GESTIÓN DOCUMENTAL. Describir la metodología para la recepción, organización y custodia del archivo de acuerdo con la normativa vigente.

Transcripción

1 Pagina 1 de 7 1. OBJETIVO Describir la metodología para la recepción, organización y custodia del archivo de acuerdo con la normativa vigente.. CAMPO DE APLICACIÓN Aplica desde que se recibe el documento tramitado y/o finalizado, hasta su disposición final en el archivo central o histórico.. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ley 594 de 000. Acuerdo 007 de 1994 General de la Nación. 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS de Gestión: Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las dependencias u otras que lo soliciten. Es el archivo de las s s. Central: Unidad administrativa en donde se agrupan los documentos transferidos, una vez terminado su trámite y tiempo de retención en los diferentes archivos de gestión de la organización, pero que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias dependencias y los particulares en general. Histórico: Es aquel al cual se transfiere del archivo central la documentación que debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia, la cultura y la administración de la memoria institucional. Código Serie: Corresponde al sistema de clasificación y codificación de todos los documentos recibidos o producidos por las diferentes áreas de la organización. Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos o registros generados orgánica y funcionalmente por un proceso, por lo general se refiere a un mismo asunto.

2 Pagina de 7 Inventario documental: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar. Serie documental: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados por un proceso o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Subserie: Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestión y cuyo contenido temático se refiere a un asunto específico. Ejemplo: Serie: Contratos, Subseries: contratos de prestación de servicios, contrato de obra, etc. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas: oficio, acta, resolución, informe, memorando, entre otros. Tablas De Documental (TRD): Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Unidad documental: Es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada como documento. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento, y compleja cuando le componen varios, dando lugar al expediente. Puede ser unidad documental un acta, un oficio, un informe, un expediente, etc.

3 Pagina de 7 5. DESCRIPCION 5.1 de Gestión El responsable del trámite del documento lo entrega junto con los soportes y antecedentes necesarios, al Entregar el documento Secretaria 1 tramitado y/o finalizado. Recepcionista Clasificar y codificar los documentos de acuerdo a la serie, subserie y la Unidad Foliar cada una de las series, subseries, tipos documentales, expedientes o asuntos. Registrar los documentos en el inventario único documental. Utilizar elementos y unidades de conservación para los documentos. Archivar los documentos o tipos documentales en el archivo de Gestión cada dependencia de acuerdo al código, series, subserie, asuntos. Revisar anualmente los documentos de acuerdo a las TRD. la la la la la y/o Reporte diarios por Unidad Administrativa- RECORRIDO. Formato Único de Inventario FT-DAF-049 Cuadro de clasificación para la codificación archivística. trabajador designado como responsable del archivo de gestión, quien diligencia el reporte diario por unidad administrativa RECORRIDO.

4 Pagina 4 de 7 la Depurar documentos o tipos documentales, 8 y/o asuntos, expedientes de cada de Gestión Después de revisar los documentos de apoyo se determina cuáles deben darse de baja. Solicitar el trámite de eliminación, Transfiere los documentos al Central. 5. Central la y/o la y/o Formato Único de Inventario Verificar que la documentación enviada corresponda a lo relacionado en el formato único de inventario documental y/o en el oficio 1 remisorio, escogiendo una Formato Único muestra selectiva de la de Inventario documentación recibida. Si no es consistente devuelve la documentación a la dependencia remisoria para que lo corrija. Firmar la copia del oficio remisorio y devolver al responsable de la transferencia documental y proceder a archivar el original y el formato único de inventario documental. Organizar los archivos en cajas para garantizar su conservación y rotular de acuerdo con la dependencia a la que pertenece, especificando la documentación que contiene y posteriormente y/o la Formato Único de Inventario Radicación de

5 Pagina 5 de 7 organizar las cajas en los estantes Consulta del archivo central Si la solicitud es interna se debe presentar firmada por Recepcionar la solicitud el jefe del área al escrita para la consulta de Préstamo de 1 cual pertenece el documentos bajo custodia solicitante y dirigida en el archivo central. al Auxiliar Administrativo de 4 5 Revisar la solicitud y buscar el documento solicitado en el archivo central. Responder por escrito la solicitud anexando copia del documento solicitado. Cuando se recibe solicitud de préstamo de documentos originales, se entregan mediante oficio, realizando en el mismo la relación de los documentos prestados y registrando el préstamo en la base de datos. Una vez que devuelven el documento original prestado, se descarga de la base de datos y se devuelve el documento a su sitio de ubicación. 5. Transferencia documental Préstamo de Reporte de Préstamo de Reporte de Préstamo de Devolución de Recibir de las dependencias las y/o Formato Único de 1 transferencias la Inventario documentales primarias en las unidades de

6 Pagina 6 de 7 conservación (carpetas, cajas), las cuales son enviadas con un oficio remisorio y el formato único de inventario documental. Rotular las nuevas carpetas que necesiten ser remplazadas en el archivo de gestión y revisar las TRD en caso que haya que adicionar nuevas series para el año en vigencia. Actualizar la TRD de acuerdo con las necesidades de los archivos de gestión de la organización 5.4 Histórico y Comité de Implementar el espacio y Director 1 mobiliario de acuerdo a Administrativo condiciones ambientales Recepcionar los documentos y soportes documentales del Central. Restaurar los documentos del Histórico. Utilizar las Unidades de Conservación. Elaborar inventario topográfico de los documentos y soportes documentales del Histórico. Rotular las cajas de conservación según el número consecutivo de ubicación dentro del depósito. Almacenar los documentos dentro de las cajas del Histórico. y/o la expedientes Descripción de Expediente

7 Pagina 7 de 7 LISTA DE MODIFICACIONES Rev. Fecha Página Descripción de las Modificaciones No aplica. Creación del documento. Elaborado: Mery Elena Verificado: Luz Mary Aprobado: Luz Mary Fecha de González Otalora. Lopez Echavarria. Lopez Echavarria. Aprobación: Cargo: Auxiliar Cargo: Directora Cargo: Directora Administrativo de. Administrativa y Financiera. Administrativa y Financiera. Firma: Firma: Firma: Rige a Partir de: