Manual de Procedimientos e Instructivos Procedimiento general de auditoría interna

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1 Manual de Procedimientos e Instructivos Procedimiento Control de cambios: No aplica. Tipo de cambio Punto Observaciones Incorporaciones Modificaciones Derogaciones Revisó: Liliana González Aprobó: Alberto Bonifacio PG 03 Página: 1 de 6

2 1. Objeto El objeto del presente es planificar, implementar y documentar los resultados de las auditorías internas con el fin de determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) es conforme con los requisitos de la norma ISO 9001:2008 y evaluar su cumplimiento y eficacia. 2. Alcance Servicios del Sistema Nacional de definidos en el alcance del SGC. 3. Definiciones y abreviaturas Para el propósito de este documento, son aplicables para los términos de calidad las definiciones dadas en la Norma ISO 9000:2005, Sistemas de gestión de la calidad Fundamentos y vocabulario. No obstante, se reseñan a continuación las principales definiciones y abreviaturas propias del Sistema Nacional de y las más utilizadas referidas al sistema de gestión de la calidad, que pueden ser de utilidad en la interpretación de este documento. Acción correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Auditoria: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. Documento: Información y su medio de soporte. DSNC: Dirección del Sistema Nacional de. Fortalezas: Situaciones y atributos del sistema de gestión destacables por su buen funcionamiento y su valor con respecto al desempeño general del sistema. INAP: Instituto Nacional de la Administración Pública. Información: Datos que poseen significado. No conformidades: Son incumplimientos sistemáticos respecto de requisitos normativos o puntuales pero relevantes con relación tanto a la norma de referencia como al sistema de gestión de la calidad implementado. Observaciones: son desvíos puntuales o parciales en el cumplimiento de requisitos normativos. Oportunidades de mejora: Son recomendaciones, no mandatarias, cuyo tratamiento y aplicación quedan a consideración de la organización auditada. Política de la calidad: intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección. Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Producto: resultado de un proceso. Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. SAI: Sistema de Acreditación INAP. PG 03 Página: 2 de 6

3 SGC: Sistema de gestión de la calidad. Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad. SNC: Sistema Nacional de. Usuario: Destinatario del proceso. Equivale al Cliente utilizado en la ISO 9001:2008, definido en ISO 9000:2005 como: Organización o persona que recibe un producto. 4. Referencias normativas Los documentos de referencia siguientes son de utilidad para la aplicación de este documento. - ISO 9001: ISO 9000: ISO 19011: Manual de la Calidad del Sistema Nacional de - Manual de Procedimientos e instructivos del Sistema Nacional de, Procedimiento general de control de producto no conforme, acciones correctivas y acciones preventivas. 5. Descripción 5.1. Planificación Se realizará como mínimo una auditoría interna cada año en la que se revisarán todos los procesos y actividades del SGC implementado en la Dirección del Sistema Nacional de del INAP. Las auditorias se realizan utilizando el criterio de requisitos de la Norma ISO 9001:2008 y sus hallazgos se clasificarán en No Conformidades, Observaciones, Oportunidades de Mejora y Fortalezas del SGC. Las Observaciones deberán ser analizadas para evaluar si corresponde darles el mismo tratamiento que una No Conformidad. El responsable de calidad establecerá anualmente un programa de auditoría en el que definirá los objetivos, criterios, responsabilidades, recursos necesarios, procesos alcanzados y calendario. El programa de auditoría será revisado para identificar oportunidades de mejora Implementación El responsable de calidad con treinta días de anticipación a la fecha establecida en el PG 03 Página: 3 de 6

4 calendario del programa de auditoría, definirá el equipo auditor. La selección y evaluación se realizará de acuerdo a lo establecido en el apartado 5.5. Se verificará la disponibilidad de los recursos necesarios y se comunicará a la dirección y a los responsables involucrados la fecha de realización. Una vez designado el equipo auditor, solicitará el envío del plan de auditoría con una semana de anticipación a la realización de la misma Actividades de auditoría El auditor responsable conduce, coordina y realiza las siguientes actividades: 1. Reunión de apertura Explica a los auditados los aspectos contenidos en el objetivo de la auditoria y coordina los aspectos logísticos necesarios a fin de cumplirlo. 2. Auditoria in situ Entrevista a los auditados. Verifica los registros que brindan evidencia de las actividades establecidas en los procedimientos de referencia o mencionadas por los auditados. Evalúa la eficacia de las actividades auditadas. 3. Reunión de cierre Informa los resultados de la auditoria, mencionando las fortalezas y debilidades encontradas y acuerda con los auditados los desvíos hallados. 4. Informe Se elaborará un informe con el resultado que contendrá las siguientes partes: Identificación de fortalezas; Oportunidades de mejora; Observaciones y No conformidades Seguimiento El responsable del proceso que esté siendo auditado debe asegurarse de que se toman acciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Lo hará de acuerdo al procedimiento PG 04 de producto no conforme, acciones correctivas y acciones preventivas. El seguimiento de las mismas, así como las acciones preventivas y oportunidades de mejora, como la verificación de la implementación y su eficacia, estará a cargo del responsable de calidad Competencia de los auditores La selección de los auditores y la realización de las auditorías deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. Los auditores no deben auditar su propio trabajo. El auditor interno podrá ser un miembro del SNC, personal de otra área del INAP o eventualmente contratado sino se dispone de un auditor competente. Se verificará en sus antecedentes la competencia para auditar ISO 9001:2008 demandándose como condiciones mínimas del perfil las siguientes: a) Educación: Secundaria. b) Experiencia laboral: Mínimo total 5 años. En áreas con sistemas de calidad mínimo 2 años. De la experiencia laboral deberán acreditarse como mínimo 3 años de experiencia en la administración pública. La experiencia laboral total puede reducirse en un año si la persona acredita educación terciaria o universitaria completa. c) Formación como auditor: 12 horas de formación en auditor interno. PG 03 Página: 4 de 6

5 d) Experiencia en auditorías: Dos auditorías internas completas como auditor en formación u observador bajo la dirección y orientación de un auditor competente que sea responsable o líder de un equipo auditor. Estas auditorías deben haberse realizado en el término de los últimos tres años consecutivos. 6. Responsabilidad, revisión y aprobación El responsable del programa del SGC deberá asegurarse que se cumple el presente procedimiento para la realización de las auditorías. El personal involucrado en los procesos deberá disponer de la documentación que le sea requerida para la auditoría interna y estar presente en las entrevistas a las que sea convocado. El responsable del programa del SGC revisará el programa de auditoría y el procedimiento de auditoría y propondrá a la dirección las mejoras que identifique, quien será la autoridad para la aprobación de los cambios. 7. Documentos relacionados - Programa de auditoría. - Plan de la auditoría. - Informe de auditoría. - Registro de selección y/o evaluación de auditor. 8. Anexos Anexo I Planilla Modelo para la elaboración del plan de auditoría PG 03 Página: 5 de 6

6 Anexo I Planilla Modelo para la elaboración del plan de auditoría Día Horario Proceso a auditar Auditor Entrevistado Requisito a auditar PG 03 Página: 6 de 6