CRÉDITO Y CARTERA. Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera. PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO:

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1 Versión: 05 Página 1 de 6 PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: CRÉDITO Y CARTERA CONDICIONES GENERALES Se deben cumplir los lineamientos institucionales, leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos, y metas del proceso y/o subproceso y de la UDES. Para legalizar un pago, se requiere el soporte correspondiente al medio de pago utilizado o se puede verificar la información, mediante la consulta con el código del estudiante en el Sistema de Información. Se debe realizar facturación de otros servicios como arrendamiento y servicio de energía de las cafeterías, empresas externas y estudiantes de movilidad, según lo establecido en el contrato y/o de la dirección financiera. Cuando se presenten saldos a favor del estudiante mayor a $ 3.000, se debe hacer una congelación, verificando previamente que el estudiante no tenga deudas directamente con la Universidad y que el servicio cancelado haya sido legalizado. De lo contrario se debe llevar a aprovechamientos. Para casos de devolución de dinero congelado, aprobados por el Comité de Asuntos Estudiantiles CAE se debe aplicar el procedimiento Devolución de dinero para los casos aprobados por el CAE CRC-PR-002-UDES. Cuando se contabiliza por validación automática, se imprime solamente una factura para anexarla a los archivos planos que envían los bancos diariamente. En caso de presentarse un estudiante a reclamarla se procede a imprimirle una copia. Al día siguiente se genera un informe desde el módulo de facturación y cartera, donde se relacionan los pagos que se facturaron. Se debe verificar que los documentos contables lleven adjunto su respectivo soporte y que hayan quedado correctamente elaborados para remitirlo a revisión. El subproceso de Contabilidad, envía mensualmente a Crédito la conciliación bancaria donde se registran los pagos que están pendientes por legalizar. Este procedimiento aplica para las sedes de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.

2 Versión: 05 Página 2 de 6 ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTOS Y REGISTROS INICIO Recepción de la Información Se recibe el documento o soporte de pago necesario para realizar la legalización de un servicio: Matricula, derechos pecuniarios, contratos de arrendamiento, otros servicios y abonos a cartera (diferente a la de ICETEX). Caja 1 día soporte de pago Verificación de la Información Se verifica el cumplimiento de los requisitos para cada caso, de acuerdo al medio de pago utilizado, según el Instructivo de Legalización de Pagos CRC-IN-008-UDES Así mismo, se determina según el soporte de pago, el valor consignado y la tabla de valores de los servicios académicos en la UDES (derechos pecuniarios) el trámite. 1 día o soporte según el medio de pago contable Elaboración de Contable De acuerdo a los documentos y solicitudes recibidas y determinado el tipo de registro contable a realizar, se procede con el ingreso de los datos en el sistema de información de la UDES y se elabora el documento contable respectivo. 1 día o soporte de pago contable Para el caso de los archivos planos enviados por los bancos, se debe realizar la facturación en el sistema de información de la UDES por la opción de validación automática.

3 Versión: 05 Página 3 de 6 ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTOS Y REGISTROS Entrega de Contable Se entrega a la persona que solicitó la legalización el original del documento firmado y sellado. Secretaria Crédito 1 día contable Remisión de documentos contables y soportes para revisión de contabilización Se remiten para revisión de la contabilización diaria, los registros contables y los soportes respectivos para posterior envío de los documentos a empaste. Coordinador de Crédito 1 día s contables, soportes de pagos e informe de facturación y cartera FIN

4 Versión: 05 Página 4 de 6 DEFINICIONES Factura: soporte de legalización de un servicio pecuniario y/o matricula. Congelación: Concepto al cual se legaliza aquellos recaudos que no cubren el 100% de un servicio de matrícula o derechos pecuniarios. También es utilizado cuando el dinero recaudado debe quedar a favor del estudiante. Descongelación: Concepto por el cual se hace uso del dinero a favor del estudiante, ya sea para pago de un servicio o la devolución del dinero a favor del estudiante. Se debe elaborar una nota crédito con el fin de legalizar la descongelación Recibo de caja: soporte de un abono realizado a la cartera del sistema. Archivos planos: Corresponde al recaudo realizado por el banco a través de la facturación con código de barras. Pago con código de barras: Corresponde al pago realizado en el banco con el recibo que emite la universidad a través de la página web. Remesa: Son los pagos que los estudiantes realizan en una sede diferente a la cual se encuentra matriculado. Descuento por nomina: Soporte con el cual el empleado UDES autoriza a la Universidad se le descuente por nómina un monto mensual y con el cual se va a legalizar un servicio prestado por la universidad: (matrícula, cursos, diplomados, seminarios, etc.). Legalización: Es la validación ante el sistema contable, de los pagos realizados por los clientes en las cuentas de la Universidad, ya sea por pago total del servicio o un anticipo al mismo. Archivo de servicios publicados en la web: Contiene la estructura de la factura publicada en la web para ser utilizado al momento de realizar la validación automática. Archivo base de datos de clientes: Contiene la base de datos de todos los estudiantes para ser utilizado al momento de realizar la validación automática. Validación: Es la legalización automática en el sistema contable de los recaudos que realizan los bancos, a través de un procedimiento de cargue de archivos planos. Factura Genérica: Se elaboran para generar deudas en el módulo de cartera que no afecten el módulo de Contabilidad, por concepto de valores pendientes por pagar por parte del estudiante.

5 Versión: 05 Página 5 de 6 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACION 00 Versión de Prueba Jefe de Crédito 24/04/ Se realiza cambio en el encabezado de los documentos según lineamientos del Procedimiento Control de documentos y Registros Jefe de Crédito 04/05/2015 Se elimina en condiciones generales el aspecto de envío a Contabilidad, cuando se contabiliza por validación automática y se incluye la impresión de factura para anexar a archivos planos 02 Se elimina la realización de arqueo de caja, se incluye la generación de informe desde el módulo de facturación y cartera. Jefe de Crédito 08/05/2015 Se elimina en la actividad Remisión de documentos, el envío a contabilidad y se indica: a empaste. Se elimina el uso del formato de nota interna. Se aclara el registro: informe de facturación y cartera 03 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/2016

6 Versión: 05 Página 6 de 6 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACION En Condiciones Generales: se incluye el deber de facturación de otros servicios según contrato o de la Dirección Financiera Se aclara el valor de los saldos a favor del estudiante que proceden a congelación El tiempo de presentación de informe de pagos facturados 04 En la actividad Recepción de la información se incluye en la descripción el Contrato de arrendamiento En la actividad Verificación de la información se aclara en la descripción el uso del instructivo CRC-IN-008-UDES y se incluye en registros: contable Jefe de Crédito Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC-VAF 13/10/2016 Se ajusta la descripción de la actividad documento contable En la actividad entrega de documento contable, se especifica a quien se realiza la entrega Se actualiza el encabezado por aplicación de la mención Vigilada Mineducación junto a logo institucional 05 En condiciones generales se aclara sobre los saldos a favor del estudiante mayores de $ Se ajusta los responsables de las actividades. Jefe de Crédito 04/03/2017