PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD

Transcripción

1 Página 1 de 9 1. OBJETIVO Establecer el proceso para realizar las auditorias internas de calidad a fin de que permitan verificar que el Sistema de Gestión de la Calidad cumple con lo establecido en la legislación aplicable, la norma de referencia, la misma organización y lo acordado con la comunidad. 2. ALCANCE Las actividades determinadas en este documento aplican sólo para el ciclo de mejoramiento (P-H-V-A) de las auditorías internas de calidad de la Administración Municipal de Envigado. 3. RESPONSABLES Alcalde - Secretario de Despacho: Apoyar al Equipo Auditor durante el ciclo de mejoramiento de la auditoría, garantizando la disposición del personal de la dependencia para atender la auditoría. Auditor Líder/ Principal: Elaborar el Plan de Auditoria Interna de Calidad (EI-F- 008), coordinar el equipo auditor durante el proceso de auditoria, revisar y consolidar el Informe de Auditoria Interna de Calidad (EI-F-010). Equipo Auditor: Desarrollar las actividades de la auditoría según lo planificado. Representante de Calidad Directora de Talento Humano: Garantizar la capacitación / entrenamiento continua del Equipo de Auditores Internos de la Administración Municipal. Representante de Calidad: Apoyar al Equipo Auditor en la logística y consecución de los recursos requeridos para desarrollar la auditoría. Secretario de Despacho de Control Interno: se encargara de coordinar las auditorias internas, designará el Auditor Líder. Elaboró: Equipo Técnico Revisó: Representante de Calidad Firma: Firma: Firma: Aprobó: Comité de Calidad Fecha: 02/08/2007 Fecha: 02/08/2007 Fecha: 02/08/2007

2 Página 2 de 9 Profesional Universitario de la Sección de Calidad, el Representante de Calidad y el Auditor Líder: Se encargaran de revisar las acciones tomadas para eliminar las no conformidades y las observaciones. Profesional Universitario de la Sección de Calidad: Realizará el seguimiento a las acciones tomadas por cada una de las unidades con el fin de evaluar su eficacia. 4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES AUDITADO: Organización o persona de la empresa que es auditada con respecto a la realización de sus actividades. AUDITOR OBSERVADOR: Es una persona que acompaña el proceso de auditoría con el fin de entrenarse en las técnicas de auditoría para posteriormente servir de auditor calificado. AUDITOR LÍDER/PRINCIPAL: Es aquel auditor calificado que dirige y programa el proceso de auditoria desde la planeación hasta la entrega del informe final. AUDITORÍA DE : Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios acordados. CICLO DE AUDITORÍA: Es la revisión de todo el Sistema de Gestión de la Calidad, es decir, se comprueba la implementación de todos los requisitos del referencial, de los procesos en cada una de las dependencias que conforman la Administración Municipal. CRITERIO DE AUDITORÍA: Patrón utilizado para comparar la evidencia de la auditoria y determinar el tipo de hallazgo encontrado, por ejemplo: Referencial utilizado, legislación aplicable, normas técnicas, documentación organizacional, requisitos acordados con la comunidad, entre otros. EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. EXPERTO TÉCNICO: Es aquella persona calificada por su conocimiento y experiencia en el tema objeto de la auditoría y que contribuye a la evaluación del cumplimiento de normas técnico científicas aplicables a la organización.

3 Página 3 de 9 NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito o de un criterio de auditoria. OBSERVACIÓN: Hallazgo que aunque no implica el incumplimiento de un requisito, de no tomarse alguna acción la organización podría incurrir potencialmente (riesgo) en una no conformidad. 5. POLITICAS DE OPERACIÓN La ejecución de la auditoria interna se realiza por personal independiente de la actividad auditada. La Administración Municipal mínimo una vez al año (cada doce meses) realiza un ciclo completo de auditorías internas de calidad a todos los elementos del Sistema de Gestión de la Calidad, procesos y dependencias. Los auditores deben estar capacitados y calificados para auditar el Sistema de Gestión de la Calidad. Las Auditorías Internas de Calidad deben ser lideradas por un profesional de la Secretaria de Control Interno o por el Secretario de Control Interno cuando este lo consideré pertinente. Las directrices para la elaboración de las Auditorias de Calidad deben ser acordes con las directrices que emita el Departamento Administrativo de la Función Pública. CRITERIOS DE CALIFICACIÓN DE AUDITORES INTERNOS Educación: Mínimo tecnólogo, deseable Profesional. Formación: Haber aprobado y certificado curso de formación en la NTCGP 1000:2009 y como Auditor Interno de Calidad, mínimo de 24 horas cada uno. Experiencia: Mínimo dos (2) años de experiencia laboral en la Administración Municipal. Preferiblemente haber participado como observador en una auditoria mínimo de 8 horas. Habilidades: Ético, Aprendizaje continuo, Experticia profesional o técnica, trabajo en equipo y colaboración, Innovación, Orientación a resultados, orientación al usuario y compromiso con la organización..

4 6. CONTENIDO PROCEDIMIENTO DE Página 4 de 9 N o. ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE TIEMPO Programación del ciclo de auditoria: Se hace el encargo del Auditor Líder mediante el formato de encargo EI-F Incluye dentro del Plan Anual de Auditorias la Secretario Auditoría Interna de Calidad, dicho plan es Control interno aprobado por el Comité Coordinador de Control Interno nombran el Auditor Líder y el Equipo Auditor. de Reunión de Comité Coordinador de Control Interno Elaborar el programa de auditoría: El Auditor Líder elabora el Programa de Auditoria en el formato EI-F-009. El programa es aprobado por el Consejo de Gobierno y comunicado a todo el personal de la administración que se encuentre cubierto por el alcance de la auditoria con el fin de agendar y estar preparados o informar de alguna anomalía para ajustar el programa. Planeación de la auditoria: 2.1) Análisis y priorización de los procesos a auditar: En esta etapa el Auditor Principal, el Equipo Auditor y si lo consideran necesario con la colaboración del Secretario de Despacho/ Agente de Cambio, seleccionan los procedimientos, documentos de referencia y elementos aplicables al proceso a auditar. Definen las actividades a desarrollar durante la auditoria, incluyendo lugar, duración y recursos requeridos, lo anterior se registra en el formato Plan de Auditoria Interna de Calidad (EI-F-008) y 2.2) Elaboración de lista de verificación: El auditor principal y los demás auditores, son responsables de la preparación de la auditoria, para lo cual realizan la lista de verificación o de chequeo, considerando los requisitos de la norma, los procesos y la documentación objeto de la Secretario de Control Interno- Auditor Líder Auditor Líder Equipo Auditor 3 Días 5 días

5 Página 5 de 9 N o. ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE TIEMPO auditoria (ver formato Lista de Verificación de Auditorias Internas de Calidad (EI-F-011)), estas listas se deben conservar mínimo hasta la entrega del Informe de Auditoria Interna de Calidad (EI-F- 010). Reunión de apertura: 1 día Convoca a los líderes de los procesos y las personas a auditar con el fin de realizarles una socialización de todo el proceso de auditoría interna de calidad con el propósito de: 04 Presentar el equipo auditor a los auditados. Revisar el alcance y el objetivo de la auditoria. Proporcionar un breve resumen de los métodos y procedimientos que van a ser usados para la realización de la auditoria. Establecer los conductos oficiales de comunicación del equipo auditor y el auditado. Confirmar la disponibilidad de los recursos e instalaciones necesarias para el equipo de la auditoría. Confirmar la hora y fecha para la reunión de cierre. Aclarar posibles confusiones presentadas en el programa y plan de auditorías. Auditor Líder Equipo Auditor Ejecución de la auditoria: 05 La ejecución de la auditoria consiste en entrevistas del auditor con el auditado, en las que los auditores deben tratar de identificar oportunidades de mejoramiento para el Sistema de Gestión de la Calidad. Las desviaciones respecto al cumplimiento de los requisitos aplicables, se establecen como no conformidades u observaciones y deben registrarse en el formato Lista de Verificación de Auditorías Internas de Calidad (EI-F-011) Auditor Líder Equipo Auditor y auditado Según cronograma de auditoría- máximo de 4 horas y según la magnitud del proceso Antes de finalizar la auditoria, los auditores deben exponer a los auditados sus conclusiones, para que estos puedan aportar evidencias que demuestren lo contrario o declaren la aceptación de las mismas.

6 Página 6 de 9 N o. ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE TIEMPO 4.1) Entrevistas: Las entrevistas se realizan con el fin de recolectar evidencias de los métodos y procedimientos que se están implementando dentro de la organización. Conviene que la información reunida a través de las entrevistas sea comprobada obteniendo la misma información por otras fuentes, tales como observación, mediciones y evaluación de registros. El auditor informara una vez termine su auditoria a los auditados los hallazgos encontrados o las oportunidades de mejora, con el fin de ir implementando correcciones al proceso. Reunión de Enlace: El Auditor realizara un informe previo sobre el proceso auditado y se lo envía al auditor líder con Auditor Líder y el fin de incluirlo en la reunión de enlace, en la Equipo Auditor cual se presentan y precisan los hallazgos de la auditoria, se concluye sobre el cumplimiento de los objetivos de la auditoria. Formato EI-F-010 Reunión de cierre: Convoca a todos los líderes de los procesos y funcionarios auditados, con el fin de presentar un informe global sobre los hallazgos y observaciones presentadas en las auditorias y se solicita a los auditados su percepción frente al proceso de auditoría, para detectar oportunidades de mejoramiento. Auditor Líder 2 días después de culminada la auditoria Según Programa de Auditoria Se le entrega a cada líder de proceso el informe detallado en el formato EI-F Plan de mejoramiento: El Secretario de Despacho junto con los responsables del procesos diligencian el formato Secretario de Control de Hallazgos de la Auditoria Interna de Despacho Calidad (EI-F-012), registrando en éste las no Agente de Cambio conformidades y observaciones reportadas por el y responsables del Equipo Auditor, con el fin de realizar el análisis de proceso las causas que originaron la no conformidad y establecer las correcciones, las acciones 5 días hábiles una vez entregado el informe de auditorias

7 Página 7 de 9 N o. ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE TIEMPO correctivas a tomar y los planes de acción necesarios para corregirlas. Envía del formato EI-F-012 diligenciado al representante de Calidad con el fin de su consolidación, revisión y publicación en KALE. Seguimiento a las acciones correctivas derivadas de la auditoria: 10 Consolida todos los planes de mejoramiento de Profesional cada una de las unidades ejecutoras y conforma un Universitario - cronograma de seguimiento según la fecha de Calidad cumplimiento del mismo, y se desplaza al área para evaluar el cierre eficaz de la acción. Actualiza el formato EI-F-012. Evaluación de la auditoria: La evaluación se realiza con base en el formato Evaluación del Proceso de Auditoria Interna de Calidad (EI-F-013): Cronograma de seguimiento 11 La evaluación de las actividades de la auditoria las deben realizar los Secretarios de Despacho, Directores, Jefes de Oficina, de Auditado Área y de Sección. El Equipo Auditor, el Secretario de Control Interno y el Gerente de Calidad evalúan al Auditor Líder/ Principal. Los auditados evalúan el equipo auditor. Reunión de cierre Los responsables de realizar la evaluación de ser posible proponen acciones de mejoramiento para la actividad de auditorias. 7. PUNTOS DE CONTROL Las auditorías internas de Calidad son coordinadas por el Secretario de Control Interno, para ello cuando no sea el líder de las Auditorias, designará un profesional Universitario de su Despacho. Los hallazgos y las observaciones presentadas en las auditorias serán discutidos con el Auditor Líder a fin de puntualizarlos y ajustarlos.

8 Página 8 de 9 Los auditores internos de Calidad son capacitados previamente al proceso. 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA NTCGP Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. NTC-ISO Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambiental. Procedimiento para la Toma de Acciones (MG-P-001) Circular 06 de 2005 DAFP 9. REGISTROS Plan Anual de Auditorias Internas (EI-F-001) Plan de Auditoría Interna de Calidad (EI-F-008) Programa de Auditoria Interna de Calidad (EI-F-009) Informe de Auditoria Interna de Calidad (EI-F-010) Lista de Verificación de Auditorías Internas de Calidad (EI-F-011) Control de Hallazgos de la Auditoria Interna de Calidad (EI-F-012) Evaluación del Proceso de Auditoria Interna de Calidad (EI-F-013) 10. NOTAS DE CAMBIO No VERSIÓN INICIAL BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Se cambio de proceso de mejoramiento de la gestión para evaluación independiente, y se adicionaron políticas de operación, puntos de control y tiempos en las actividades Se actualizo el procedimiento en lo que tiene que ver con el seguimiento a los planes de mejoramiento tomados para eliminar las No conformidades o las acciones de mejora. VERSIÓN FINAL FECHA ANEXOS Plan de Auditoría Interna de Calidad (EI-F-008) Programa de Auditoria Interna de Calidad (EI-F-009) Informe de Auditoria Interna de Calidad (EI-F-010)

9 PROCEDIMIENTO DE Página 9 de 9 Lista de Verificación de Auditorías Internas de Calidad (EI-F-011) Control de Hallazgos de la Auditoria Interna de Calidad (EI-F-012) Evaluación del Proceso de Auditoria Interna de Calidad (EI-F-013)