Procedimiento para el desarrollo de auditoria interna.

Transcripción

1 Página 1 de OBJETIVO El propósito de este documento es establecer el mecanismo a utilizar para la planificación y desarrollo de las Auditorias Internas en el Sistema de Gestión de Calidad de CR Ingeniería y definir el criterio para la calificación de los auditores internos de CR Ingeniería. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable para la revisión de todas las áreas contempladas en el Sistema de Gestión de Calidad de CR Ingeniería. 3. RESPONSABILIDADES 3.1 Representante de gerencia. 3.2 Equipo Auditor de CR Ingeniería 3.3 Coordinador de calidad. 4. DOCUMENTOS APLICABLES 4.1 Norma ISO 9001; Normas Nch-ISO 19011: Manual de calidad 4.4 Procedimiento para revisión gerencial 4.5 Procedimiento para la Implementación de Acciones Correctivas y Preventivas 5. TERMINOLOGÍA 5.1 Auditoria Interna: Examen sistemático que efectúa la empresa internamente para verificar el cumplimiento de las actividades especificadas en el Sistema de Calidad, ya sea evaluando un proceso, un producto (Servicio), o verificando si un cambio ha sido asimilado y si está siendo practicado. 5.2 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. 5.3 Evidencia: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificable. 6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS No aplica.

2 Página 2 de ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO 1. Equipo auditor. 2. Definición del plan anual de auditoria REG Planificación y coordinación de auditoria REG Envío de programa de auditoria a todo el personal involucrado. 5. Desarrollo de Auditoria interna REG Informe final de auditoria REG Reunión de mejoras post auditoria Acción correctiva o preventiva No FIN 9. Seguimiento y cierre de acción Si 8. Genera formato de acción correctiva. REG FIN

3 Página 3 de 16 Las auditorias internas se deben desarrollaran con el fin principal de determinar si el sistema de gestión de la calidad cumple con las disposiciones o requisitos legales, normativos y de proceso establecidos por la norma Internacional ISO 9001:2008. Las auditorias internas en CR Ingeniería se llevaran a cabo de manera planificada una vez al año, las fechas especificas quedaran definidas en el plan anual de auditoria. Punto Descripción de Actividad Responsable 7.1 EQUIPO AUDITOR Las Auditorias Internas son ejecutadas por los Auditores Internos de CR Ingeniería. Para que un trabajador de cualquier nivel de la organización pueda efectuar auditorias internas en el sistema de gestión de calidad, debe cumplir con al menos uno de los criterios de selección definidos por CR Ingeniería y que se describen a continuación. a. Los Auditores Internos son calificados por organismos externos, mediante entrenamientos específicos destinados a la formación de Auditores de Calidad. b. Recibir un entrenamiento teórico (inducción) de un Auditor Calificado de CR Ingeniería y Participar como observadores en al menos 2 (dos) Auditorias Internas, acompañando a un Auditor Calificado. *Representante de gerencia. *Auditor Líder Registros utilizados Responsabilidades del Auditor Líder Ayudar a la selección del equipo Asignar tareas individuales Representar al equipo de auditoria Presidir las reuniones de apertura y cierre Asegurar el progreso de la auditoria de acuerdo al plan Asegurar que los resultados de auditoria sean reportados de una forma clara, concluyente y sin demoras. Desarrollar la reunión de mejoras post auditorias.

4 Página 4 de DEFINICION DEL PLAN ANUAL DE AUDITORIA La planificación de las auditorias al sistema de Gestión de calidad, debe efectuarse siempre con el objetivo principal de revisar la totalidad de los requisitos normativos ISO 9001:2008. El plan anual de auditorias es definido por el coordinador de calidad mediante la implementación del formulario Plan Anual de Auditorias Internas (REG-005), el cual debe ser presentado a gerencia el primer mes de cada año, con el objetivo de que éste sea validado. Los procesos que conforman el sistema de calidad deben ser auditados completamente como mínimo una vez al año. Además se podrán realizar auditorias extraordinarias fuera de la planificación anual dirigidas a documentos o procesos específicos en los casos que Gerencia General, el Representante de Gerencia y/o departamento de calidad lo determine. PLANIFICACIÓN Y COORDINACION DE AUDITORIA. Con el objeto de dar cumplimiento al Plan Anual de Auditorias internas el coordinador de calidad debe planificar la auditoria con anticipación creando el REG-006 Programa de auditoria Interna. Los criterios para realizar el programa son, - El estado y la importancia de los distintos procesos del SGC a auditar. - Los resultados de auditorias previas. Coordinador de calidad; Gerencia. Coordinador de calidad Plan Anual de Auditorias Internas (REG-005), Programa de auditoria Interna REG Al momento de programar la auditoria también se debe tener en cuenta que los procesos deben ser auditados de manera cruzada, esto quiere decir, que los auditores no pueden auditar procesos del área en que ellos trabajan. El registro debe especificar como mínimo la siguiente información, - El equipo auditor, - Fecha y horarios de auditoria. - Objetivos y criterios de auditoria - Alcance de auditoria - Exclusiones (si aplica). - Nombre y correo del representante de gerencia y el coordinador de calidad

5 Página 5 de Procesos a auditar - Auditores - Lugar o área donde se debe realizar la auditoria. Las Auditorias fuera de programa son definidas por el coordinador de calidad en conjunto con el Representante de la Gerencia. ENVIO DE PROGRAMA DE AUDITORIA A TODO EL PERSONAL. La difusión del programa de auditoria es responsabilidad del coordinador de calidad, se debe realizar hasta 2 días hábiles antes de la fecha de realización, tanto para el equipo auditor como para el personal que será auditado. DESARROLLO DE AUDITORIA INTERNA. A) Reunión de Inicio La reunión de inicio es dirigida por el Auditor Líder y participan el equipo de auditores y los auditados mencionados en el programa de la auditoria, (siempre que su presencia no afecte las actividades de la empresa). Los temas mínimos abordados en esta reunión son: presentación del equipo de auditores, objetivos de la auditoria, ratificación del programa de la auditoria y otros puntos que sean relevantes al momento de realizar la auditoria. B) Ejecución de la Auditoria. La auditoria se ejecuta siguiendo las pautas establecidas en el programa de la auditoria, a través de, entrevistas, revisión de documentos y constataciones en terreno, entre otras. El Auditor que cursa una no conformidad, debe informarla directamente al Auditado y/o al Responsable del Área durante el mismo desarrollo de la auditoria. Los auditores deben realizar las auditorias con la norma en la mano para evitar omisión u olvido de las cláusulas. La jefatura del área auditada debe asegurar la disponibilidad de documentación requerida por los Auditores para la ejecución de la auditoria. Todas las no conformidades son registradas y validadas por los auditores y el auditor en el documento reporte de auditoria REG-007, en este Coordinador de calidad Coordinador de calidad; Equipo auditor, auditado. Programa de auditoria Interna REG-006 El Programa de auditoria Interna REG-006 REG-007 Reporte de auditoria. REG-008 Informe final de auditoria interna.

6 Página 6 de 16 registro también se deben dejar especificadas todas las observaciones, fortalezas o debilidades detectadas en la auditoria, así como también las mejoras inmediatas que se implementen durante el proceso de auditoria. Todos estos registros se revisan en la reunión de auditores. C) Trabajo de Auditores. El equipo de auditores, se reúne una vez finalizados los procesos de auditoria, para aclarar dudas, redactar los reportes de no conformidades que falten y para preparar las conclusiones de la auditoria que posteriormente se declaran en la reunión de cierre. 7.6 D) Reunión de Cierre. Al término de la auditoria y durante la reunión de cierre, cada auditor presenta los hallazgos detectados en la o las auditorias que efectuó, con la finalidad de que tanto el auditor líder como el equipo auditor en general corroboren si corresponde a una no conformidad y o una observación. Finalmente los auditores entregan al coordinador de calidad, los reportes de auditoria completos y firmados por el auditor y auditado. Para que se realice el REG-008 informe final de auditoria. INFORME FINAL DE AUDITORIA. Una vez finalizada la auditoria el coordinador de calidad es responsable de realizar el Informe Final de Auditoria Interna REG-008, en el que se describe: observaciones y no conformidades encontradas en las distintas áreas. El informe es enviado al representante de gerencia, el periodo entre la fecha de auditoria y la entrega del informe no debe exceder dos días hábiles. En este mismo informe se registrarán posteriormente los acuerdos que se tomen durante la reunión de mejoras post auditoria y los resultados finales. Coordinador de calidad REG-008 Informe final de auditoria interna 7.7 REUNION DE MEJORAS POST AUDITORIA. En un plazo no mayor a tres días hábiles desde el día que se desarrollo la auditoria. El representante de gerencia debe citar a reunión a todos los jefes de Coordinador de calidad, representante de gerencia, jefaturas de las distintas REG-008 Informe final de auditoria interna

7 Página 7 de 16 las áreas donde se detectaron no conformidades u observaciones graves, la finalidad de dicha reunión es buscar el origen de la no conformidad y definir las acciones correctivas que se necesiten para eliminarla. Si durante la auditoria no se detectan no conformidades ni observaciones, el proceso finaliza en este punto. áreas. 7.8 FORMATO DE ACCION CORRECTIVA O PREVENTIVA. Durante el desarrollo de la reunión de mejora se revisan cada una de las no conformidades, y observaciones graves (potenciales no conformidades) detectadas en todas las áreas auditadas. El representante de gerencia asigna a las jefaturas la responsabilidad de buscar la causa raíz de estas y definir las soluciones Y acciones correctivas necesarias para eliminar la falla, con esto se evitara que vuelvan a ocurrir, todo queda registrado en el Formulario de acción correctiva / preventiva REG-009. Coordinador de calidad, representante de gerencia, jefaturas de las distintas áreas REG-009 Formulario de acción correctiva / preventiva REG-008 Informe final de auditoria interna 7.9 SEGUIMIENTO Y CIERRE DE LA MEJORA. También en dicha reunión se designa a la persona responsable de efectuar el seguimiento de la corrección inmediata y la eficacia de la o las acciones correctivas definidas en el formulario, para ello se fijara una fecha inicial donde se verificarán la implementación de las correcciones inmediatas. El representante de gerencia debe tener en cuenta que la persona elegida para hacer dicho seguimiento debe ser imparcial, esto quiere decir, que no sean participe en las correcciones ni mejoras y que no tenga relación alguna con la no conformidad. Los resultados de las Auditorias Internas al igual que las acciones de mejora realizadas son considerados en las Revisiones Gerenciales del Sistema de Calidad según se indica en Procedimiento de Revisión Gerencial. Coordinador de calidad, representante de gerencia, jefaturas de las distintas áreas REG-009 Formulario de acción correctiva / preventiva REG-008 Informe final de auditoria 7.10 FIN Una vez finalizado el proceso, el coordinador de

8 Página 8 de 16 calidad debe archivar todos lo registros generados durante el proceso completo. 8. REGISTROS 8.1 Plan anual de auditorias internas REG Programa de auditoria interna REG Reporte de auditoria REG Informe final de auditoria REG Formulario de acción correctiva / preventiva. REG-009

9 E Procedimiento para el desarrollo Página 9 de ANEXOS. 9.1 Plan anual de auditorias internas REG-005 PLAN ANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS PLAN ANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS 2010 Revisó: Coordinador de Calidad Fecha: 30 de Abril del 2010 REG-005 REV: O1 Página 1 de 1 Aprobó: Representante de Gerencia Fecha: 01 de Junio del 2010 \PROCESOS DEL SGC E N E R O O PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNAS (PC-AUI-07) F E B R E R M A R Z O A B R I L M A Y O J U N I O J U L I O A G O S T O S E P T I E M B R E O C T U B R N O V I E M B R E D I C I E M B R E MANUAL DE CALIDAD CA AR IE AC AP PROCESOS DE CALIDAD REVISIONES GERENCIALES CA AR IE AC AP CONTROL DE DOCUMENTOS CA AR IE AC AP CONTROL DE REGISTROS CA AR IE AC AP ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS CA AR IE AC AP AUDITORIAS INTERNAS CA AR IE AC AP RECLAMOS DE CLIENTES CA AR IE AC AP CONTROL DE PRODUCTOS Y PROCESOS NO CONFORMES CA AR IE AC AP PROCESOS DE SERVICIOS ESTUDIO DE PRESUPUESTOS CA AR IE AC AP DISEÑO Y DESARROLLO DE PROYECTOS CA AR IE AC AP SERVICIO DE MANTENCIONES CA AR IE AC AP ADMINISTRACIÓN DE OBRAS CA AR IE AC AP SEGUIMIENTO DE PRESUPUESTOS CA AR IE AC AP PROCESOS OPERATIVOS COMPRAS CA AR IE AC AP LOGÍSTICA CA AR IE AC AP CONTROL DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN CA AR IE AC AP GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBCONTRATOS EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATOS CA AR IE AC AP Nomenclatura CURSO AUDITORIAS INTERNAS AUDITORIA PROGRAMADA AUDITORIA REALIZADA INFORME EMITIDO ACCIONES CORRECTIVAS EMITIDAS CA AP AR IE AC Observación: ** No obstante este plan, se podrán realizar auditorias intermedias de acuerdo a requerimientos del equipo auditor. Estas serán informadas y programadas con antelación. ** Para realizar el programa de auditoria, se tomarán en cuenta los resultados de la auditoria interna realizada anteriormente, por lo que los tiempos destinados para el desarrollo de las auditorias podrían variar.

10 Página 10 de Programa de auditoria interna REG-006 Programa de Auditoria Interna ISO 9001:2008 REG-006 REV:00 Auditor Líder Auditor 2 Auditor 3 Auditor 4 Auditor 5 Auditor 6 Auditor 7 Fecha de realización Código de Auditoria Auditoria Objetivos de Auditoria Alcance de la Auditoria Exclusiones Representante de Gerencia Coordinadora de calidad Hora Inicio / Termino Procedimientos / Función Programa Área / Lugar Auditor

11 Página 11 de Reporte de auditoria REG-007 REG-007 REV:01 REPORTE DE AUDITORIA INTERNA Auditoria código Nombre del Auditor: Código de Procedimiento: Fecha: Auditor Líder: Nombre o cargo del Auditado: Área Auditada: HALLAZGOS NO CONFORMIDADES (especificar requerimiento, incumplimiento y adjuntar evidencia) Puntual N P Menor Mayor OBSERVACIONES. (potenciales no conformidades) RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA (R.P.M.) MEJORAS INMEDIATAS (implementadas y verificadas durante la auditoria) FORTALEZAS DEBILIDADES Firma del auditor Firma del auditado.

12 Página 12 de Informe final de auditoria REG-008 REG-008 REV:01 INFORME FINAL DE AUDITORIA Código de Auditoria : Fecha de Auditoria Nombre del Procedimiento Área Auditada Auditor Auditado Observaciones No conformidades Detectadas Recomendaciones para la mejora. Responsable de generar la mejora/nº de formulario de acción correctiva Responsable del seguimiento de la mejora. Fecha tope de implementación Condición de auditoria/fecha

13 Página 13 de Formulario de acción correctiva / preventiva. REG-009 FORMULARIO DE ACCIÓN CORRECTIVA/PREVENTIVA. ACCION CORRECTIVA PREVENTIVA Nº Correlativo: Fecha detección Área en que se detecta la No Conformidad Nombre y Cargo de quien detecta REG-009 REV:02 SECCION I : ORIGEN DE LA NO CONFORMIDAD (Marque con una X el origen de la no conformidad que origina la acción, para reclamos de clientes, favor llenar los datos solicitados) Revisiones Auditoria Interna Producto No Conforme REAL Gerenciales Proceso No Conforme Reclamo De Cliente DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD O MEJORA PREVENTIVA Otra Fuente POTENCIAL SECCIÓN II: ANÁLISIS, INVESTIGACIÓN DE LA CAUSA ; CORRECCIÓN Y ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA CAUSA RAIZ: Nombre de quién investigó la causa: CORRECCIÓN INMEDIATA: Fecha: ACCIÓN CORRECTIVA: Fecha de Implementación de la corrección: Cargo Responsable de la Implementación: Firma : SECCIÓN III : SEGUIMIENTO DE LA CORRECCIÓN INMEDIATA Y ACCIÓN CORRECTIVA IMPLEMENTADA. Responsable del Seguimiento de la corrección inmediata: Fecha : Resultados: Responsable de corroborar la eficacia de la acción correctiva : Resultados: Fecha: Estado de la Acción Correctiva o Preventiva al Término del Seguimiento Pendiente En ejecución Cerrada Por qué? Fecha Nueva Revisión: Firma del responsable del seguimiento.

14 Página 14 de Modificaciones del documento. Fecha de Modificación Cambios realizados Nº de Revisión Obsoleta Fecha de Revisión de versión obsoleta Fecha de Aprobación de versión obsoleta Se modifica el punto 7.3 en su primer párrafo se anexa la siguiente información, después del primer punto aparte: 19/07/ /07/ /07/2010 Los criterios para realizar el programa son, - El estado y la importancia de los distintos procesos del SGC a auditar. - Los resultados de auditorias previas. Se modifica el punto 7.9 en su primer párrafo antes decía: También en dicha reunión se designa a la persona responsable de efectuar el seguimiento de la acción correctiva que se determine en el formulario, quien debe verificar que hayan sido implementadas y la efectividad en la corrección de la no conformidad, además se fija una fecha tope para finalizar el proceso. Ahora dice: También en dicha reunión se designa a la persona responsable de efectuar el seguimiento de la corrección y la eficacia de la o las acciones correctivas definidas en el formulario, para ello se fijara una fecha inicial donde se verificarán la implementación de las correcciones y posteriormente, según. Se modifica el REG-008 Informe final de auditoria (anexo 4). Se modifican los últimos cuatro campos de la planilla. Para dar cumplimiento a los cambios realizados en el punto 7.9, descrito arriba. Antes decía Responsable de generar la mejora Ahora dice. Responsable del seguimiento de la mejora. Fecha tope de cierre Condición de auditoria 00 21/06/ /06/ /06/ /06/ /06/ /06/2010 Responsable de generar la corrección y acción correctiva Responsable del seguimiento. Fecha para el primer seguimiento Fecha y Condición de auditoria.

15 Página 15 de 16 19/07/ /07/ /11/ /12/ /01/ /01/ /01/2012 Se modifica el REG-005 plan anual de auditoria (anexo1). Se modifica dándole un enfoque a de las auditorias propuestas a los procesos no a los puntos normativos. Se modifica el REG-009 formulario de acción correctiva / preventiva (anexo5). Se modifican los ítems II y III del formulario, con el fin de dar cumplimiento a los cambios realizados en el punto 7.9, descrito arriba. El REG-009 Formulario de acción correctiva/preventiva fue rectificado en los ítems II y III, se definieron de manera clara los módulos donde se debe especificar la corrección inmediata y las acciones correctivas, al igual que sus correspondientes seguimientos. (Rev.02) Se efectúa una corrección en el punto 8.5 donde se define como registro del procedimiento el Formulario de acción correctiva / preventiva. REG-00. El código correcto de identificación es el REG-009. En el punto 7.5 letra D se incluye el siguiente párrafo, Al término de la auditoria y durante la reunión de cierre, cada auditor presenta los hallazgos detectados en la o las auditorias que efectuó, con la finalidad de que tanto el auditor líder como el equipo auditor en general corroboren si corresponde a una no conformidad y/o una observación Se modifica el anexo 8.3 específicamente el REG-007, debido a que se agregó un ítem en el registro para las Recomendaciones Para la Mejora que de detectan durante las auditorias internas, provocando que se genere la versión 01 del registro. El anexo 8.4 donde se define el REG-008 es modificado ya que se agregó una columna en el registro, provocando que se genere la versión 01 del mismo /06/ /06/ /06/ /06/ /07/ /07/ /11/ /12/ /02/ /02/ /02/ /02/ /02/ /02/ /07/2012 En el punto 7.1 Equipo Auditor, se redacta nuevamente el párrafo donde se definen las competencias que debe tener un auditor interno para participar en las auditorias que se realicen al sistema de gestión de calidad, detalle. Las Auditorias Internas son ejecutadas por los Auditores Internos de CR Ingeniería. Para que un trabajador de cualquier nivel de la organización pueda efectuar auditorias internas en el sistema de gestión de calidad, debe cumplir con al menos uno de los criterios de selección definidos por CR Ingeniería y que se 04 14/02/ /02/2012

16 Página 16 de 16 13/08/2015 describen a continuación. A. Los Auditores Internos son calificados por organismos externos, mediante entrenamientos específicos destinados a la formación de Auditores de Calidad. B. Recibir un entrenamiento teórico (inducción) de un Auditor Calificado de CR Ingeniería y Participar como observadores en al menos 2 (dos) Auditorias Internas, acompañando a un Auditor Calificado. En el punto 7 se especifica que las auditorias internas se llevaran a cabo una vez al año por programación, no dos veces /07/ /07/ /08/2015 En el punto 7.4 el procedimiento indica que el coordinador de calidad debe comunicar el REG-006 programa de auditoria interna 4 días hábiles antes de la auditoria, se modificando indicando que se puede enviar hasta 2 días hábiles previo a la auditoria 05 23/07/ /07/2012