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Transcripción

1 PROCEDIMIENTO LEGALIZACIÓN DE ANTICIPOS PARA Proceso: GESTIÓN FINANCIERA CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del cambio Responsable /OCT/2010 Versión Inicial Contador /JUN/2013 Realización de ajustes en tarea 3 de entregar recursos al funcionario, igualmente ajustes en denominación de cargos Contador

2 1. OBJETIVO Determinar las actividades necesarias para la legalización de los anticipos para gastos de empleados, generados por la representación de funcionarios de la Universidad de San Buenaventura Cali, en distintos eventos académicos o administrativos. 2. ALCANCE El aplica para la legalización de todos los anticipos, que la Universidad de San Buenaventura Cali otorga a los funcionarios, para labores propias, ó a los que deben trasladarse a destinos fuera de la ciudad, en cumplimiento de funciones de representación de la institución en eventos, capacitación o en misión laboral. 3. DEFINICIONES ADICION PRESUPUESTAL. Es una operación presupuestal, a través de la cual la Universidad le autoriza incorporar recursos en su presupuesto. PRESUPUESTO. Es un plan de acción, dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros, que debe cumplirse en términos de tiempo y bajo ciertas condiciones previstas. ICEBERG. Herramienta informática (software) mediante el cual se gestiona toda la información financiera, contable, administrativa y de talento Humano de la Universidad de San Buenaventura Cali. OPERACIÓN CONTABLE. Es la afectación o asiento en las Universidad. cuentas del plan contable de la 4. LÍDER DE PROCEDIMIENTO Vicerrector Administrativo y anciero Página 1 de 4

3 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Inicio 1. Identificar la necesidad del anticipo de los funcionarios 1.1 Recepcionar la carta de solicitud del requerimiento del anticipo detallando las características del gasto, la misión o evento a asistir. 1.2 Entregar la solicitud de anticipo, a la Coordinadora de Presupuesto Secretaria de Vicerrectoría Administrativa y financiera 2.1 Verificar disponibilidad de presupuesto para la aprobación de la solicitud. (PCC) 2. Aprobar la solicitud del anticipo 2.2 Devolver solicitud informando la no disponibilidad de presupuesto para el anticipo Jefe de Presupuesto 2.3 Aprobar el anticipo y remitir documentos a Tesorería 3.1 Realizar liquidación del monto del anticipo de acuerdo con la solicitud y tabla de valores establecida 3.2 Remitir documentos con liquidación del anticipo a Presupuesto Coordinadora de Tesorería 3. Entregar recursos al funcionario 3.3 Realizar la afectación presupuestal en sistema ICEBERG Jefe de Presupuesto 3.4 Contabilizar el anticipo en el módulo de cuentas por pagar Analista Contable Página 2 de 4 1

4 1 3. Entregar recursos al funcionario 3.5 Realizar el pago de la obligación a través del de PAGO DE OBLIGACIONES Código PA.02.GF.P04 Coordinador de Tesorería 4.1 Recepcionar los documentos soportes para la legalización de los anticipos 4.2 Verificar el cumplimiento de los requisitos de los documentos soporte de la legalización del anticipo. (PCC) 4. Legalizar los anticipos de gastos de empleados 4.3 Devolver e informar al funcionario el no cumplimiento del requisito en la documentación soporte para legalización de los gastos de viaje 4.4 Revisar, valor anticipo, con los documentos soporte de la legalización 4.5 Definir, la cancelación del anticipo, saldo a favor o saldo a pagar 4.6 Contabilizar la operación contable, registrando la cancelación del anticipo o la cuenta por cobrar o por pagar a favor del funcionario. Analista Contable 5. Realizar seguimiento al de adiciones presupuestales 5.1 Realizar seguimiento al desarrollo de las actividades propuestas para el. 5.2 Verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos para el Vicerrector Administrativo y anciero Página 3 de 4 2

5 2 6. Realizar ajustes al 6.1 Determinar la necesidad de realizar ajustes al 6.2 Realizar ajustes al Vicerrector Administrativo y anciero Elaboró: Rodrigo Cano Ramírez Cargo: Contador Fecha: 17/JUN/2013 Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Coordinador de Calidad Fecha: 18/JUN/2013 Aprobó: Felix Rodríguez Ballesteros Cargo: Vicerrector Administrativo y anciero Fecha: 21/JUN/2013 Página 4 de 4