PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN AMBIENTAL:

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1 Fecha: 06/05/2015 PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN AMBIENTAL: Nombre y Cargo Firma Fecha Elaborado Pilar Rueda de la Puerta 06/05/2015 Revisado Responsable de Gestión Ambiental Luis M. López Siles Director Económico-Administrativo y de Servicios Generales 06/05/2015 Aprobado Eva Jiménez Gómez 06/05/2015 Gerente Edición: 4 Página 1 de 9

2 0. ÍNDICE 0. ÍNDICE OBJETO ALCANCE REFERENCIAS DEFINICIONES PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE LAS, A NIVEL CORPORATIVO GESTIÓN DE LAS Planificación de las Auditorías Internas Ejecución de la Auditoría Interna HISTÓRICO DE EDICIONES ANEXOS...11 Edición:4 Página 2 de 10

3 1. OBJETO. El objeto del presente procedimiento es describir la sistemática para la Planificación y Realización de las Auditorias Internas del Sistema Integral de Gestión Ambiental del Servicio Andaluz de Salud (SIGA-SAS), a Nivel Corporativo, y del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) del AGSNA La finalidad de las Auditorias Internas, del SGA del Distrito de AP, es determinar si el mismo cumple con las disposiciones planificadas para la gestión ambiental, incluidos los requisitos de la Norma UNE-EN ISO 14001:2004, se ha implementado adecuadamente, se mantiene y es eficaz en el logro de los objetivos y metas ambientales del Centro. Además, dichas Auditorias proporcionan una información a la Dirección, que permite introducir elementos de mejora en el SGA. 2. ALCANCE. Este procedimiento es de aplicación a la Planificación y Realización de las Auditorias Internas del Sistema de Gestión Ambiental del AGSNA. 3. REFERENCIAS. MGA Manual de Gestión Ambiental. PGA Competencia, Formación y Toma de Conciencia. PGA No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva. Norma UNE-EN ISO 14001:2004 Apdos , y DEFINICIONES Auditoria Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria del Sistema de Gestión Ambiental, fijado por la organización. Auditor: Persona cualificada para realizar auditorias del Sistema de Gestión Ambiental. Auditado: Responsable de un Área, Unidad o Servicio que va a ser auditado, ya sea por completo o parte del mismo. Edición:4 Página 3 de 10

4 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. Edición:4 Página 4 de 10

5 5. PROCEDIMIENTO:. QUÉ Planificación Comunicación Ejecución Resultados Q Auditores Internos / Externos Realización Auditorías Informe Auditorías U I É RGA / Comisión RGA del de Gestión Ambietal Centro / Dirección Gerencia Plan Anual de Auditorías Internas AGSNA Comunicación Áreas Afectadas Gestión NC (PGA ) Comunicación de resultados N CP / CR Análisis y Evaluación de resultados Comisión Consultiva / / Permanente SS.CC. SS.CC Programa Auditoría N. Corporativo Tratamiento a Nivel Corporativo 5.1. GESTIÓN DE LAS, A NIVEL CORPORATIVO. En el presente apartado se definen los requisitos existentes para la gestión de las Auditorías Internas del SIGA-SAS y que son gestionados a Nivel Corporativo, así como aquellos necesarios para evidenciar el cumplimiento de los requisitos derivados de la interacción Centro Nivel Corporativo. La Permanente de la Comisión Consultiva de Gestión Ambiental del SAS aprueba anualmente un Programa de Auditoria, teniendo en cuenta los Centros a auditar, la importancia ambiental de las operaciones implicadas y los resultados de las Auditorias previas. Las Auditorias serán coordinadas por el Coordinador Regional de Gestión Ambiental del SIGA- SAS y los Coordinadores Provinciales. Los Centros informarán al Coordinador Provincial sobre los resultados obtenidos, de forma que se evalúe el grado de implantación, adecuación y cumplimiento de los requisitos definidos por el SIGA-SAS, a Nivel Corporativo y de Centro. Edición:4 Página 5 de 10

6 Las Auditorias Internas deben ser Planificadas por los Centros, de acuerdo con el Coordinador Regional y con el Programa de Auditorias definido a Nivel Corporativo, asegurándose de que se audite, de forma interna, la totalidad del SGA del Centro, al menos una vez al año. Los criterios y métodos de auditoria serán definidos por los Centros, conforme a los requisitos mínimos fijados a Nivel Corporativo. Las Auditorias Internas serán realizadas siempre por personal interno y/o externo seleccionado, de forma que se asegure la competencia de los auditores y la objetividad e imparcialidad del proceso de Auditoria. El Coordinador Regional de Gestión Ambiental del SIGA-SAS, a través de los distintos Coordinadores Provinciales o directamente de los Centros, dispondrá, en soporte informático, de los Informes de Auditoria de los distintos Centros GESTIÓN DE LAS, EN EL AGSNA En el presente apartado se definen los requisitos existentes, para la gestión de las Auditorias Internas del SGA del AGSNA, incluyendo los criterios y métodos de planificación, realización y cierre de las mismas. Las Auditorías Internas serán realizadas siempre por personal interno y/o externo seleccionado, de forma que se asegure la competencia de los auditores y la objetividad e imparcialidad del proceso de Auditoría. El Responsable de Gestión Ambiental (RGA) del AGSNA informará a los Responsables Implicados del Centro y al Coordinador Provincial sobre los resultados obtenidos, de forma que se evalúe el grado de implantación, adecuación y cumplimiento de los requisitos definidos por el SIGA-SAS, a Nivel Corporativo y de Centro. Dicho RGA es responsable del mantenimiento de los registros derivados de la realización de las Auditorias Internas y/o Externas. Los resultados de las Auditorias Internas serán puestos en conocimiento de los Coordinadores Provincial y Regional de Gestión Ambiental del SIGA-SAS, para su evaluación a Nivel Corporativo. Edición:4 Página 6 de 10

7 Planificación de las Auditorias Internas. El RGA elaborará, cada año, una propuesta de Plan Anual de Auditorias Internas del AGSNA, de forma consecuente con el Programa de Auditorias definido a Nivel Corporativo, teniendo en cuenta la importancia ambiental de las operaciones implicadas y los resultados de las Auditorias previas y asegurándose de que se audite de forma interna la totalidad del SGA del Centro, al menos una vez al año. Dicha propuesta será presentada, por el RGA, a la Comisión de Gestión Ambiental, para su debate y modificación, si se considera oportuna. El Plan resultante será remitido a la Gerencia del AGSNA, para que lo apruebe, si lo estima conveniente. El Plan Anual de Auditorias Internas incluirá las Unidades organizativas a auditar, los Responsables auditados, el equipo auditor y la fecha prevista para la realización de la Auditoria y duración de la misma. Dicho Plan se recogerá en el formato F/01. Una vez aprobado, el Plan Anual de Auditorias Internas se remitirá a los Responsables de las Áreas, Unidades o Servicios, que van a ser auditados, con al menos 15 días de antelación, sobre la fecha prevista para la realización de la Auditoria. El Plan Anual de Auditorias Internas podrá ser revisado y modificado a lo largo del año, cuando se produzca alguna de las siguientes circunstancias: - Cambios significativos en el Sistema de Gestión Ambiental. - Se sospeche o tenga la certeza de que el comportamiento ambiental está comprometido. - Necesidad de verificar la implantación de Acciones Correctivas o Preventivas. - Otras circunstancias no previstas anteriormente. En este caso, el nuevo Plan será presentado, por el RGA, a la Comisión de Gestión Ambiental, para su debate y, posteriormente, deberá ser aprobado por la Dirección Gerencia. Las Auditorias Internas podrán ser realizadas por: - Personal del AGSNA cualificado como auditor ambiental (puede participar otro personal del AGSNA como observador). - Auditores pertenecientes a una entidad externa, contratada para realizar la Auditoria Interna. En este caso, participará siempre, como observador, personal del AGSNA. Edición:4 Página 7 de 10

8 Los auditores no deben tener responsabilidad en la actividad que se audita, con objeto de asegurar la imparcialidad y objetividad en la realización de la Auditoria y deberán estar cualificados, según lo especificado en este procedimiento y en el PGA Competencia, Formación y Toma de Conciencia. El personal del AGSNA, cualificado como auditor ambiental, será inscrito por el RGA en las Fichas de Auditores Ambientales (F/02), y deberá haber realizado las siguientes actividades formativas: - Un mínimo de cinco horas de formación, sobre el Sistema de Gestión Ambiental y la Norma de referencia de éste. - Curso, de al menos 14 horas, de formación teórico-práctica en metodología de las Auditorias Ambientales. - Participación, como observador, en Auditorias Ambientales, con, al menos, dos días de trabajo de campo. Para mantener la cualificación de auditor, será preciso participar, anualmente, como mínimo, en una Auditoria. Si la Auditoria es realizada por una entidad externa, se exigirá, como requisito mínimo de cualificación, la realización de un curso teórico-práctico de Auditoria de los Sistemas de Gestión Ambiental, con una duración y contenidos equivalentes a los exigidos para los auditores internos. Previamente a la realización de cualquier Auditoria Interna, se dispondrá de la documentación necesaria, para comprobar que los auditores cumplen los requisitos de cualificación establecidos. Un miembro del Equipo de Auditoria ejercerá las funciones de auditor jefe y será responsable, de las siguientes actividades: - Identificar la documentación del SGA, que se va a solicitar a los auditados, al objeto de analizarla, antes de realizar la visita de Auditoria.. - Recoger información y documentación de referencia, aplicables a la Unidades organizativas o funciones a auditar. - Programar temporalmente las actividades de la Auditoria y definir el calendario de las reuniones a celebrar por el equipo, incluyendo la fecha prevista de emisión del informe. - Asignar tareas a cada miembro del equipo auditor. De lo descrito anteriormente, el auditor jefe elaborará un resumen, por escrito, que enviará al RGA, para que este lo remita a los auditados. Edición:4 Página 8 de 10

9 Cuando la Auditoria Interna sea realizada por auditores externos, en el operativo, que se describe a continuación, se tendrá en cuenta lo siguiente: - La planificación de la Auditoria, realizada por los auditores, deberá ser aprobada por el Responsable de Gestión Ambiental del AGSNA y comunicada, por éste, a los Responsables de las Áreas, Unidades o Servicios, que van a ser auditados. - Cuando la Auditoria la lleve a cabo una empresa externa, los formatos empleados para el Plan y el Informe de Auditoria, podrán ser los utilizados, habitualmente, por dicha empresa. - El desarrollo de la Auditoria seguirá lo descrito en el presente procedimiento, cuando así se especifique. En caso contrario, se autorizará a los auditores para que utilicen sus propios procedimientos de actuación. - En la reunión final, el equipo auditor presentará y consensuará el Informe de Auditoria, siendo el Responsable de Gestión Ambiental del Centro el encargado de su distribución. - Del informe final de Auditoria, derivará un Plan de Acciones Correctivas, cuya elaboración, distribución, seguimiento y cierre será responsabilidad del Responsable de Gestión Ambiental del Centro. - Se requerirá la cualificación de los auditores externos, según lo especificado anteriormente en este procedimiento y en el PGA Competencia, Formación y Toma de Conciencia Ejecución de la Auditoria Interna. Previamente a la Auditoria, se celebrará una reunión inicial entre el equipo auditor y los Responsables de la unidad organizativa a auditar. El objeto de esta reunión inicial es: - Presentar al equipo auditor. - Revisar los objetivos y el alcance de la Auditoria. - Describir, brevemente, los métodos que se van a utilizar para realizar la Auditoria. - Confirmar la disponibilidad de los medios e instalaciones que precise el equipo auditor. - Acordar la fecha y hora de las reuniones. - Aclarar cuestiones relativas al Plan de Auditoria. El equipo auditor utilizará las técnicas de auditoria habituales, para el desarrollo de la misma (entrevistas y reuniones con los auditados, examen de registros, visitas a las instalaciones, Edición:4 Página 9 de 10

10 etc.). Los auditados facilitarán todos los datos necesarios, solicitados por los auditores, para el cumplimiento satisfactorio de sus actividades. Se realizarán, cuando sea necesario, reuniones entre el equipo auditor y los auditados, durante el transcurso de la Auditoria, para revisar cómo se está desarrollando la misma y establecer, si procede, variaciones en el Plan de Auditoria. Siempre que se varíe este programa, se ha de comunicar a todas las personas afectadas. Si en el curso de la Auditoria se advirtiera algún indicio de No Conformidad, los auditores tomarán nota de ello para su estudio posterior. Conviene que estos indicios se pongan de manifiesto al auditado, en el momento de advertirlos. Una vez auditadas todas las actividades y antes de la reunión final, el equipo auditor revisará todos los resultados, para determinar los que deben considerarse como No conformidades. Tras la finalización del trabajo de campo, se celebrará una reunión final donde los auditores expondrán los resultados provisionales de la Auditoria a los Responsables del Área, Unidad o Servicio auditado y los discutirán con ellos. Una vez que el equipo auditor haya aclarado con los auditados las discrepancias que pudieran existir, elaborará el Informe Final de Auditoria y lo enviará al RGA. Éste último remitirá una copia del Informe a la Gerencia y a los Responsables de los Centros auditados. El Informe Final de Auditoria constituye una de las informaciones necesarias, para la realización de la Revisión por la Dirección del Sistema de Gestión Ambiental. Dicho Informe contendrá, al menos, los siguientes apartados: - Áreas auditadas. - Fechas en las que se ha desarrollado la Auditoria. - No Conformidades detectadas. - Valoración de los puntos fuertes y de las áreas de mejora del Sistema de Gestión, información sobre el grado de cumplimiento de la Política Ambiental, avances ambientales observados en el AGSNA y fiabilidad de las medidas de control del impacto ambiental, de las actividades y servicios del Centro. - Documentación auditada. - Firmas de los auditores. Edición:4 Página 10 de 10

11 El tratamiento de las No conformidades detectadas en la Auditoria, se realizará según lo indicado en el PGA No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva. Una Auditoria no se considerará cerrada, hasta que no se hayan completado todas y cada una de las actuaciones indicadas en el PGA HISTÓRICO DE EDICIONES Nº Edición Fecha Resumen de Cambios / Capítulos afectados 0 24/11/2007 Edición Inicial. 1 06/10/2008 Cambios en la Dirección Gerencia y Dirección Económico- Administrativa y de SSGG del Área de Gestión Sanitaria Norte de Almería (AGSNA) 2 16/03/2009 Cambios en la Política Ambiental del AGSNA. Adecuación del SGA a la estructura del Area de Gestión Sanitaria Norte de Almería, unificando Hospital y Distrito de Atención Primaria Levante-Alto Almanzora 3 29/11/2012 Cambios en la Dirección-Gerencia del AGSNA 4 06/05/2015 Modificación anagrama de la consejería y en el área economicoadministrativa y de SSGG 7. ANEXOS Anexo I: Anexo II: Plan Anual de Auditorias Internas. Fichas de Auditores Ambientales. Edición:4 Página 11 de 10

12 Anexo I: Plan Anual de Auditorías Internas FPGA /01 AREA DE GESTION SANITARIA NORTE DE ALMERIA SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL PLAN ANUAL DE AÑO: EDICIÓN: EQUIPO AUDITOR Nombre Iniciales Auditor Jefe: Auditor: Auditor Observador: ÁREA ORGANIZATIVA A AUDITAR RESPONSABLES AUDITADOS AUDITORES (Iniciales) FECHA / DURACIÓN Vº Bº Edición: 4 Página 1 de 1

13 Gerente (Nombre y Firma) Anexo II: Fichas de Auditores Ambientales FPGA /02 AREA DE GESTION SANITARIA NORTE DE ALMERIA SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL FICHA DE AUDITOR AMBIENTAL Auditor: Área/Unidad/Servicio: Formación: - Formación sobre el Sistema de Gestión Ambiental, finalizada en: - Curso de Metodología de Auditorias Ambientales, finalizado en: - Participación, como observador, en Auditorias Ambientales: Fecha de alta del Auditor: Nº AUDITORÍA FECHA OBSERVACIONES Edición: 4 Página 1 de 1

14 Edición: 4 Página 1 de 1