SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PROCEDIMIENTO FACTURACION A CLIENTES PR-GA-26

Transcripción

1 SISTEMA DE GESTION DE PROCEDIMIENTO PR-GA-26 REVISION FECHA REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO de Septiembre de 2008 Primera Edición de Abril del 2010 Actualización Versión Norma ISO 9001 ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Osvaldo Quiñones A. Gerente de Administración Rodrigo González R. Gerente de Operaciones Fernando Miguel F. Gerente General

2 1.- OBJETIVO Realizar la Facturación a Clientes por servicios y arriendos prestados según lineamientos que garanticen la total determinación de las actividades realizadas por la empresa durante un período determinado. 2.- ALCANCE Este Procedimiento es aplicable a la facturación generada por las Áreas de Construcción o Maquinarias de Constructora LFM Ltda. a sus clientes de proyectos y arriendos adjudicados. 3.- RESPONSABILIDADES Gerente Operaciones Autorizar los Estados de Pago por Obras en ejecución para su facturación. Autorizar los servicios de maquinarias por arriendo de equipos y servicios de operadores para su facturación. Administrador de Obra Realizar Estados de Pago de las Obras en ejecución a cargo considerando los avances de obra, aplicación de retenciones, devolución de anticipos y aumentos de obras. Solicitar al mandante la Aprobación del Estado de Pago. Solicitar al arrendatario de maquinarias la aprobación de la liquidación por horas máquina, horas hombre y otros servicios relacionados al arriendo de equipos. Gerente de Administración y Finanzas Revisión de Estado de Pago anterior en relación a los saldos pendientes de cobrar, proceso de aceptación de clientes y firmas correspondientes. Verificación de Estado de Pago a cliente según Cuenta Corriente o gastos que haya efectuado el cliente a nuestra cargo. Cobranza y confirmación de ingreso del pago de la factura por parte del Cliente. Confirma emisión de Estados en sus montos y autoriza facturación de él. Confirmar las condiciones de cancelación por parte del Cliente e ingreso al Presupuesto de Caja. Secretaria de Gerencia Despacho de Factura por medio de carta de envío y control de su recepción de parte del Cliente. 4.- DOCUMENTOS APLICABLES Procedimiento de Compras y Contratación de Servicios PR-GA-15. Procedimiento de Medición de Satisfacción del Cliente PR-GC-09. Procedimiento de Correspondencia PR-GA-27. Procedimiento de Cierre Administrativo de Obra PR-GA-28. Página 2 de 5

3 Procedimiento de Estudio de Propuestas PR-GO-33. Procedimiento de Planificación y Programación de Obra PR-GO-34. Procedimiento de Ejecución y Control de Obras PR-GO TERMINOLOGIA TÉRMINO Factura DEFINICIÓN Documento tributario que permite el cobro por servicios de ejecución de obras y arriendo de maquinarias. 6.- PROCEDIMIENTO Generalidades El proceso de Facturación implica la emisión del documento tributario y comercial que surge de la aprobación del Estado de Pago por los servicios y arriendo aprobados por nuestros Clientes Generación, Aprobación y Revisión de Estado de Pago El Administrador de Obra después de generar el Estado de Pago según los avances de obra, aplicación de cálculos de retención y registro de anticipos debe solicitar al Cliente su aprobación y conciliar con él las observaciones y dudas al respecto. Enviar a Administración para que sean revisado los Estados de Pagos anteriores emitidos al cliente, con el cual se procederá a su facturación, si existieran observaciones se enviara una solicitud de rectificatoria del Estado de Pago o se pedirá una nueva preparación según corresponda Facturación al Cliente o Mandante Confirmado el proceso de revisión se emitirá la factura adjunta con detalle correspondiente al Estado de Pago, será firmada por el Gerente de Administración y Finanzas para su despacho al Cliente Despacho de Facturación al Cliente El despacho será efectuado según procedimiento de Correspondencia, PR-GA-27, donde se enviará factura con carta de envío con los detalles correspondientes, existiendo dos opciones de despacho: 1. Despacho por Mano: se considerará la entrega de la factura por mano cuando se solicita al Administrador de Obra o Encargado de la Comunicación directa con mandante que le haga llegar directamente la factura al Cliente, con ello se obtiene una respuesta más rápida y controlada del Página 3 de 5

4 despacho, se deberá confirmar esta entrega de factura con el regreso de la copia Cuadruplicado de Factura o Cobro Ejecutivo Cedible y la copia firmada de la carta de despacho. 2. Despacho por Correo privado y certificado: se establece el despacho vía correo certificado en caso de que los Clientes posean el departamento encargado de este proceso en otra ciudad distinta de donde se ejecute la obra, para ello la Secretaria deberá comunicarse oficialmente con quien sea el responsable de recepcionar dicha factura para que por el mismo medio nos envíen firmada la copia Cuadruplicado de Factura o Cobro Ejecutivo Cedible Archivo de Factura Cliente Se mantendrá en Contabilidad un archivo con las copias de Cuadruplicado de Factura o Cobro Ejecutivo Cedible a la espera del pago de la misma según condiciones establecidas con el Cliente, por otra parte la carta de despacho será archivada según correlativo de emisión de correspondencia de Secretaria de Gerencia Cancelación de Factura por Cliente El Jefe de Administración y Finanzas confirmará la cancelación de factura en las fechas establecidas con el Cliente en que ellos procederían con pago a través de depósito en cuenta corriente, retiro de cheque en oficina de Cliente u otro medio que el Cliente maneje para la cancelación de sus deudas. Al confirmarse el ingreso en arcas de la empresa se procederá a generar el comprobante contable de Ingreso según Sistema de Informática y a la Factura se le adjuntará comprobante contable con el pago generado Cobranza de Factura al Cliente El Jefe de Administración y Finanzas generará el proceso de cobranza al confirmarse que no ha existido ingreso por los montos facturados al Cliente. Procederá a una comunicación oficial con personal de Tesorería o departamento encargado de los pagos a proveedores del Cliente, confirmará el compromiso del cumplimiento del pago pactado y nuevas fechas depósito, generando si procede a una facturación por los intereses correspondientes al atraso del pago. En caso de que este proceso de Cobranza interna no logre resultados se solicitará apoyo profesional en una Empresa de Cobranza para la generar un proceso de cobranza externa que deberá incluir los costos propios del atraso en el pago de la factura más los gasto por el servicio de la empresa de cobranza, entre se solicitar el informe a las instituciones financieras que permitan informar de la deuda del Cliente, como es el informe de DICOM, entre otros boletines comerciales Página 4 de 5

5 6.8.- Evaluación del Cliente Se considerará en este proceso el desarrollo integro en la relación con el Cliente e intervendrán los distintos actores de la empresa, desde el punto de vista operativo y financiero, ya que si el Cliente no cancela los Servicios facturados generará una pérdida de dinero a la empresa. Por lo anterior es fundamental conocer la historia del Cliente antes de desarrollar actividades con él y al finalizar la obra o arriendo de maquinaria se deberá generar una evaluación, que permitirá decidir continuar relaciones comerciales con él o no. Este proceso se desarrollará a través del registro FO26-GA-01 Evaluación de Clientes. 7.- CONTROL DE REGISTROS IDENTIFICACION DE REGISTRO F026-GA-01 Evaluación de Clientes ALMACENAMIENTO PROTECCION RECUPERACION Oficina de Administración No requiere Gerente de Administración TIEMPO DE RETENCION Y DISPOSICION 01 año / Destrucción 8.- ANEXOS No aplica. Página 5 de 5