MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO PROCESO DE GESTIÓN TALENTO HUMANO Subproceso Recursos Humanos PROCEDIMIENTO PARA EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIÓN LABORAL

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1 MUNICIPIO DE Página 1 de 8 CONTENIDO Pág. 1. OBJETIVO ALCANCE Y RESPONSABLES DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE MARCO NORMATIVO RECURSOS GENERALIDADES DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO FORMATOS CONTROL DE CAMBIOS ANEXOS... 8 Elaborado Revisado Aprobado ORIGINAL FIRMADO VIVIAN STEPHANY OTALVARO CLAVIJO Operativo DIANA MARIA DELGADO ACUA Directora de Personal Fecha: 26/08/2014 Fecha: 12/09/2014 Fecha: JUAN GUILLERMO ZULUAGA C. Alcalde

2 1. OBJETIVO MUNICIPIO DE Página 2 de 8 Establecer la metodología para la expedición de certificados laborales del personal activo e inactivo de acuerdo a su tiempo de servicio, respetando la normatividad legal vigente. 2. ALCANCE Y RESPONSABLES Este procedimiento inicia con la petición de forma escrita por parte de la persona natural (activa, desvinculada y pensionada) o por la entidad, solicitando la expedición de la laboral y termina con la expedición y entrega del certificado. Los responsables del procedimiento son el Director(a) de Personal y el Operativo. 3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE BONO PENSIONAL: Los bonos pensiónales constituyen aportes destinados a contribuir a la conformación del capital necesario para financiar las pensiones de los afiliados al Sistema General de Pensiones. Clases de bonos pensiónales Bonos Tipo A: Se expiden a aquellas personas que se trasladen al Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad, reglamentados por los Decretos 1299 de 1994, 1748 de 1995 y 3798 de Bonos Tipo B: Se expiden a servidores públicos que se trasladen al ISS en o después de la fecha de entrada en vigencia del Sistema General de Pensiones, reglamentados por los Decretos 1314 de 1994, 1748 de 1995 y 3798 de Bonos Tipo C: Se expiden a favor del Fondo de Previsión del Congreso, por las personas que se trasladen o se hayan afiliado al Fondo con posterioridad al 31 de marzo de 1994, reglamentados por Decreto 816 del Bonos Tipo E: Se expiden a favor de ECOPETROL, por las personas que se trasladen o se hayan trasladado a ECOPETROL con posterioridad al 31 de marzo de 1994, reglamentados por Decreto 876 de CERTIFICADO LABORAL: Soporte documental expedido por el funcionario competente con información laboral y salarial correspondiente a la vinculación con la entidad. CLEBP: Certificado laboral para la emisión de bono pensional. HISTORIA LABORAL: que contiene toda la información básica de identidad y laboral de una persona. SERVICIOS PRESTADOS: Tiempo de vinculación laboral de una persona con una determinada entidad. 4. MARCO NORMATIVO Constitución Política de Colombia. Circular 004 de Archivo General de la Nación. Artículo 57. Código sustantivo del trabajo, numeral 7.

3 MUNICIPIO DE Página 3 de 8 Ley 100 de Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones. Decreto 1748 de Por el cual se dictan normas para la emisión, calculo, redención y demás condiciones de los bonos pensiónales y se reglamentan los decretos leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los artículos 115 siguientes y concordantes de la ley 100 de Decreto 1513 de Por el cual se modifican y/o adicionan algunos artículos de los decretos reglamentarios 1748 de 1995 y 1474 de 1997 y se dictan otras disposiciones. 5. RECURSOS Talento Humano: El Secretario de Desarrollo Institucional, Director de Personal, operativo. Maquinaria y Tecnología: Equipos de cómputo, impresoras, fax, teléfono fijo y móvil, servicio de internet, video beam. Materiales o Logísticos: Elementos de oficina Metodológicos: informes técnicos, diagnósticos, cronogramas, bases de datos para análisis cuantitativo y cualitativo, oficios y circulares. Medio Ambiente: se cuenta con adecuadas condiciones físicas de iluminación, temperatura, espacio, y diseño ergonómico. 6. GENERALIDADES Las personas que han prestado o prestan sus servicios a la administración municipal, tiene derecho a solicitar una en la cual coste el tiempo de servicio laborado, toda vez que hacen parte de los soportes de su historia laboral y por ende de su hoja de vida; igualmente la entidad tiene la obligación de expedir dicho documento puesto que la historia laboral sirve para verificar las fechas de vinculación o desvinculación de los funcionarios, puesto que es importante la revisión minuciosa de los documentos que hacen parte de la historia laboral para que las fechas que se certifiquen sean las correctas y así evitar futuros contratiempos. Las solicitudes para certificaciones laborales de personal de carácter desvinculado, pensionado y vacaciones y con destino a bono pensional deben ser radicadas en la Unidad de correspondencia, para el caso de las solicitudes para certificaciones laborales de personal activo de carácter, provisional, carrera administrativa, libre nombramiento y remoción y trabajadores oficiales deben ser radicadas en la recepción de la Secretaria de Desarrollo Institucional. Las solicitudes para certificaciones laborales con destino a bono pensional son firmadas por el Secretario(a) de Desarrollo Institucional, antes se deben diligenciar los siguientes formatos del Ministerio de Hacienda: Certificado de información laboral: En este formato se certifican periodos de vinculación laboral, (fecha en que inicio el trabajador y fecha de terminación) así como también donde se le hacían aportes a pensión). Certificación de salario base: Este formato se diligencia a aquellos trabajadores que iniciaron, estaban activos o se retiraron antes del 30 de Junio de Certificación salarios mes a mes: Este formato se diligencia a todos los salarios de todo un año

4 MUNICIPIO DE Página 4 de 8 con bonificación anual, prima de antigüedad. Los tiempos de entrega para certificaciones laborales son: Sin funciones, se entregaran 8 días hábiles contados a partir de la radicación de la Con funciones, se entregaran 15 días hábiles contados a partir de la radicación de la Con historia laboral, se entregaran 15 días hábiles contados a partir de la radicación de la Trabajadores oficiales, se entregaran 2 días hábiles contados a partir de la radicación de la Pensionados, se entregaran 2 días hábiles contados a partir de la radicación de la Desvinculados, se entregaran 8 días hábiles contados a partir de la radicación de la Destino a bono pensional, se entregaran 7 días hábiles contados a partir de la radicación de la 7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DESARROLLO EN FLUJOGRAMA DEL Nº ACTIVIDAD DETALLE P.C RESPONSABLE INICIO 1 Recepcionar solicitud Recepcionar la solicitud de laboral para dar el respectivo tramite. Auxiliar Administrativo 2 Distribución de documentos Distribuir las solicitudes a los involucrados en el proceso de expedición de certificaciones laborales. Auxiliar Administrativo 3 Organizar solicitud 1 Organizar cronológicamente la solicitud de laboral en la respectiva carpeta. Operativo,

5 MUNICIPIO DE Página 5 de Verificar información planta global Verificar la información del solicitante en la planta global si esta activo, desvinculado, pensionado o trabajador oficial. X Operativo, 5 Solicitar hoja de vida Solicitar hoja de vida del funcionario correspondiente en la sección de kardex o Dirección de archivo para corroborar información del funcionario. Operativo, 6 SI Es para bono pensional? NO 7 Si la laboral es con destino a bono pensional, se procede a diligenciar los formatos del Ministerio de hacienda. Si No son con destino a bono pensional, pasa a la actividad 7. X Operativo, Diligenciar formatos del Ministerio de Hacienda: 7 Diligenciar formatos Certificado de información laboral. Certificación de salario base. Certificación salarios mes a mes. 2 Para proceder a la elaboración del certificado laboral.

6 MUNICIPIO DE Página 6 de Elaborar Elaborar de conformidad con los datos existentes en la hoja de vida del funcionario, se elaboran dos una para el funcionario y una para hoja de vida. Operativo, Obrero F. 9 SI Revisión Certificación Corrección NO Revisar si la laboral cumple con la información correcta. Si cumple con las especificaciones se procede a firmar y si No cumple debe devolverse para correcciones. X Director(a) de Personal 10 Firma Firmar laboral. Director(a) de Personal o Secretario(a) de Desarrollo Institucional 11 Entrega de a recepción 3 Entregar a la persona de la recepción de la Secretaria de Desarrollo Institucional para que a su vez entregue al solicitante, o en el caso necesario de bono pensional se procede a enviar a la entidad solicitante si así lo requiere Operativo,

7 MUNICIPIO DE Página 7 de Entregar Entregar laboral al solicitante. Auxiliar Administrativo 13 Archivar FIN Archivar la otra original en la hoja de vida del funcionario para su historia laboral. Auxiliar administrativo Sección Kardex 8. FORMATOS CÓDIGO NOMBRE ARCHIVO RESPONSABLE 1101-F-GRM-17 Ministerio de Hacienda Ministerio de Hacienda Ministerio de Hacienda Solicitud de laboral Certificado de información laboral Certificación de salario base Certificación salarios mes a mes Certificaciones laborales Certificado laboral para emisión de bono pensional Certificado laboral para emisión de bono pensional Certificado laboral para emisión de bono pensional Operativo Profesional Profesional Profesional TIEMPO DE RETENCIÓN Gestión Central DESTINO FINAL 1 años 0 años Eliminación 5 años 5 años 5 años 15 años 15 años 15 años Eliminación Eliminación Eliminación

8 MUNICIPIO DE Página 8 de 8 9. CONTROL DE CAMBIOS VERSION No FECHA DESCRICION DE LAS MODIFICACIONES 1 Primera Versión nueva codificación. se modificaron objetivo, alcance y responsables, definiciones, marco normativo, generalidades, desarrollo del procedimiento y formatos. Codificación Anterior: PR V1 de 01/12/ ANEXOS