Procedimientos: Suministro de bienes de consumo, mobiliario y equipo. Transferencia y asignación de bienes muebles. 10. Políticas: La asignación del número de inventario se realizará de acuerdo a las claves asignadas para el tipo de bien y serán registrados en el sistema SICOPA-WEB, de acuerdo a lo establecido en el Manual Único de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Públicas del Gobierno y Municipios del Estado de México. Los expedientes que se generen en razón del inventario de bienes muebles, deberán contener copia de la factura y del resguardo actualizado debidamente requisitado.

4 Página: 4 de 13 El Responsable del control de activo fijo del Departamento de Recursos Materiales deberá mantener actualizado el sistema de inventarios del TESE y realizará las actualizaciones por lo menos una vez al mes.

5 Página: 5 de Desarrollo No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad 1. Responsable del almacén del Departamento de Recursos Materiales 2. Responsable del control de activo fijo del Departamento de Recursos Materiales Informa de manera económica al Responsable del control de activo fijo, que se realizó la entrega de bienes, mobiliario y/o equipo adquirido por el TESE (conforme al procedimiento: Suministro de bienes de consumo, mobiliario y equipo ), indicándole el Usuario que lo recibió y la unidad administrativa a la que pertenece, así mismo entrega copia simple de la factura de los bienes en cuestión. Se entera, acude a la unidad administrativa con el Usuario que recibió el bien mueble en cuestión para verificar el equipo en cuestión y una vez ubicado el mismo, verifica sus características físicas, técnicas, número de serie, modelo, marca y demás atributos descritos en la factura (dimensiones, color, materiales que lo conforman, etc.). 3. Usuario Atiende al Responsable del control de activo fijo del Departamento de Recursos Materiales, proporciona la información referente al bien mueble, características físicas, técnicas y demás información requerida por el solicitante. 4. Responsable del control de activo fijo del Departamento de Recursos Materiales Asigna número de inventario al bien, realiza el registro en el sistema SICOPA-WEB, verifica que los datos capturados en el sistema estén correctos, imprime el formato Tarjeta de Resguardo, archiva la copia de la factura del bien en el expediente que corresponde y entrega el formato mencionado anteriormente al Usuario que recibió el bien para su firma. 5. Usuario Recibe el formato Tarjeta de Resguardo, verifica la información registrada en el mismo y determina: 6. Si la información en el formato Tarjeta de Resguardo no es correcta, realiza las observaciones que considere pertinentes y devuelve el mismo al Responsable del control de activo fijo del Departamento de Recursos Materiales para su corrección.

6 Página: 6 de Responsable del control de activo fijo del Departamento de Recursos Materiales Recibe el formato Tarjeta de Resguardo con observaciones, ingresa al sistema SICOPA-WEB, realiza en el mismo las correcciones, imprime nuevamente el formato Tarjeta de Resguardo y lo entrega al Usuario que recibió el bien para firma. Regresa a la actividad número cinco. 8. Usuario Si la información del formato Tarjeta de Resguardo es correcta, lo firma y lo regresa al Responsable del control de activo fijo del Departamento de Recursos Materiales. 9. Responsable del control de activo fijo del Departamento de Recursos Materiales Recibe el formato Tarjeta de Resguardo firmado por el Usuario, elabora la etiqueta de identificación del bien en cuestión con el número de inventario asignado, coloca la etiqueta de identificación en el bien; obtiene copia fotostática del formato Tarjeta de Resguardo misma que le entrega al Usuario y archiva el original en el expediente que corresponde. 10. Usuario Recibe copia del formato Tarjeta de Resguardo, archiva y hace uso del bien. Termina Proceso.

7 Página: 7 de Diagramación:. RESPONSABLE DEL ALMACEN DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES RESPONSABLE DEL CONTROL DE ACTIVO FIJO DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES USUARIO Inicio 1 Informa al Responsable del control de activo fijo, que se realizó la entrega de bienes, mobiliario y/o equipo adquirido por el TESE, indicándole el Usuario que lo recibió y la unidad administrativa a la que pertenece, entrega copia simple de la factura de los bienes en cuestión. 2 Se entera; acude a la unidad administrativa para verificar el equipo en cuestión con el Usuario que recibió el bien en cuestión, verifica sus características físicas, técnicas, número de serie, modelo, marca y demás atributos descritos en la factura. 4 Asigna número de inventario al bien, realiza el registro en el sistema SICOPA- WEB, verifica que los datos capturados en el sistema estén correctos, imprime el formato Tarjeta de Resguardo, archiva la copia de la factura del bien en el expediente que corresponde y entrega para su firma. 3 Atiende al Responsable del control de activo fijo del Departamento de Recursos Materiales, proporciona la información referente al bien mueble. 5 Recibe el formato Tarjeta de Resguardo, verifica la información registrada en el mismo y determina: Esta correcta? Si 6 No 7 Recibe el formato Tarjeta de Resguardo con observaciones, ingresa al sistema SICOPA-WEB, realiza las correcciones, imprime el formato Tarjeta de Resguardo y lo entrega al Usuario que recibió el bien para firma. 5 9 Recibe el formato Tarjeta de Resguardo firmado por el Usuario, elabora la etiqueta de identificación del bien en cuestión, coloca la etiqueta de identificación en el bien; obtiene copia fotostática del formato Tarjeta de Resguardo misma que le entrega al Usuario y archiva el original en el expediente que corresponde. Realiza las observaciones que considere pertinentes y devuelve el mismo al Responsable del control de activo fijo del Departamento de Recursos Materiales para su corrección. 8 Lo firma y lo regresa al Responsable del control de activo fijo del Departamento de Recursos Materiales. 10 Recibe copia del formato Tarjeta de Resguardo, archiva y hace uso del bien. Fin

8 Página: 8 de Medición: Indicador para medir la eficacia del registro de las altas de los bienes patrimoniales: Total de bienes registrados en sistema SICOPA- WEB y con formato Tarjeta de Resguardo asignada Total de bienes entregados a las unidades administrativas por el Almacén x 100 = % de alta de bienes con resguardo Registro de evidencias: Sistema SICOPA-WEB. Formato Tarjeta de Resguardo firmada por el Usuario responsable del bien, el cual se archiva en el Departamento de Recursos Materiales. 14. Formatos e Instructivos: Formato Tarjeta de Resguardo.

9 Página: 9 de 13 Formato Tarjeta de Resguardo.

10 Página: 10 de 13 Instructivo para el llenado del formato Tarjeta de Resguardo Objetivo: Mantener el control de los bienes, mobiliario y equipo propiedad del TESE. Distribución y Destinatario: Se genera de manera electrónica en el sistema SICOPA- WEB, el original se archiva en el expediente del Departamento de Recursos Materiales una vez que sea firmado por el usuario del bien; se entrega una copia fotostática al Usuario. No. Concepto Descripción Numero de inventario NIC Registrar el número de inventario asignado por el responsable de control de activos de Departamento de Recursos Materiales. Número interno de control, asignado por el sistema. 1. Secretaría Registra el nombre de la Secretaría de Educación Pública, es asignado por el sistema. 2. Subsecretaría Registra en nombre de la Subsecretaria a la que se pertenece, es asignado por el sistema. 3. Dirección Registra el nombre de la Dirección a la cual ha sido asignado el bien, es asignado por el sistema. 4. Dirección de Área Registra el nombre de la Dirección de Área a la cual ha sido asignado el bien, es asignado por el sistema. 5. Subdirección Registra la Subdirección a la que pertenece, es asignado por el sistema. 6. Departamento Anotar la Unidad administrativa donde se ubica el bien. 7. Oficina Registra la oficina estatal a la que pertenece; es asignado por el sistema. 8. Código de unidad de administrativa Registra el código que identifica a la dependencia donde está asignado el bien, es asignado por el sistema. 9. Activo genérico Se registra el genérico que corresponde al bien en cuestión, de acuerdo al catálogo emitido por la Dirección General de Adquisiciones y Control

11 Página: 11 de 13 No. Concepto Descripción Patrimonial, es asignado por el sistema. 10. Grupo de activo Se registra el grupo que corresponde al bien en cuestión, de acuerdo al catálogo emitido por la Dirección General de Adquisiciones y Control Patrimonial, es asignado por el sistema. 11. Activo especifico Se registra el bien en cuestión, de acuerdo al catálogo emitido por la Dirección General de Adquisiciones y Control Patrimonial, es asignado por el sistema. 12. Nombre del bien Anotar la descripción del bien (mesa, silla, computadora, etc.). 13. Código del artículo Nemotécnico que identifica al bien, es asignado por el sistema. 14. Material Anotar la descripción del material con el que está hecho el bien. 15. Marca Anotar la marca del bien. 16. Modelo Anotar el modelo del bien. 17. Color Anotar el color del bien. 18. Estado de uso Describir el estado físico y/o funcional en el que se encuentra el bien. 19. Serie Registrar el número de serie que tiene el bien 20. Características (matrícula o registro) Anotar la descripción de las especificaciones técnicas del bien. 21. Otras características Anotar la descripción de especificaciones técnicas no incluidas en el punto anterior. 22. Fecha de alta Registrar la fecha de alta en el sistema (dd/mm/aaaa). 23. Fecha de adquisición Registrar la fecha de compra del bien. 24. Fecha de elaboración Asignado por el sistema. 25. Fecha de asignación Registrar la fecha de entrega del bien al Usuario (dd/mm/aaaa)

12 Página: 12 de 13 No. Concepto Descripción 26. Valor Registrar el precio de compra del bien descrito en la factura. 27. Ubicación del bien Anotar la ubicación física del bien. 28. Municipio Registra el municipio donde está asignado el bien, es asignado por el sistema. 29. Localidad Registra la localidad donde está asignado el bien, es asignado por el sistema. Fecha: Nombre y firma del resguardatario: Registrar la fecha que recibe (dd/mm/aaaa) deberá ser colocada por el usuario. Anotar el nombre, apellido paterno, apellido materno y firma del usuario.

13 Página: 13 de 13 El procedimiento Registro y control de altas de bienes muebles, fue autorizado por la Junta Directiva en la Sesión CXXXIII por lo que su publicación será en el portal de IPOMEX.