SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE BODEGA

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1 Página 1 de 15 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE PROCEDIMIENTO BODEGA PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE BODEGA CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: FECHA DE EMISIÓN: TOTAL DE PÁGINAS: VERSIÓN Nº: REEMPLAZA A: REVISION TÉCNICA: FECHA: REVISIÓN DE CALIDAD: FECHA: APROBACIÓN: FECHA: 29 de mayo de (quince) 6 Versión 5 del 31 de Agosto de 2013 Mario León R. Jefe Dpto. Adquisiciones Paula Araya L José Gómez Ll Objetivos. Distribuir y controlar eficazmente los materiales, equipos y maquinarias que se requieren en los centros de gestión, a partir de una coordinación entre el departamento de adquisiciones y las obras. 2. Campo de aplicación El procedimiento es aplicable desde el momento en que se solicita el material o equipo, involucrando la recepción y tiempo en bodega, hasta la entrega para su consumo o utilización

2 Página 2 de Referencias. NCh ISO Manual de Calidad. 4. Definiciones. Compra: es la acción de adquirir un material o insumo a partir de una transacción comercial con algún proveedor. Proveedor: persona natural o jurídica que realiza una actividad comercial de venta o prestación de servicios. Portal Iconstruye: Es un software que funciona on-line en Internet que permite administrar todo el proceso de pedidos, compras, inventario, reportes y facturación de materiales. Orden de Compra: documento que define y compromete la compra de determinado material destinado a algún centro de gestión, puede presentarse en formato escrito, vía electrónica o a través de la plataforma de negocios Iconstruye. Factura: documento de control tributario que determina los materiales e insumos comprados y referidas a una orden de compra emitida. Guía de despacho: documento de control contable y tributario que identifica los materiales despachados correspondientes a una determinada orden de compra y factura. Orden de retiro: documento emitido por un proveedor directo a un fabricante, para entregar un material a los compradores. Centro de Gestión: Son todas aquellas unidades o departamentos de la constructora, que requieren insumos, servicios o materiales.

3 Página 3 de Descripción. 5.1 Control de Materiales Solicitud de materiales El debe solicitar al administrador de obra y/o gerente de proyecto la siguiente información: - Cantidades de materiales que la obra requerirá (cubicación aproximada) - Calendario de suministro de materiales o programación de los requerimientos de la obra, a lo menos por semana. Todas las solicitudes de materiales deberán realizarse a través del portal Iconstruye. Para esto, se habilitaran cuentas de usuario para los encargados de los departamentos técnicos de obra. El departamento de Adquisiciones será el encargado de comprar los materiales, insumos, herramientas y equipos para las obras. El responsable del seguimiento de los despachos de materiales es el de la Obra. Las fechas de recepción deben ser las indicadas en la solicitud de materiales. Las solicitudes de materiales, su adquisición y despacho se realizan de acuerdo a lo indicado en Procedimiento de Adquisiciones P-7.4-Adq Recepción de materiales La recepción de materiales es de responsabilidad del. Previo a la recepción del material el debe tener impresas las órdenes de compra, para tener claro los ítems que ingresarán a obra. Los materiales deben ingresar con Guías de Despacho emitidas por el proveedor, y se debe verificar que los materiales indicados en ella son iguales a los elementos indicados en la orden de compra, comprobada esta condición, se debe contar el material y verificar que corresponde en descripción o especificación y cantidad a las indicadas en la Guía de Despacho. Chequeado esto, la Guía de Despacho debe ser timbrada y entregada una copia al chofer del vehículo que transporta el material y/o insumo. Si existe algún inconveniente o diferencia con los materiales recibidos, el deberá dar aviso al Departamento de Adquisiciones, el que le indicará si debe aceptar o rechazar la carga o tomar otra medida, estos hechos deberán quedar registrados en la Guía de Despacho del material. Esta estrictamente prohibido que en las Obras se reciban Facturas, estás son recepcionadas exclusivamente en Oficina Central. La Guía de Despacho, debe ser fotocopiada, almacenando la fotocopia, en carpetas ordenadas por proveedor. La Guía de Despacho, debe ser enviada a oficina central, mediante Formulario de Envío de Documentos una vez por semana, las guías de despacho que deben estar firmadas previamente por el Administrador de Obra y/o Gerente de Proyecto. Cuando los materiales son enviados desde Bodega Central hacia las Obras, los materiales y/o insumos se transportarán con Guía de Despacho de GHG y las copias de las Guías de Despacho

4 Página 4 de 15 de los proveedores, son obligatorios ambos documentos. La recepción de los materiales en Obra se realiza de acuerdo a lo indicado en los párrafos anteriores. Todo material llegado a obra debe ser ingresado a bodega, esto se realizará cargando en el Portal Iconstruye la existencia del material al inventario. Si la obra no cuenta con Internet, los materiales ingresados a la bodega deben registrarse en formulario Recepción de Materiales F Bod-04 y se llevará el control de cada uno de estos materiales a través de la Tarjeta de Control de Existencia F Bod-01, la que deberá indicar lo siguiente: - Material - Fecha de llegada - Proveedor - Movimiento de stock ( indica los movimientos de entrada y salida de materiales, además del stock actual de bodega). - Observaciones Retiro de materiales de bodega El retiro de bodega se efectuará mediante la emisión de un vale de consumo, generado por las personas designadas para esta tarea, como por ejemplo: Jefes de Obra, Capataces. El vale de consumo debe indicar: - El material - Cantidad - Destino y/o partida en la que será utilizado. - Quien retira. Al término del día, el deberá ingresar al Portal Iconstruye para realizar la rebaja del inventario de todos los materiales salidos a terreno. El horario de entrega de materiales supone una hora límite en la tarde ya que los materiales solicitados deben ser consumidos y evitar en lo posible dejarlos en terreno si las condiciones así lo permiten. Las personas que emiten vales deben entregar solo lo que se consumirá en el día, por esta razón se aconseja que la entrega de materiales se realice entre las 8:00 hrs. y las 16:00 horas., debe verificar que vale emitido, contenga toda la información necesaria, y detallada de lo solicitado, con las firmas del solicitante y a persona que retira el material. Si la obra no cuenta con Internet la salida de los materiales de bodega se debe registrar en formulario Salida de Materiales F Bod-05.

5 Página 5 de Control de Herramientas y Equipos Ingreso y Control de herramientas y equipos en arriendo En las solicitudes de materiales del Portal Iconstruye se debe indicar claramente el valor de arriendo y el período de este. El ingreso de herramientas y equipos a obra es idéntico al de materiales, y además el deberá identificar claramente los siguientes aspectos al momento de recibir una herramienta o equipo en arriendo: - Herramienta o equipo - Las condiciones en las que se recibe. - Fecha de devolución o plazo por el que fue arrendado. - Valor del arriendo. - Arrendador - Cantidad - Dirección y teléfono del arrendador. El debe mantener un control diario de la existencia de herramientas, equipos y maquinarias que se encuentran en la obra, de acuerdo a formulario Control diario de equipos en Arriendo F Bod-03, el que se mantendrá en digital. Este formulario permite obtener toda la información necesaria de cada equipo y herramienta que se encuentre en obra y que además sirve para hacer un seguimiento diario del uso real que se da a las herramientas. El Administrador de Obra y/o Gerente de Proyecto o quien este designe, es el responsable de chequear que el mantenga al día el formulario. Para el préstamo de herramientas, los trabajadores autorizados podrán hacerlo directamente en bodega, firmando un vale, el cual les asigna un cargo por el préstamo. El vale será devuelto o anulado por el al momento de la devolución. Si la herramienta devuelta se encuentra en malas condiciones se revisará si corresponde el cargo por mal uso. Los contratistas deberán estar autorizados por el Administrador de Obra y/o Gerente de Proyecto o quién este designe, para solicitar cualquier equipo o herramienta. Debido a que trabajadores también ingresan herramientas a bodega para custodia, se recomienda realizar un listado con las herramientas que ellos ingresan Devolución de herramientas y equipos en arriendo Cuando una herramienta o equipo queda desocupada, debe ser devuelta inmediatamente. El coordinará directamente con el proveedor la devolución. Al momento de ser devuelta, el deberá verificar lo siguiente: - Herramienta o equipo - Período utilizado. - Valor del período utilizado. - Condiciones de la devolución. - Cantidad. - Dirección de entrega. Todo transporte de material o equipo debe realizarse con Guía de Despacho.

6 Página 6 de Informe de maquinaria en obra El Informe Control diario de equipos en Arriendo F Bod-03, se debe incluir en el Informe de Obra (Instructivo para emitir Informe de Obra I Ado-03). 5.3 Control de bodega Al momento del cierre de los tratos, los cargos de las herramientas (los vales de cargo) deberán estar al día, de manera que se confirme el stock de herramientas en existencia, de lo contrario, se realizarán los descuentos que correspondan. Es fundamental que los s mantengan al día los movimientos de materiales en el portal Iconstruye. Administrador de obra y/o Gerente de Proyecto, debe definir en Portal Iconstruye el stock crítico de materiales importantes que pueden afectar el desarrollo de la obra, debe verificar diariamente el stock de dichos productos. Los materiales indicados en el Stock crítico pueden ir variando según sea el avance de las obras. 7. Responsabilidades Solicitud Material Cargo de H. y Equipos. Actualizar Portal Iconstruye Vale de Consumo X X X X Administrador Obra Jefe de Obra X X Capataz X

7 Página 7 de Modificaciones. Versión Ítem Motivo del cambio Fecha 0 Versión Inicial 1 varios Las responsabilidades del Administrador de Obra serán compartidas por el Gerente de Proyecto, en suma, el término Administrador de Obra será reemplazado por Administrador de Obra y/o Gerente de Proyecto La forma de administrar la entrada y salida de materiales de bodega, se realizarán a través de el portal iconstruye, en el modulo de bodega. Se incorpora los formatos de control de arriendo de maquinarias (documentos anexo 8 control diario de bodega y anexo 9 liquidación mensual de equipos en arriendo) Se modifica el plazo de envió de guías de recepción de materiales de diariamente a semanal. El control diario se llevará en formato digital. Se modifica el plazo de envío de Informe de maquinaria de todas las semanas a quincenalmente. 4 Varios Se eliminan los registro liquidación mensual equipos en arriendo internos y externos Se incluye diagrama de flujo del proceso. Se establece la responsabilidad del en la recepción de materiales y se re define como debe realizarlo. Se hace mención al Procedimiento de Adquisiciones. Se establece que el debe verificar la información del vale de consumo. Se establece que el proceso de ingreso de equipos y herramientas es idéntico al de materiales. Se recomienda realizar un listado de las herramientas de trabajadores que quedan en custodia. Se define que todas las herramientas y equipos son arriendos externos, ya que GHG no cuenta con equipos propios. Por lo tanto se elimina punto En el control de bodega se debe definir stock crítico. Se elimina el registro Informe Diario de Bodega. Se modifica el registro Informe Diario de equipos en arriendo y se estable que este debe ser incluido en el Informe de Obra. Se especifican los registros que se deben utilizar en caso que la obra no cuente con Internet. Se especifica registro que se debe utilizar en caso que la obra no cuente con Internet

8 Página 8 de Registros Nombre de Registro: Código: Mantenido por: Clasificación: Acceso a: Lugar de Almacenamiento: Tiempo de Almacenamiento: Permanente Disposición No aplica Nombre: Código: Mantenido por: Clasificación: Acceso a: Lugar de Almacenamiento: Tiempo de Almacenamiento: Duración de la Obra Disposición Eliminación Nombre: Código: Mantenido por: Clasificación: Acceso a: Lugar de Almacenamiento: Tiempo de Almacenamiento: Duración de la Obra Disposición Eliminación Nombre: Código: Mantenido por: Clasificación: Acceso a: Lugar de Almacenamiento: Tiempo de Almacenamiento: Duración de la Obra Disposición Eliminación Solicitud de material No Aplica Asistente de adquisiciones Correlativo Gerentes, Administradores de obra y/o Gerente de Proyecto, Jefes de depto. Portal Iconstruye Vale de consumo F Bod-02 Correlativo Jefe de Adquisiciones, Administrador de Obra y/o Gerente de Proyecto, Gerente de Operaciones Bodega Obra Control Diario de equipos en arriendo F Bod-03 No aplica Jefe de Adquisiciones, Administrador de Obra y/o Gerente de Proyecto, Gerente de Operaciones, Encargado de Programación y Control Bodega Obra, en formato digital Cargo de Herramientas y Equipos F Bod-06 correlativo Jefe de Adquisiciones, Administrador de Obra y/o Gerente de Proyecto, Gerente de Operaciones, Jefe de Obra, Capataces Bodega Obra

9 Página 9 de 15 Registros, solo si la Obra no cuenta con Internet, durante toda su ejecución: Nombre: Código: Mantenido por: Clasificación: Acceso a: Lugar de Almacenamiento: Tiempo de Almacenamiento: Duración de la Obra Disposición Eliminación Nombre: Código: Mantenido por: Clasificación: Acceso a: Lugar de Almacenamiento: Tiempo de Almacenamiento: Duración de la Obra Disposición Eliminación Nombre: Código: Mantenido por: Clasificación: Acceso a: Lugar de Almacenamiento: Tiempo de Almacenamiento: Permanente Disposición No aplica Tarjeta de Control de Existencia F Bod-01 Correlativo Jefe de Adquisiciones, Administrador de Obra y/o Gerente de Proyecto, Gerente de Operaciones. Bodega Obra Recepción de Materiales F Bod-04, Jefe Adquisiciones correlativo Jefe de Adquisiciones, Administrador de Obra y/o Gerente de Proyecto, Gerente de Operaciones Bodega Obra y copia en Oficina Jefe Adquisiciones Salida de Materiales F Bod-05, Jefe Adquisiciones correlativo Jefe de Adquisiciones, Administrador de Obra y/o Gerente de Proyecto, Gerente de Operaciones Portal Iconstruye

10 Página 10 de Anexo 1, Tarjeta de Control de Existencia (sólo si la obra no cuenta con internet durante toda su ejecución) F Bod-01 GHG S.A. TARJETA DE CONTROL DE EXISTENCIA Nº ARTICULO: FECHA REFERENCIA ENTRADA SALIDA EXISTENCIA FIRMA 9.2 Anexo 2, Vale de Consumo F Bod-02 GHG S.A. VALE DE CONSUMO Y/O INGRESO Nº OBRA: CARGAR A: FECHA: Egreso Ingreso CANTIDAD UNIDAD MATERIAL Ordenado por: Retira: Entregado por: Capataz

11 Página 11 de Anexo 3, Cargo de Herramientas y Equipos F Bod-06 GHG S.A. CARGO DE HERRAMIENTAS Y EQUIPOS Nº OBRA: FECHA: CARGAR A: CANTIDAD UNIDAD HERRAMIENTA Y/O EQUIPO Ordenado por: Retira: Entregado por: Capataz

12 Página 12 de Anexo 4, Recepción de Materiales (sólo si la obra no cuenta con internet durante toda su ejecución) F Bod-04 CONSTRUCTORA GHG S.A. FECHA DESCRIPCION DEL MATERIAL RECEPCIÓN DE MATERIALES CANTIDAD UNIDAD Nº GUÍA PROVEEDOR OBRA: MES: FOLIO: PRECIO UNITARIO OBSERVACIONES

13 Página 13 de Anexo 5, Salida de Materiales (sólo si la obra no cuenta con internet durante toda su ejecución) F Bod-05 CONSTRUCTORA GHG S.A. SALIDAS DE MATERIALES OBRA: MES: FOLIO: FECHA DESCRIPCION DEL MATERIAL CANTIDAD VAL UNIDAD E Nº DESTINO DEL MATERIAL MONTO OBSERVACIONES

14 Página 14 de Anexo 5, Salida de Materiales (sólo si la obra no cuenta con internet durante toda su ejecución) F Bod-05 CONSTRUCTORA GHG S.A. SALIDAS DE MATERIALES OBRA: MES: FOLIO: FECHA DESCRIPCION DEL MATERIAL CANTIDAD VAL UNIDAD E Nº DESTINO DEL MATERIAL MONTO OBSERVACIONES

15 Página 15 de 15 Anexo 6, Control Diario de Equipos en arriendo F Bod-03 Control Diario de Equipos, Maquinas y Herramientas en Arriendo OBRA: FECHA: Nomenclatura: TERRENO BODEGA DEVOLUCIÓN REPARACIÓN PERDIDA X B D R P Nº EQUIPO/HERRAMIENTA Proveedor Rut Nº Guia Nº O.Compra Fecha Ingr CONTROL ESTADO DE PAGO MAQUINARIAS Y EQUIPOS BETONTEC Fecha Term. Und L M M J V S D L M M J V CANTIDAD USO REAL Nº CONTROL ESTADO DE PAGO MAQUINARIAS Y EQUIPOS EMPRESAS EXTERNAS EQUIPO/HERRAMIENTA Proveedor Rut Nº Guia Nº O.Comp Fecha Ingr. F/T Und L M M J V S D L M M J V CANTIDAD USO REAL