INSTRUCTIVO DE COBRANZA. Cargo Firma Fecha

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1 N Paginas: 1 de 5 Cargo Firma Fecha Elaborado por: Adm. Documentos Revisado por: Jefe Adm. & Contabilidad Aprobado por. Gerente Adm. & Finanzas CONTENIDO Página Portada 1 1.-Objetivo 2 2.-Responsabilidad 2 3.-Alcance 2 4.-Refencias 2 5.-Definiciones 2 6.-Método Descripción de la actividad Aprobación de la venta Verificación de la documentación y despacho Procedimiento de cobranza Cobranza cedida Informes y s 4 7.-Registros Anexos 5 9.-Control modificaciones 5 Página 1

2 N Paginas: 2 de 5 1.-OBJETIVO Controlar la correcta gestión en la recuperación de dineros correspondientes a la cancelación de las facturas de venta, en los plazos establecidos y asegurar los retornos para la empresa. 2.- RESPONSABILIDAD Gerente de Administración, Finanzas y Recursos Humanos: Responsable de la autorización del envío de clientes al sistema de información comercial. Jefe de Administración y Contabilidad : Coordina la gestión de cobranzas. Así mismo es el responsable de publicar y retirar a los clientes morosos del sistema de información comercial (SICOM), da aprobación de crédito de la Nota de Venta y gestiona operaciones de factoring. Asistente Administrativo de Cobranzas: informe a clientes y su respectivo consultor de situaciones de impagos o morosidades (DICOM) via o vía telefónica y aprobación de crédito de notas de venta. Encargado de Tesorería :se encarga de registrar las Notas de Abono, a favor de los clientes, rebajando las deudas de éstos, y liberando los cupos de crédito. Secretario(a) Administrativo(a): Se encarga de la verificación y confirmación de las entregas de mercadería, despachadas a través de medios de transportes de terceros, así como de la documentación respectiva, atención de público, clientes y atención telefónica. 3.-ALCANCE Comienza desde la validación y autorización de la venta, hasta la cancelación total y efectiva del documento. La gestión de cobranzas es efectuada por el encargado de cobranzas y por el banco, en el caso de facturas cedidas al factoring. 4.- REFERENCIAS Norma ISO FINICIONES Informe DICOM: Es el informe comercial emitido por la empresa Dicom, para la verificación de antecedentes comerciales y generales de los clientes naturales y jurídicos cuando corresponda. Dicho informe puede proporcionar información como: detalle de morosidades y protestos, constitución de sociedades, cumplimiento de los pagos previsionales, últimas consultas al Rut, direcciones registradas, bloqueo de cédulas de identidad, etc. SICOM: Es la publicación de las morosidades de los clientes naturales o jurídicos en el sistema de información comercial. Verificación de Cheques: Es la verificación a través de Dicom, de los documentos de pago (cheques) entregados por los clientes, para corroborar, el número de la cuenta corriente, banco y posibles protestos y/o evidencia de cuentas bancarias cerradas. Documento de Venta Crédito: Son las facturas emitidas a clientes. Página 2

3 N Paginas: 3 de 5 Operación de Factoring: operación mediante la cual se genera efectivo con documentos por cobrar. Cobranza ejecutiva : aquella que se realiza en un juicio ejecutivo, de acuerdo a la ley 19983, sin necesidad de un proceso previo en que se discuta la existencia de la obligación. 6.- METODO Descripción de la actividad Aprobación de la Venta Una vez aprobada la venta, y de acuerdo al control de los parámetros de créditos, morosidades pendientes, condiciones de pago, verificación Dicom, etc., se genera la venta con documento (factura, guía, boleta) y se procede a entregar la mercadería al cliente. Para ventas a crédito, es obligación al momento de la entrega la firma en original de la copia de Cobro Ejecutivo Cedible, la cual servirá para facilitar y hacer efectiva la cobranza. En el caso de ventas despachadas por transportes terceros, con entrega en sus oficinas comerciales, en cuyos casos la copia de cobro ejecutivo cedible no está firmada en original, se adjunta la copia del boleto de transporte; cuando el transporte externo retira desde bodega Cintec, con entrega directa al cliente, se lleva los cobros ejecutivos cedibles al cliente, los cuales son devueltos por el transportista con la respectiva firma del cliente. Para ventas al contado y en efectivo, la copia de la factura (cobro ejecutivo cedible), es entregada al cliente Verificación de la Documentación y Despacho. El (la) secretario(a) administrativo(a), se encarga de verificar, si el cliente recibió conforme su pedido, y así mismo, si el cliente presenta algún documento o item pendiente, razón por la cual, pueda estar dejando algún documento de venta pendiente de pago en el caso de transporte realizado por terceros. Esta verificación se realiza dentro de los 5 días posteriores al despacho desde las bodegas de Cintec Ltda., hacia el destino programado El cliente está autorizado a retener un pago o prorrogarlo, hasta su regularización, en los siguientes casos: a.- Extravío de la factura de venta b.- Devolución de producto c.- Cambio de Producto d.- Recepción parcial de la mercadería En todos los casos deberá existir un comunicado escrito o electrónico del acuerdo entre ambas partes, a fin de regularizar, cambiar o restituir la mercadería, o en su defecto generar la correspondiente Nota de Crédito Procedimiento de Cobranza : Facturas con vencimiento menor a 60 días : en éstos casos cada consultor de ventas es responsable de realizar gestiones de cobranzas como visitas, llamadas telefónicas, correos electrónicos a sus respectivos clientes. Si no se hace efectivo el pago a los 60 días se procede de acuerdo a lo indicado en Página 3

4 N Paginas: 4 de : Facturas con vencimiento mayor a 60 días : en éstos casos el Asistente Administrativo de Cobranzas envía estado de cuenta a cliente vía con copia a consultor de la cuenta, jefe administración y contabilidad, cajera y encargado tesorería, solicitando compromiso de pago por escrito para los documentos adeudados. De no existir compromiso de pago, se bloquea la cuenta y el Jefe de administración y contabilidad con Gerente administración y Finanzas evalúan la publicación de morosidad en DICOM (SICOM) de cada caso en particular. Si se trata de clientes personas naturales, se ingresan a SICOM, con el respaldo de la fotocopia de la cédula de identidad, y con la Solicitud de Apertura de crédito (Anexo1) En casos extremos de morosidad, protesto, se recurre a una cobranza ejecutiva, con abogados, usando la copia firmada del cobro ejecutivo cedible de la factura y/o adjuntando su respectiva guía de transporte y orden de compra. Todas las excepciones, son autorizadas sólo por Gerencia General Cobranza Cedida. Otro mecanismo empleado en la cobranza, es la entrega de las facturas a una entidad bancaria, para la administración de la cobranza (Cesión de Créditos), a través de una Carta Guía de Factoring a fin de anticipar los dineros para el movimiento de flujo de caja. Para dicho fin el Jefe de administración y contabilidad, recopila toda la información requerida: copias de facturas de cobro ejecutivo cedible firmada en original, con la recepción conforme de la mercadería; detalle de las facturas y los clientes enviados a factoring; documentación bancaria requerida (Cesión de Crédito y Mandato Notarial) Informes y Registros Una vez canceladas las facturas y boletas, el encargado de tesorería, se encarga de registrar las Notas de Abono, a favor de los clientes, rebajando las deudas de éstos, y liberando los cupos de crédito. 7.-REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN COPIAS Identificación Solicitud de Apertura de Crédito Responsable generar Consultor ventas Retención Indefinido en caso personas naturales Empresas : 1 año Protección Almacenamiento Disposición final documento. Registro. Físico (papel) Digital Carpeta en Administración Carpeta digital Administración Incineración Distribución documentos. Original. Copias Áreas Adm. Total copias Adm. Documento Página 4

5 N Paginas: 5 de 5 Copias Controladas 1 1 Original Procedimientos Sistema computacional en Web: Carpeta ISO Formulario Sist. Computacional en Web: Carpeta ISO 8.- ANEXOS Solicitud de Apertura de crédito 9.- CONTROL MODIFICACIONES Revisión Fecha Descripción del cambio con respecto a la última revisión 07 Sept-2016 Punto 2.0 : se incluye responsabilidad del Encargado Tesorería. Punto 5.0 : se incluye definición de cobranza ejecutiva Punto 6.2 : se especifica transporte realizado por terceros Punto 6.3 : se modifica procedimiento de cobranza. Punto 6.5 : se reasigna función del asistente administrativo de cobranzas a encargado de tesorería. Modificado por: Mª E. Silva Página 5