SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO INDUCCIÓN, FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN Proceso: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del cambio Responsable /MAR/2014 Versión Inicial- Fusión entre procedimientos Talento F03 y F04 los cuales se eliminaron del SGC Humano /AGO/2014 Inclusión de tarea de recepción de las Talento solicitudes de capacitación en formato Humano PA.04.GH.F18

2 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para el desarrollo de las inducciones y el diseño y ejecución del programa de capacitación para los trabajadores de la Universidad de San Buenaventura Cali. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la ejecución de las actividades de Inducción general y específica de trabajadores, al igual que la formulación y ejecución de los programas de capacitación de los trabajadores de la Universidad San Buenaventura Cali. 3. DEFINICIONES INDUCCIÓN. Actividad mediante la cual se integran los nuevos trabajadores a la Universidad, proporcionándole información sobre la institución, los deberes y derechos como miembro de la Universidad, las actividades y responsabilidades relacionadas con el puesto de trabajo. CAPACITACIÓN. Actividad mediante la cual se adquieren conocimientos técnicos, teóricos y prácticos que van a contribuir al desarrollo de los individuos en el desempeño de un cargo. MALLA CURRICULAR. Esquema conceptual en el cual se definen los aspectos metodológicos y la posición teórica para el diseño y desarrollo de los diferentes cursos de capacitación y formación que se hacen parte del programa de capacitación de la Universidad. PERFIL DE CARGO. Es la descripción de los requisitos mínimos de educación, formación, habilidades y experiencia requeridas o necesarias para el desempeño eficiente del trabajador en un puesto de trabajo. Página 1 de 7

3 4. LÍDER DE PROCEDIMIENTO. 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Inicio 1.1 Recibir el reporte de nuevas vinculaciones de personal, traslados o promoción interna. 1. Identificar la necesidad de realizar inducción de trabajadores 1.2 Revisar si la inducción a realizar corresponde a un trabajador trasladado de otra unidad o promovido internamente Revisar el reporte y determinar si existe un grupo mínimo de 5 personas nuevas en la institución. 2.1 Programar fecha de jornada de inducción para el grupo de nuevos trabajadores. 2. Realizar inducción de trabajador. 2.2 Preparar todos los aspectos logísticos necesarios para la realización de la jornada de inducción de trabajadores nuevos. 2.3 Citar a la jornada de inducción de los nuevos trabajadores según la programación definida. 2.4 Realizar inducción general al nuevo trabajador. (PCC) 1 Página 2 de 7

4 1 2.5 Diligenciar los registros de asistencia a inducción general Formato asistencia Inducción / Formación / Capacitación Código PA.04.GH.F06 2. Realizar inducción de trabajador. 3. Tramitar las solicitudes de capacitación de los trabajadores 2.6 Realizar inducción especifica del cargo al trabajador. (PCC) 2.7 Remitir al Departamento de los formatos de inducción a trabajador código PA.04.GH.F Archivar los registros de inducción al trabajador en las correspondientes historias laborales 3.1 Recepcionar formato de solicitudes de capacitación PA.04.GH.F Revisar si la capacitación es solicitada por el jefe de las diferentes unidades académicas y administrativas. 3.3 Revisar las solicitudes de capacitación recibidas 3.4 Determinar la aprobación de la solicitud con base en los criterios definidos (PCC) 3.5 Informar la no aprobación de la solicitud de capacitación 3.6 tificar a la oficina de presupuestos la aprobación de la solicitud a fin de iniciar tramite de pago a través del procedimiento de pago de obligaciones código PA.02.GF.P Jefe inmediato Auxiliar de Archivo Secretaria de 3.7 Informar al trabajador la aprobación de la solicitud Página 3 de 7 2

5 2 3. Tramitar las solicitudes de capacitación de los trabajadores 3.7 Recibir los certificados de asistencia o aprobación de la capacitación solicitada. 3.8 Archivar los soportes de la capacitación en la respectiva historia laboral del trabajador Asistente de Auxiliar de Archivo 4.1 Revisar los resultados de la evaluación del desempeño personal administrativo, los resultados de la evaluación de clima laboral y las necesidades de capacitación asociadas a los requisitos del sistema de seguridad y salud en el trabajo. 4.2 Analizar los resultados de las diferentes evaluaciones Formular el programa anual capacitación de los trabajadores 4.3 Estructurar la malla curricular de capacitación de los trabajadores con base en el análisis de los resultados de las evaluaciones. (PCC) 4.4 Revisar la propuesta de malla curricular de capacitación 4.5 Determinar la necesidad de realizar ajustes a la malla curricular 4.6 Realizar los ajustes correspondientes a la malla curricular 3 Página 4 de 7

6 3 4.7 Revisar y aprobar el presupuesto para la ejecución del programa capacitación 4.8 Realizar los ajustes correspondientes según las observaciones de Vicerrectoría Administrativa y Financiera Vicerrector Administrativo y Financiero 4. Formular el programa anual capacitación de los trabajadores 5. Ejecutar el Plan de Formación y Capacitación de personal. 4.9 Programar reuniones con los responsables de las unidades para realizar socialización del Plan de Formación y Capacitación Presentar al responsable de la unidad las actividades de formación y capacitación programadas para el personal de la unidad Socializar las actividades del Programa de Formación y Capacitación con los colaboradores del área. 5.1 Programar el desarrollo de las actividades incluidas en el Programa de Formación y Capacitación de acuerdo con el cronograma. 5.2 Coordinar con las unidades de presupuesto y compras los trámites pertinentes para la ejecución de los rubro aprobados. 5.3 Solicitar de acuerdo con las actividades a desarrolla, las propuestas académicas y económicas a diferentes proveedores del servicio de capacitación y formación. Jefe de Unidad Página 5 de 7 4

7 4 5. Ejecutar el Plan de Formación y Capacitación de personal. 5.4 Revisar que la propuesta esté acorde con los objetivos y necesidades detectadas. 5.5 Seleccionar los facilitadores o proveedores de Capacitación, teniendo en cuenta la experiencia, referencias, otros. 5.6 Gestionar la prestación del servicio de /o capacitación a través del procedimiento de ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Código PA.06.GR.P Definir fechas de inicio de cada una de las actividades contratadas. 5.8 Gestionar con las unidades correspondientes el apoyo logístico y técnico necesario para la realización de las actividades de capacitación. 5.9 Informar a través de correo electrónico a los participantes y jefes inmediatos la programación de la /o capacitación Archivar copias de certificados de asistencia y/o aprobación de actividades de capacitación en cada hoja de vida de los participantes. Auxiliar de Archivo 6. Evaluar la eficacia del programa de capacitación. 6.1 Realizar seguimiento a la ejecución de las actividades de capacitación establecidas Página 6 de 7 5

8 5 6.2 Evaluar el cumplimiento de los objetivos del programa de formación y capacitación. (PCC) 6. Evaluar la eficacia del programa de capacitación. 6.1 Determinar la necesidad de realizar ajustes a las actividades de capacitación. 6.3 Realizar los ajustes necesarios al programa de capacitación 6.4 Elaborar informe de capacitación (PCC) 7. Realizar seguimiento al procedimiento de Inducción, capacitación del personal 8. Realizar ajustes al procedimiento 7.1 Realizar seguimiento al desarrollo de las actividades propuestas para el procedimiento. 7.2 Verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos para el procedimiento. 8.1 Determinar la necesidad de realizar ajustes al procedimiento. 8.2 Realizar ajustes al procedimiento. Fin Elaboró: Sergio Javier Rubio Castillo Cargo: Auxiliar de Taleno Tumano Fecha: 14/AGO/2014 Firma: Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: de Calidad Fecha: 15/AGO/2014 Firma: Aprobó: Yaneth Díaz Campo Cargo: Directora de Fecha: 19/AGO/2014 Firma: Página 7 de 7