AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD

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1 AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD 1. OBJETO Y APLICACIÓN Establecer la metodología para programar y ejecutar las Auditorías Internas de Calidad que determinan la conformidad o no conformidad de los elementos del Sistema de Calidad establecidos para Latinoamericana de Construcciones S.A. 2. DEFINICIONES Auditoría de Calidad: Examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y los resultados relacionados con la Calidad cumplen disposiciones previamente establecidas, y si éstas se aplican en forma efectiva y son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos. SACAP: Solicitud de acción correctiva o acción preventiva, es un mecanismo usado para documentar una discrepancia o un no conforme que requiere atención. Reunión de apertura: Convocación entre el auditor y los auditados con el propósito de revisar el alcance de los objetivos de la auditoría, confirmar la disponibilidad de los recursos e instalaciones necesarias para la misma y aclarar detalles del plan de auditoría. Reunión de Cierre: Convocación entre el auditor y los auditados con el propósito de presentar los resultados de la auditoría y coordinar la elaboración de las SACAP correspondientes. Auditor de Calidad: Persona que ha recibido capacitación para realizar auditorías de calidad. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas (P-1-010). Manual de Calidad PÁGINA 1 DE 5

2 4. METODOLOGÍA P Las auditorías son realizadas por el personal de la Empresa que satisfaga los requerimientos de auditor de calidad o en su defecto, con el fin de conservar el criterio de independencia, se conseguirá personal externo que cumpla con lo estipulado en el F-1-008C. Como evidencia de que el personal externo si cumple con los requerimientos establecidos, se diligencia el formato F-1-008d Calificación de personal acompañado de sus correspondientes certificaciones. Las certificaciones y el formato F-1-008d Calificación de personal de cada uno de los auditores (internos y externos) se archiva en la oficina central junto con los informes de auditoría. Lo anterior no aplica para auditorías externas realizadas por el cliente o por el ente certificador. Programación de la Auditoría La Ingeniera de de Calidad programa como mínimo dos auditorías internas por año para la oficina central y una auditoría para cada una de las obras o proyectos que se encuentren en ejecución así: si un proyecto tiene un plazo de ejecución de máximo dos (2) meses, no se realizará auditoría interna, además para los proyectos que duren más de un (1) año se programarán mínimo dos (2) auditorías internas o cada que se considere necesario, dependiendo de los resultados obtenidos en las mismas; de los cambios significativos en administración, organización, técnica y tecnología que puedan afectar el sistema de calidad o cuando el cliente lo exija para un proyecto específico. El área de calidad programa auditorías internas adicionales, las cuales son realizadas sólo a uno o algunos capítulos de la norma a los que considere necesario. Al inicio y a mediados del año, La Ingeniera de de Calidad elabora la programación de las actividades del sistema de calidad para el semestre correspondiente. La Ingeniera de de Calidad elige los elementos del sistema de calidad y las áreas a auditar, diligenciando el formato Programación de Auditorías Internas de Calidad (F-1-007a). Este formato se envía a las áreas a auditar, como mínimo ocho días antes de la fecha de la auditoría para que el Director del área lo revise y le de el Vº Bº. La Ingeniera de de Calidad designa los Auditores responsables teniendo en cuenta su independencia con la labor auditada. Proceso de la Auditoría PÁGINA 2 DE 5

3 El Auditor hace una lista de verificación como herramienta de estudio y en la entrevista analiza los registros del sistema; elabora una agenda de trabajo, indica qué personal se va a auditar y qué actividades se realizarán durante la auditoría. Esta agenda se presenta al responsable del área auditada, para realizar los ajustes correspondientes. El Auditor inicia su trabajo analizando y estudiando los documentos para compararlos con la norma y así tener un mejor conocimiento de los mismos. El auditor comienza la auditoría con la reunión de apertura. El Auditor y el personal auditado, realizan la auditoría a través de entrevistas y análisis de la documentación correspondiente. El Auditor analiza los resultados de la auditoría y determina las no conformidades de acuerdo al no cumplimiento de un requisito especificado. El Auditor y el personal auditado realizan la reunión de cierre donde el auditor presenta los resultados de la auditoría. En aquellos casos en que el personal auditado haya participado anteriormente en auditorías internas de calidad, el auditor puede omitir esta reunión o hacerla individualmente. Una vez se complete la elaboración de las SACAP, el personal auditado sigue la metodología del procedimiento Acciones correctivas y preventivas (P-1-010). El Auditor elabora el informe de auditoría en el formato Informe de Auditorías internas de calidad (F-1-007b) y lo envía al Área de Calidad con las SACAP que se originaron y copia al Director de obra. Informe sobre el Programa de Auditorías Para la revisión por la Gerencia, La Ingeniera de de Calidad prepara un informe que contiene: Estado del programa de auditorías internas. Acciones correctivas presentadas. En la presentación del informe para la revisión por la Gerencia, La Ingeniera de Proyectos y Gestión de Calidad analiza la información y plantea las recomendaciones correspondientes con el objeto de mantener el buen funcionamiento del Sistema de PÁGINA 3 DE 5

4 5. REGISTROS. Responsable de generación Archivo y conservación Acceso Tiempo de Conservación F-1-007a Programación de las auditorías internas de calidad Ingeniera de de Calidad Archivo Aseguramiento de Archivo obra La Ingeniera de de Calidad. No más de dos versiones anteriores a la vigente. Responsable de generación Archivo y conservación Acceso Tiempo de Conservación F-1-007b Informe de Auditorías internas de calidad Archivo Aseguramiento de Archivo obra Ingeniera de de Mientras esté activo el sistema de calidad. PÁGINA 4 DE 5

5 6. REVISIÓN Y APROBACIÓN Número de revisión: Siete (7) Fecha: Septiembre de 2001 Cantidad de páginas: Cinco (5) Elaboró Revisó Aprobó Nombre: Diana María Gómez V. Adriana Gallego Oke Adriana Gallego Oke Cargo: Ingeniera de Proyectos y Gestión de Calidad Subgerente Subgerente Firma: Numerales que cambiaron respecto a la versión anterior (tachar): FIN DEL DOCUMENTO - INCLUIR LOS REGISTROS GENERADOS PÁGINA 5 DE 5