CÓDIGO FECHA DE REVISIÓN No. DE REVISIÓN PÁGINA UIS-PR-AD Julio de 5

Transcripción

1 UIS-PR-AD Julio de 5 1. PROPÓSITO Establecer los lineamientos a seguir para solicitar anticipos y realizar la comprobación de gastos de operación. 2. ALCANCE Aplica a todas las actividades relacionadas con la comprobación de gastos de operación, realizados en Universal Internacional Services S.A. DE C.V. 3. LINEAMIENTOS Realizar el archivo de bancos, desglosando los comprobantes de gastos de operación Verificar que existan los fondos en Bancos, para proceder con la realización de los cheques y/o efectivo que se obtenga. 4. DESARROLLO No. RESPONSABLE ACTIVIDAD ANTICIPOS PARA MANIOBRAS Y DESCONSOLIDACIÓN 1. Recolector de Guía, Coordinador de Despacho, Ejecutivo pos despacho y/o Ejecutivo de Tráfico Elabora la Solicitud de UIS-FO-AD-01 y entrega al Auxiliar Contable para el pago de los gastos de operación, previa autorización del Jefe de Tráfico ; en caso del pago de maniobras por Transferencia, los Ejecutivos envían mediante correo electrónico al Gerente de Administración la solicitud; cuidando los siguientes aspectos: a) Marcar en el formato: Cheque o Transferencia. b) Indicar el número de cuenta si se trata de Transferencia. c) Confirmar que el Recolector tenga disponible su tarjeta para retirar el efectivo. d) Las solicitudes no deben presentar tachaduras o enmendaduras, ni rotas. Nota: En caso contrario, se suspenderá la entrega de fondos. 2. Auxiliar Contable Recibe la Solicitud de UIS-FO-AD-01 autorizada. Verifica que no existan adeudos de comprobación de gastos por cheques expedidos anteriores al solicitado en ese momento y notifica el Gerente de Administración. Existen cheques pendientes por comprobación de gastos?

2 UIS-PR-AD Julio de 5 Si: Suspende la elaboración del cheque hasta que no haya adeudo. No: Pasa a la actividad del punto 5 Nota: Si la Comprobación de gastos que hace Recolector de Guías no se realiza en el tiempo establecido en el presente procedimiento y se presenta al día siguiente, el Auxiliar Contable cuenta con 30 minutos a partir de la Comprobación para realizar la entrega de fondos. En caso de que exista algún adeudo de comprobación de gastos con causas justificadas, pide autorización al Gerente de Administración. 3. Gerente de Administración Valida y autoriza la entrega de Cheques o Transferencias? Si: Entrega la Solicitud de UIS-FO-AD-01 al Auxiliar Contable y pasa a la actividad del punto 5 No: Informa al Jefe de Tráfico y suspende la entrega de fondos. En casos especiales o delicados, solicitará directamente la autorización del Director General. En el caso de gastos realizados por transferencia, una vez realizado el pago notifica al Auxiliar Administrativo para que ingrese al Sistema Fox la captura de dichos fondos. 4. Gerente de Administración Recibe indicaciones del Director General para liberar los fondos y entrega la Solicitud de UIS-FO-AD-01 al Auxiliar Contable para continuar con el procedimiento. 5. Auxiliar Contable Recibe la Solicitud de UIS-FO-AD-01, elabora los cheques en ese momento, solicita las firmas respectivas. Posteriormente ingresa al Sistema Fox, en la opción Captura de Cheques, utilizando las siguientes opciones: BCMR por los cheques expedidos. CAJA por efectivo entregado, ocupando dígitos mes/día/año Confirma al Jefe de Trafico que cuenta con los fondos solicitados para el Recolector de Guía y/ o Tramitador. 6. Recolector de Guía, Coordinador de Despacho Revisa que estén correctas las cantidades, firma de recibido el cheque, y realiza los pagos correspondientes. (Ver procedimiento Despacho de Mercancías Importaciones UIS-PR-OPA-01 y Exportaciones UIS-PR-OPA-02). ANTICIPOS PARA FLETES AÉREOS 7. Recolector de Guía En el caso de que la guía a recolectar venga con el flete al cobro, notifica este hecho al Ejecutivo de Tráfico.

3 UIS-PR-AD Julio de 5 Nota: Los fondos recibidos para el pago de maniobras y/o desconsolidaciones no podrán ser utilizados para el pago de fletes aéreos. 8. Ejecutivo de Tráfico Con la información proporcionada por el Recolector de Guía, y verificando previamente las condiciones del cliente que se trate, elabora Solicitud de UIS-FO- AD-01 indicando importe del Flete o Des consolidación y la Línea Aérea y/o Consolidadora de Carga a la que se le hará el pago: Cliente con Financiamiento: Turna a Gerente de Administración para realizar Transferencia. Cliente No Financiado: Notifica directamente al cliente para solicitarle el depósito y espera que le envíe el comprobante respectivo. 9. Gerente de Administración Con la Solicitud de UIS-FO-AD-01 realiza la Transferencia solicitada, notifica al Ejecutivo de Tráfico y le envía comprobante. 10. Ejecutivo de Tráfico Imprime el comprobante de pago del Flete Aéreo y entrega al Recolector de Guía para presentarla a la Línea Aérea y/o Consolidadora de Carga y continúa con el despacho. (Ver procedimiento Despacho de Mercancías Importaciones UIS-PR-OPA- 01 y Exportaciones UIS-PR-OPA-02). 11. Ejecutivo de Trafico Asigna un consecutivo de TRFX en Sistema Fox, ingresando en Captura Cheque ocupando los dígitos mes/día/año. 12. Ejecutivo pos despacho Envia vía correo a contabilidad de las trasferencias de pagos de fletes y des consolidaciones solicitadas previamente e ingresadas a fox por los ejecutivos de trafico COMPROBACIÓN DE GASTOS 13. Recolector de Guía, Ingresa al Sistema Fox en la opción Captura de Comprobaciones para registrar las facturas por los gastos de operación realizados durante el día; revisa el total de gastos e identifica el importe de la devolución de efectivo y registra este dato en Captura de Cheques. Posteriormente imprime la hoja de Comprobación de Gastos y presenta al Auxiliar Contable para revisión y autorización y, en su caso para el cierre de la comprobación. 14. Revisa y verifica la comprobación de gastos diariamente Está de acuerdo con la comprobación de gastos y se encuentra completa la información?

4 UIS-PR-AD Julio de 5 Si: Ingresa al Sistema Fox y realiza el Cierre de la Comprobación. No: Determina dudas, aclara diferencias y firma la comprobación de enterado. 15. Recolector de Guía Realiza la comprobación de gastos el mismo día en que recibe los fondos. En caso de reconocimiento aduanero, reexpedición de flete o despacho cercano al cierre del horario laboral, la comprobación se hace al día siguiente, indicando dentro de la misma comprobación el número de pedimento o referencia por el cual no se realizó oportunamente la comprobación. 16. Auxiliar Contable Recibe la comprobación de gastos de operación, revisa los excedentes o faltantes de los fondos entregados. 17 Recolector de Guía Dará seguimiento a los comprobantes provisionales y de los que se reciban posteriormente vía electrónica; cuando haya recuperado el o los Comprobantes de Gastos, ingresa al Sistema Fox, lo registra en la comprobación y entrega al Auxiliar Contable. Con el registro del o de los nuevos comprobantes, está completa la información de la Comprobación de Gastos? Si: Regresa a la actividad del punto 13. No: Continúa con el seguimiento de comprobantes pendientes. Nota: En caso que el comprobante sea requerido de manera urgente para agilizar el proceso de facturación, lo podrá entregar directamente el Jefe de Tráfico, realizando él mismo lo descrito en esta actividad. 18 Realizara la comprobación de gastos por Maniobras a Crédito, ingresara al Sistema Fox en la opción Captura de Cheques para registrar el encabezado, utilizando la siguiente opción: AAAC000000/WECM por el total de facturas recolectadas durante el día, agregando mes/día/año Captura la comprobación en la opción Captura de Comprobaciones realiza el cierre de la misma una vez que se confirmen que ya no tienen pendientes por este concepto; finalmente entrega la Comprobación de Gastos al Auxiliar para incorporar cada comprobante al expediente que corresponda, completar la información y que continúe con la facturación, considerando para ello el procedimiento de Facturación UIS-PR-AD- 03. Fin del Procedimiento 5. REFERENCIAS Código Documento

5 UIS-PR-AD Julio de 5 ISO 9001:2015 ISO 9000:2015 NMX-R-026-SCFI-2016 OEA Sistema de Gestión de la Calidad: Requisitos. Sistemas de Gestión de la Calidad-Fundamentos y vocabulario (definiciones) Servicios Aduanales-Calidad de los Servicios Proporcionados por el Agente Aduanal: Requisitos y Métodos de Comprobación. Operador Económico Autorizado Socio Comercial Certificado Perfil del Agente Aduanal. 6. DEFINICIONES N/A CONTROL DE CAMBIOS No. DE REVISIÓN FECHA MOTIVO 02 07/2017 Se modifican y/o agregan responsables en los puntos 1,6, 7, 11, 13, 14, 14, 18 y 19. Se elimina el punto 16 porque ya no se lleva a cabo esta actividad. Se agrega la actividad del punto 12 y se modifican las actividades de los puntos 8, 10, 11, /01/2017 Migración a ISO 9001:2015 y NMX-R-026-SCFI /04/2016 Publicación del Sistema de Gestión Integral