MANEJO Y CONTROL DE ACTIVOS

Transcripción

1 PÁGINA DE 3. OBJETIVO Llevar el control e inventario de los bienes muebles e inmuebles adquiridos por FEDEARROZ Fondo Nacional del Arroz, registrando todos sus movimientos: Ingresos, Mejoras, Traslados internos y entre Dependencias, Préstamos y Bajas, para garantizar una información y contabilización ajustada a los valores y existencias reales, reportando Ingresos y Bajas a la Oficina de Seguros para lo pertinente. 2. DIRIGIDO A Todos los funcionarios adscritos a FEDEARROZ FONDO NACIONAL DEL ARROZ. 3. RESPONSABLES Jefe del Departamento de Servicios Generales, Profesional Activos Fijos y Técnico Auxiliar de Activos Fijos. 4. AUTORIZACIÓN PARA MODIFICACIÓN Las modificaciones a éste Procedimiento las debe realizar el Jefe del Departamento de Servicios Generales, con la aprobación del Gerente General o de la Secretaría General. 5. DEFINICIONES 5. Manejo y Control de Activos: Este proceso se define como el conocimiento preciso del valor, ubicación y responsable de los bienes y propiedades de FEDEARROZ FONDO NACIONAL DEL ARROZ, al cual se llega a través de varias etapas: Ingresos que se registran en el sistema y en contabilidad mensualmente, Mejoras, Traslados internos y entre dependencias, Préstamos y Bajas. 5.2 Activos Fijos Contables: Son todos aquellos bienes muebles o inmuebles caracterizados por tener una naturaleza duradera cuya vida útil es mayor a un () año, que FEDEARROZ FONDO NACIONAL DEL ARROZ posee con la intención de emplearlos en forma permanente para el desarrollo normal de sus actividades o por el apoyo que prestan en la producción de bienes, productos y servicios, para el cumplimiento de su objetivo social, no destinados ni disponibles para la venta. Firma Nombre Cargo ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Julio Cesar Zamora Araque Auxiliar Técnico Activos Fijos. Luis Eduardo Velásquez Pineda. Jefe Departamento Servicios Generales Rosa Lucía Rojas Acevedo Secretaria General Fecha Julio de 202 Agosto de 202 Agosto de 202

2 PÁGINA 2 DE Activos No Contables: Son aquellos cuyo valor es igual o inferior a medio salario mínimo legal mensual vigente, los cuales se registran afectando el gasto y, que por su naturaleza tienen el carácter de elementos devolutivos no contables, para efectos del control de inventarios individuales Ingreso de un : Se presenta cuando una vez el Profesional o Técnico Auxiliar de Activos recibe los documentos soporte de la compra de un activo fijo contable o no contable para el ingreso al módulo de activos del sistema atlas, asignándolo a un funcionario y a una dependencia que se hace responsable del mismo Traslado de un : Se presenta cuando por solicitud de un Funcionario, previa autorización del jefe del área, se cambia de forma permanente el responsable de un activo fijo contable o no contable Baja de un : Se presenta cuando se determina que un activo fijo es inservible u obsoleto, (cuando se trate de equipos de computación se debe anexar el formato FR-28-DS- PR-0030 MANTENIMIENTO COMPUTADORES Y PERIFÉRICOS F.N.A., emitido por la División de Sistemas), se da el hurto o se tramita la donación Mejora de : Se define como mejora de activo, a un mayor valor que se le da a un elemento con el fin de prolongar su vida útil o su productividad. 6. DEFINICIONES ACLARATORIAS 6.. PRECAUCIONES - Se debe activar toda compra de elementos cuyo valor y naturaleza ameriten la calificación y clasificación de Contable o No Contable, de acuerdo con las normas contenidas en el Régimen Contable Colombiano. - Se deben ingresar con el valor de compra al listado general de Activos Fijos. - Se debe asignar placa de identificación individual a cada. - Se debe destinar a una dependencia y asignar a cargo del funcionario responsable de su utilización y manejo. - Se deben registrar los movimientos de todos los Activos Fijos, los cuales siempre estarán precedidos de los trámites de rigor para cada caso particular, con la intervención del Departamento de Servicios Generales y la Auditoría Interna del Fondo Nacional del Arroz y Autorizados por el Ordenador. - Se deben reportar a la Oficina de Contabilidad del Fondo Nacional del Arroz y Oficina de Seguros, para su respectiva contabilización y pólizas de seguro cuando se trate de Ingresos, Mejoras o Bajas.

3 PÁGINA 3 DE 3 - Se deben practicar visitas de inspección y verificación total o aleatoria, mediante pruebas selectivas, para conocer la existencia y estado general de los Activos Fijos Contables y No Contables. - Se deben hacer y legalizar mensualmente todos los Ingresos, Mejoras y Bajas. 6.2 FRECUENCIA 6.2. Cada vez que se presente un requerimiento o sea necesario registrar algún movimiento de Activos Fijos. 6.3 ANEXOS 6.3. FR-005-SE-PR- Movimiento Equipos de Cómputo (Digital en XLS) Salida de Activos Fijos (Traslado, Préstamo o Mantenimiento) FR-0053-SE-PR- Solicitud y Concepto para Trámite de Baja de Activos Fijos AC-0006-SE-PR- Acta de Destrucción, Donación o Venta de Activos Fijos.

4 PÁGINA 4 DE 3 7. PROCEDIMIENTO 7. INGRESO DE ACTIVOS FIJOS DESCRIPCION DE LA RESPONSABLE INICIO RECIBO ACTIVOS Ingreso activo al sistema Se recibe físicamente el activo solicitado verificando las especificaciones establecidas en la orden de compra. Cuando se trata de equipos de cómputo, acompañará el recibo un representante de la división de sistemas. Cuando sean equipos con especificaciones particulares por ejemplo de laboratorio acompañará el recibo un representante de la Dependencia solicitante. Ingresar el contable o no contable al respectivo inventario en el modulo de activos fijos del sistema ATLAS, cuyo código se asigna automáticamente. El responsable y la dependencia destino se toman con base en la información de la orden de compra. Auxiliar Técnico Activos fijos / Profesional Activos Fijos. En seccionales Profesional que solicito el activo Auxiliar Técnico Activos fijos / Profesional Activos Fijos / Representante de la Dependencia Solicitante. Profesional / Técnico. Orden de compra Factura o remisión / Acta de recibo en seccionales Sistema ATLAS NO Activo recibido en Principal El Activo fue recibido en oficina principal. SI Instalación de PLACA Se instala la placa en el Activo fijo. Si son equipos de cómputo se envía a división sistemas para la correspondiente configuración. Profesional / Técnico / Division Sistemas Comprobante de entrada de activos fijos

5 PÁGINA 5 DE 3 DESCRIPCION DE LA RESPONSABLE Envío de Activo y documentos al centro de costo Envío al centro de costo destino el activo con placa de identificación, (cuando el activo es adquirido en la seccional se envía la placa), anexando Comprobante de entrada de activos fijos generado por el sistema revisado y firmado por el Jefe del Departamento de Servicios Generales Profesional / Técnico Auxiliar de Activos Fijos. Comprobante de entrada de activos fijos Recibo de activo en Seccional Recibir el contable o no contable por parte del funcionario responsable, en la seccional de destino. Responsable del SI 2 VERIFICACIÓN CONFORME NO El responsable del activo debe verificar al momento del recibo y conforme con la solicitud realizada: que esté completo, su estado, hasta donde sea posible su adecuado funcionamiento y que tenga la placa de identificación. Responsable del INFORMA A SERVICIOS GENERALES NO: En el caso de que el activo no cumpla con lo solicitado se debe Informar por correo electrónico al departamento de servicios generales los motivos por los que el activo no está cumpliendo con la solicitud. Responsable del Correo electrónico INFORMA AL PROVEEDOR Se formalizará comunicación con el proveedor para evaluar las posibles soluciones (cambio del equipo, concesión, mantenimiento, otro). Jefe del Departamento de Servicios Generales Correo electrónico INFORMA AL RESPONSABLE DEL EQUIPO Y ENVÍA DE NUEVO Se comunicará al Responsable del activo fijo, para que evalúe nuevamente. Jefe del Departamento de Servicios Generales Correo electrónico 2 Acepta y firma comprobante 3 SI: Si la verificación es conforme debe firmar el comprobante de entrada y se devuelve al Departamento de Servicios Generales para su control y archivo. Responsable del

6 PÁGINA 6 DE 3 DESCRIPCION DE LA RESPONSABLE 3 Remite información Seguros y Contabilidad Remite información de ingreso de activos autorizadas a la Oficina de Seguros para su inclusión o retiro de la respectiva póliza de seguro y a Oficina de Contabilidad para control. Técnico ARCHIVO Archivo de soportes. Técnico Seguimiento y verificaciones aleatorias FIN Supervisar y hacer seguimiento a todo el proceso, e informar cualquier inconsistencia al Jefe del Departamento de Servicios Generales. Con el fin de verificar el estado general de los Activos Fijos, se realizarán visitas aleatorias a los diferentes centros de costo. Técnico Técnico 7.2 TRASLADO DE ACTIVOS FIJOS DESCRIPCION DE LA RESPONSABLE Solicitud de Traslado Establecer nuevo responsable y comunicar Diligencia FR SE-PR- Solicitar y justificar mediante comunicación escrita la necesidad del traslado del Contable o No Contable al Jefe de área e informar al director de la Seccional Autorizar y definir la asignación del nuevo responsable, enviar comunicación escrita estableciendo la justificación del cambio al Jefe del Departamento de Servicios Generales. Diligenciar y firmar y hacer firmar al Jefe del área o Director Ejecutivo el formato SALIDA DE ACTIVOS FIJOS Responsable inicial del Jefe de área o director de la Seccional Responsable inicial del Comunicación escrita Correo electrónico Comunicación escrita Correo electrónico

7 PÁGINA 7 DE 3 DESCRIPCION DE LA RESPONSABLE Traslado físico del Activo Envío de soporte diligenciado Recibo y Confirmación de la información Actualización del sistema ATLAS Firma del documento emitido por ATLAS 2 Trasladar físicamente a la nueva Seccional o Dependencia que lo requiere, adjuntando debidamente diligenciado y firmado el formato SALIDA DE ACTIVOS FIJOS y suministrando la información complementaria como manuales de fabricante y hoja de vida del equipo. Una vez recibido el Activo por parte del Responsable Final del Activo Contable o No Contable se debe enviar copia al Departamento de Servicios Generales para la actualización de los inventarios en el Módulo de Activos del Sistema Atlas. El responsable inicial y el nuevo responsable del activo deben conservar copia del registro FR SE-PR- diligenciado en su totalidad. Recibir y confirmar la información y comunicar al Jefe del Departamento de Servicios Generales. Ingresar el traslado del Activo Fijo Contable o No Contable en el Módulo de Activos Fijos del Sistema ATLAS (el que automáticamente modificará y actualizará el listado de activos fijos y el inventario individual) soportándose en el formato SALIDA DE ACTIVOS FIJOS enviado. Este se entrega al Jefe del Departamento de Servicios Generales Revisar y firmar el documento de Traslado de Activos Fijos emitido por el módulo de Activos Fijos del Sistema ATLAS para su envío a la Dependencia solicitante. Responsable inicial del Responsable Inicial del Activo / Responsable Final del Activo Técnico Técnico Jefe del Departamento de Servicios Generales Correo electrónico Correo electrónico Documento de Traslado de Activos Fijos del sistema ATLAS Documento de Traslado de Activos Fijos del sistema ATLAS

8 PÁGINA 8 DE 3 DESCRIPCION DE LA RESPONSABLE 2 Envío del documento emitido por el sistema ATLAS Remitir debidamente firmado el documento de Traslado de Activos Fijos emitido por el módulo de Activos Fijos del Sistema ATLAS al nuevo responsable del. Técnico Documento de Traslado de Activos Fijos del sistema ATLAS FIN 7.3 PRÉSTAMOS DE ACTIVOS FIJOS INICIO Diligencia formato Hace efectivo el préstamo Control de la devolución Devolución DESCRIPCION DE LA Previo consentimiento del Responsable del solicitado en préstamo, diligenciar y firmar el formato SALIDA DE ACTIVOS FIJOS por parte del interesado y del funcionario responsable del solicitado en préstamo. Hacer efectivo el préstamo y deja el activo fijo en poder del Interesado en el préstamo. Ejercer control permanente, de la devolución de los Activos Fijos en préstamo en el estado entregado y archivar en cada caso los respectivos registros. Para la devolución del Activo Fijo se debe diligenciar nuevamente el, en constancia se deben conservar y archivar los respectivos registros. RESPONSABLE Interesado en el préstamo del Responsable del Activo Fijo. Responsable del Activo Fijo. FIN

9 PÁGINA 9 DE MEJORA DE ACTIVOS FIJOS DESCRIPCION DE LA INICIO Recibir, revisar y aprobar la factura, orden de Recibo de compra/servicio, orden documentos de trabajo o contrato RESPONSABLE Jefe del Departamento de Servicios Generales Factura, orden de compra/servicio, orden de trabajo o contrato Actualización del sistema ATLAS Recibir copia del documento Correspondiente ya aprobado por el Jefe del Departamento de Servicios Generales para su correspondiente registro y actualización en el módulo de Activos Fijos del Sistema ATLAS. Profesional de y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos. Factura, orden de compra/servicio, orden de trabajo o contrato Aprobado. Envío de actualización Aceptación y devolución de actualización Archivo de documento, entrega de Informe. Enviar, el documento de Mejora del emitido por el sistema ATLAS con el incremento correspondiente, al funcionario responsable del para su firma. Recibir, firmar y devolver el documento de Mejora del al Departamento de Servicios Generales para su control y archivo Recibir y archivar documento de Mejora, igualmente entregar el informe mensual actualizado de las Mejoras Realizadas a la Oficina de Seguros para los trámites pertinentes de esa dependencia. Técnico Auxiliar de Activos Fijos Responsable del Técnico Auxiliar de Activos Fijos Documento de Mejora del emitido por el sistema ATLAS Documento de Mejora del emitido por el sistema ATLAS Informe mensual. FIN

10 PÁGINA 0 DE ACTAS DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS DESCRIPCION DE LA INICIO Solicitud de Baja Para equipos de cómputo, solicitud de estado Entrega de soportes al Auditor Recibo de concepto del Auditor Diligenciar, firmar y enviar, con el visto bueno del Director Ejecutivo, del Jefe de Planta o del Director del Centro de Investigación, según el caso, el formato Solicitud y Concepto para Trámite de Baja de Activos Fijos, al Departamento de Servicios Generales o presentarlo en la visita de inspección y verificación al Técnico Auxiliar de Activos Fijos o al Jefe del Departamento de Servicios Generales, quien verificará físicamente el estado del Activo Fijo y si es procedente o no la baja solicitada. Si se trata de equipos de cómputo: Solicitar a la División de Sistemas el registro Mantenimiento Computadores y Periféricos F.N.A. del estado general del equipo o equipos cuya baja se pretende. Entregar al Auditor Interno del Fondo Nacional del Arroz el registro Solicitud y Concepto para Trámite de Baja de Activos Fijos diligenciado y firmado, junto con los anexos. Recibir de parte del Auditor Interno del Fondo Nacional del Arroz el registro Comunicación de Auditoria Interna con el concepto favorable para tramitar el Acta de Baja de Activos Fijos Contables y No Contables RESPONSABLE Responsable del Jefe del Departamento de Servicios Generales. Profesional y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos Profesional y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos FR-0053-SE-PR- FR-028-DS-PR-0030 FR-0053-SE-PR- FR-008-AF-PR-0048

11 PÁGINA DE 3 DESCRIPCION DE LA RESPONSABLE Elabora y firma Acta de Baja Destrucción Donación Venta del activo Diligencia y firma Acta de Destrucción Donación - Venta Elaborar y firmar el Acta de Baja en el modulo de activos fijos del sistema ATLAS, cuya información automáticamente se actualizara en los inventarios, y tramitar las firmas de la Secretaria General, del Auditor Interno del Fondo Nacional del Arroz y del Jefe del Departamento de Servicios Generales. En la oficina principal y con intervención de la Auditoría Interna del Fondo Nacional del Arroz Destruir el contable o no contable por parte del Técnico. En las seccionales por parte del usuario, Director Ejecutivo y un representante de la Auditoria Interna, si se encuentra en la seccional en el momento de la Destrucción, Donación o Venta Diligenciar y firmar por parte del los funcionarios que intervienen en la destrucción del (los) activo (s) el Acta de Destrucción, Donación o Venta de Activos Fijos. En caso de que el activo se destine para donación, se debe anexar solicitud por parte de la entidad que recibirá el con los documentos que el Jefe del Departamento de Servicios Generales considere Técnico Auxiliar de Activos Fijos, En oficina principal: Técnico Auxiliar de Activos Fijos. En seccionales: Usuario Responsable, Director Ejecutivo Funcionarios que intervienen en la destrucción del (los) activo (s) Jefe del Departamento de Servicios Generales Acta de Baja en el modulo de activos fijos del sistema ATLAS AC-0006-SE-PR- FIN

12 PÁGINA 2 DE REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LISTADOS DE ACTIVOS FIJOS INICIO DESCRIPCION DE LA Imprimir el inventario inventario individual de Activos Fijos Técnico Auxiliar Inprimir inventario Contables y No Contables a de Activos Fijos individual cargo de cada funcionario NO Constatar estado de Activos Hay activos para baja Seguir 7.6 SI Elaborar y presentar Informe correspondiente Actualización de Inventarios Tramitar Cartas de Responsables y enviarlas Constatar que todos los Activos Fijos Contables y No Contables registrados en el inventario se encuentren identificados con su respectiva placa y en poder del usuario o responsable Verificar si hay Activos fijos para dar de baja, Si: Seguir procedimiento según 7.5 NO: Elaborar y presentar al Jefe del Departamento de Servicios Generales el informe de verificación y estado de los Activos Fijos, resultante de la visita realizada Actualizar, los respectivos inventarios de Activos Fijos Contables y No Contables en el módulo de activos fijos del Sistema ATLAS Imprimir, firmar y solicitar firma al Jefe del Departamento de Servicios Generales las cartas de responsables actualizadas y enviarlas a las Dependencias o Seccionales correspondientes RESPONSABLE Técnico Auxiliar de Activos Fijos Técnico Auxiliar de Activos Fijos Técnico Auxiliar de Activos Fijos del Técnico Auxiliar de Activos Fijos del Técnico Auxiliar de Activos Fijos individual de Activos Fijos Contables y No Contables inventario individual de Activos Fijos Contables y No Contables PR SE, Numeral 7.5 Informe de verificación y estado de los Activos Fijos inventarios de Activos Fijos Contables y No Contables del Sistema ATLAS Cartas responsables actualizadas de

13 PÁGINA 3 DE 3 Firmar y devolver la carta a Servicios Generales DESCRIPCION DE LA Recibir, verificar y firmar la respectiva carta de responsable y devolverla al Departamento de Servicios Generales para su correspondiente control RESPONSABLE Responsable de los Activos Fijos Contables y No Contables Cartas responsables actualizadas de FIN 7.7 CIERRE MENSUAL CONTABLE 7.7. Imprimir los listados con base en la información del Módulo de Activos Fijos del Sistema ATLAS de los movimientos de Ingresos, Mejoras y Bajas de los Activos Fijos Contables y No Contables hechas durante el mes, para su respectiva consolidación mensual con la Oficina de Contabilidad del Fondo Nacional del Arroz por parte del Técnico Auxiliar de Activos fijos, y correspondiente reporte a la Oficina de Seguros. 8. HISTORIAL DE CAMBIOS FECHA VERSION CAMBIOS Se ajusta procedimiento, se amplían definiciones, se integran al procedimiento: AX-0079-SE-PR-, AX-0080-SE-PR-, AX-0078-SE-PR-, AX-0075-SE-PR- Se incluye numeral 8. Historial de cambios.