PROCEDIMIENTO PARA AUDITORÍAS INTERNAS PC-TESI-10

Transcripción

1 Objetivo Determinar si el SGC es conforme con las disposiciones planificadas con los requisitos de la Norma con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad establecidos por el TESI, así como si éste se ha implantado y se mantiene de manera eficaz. 2. Alcance Aplica a las áreas del Tecnológico de Estudios Superiores de Ixtapaluca que participen en el SGC. 3. Políticas de operación 3.1. Es competencia del Director y responsabilidad del RD del TESI conforme al Equipo Auditor Es competencia del Director designar al Auditor Líder Es responsabilidad del Auditor Líder planificar un Programa Anual de Auditorías en el cual se realice una Auditoría Interna al menos cada tres meses, determinado la metodología y tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de las auditorías previas Los criterios de auditoría, el alcance de la misma, serán detallados en el Plan de Auditorías El Líder del Equipo Auditor, es responsable de asignar a cada integrante, los procesos, funciones, lugares, áreas o actividades específicas a auditar; la selección de los auditores y la realización de las Auditorías deben asegurar la objetividad e imparcialidad del Procedimiento de Auditorías. Los Auditores No deben auditar su propio trabajo Las conclusiones de la Auditoría pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas o de mejora, según sea aplicable, las cuales aunque no son consideradas como parte de la Auditoría, pueden verificarse en una Auditoría Posterior El Informe de Auditoría deberá estar fechado, revisado, y firmado por el Equipo Auditor, y deberá ser distribuido a los receptores designados por el TESI. 3.. El Responsable del área auditada, debe asegurarse de que se realizan las correcciones y se toman las acciones correctivas necesarias aplicando los procedimientos de Acciones Correctivas PC-TESI-26 y/o Acciones Preventivas PC-TESI-0 según sea el caso El Comité de Calidad debe verificar si se implementaron las acciones correspondientes en un período no mayor a treinta días naturales a partir de la Reunión de Cierre. Página 1 de

2 Diagrama del Procedimiento Director Auditor Líder Equipo auditor RD/Auditado INICIO 1 Conforma al Equipo Auditor y designa Auditor Líder. 2 Elabora anualmente el Programa de Auditorías. Elabora Plan de Auditoría 3 4 Revisa documentación del SGC y prepara Auditoría en sitio 5 Realiza Reunión de Apertura Recopila la información mediante un muestreo apropiado y verificación 6 Integran el informe de Auditoría 7 Realiza la Reunión de Cierre, lee y distribuye el Informe 9 Recibe Informe de Auditoría y atiende los hallazgos encontrados FIN Página 2 de

3 Descripción del Procedimiento Secuencia Actividad Responsable 1. Conforma al Equipo 1.1 Con base en los criterios para la Evaluación de Auditores Auditor y designa Auditor Líder Internos (FO-TESI-10) conforma al Equipo Auditor y designa al que fungirá como líder del Equipo. Director 2. Elabora Programa de Auditorías 3. Elabora el Plan de Auditoría 4. Revisa Documentación y Prepara Auditoría en Sitio 5. Realiza reunión de apertura 6. Realiza Auditoría en Sitio 2.1Nombrado el Auditor Líder, elabora el Programa anual de Auditorías (FO-TESI-16) 3.1 Realiza el Plan de Auditoría, define el objetivo, establece el Alcance, los criterios de Auditoría y determinan la Vialidad de la misma. (FO-TESI Asigna tareas al equipo Auditor 3.3 Entrega el Plan de Auditoria al RD así como al Equipo Auditor. 4.1 Con base en el Plan de Auditoría FO-TESI-1, revisan la documentación del SGC del auditado con el fin de poder determinar la conformidad de su sistema de acuerdo con lo establecido en la Norma ISO 9001:200, 4.2 Preparan documentos de trabajo para llevar a cabo la Auditoría en sitio. 5.1Se confirma el Plan de Auditoría, se proporciona un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades de Auditoría, se confirman los canales de comunicación y se proporciona al Auditado la oportunidad de realizar preguntas. 5.2 En caso de haber guías y observadores, éstos podrán acompañar al Equipo Auditor pero no forman parte del mismo. 5.3 Se requisita el Formato FO-TESI Recopilan mediante un muestreo apropiado y verifica la Información relacionada con las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos. 6.2 Se recaban las evidencias de las Auditorías y estas se evalúan frente a los criterios de Auditoría para generar los hallazgos, los cuales pueden indicar tanto conformidad como no conformidad con los criterios. 6.3 Se requisita el formato de Notas de Auditoría. (FO- TESI-96) Auditor líder Auditor Líder Equipo Auditor Auditor Líder Equipo Auditor Página 3 de

4 Prepara y aprueba el Informe de Auditoría. Realiza la Reunión de cierre, lee y distribuye el Informe de Auditoría 9. Recibe Informe de Auditoría 7.1 Revisa los hallazgos encontrados y preparan las conclusiones de la Auditoría con el fin de poder elaborar su informe de Auditoría. 7.2 Redactan el Informe de Auditoría (FO-TESI-19)..1 Lleva a cabo la Reunión de cierre y requisita el formato FO-TESI Se da lectura al Informe, presenta los hallazgos y las conclusiones de la Auditoría de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado..3 En la misma reunión se hace entrega del informe a los Auditados como al RD. 9.1 Reciben el Informe de Auditoría 9.2 Atienden los hallazgos encontrados, a través del Procedimiento de Acciones Correctivas y/o Acciones Preventivas del SGC. Equipo Auditor/Auditor Líder Auditor Líder RD/Auditado 6. Documentos de referencia Documentos Manual de Calidad Procedimiento del SGC para Acciones Correctivas Procedimiento del SGC para Acciones Preventivas Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental ISO 19011: Registros Registro Tiempo de retención Responsable de Conservarlo Código de Registro Programa Anual de Auditorías 1 año Auditor Líder FO-TESI-17 Plan de Auditorias 1 año Auditor Líder FO-TESI-1 Reunión de Apertura 1 año Auditor Líder FO-TESI -73 Notas de Auditoría 1 año Auditor Líder FO-TESI-96 Informe de Auditoria 1 año Auditor Líder FO-TESI-19 Reunión de Cierre 1 año Auditor Líder FO-TESI 76 Criterios de Evaluación de Auditores Internos 1 año RD FO-TESI-16 Página 4 de

5 Glosario Alcance de la Auditoría: Extensión y limites de una auditoría. Auditado: Organización a la que se le practica la auditoría: Para efecto de la auditoría interna el auditado es el área o departamento declarado en el Sistema de Gestión de la Calidad. Auditor Líder: Responsable de coordinar y dar seguimiento al proceso de auditoría. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la Auditoría y evaluarla de manera objetiva con el fin determinar la extensión en que se cumplen los criterios de Auditoría para determinar si las actividades de Calidad cumplen las disposiciones establecidas y si éstas son implementadas eficazmente, y son apropiadas para alcanzar objetivos. Auditoría Conjunta: Cuando dos o más organizaciones cooperan para auditar a un único auditado. Auditoría Interna: Auditoría realizada con personal del plantel, capacitados como auditores sin que auditen su propio trabajo. Conclusiones de la Auditoría: Resultados de una auditoría, que proporciona el Equipo Auditor tras considerar los objetivos de la Auditoría y todos sus hallazgos. Criterios de Auditoría: Son las referencias usadas frente a la cual se determina la conformidad y pueden incluir políticas, procedimientos, normas, leyes y reglamentos, requisitos del SGC, requisitos contractuales o códigos de conducta. Equipo Auditor: Uno o más auditores internos que llevan a cabo una auditoría. Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información pertinente y verificable para los criterios de auditoría. Hallazgos de la Auditoría: Resultado de la evaluación de las evidencias recopiladas durante la Auditoría con respecto a los criterios de Auditoría. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito de la Norma IS0 9001:200. Plan de Auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados para la auditoría. Programa de Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas en un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. SGC: Sistema de Gestión de la Calidad. 11. Anexos 9.1 FO-TESI-16 Programa anual de Auditorías 9.2 FO-TESI-1 Plan de Auditorías 9.3 FO-TESI-73 Reunión de Apertura 9.4 FO-TESI-96 Notas De Auditoría 9.5 FO-TESI-76 Reunión de Cierre 9.6 FO-TESI-19 Informe de Auditoría 9.7 FO-TESI-16 Criterios de Evaluación de Auditores Internos Página 5 de

6 Cambios a esta versión Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio 5 Junio de 2010 Mejora continua. 6 Septiembre 2010 Modificación en la Descripción del Procedimiento. 7 Diciembre Se adecuó el objetivo del procedimiento a lo requerido por la Norma ISO: En las Políticas de operación: Se determina que el Director es competente y el RD es responsable de conformar al Equipo Auditor. (3.1) Se determina que el Director es competente para designar al Auditor Líder (3.2) Se determina al Líder del Equipo Auditor, como el responsable de planificar un Programa Anual de Auditorías (3.3) Se determina que los criterios de Auditoría, el Alcance de la misma, su frecuencia y su metodología, serán detallados en el Plan de Auditorías (3.4) Se incorporó que la realización de Auditorías debe asegurar la objetividad e imparcialidad del procedimiento de Auditorías, y que los auditores no deben auditar su propio trabajo (3.5) Se determino que las conclusiones de la auditoría pueden indicar la necesidad de implementar acciones correctivas, preventivas o de mejora, las cuales no son consideradas como parte de la auditoría pero pueden verificarse en una auditoría posterior. (3.6) Se determina que el informe de Auditoría debe estar fechado, revisado, firmado por el Equipo Auditor y distribuido a los receptores designados por el TESI (3.7) Página 6 de

7 .2.2 Se eliminó la responsabilidad del Director y el RD de convocar al Comité de Calidad posterior a la entrega del informe de Auditoría para atender los hallazgos encontrados y se determinó que el Responsable del Área auditada es quien debe asegurarse de que realicen las correcciones y se tomen las acciones correctivas o preventivas necesarias. (3.) Se determinó que el Comité de Calidad para verificar si se implementaron las acciones correspondientes por parte de los con un periodo no mayor de 30 días naturales a partir de la reunión de cierre de la Auditoría. (3.9) 3. El diagrama del procedimiento se ajusta a la Descripción del Procedimiento. 4. Descripción del Procedimiento. Se determina que el Equipo Auditor es responsable de recopilar la información mediante un muestreo apropiado y verificación (Paso 6) Se determina que es responsabilidad conjunta del Equipo Auditor y el Auditor Líder integrar el Informe de Auditoría (Paso 7) Se determina que es responsabilidad del Auditor Líder realizar la Reunión de Cierre de Auditoría. (Paso ) Se determina que el RD y los Auditados reciben y atienden los hallazgos encontrados en el informe de Auditoría. (Paso 9) 5. Documentos de Referencia: Se corrigió el nombre de las Directrices para la Auditoría 6. Registros: El Responsable de conservar los Criterios de Evaluación de los Auditores Internos se determina que es del RD. 7. Glosario: Se eliminan las definiciones de Auditoría Cruzada y Cliente de la Auditoría. La responsabilidad de la elaboración del Procedimiento es del Auditor Líder. Página 7 de

8 .2.2 En la descripción del procedimiento en el punto se repetía el punto.2. En el punto 7 y 9 se corrigieron los registros que no pertenecías a este procedimiento. Agregando la versión al punto 10. Cambios a esta versión. Página de