LINEAMIENTOS PARA AUDITORÍAS INTERNAS Y LAS AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD

Transcripción

1 Departamento Nacional de Planeación Bogotá, 2015

2 PAGINA: 2 de 15 TABLA DE CONTENIDO 1 INTRODUCCIÓN OBJETIVO ALCANCE REFERENCIAS NORMATIVAS DEFINICIONES DOCUMENTOS ASOCIADOS CRITERIOS PARA ELABORAR EL PROGRAMA AUDITORÍAS INTERNAS Y EL PROGRAMA DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD ASPECTOS A TENER EN CUENTA Revisión del Mapa de Riesgos de Auditorías Internas de Calidad: Recursos: PERFIL Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO AUDITOR Coordinador de Auditorías El Líder del Equipo Auditor Auditor Interno de Calidad EVALUACIÓN DE LOS AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD Criterios para la Evaluación de los Auditores Internos de Calidad Resultado de las Evaluaciones CAPACITACIÓN DE AUDITORES PAUTAS PARA LA REDACCIÓN DE SITUACIONES IDENTIFICADAS EN EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Y EN AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD Pág.

3 PAGINA: 3 de 15 1 INTRODUCCIÓN El Departamento Nacional de Planeación busca asegurar que el Sistema de Gestión de Calidad SGC implementado funcione adecuadamente, y uno de los medios empleados para lograrlo, es a través de la realización de las auditorías internas de calidad en donde se obtienen evidencias de cumplimiento ó incumplimiento de los requisitos establecidos en las normas NTCGP1000 e ISO 9001, el Modelo Estándar de Control Interno MECI, los requisitos establecidos por el SGC y la normativa aplicable a cada uno de los procesos; producto de lo cual se definen oportunidades de mejora para el SGC. 2 OBJETIVO Establecer parámetros para la realización de las auditorías internas de calidad, en conformidad con los requisitos establecidos en: el MECI, las normas ISO, NTCGP1000, los Sistemas de Gestión implementados en el DNP y la normativa vigente aplicable a cada proceso. Así como establecer, las directrices en aspectos relacionados con la elaboración del programa de auditorías internas, el programa de auditorías internas de calidad, el perfil y responsabilidades de los auditores que participan y la herramienta de evaluación de los auditores. 3 ALCANCE Este documento deber ser conocido y aplicado por el Jefe de la Oficina de Control Interno, el coordinador de auditorías internas, los auditores de la OCI y los auditores internos de calidad del Departamento y para la elaboración y ejecución del programa de auditorías internas y el programa de auditorías internas de calidad, ya que en él se describen sus responsabilidades y compromisos, así como también criterios a tener en cuenta para la redacción de hallazgos y recomendaciones, fortalezas, no conformidades y oportunidades de mejora. 4 REFERENCIAS NORMATIVAS 1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP-1000: Norma Técnica de Calidad NTC ISO 9001: Norma Técnica de Calidad NTC ISO 19011:2011

4 PAGINA: 4 de 15 5 DEFINICIONES

5 PAGINA: 5 de 15 6 DOCUMENTOS ASOCIADOS Subproceso Auditorías Internas de Calidad SG-EV-AI Subproceso Auditorías Internas SG-EV-EI Formato Programa de Auditoría F-OCI-01 Formato Evaluación a la Auditoría Interna de Calidad F-OCI-05 7 CRITERIOS PARA ELABORAR EL PROGRAMA AUDITORÍAS INTERNAS Y EL PROGRAMA DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD Para realizar las auditorías internas y las auditoras internas de calidad a los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad SGC, implementado en el Departamento Nacional de Planeación - DNP, se requiere de un ejercicio de planeación, cuyos productos (incluidos en el plan operativo de la OCI) son el programa de auditorías internas y el programa anual de auditorías internas de calidad que son presentados por el Jefe de la Oficina de Control Interno al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del DNP. La Oficina de Control Interno ha establecido como política para la elaboración del programa de auditoría interna de calidad, que en un periodo de tres (3) años deberán ser auditados el 100% de los procesos del SGC del DNP. El programa de auditorías internas y el programa de auditorías internas de calidad deben considerar los siguientes criterios: Mapa de riesgos de corrupción: para la elaboración del programa de auditorías internas tienen prioridad para ser tenidos en cuenta los procesos relacionados con los riesgos de corrupción incluidos en el mapa de riesgos de corrupción institucional vigente. Normativa vigente: se deben incluir las evaluaciones y seguimientos exigidos por la normativa vigente aplicable. Situación de los documentos a auditar: confirmar con el Grupo de Planeación, el estado a la fecha de la auditoría de los diferentes documentos que conforman el SGC de la Entidad, para identificar los que pueden ser objeto de auditoria. Entiéndase por estado, la situación del documento del SGC, por ejemplo: en actualización, recién actualizado, eliminado, con solicitud de actualización pero sin avance en la misma, etc. Auditorías internas adelantadas por la OCI durante la misma vigencia: no incluir en el programa de auditorías internas de calidad los procesos que sean objeto de auditoría interna en la vigencia. Recurso humano: para las auditorías interna de calidad es necesario actualizar el listado de auditores internos con el propósito de conocer el número de auditores con los que se cuenta para adelantar la auditoría interna de calidad del respectivo año.

6 PAGINA: 6 de 15 Competencia del recurso humano: para las auditorías internas de calidad el coordinador de auditorías debe verificar la formación como auditores internos y el perfil requerido para ser integrante del equipo auditor (ver numeral 9 de este lineamiento). En el caso específico de las auditorías internas la formación y perfil se encuentran definidos para los funcionarios en el manual de funciones y competencias laborales y para los contratistas en el perfil del contratista definido en los estudios previos. Calificación de los auditores internos: seleccionar el equipo auditor de acuerdo con los resultados de las evaluaciones realizadas en la auditoría anterior. Independencia de los auditores internos: asignar a los auditores aplicando el principio de independencia definido en la NTC ISO La importancia de los procesos: seleccionar los procesos del modelo de operación del SGC del DNP estableciendo una muestra que incluya procesos de todos los niveles. El programa deberá incluir todos los procesos del nivel de evaluación y el proceso de administración de riegos, con excepción de la aplicación del criterio de situación de los documentos a auditar. Prioridades de la Alta Dirección: incluir en el programa los procesos que a solicitud de la Alta Dirección deban ser auditados. Procesos o servicios con fallas de calidad: en lo posible se deben incluir los procesos en los que se hayan identificado quejas, peticiones o reclamos de clientes internos, externos o atención al usuario y los productos y/o servicios no conformes presentados en el informe semestral según lo establecido en AR-L01 Lineamiento para el Control y Tratamiento de Productos y/o Servicios No Conformes del DNP. Auditorías internas o externas previas: considerar los resultados de auditorías anteriores y requerimientos de entes de control. 8 ASPECTOS A TENER EN CUENTA 8.1 Revisión del Mapa de Riesgos de Auditorías Internas de Calidad: Es necesario revisar la pertinencia y actualización de los controles definidos para cada uno de los riesgos identificados en el mapa de riesgos para el subproceso Auditorías Internas de Calidad. 8.2 Recursos: Es importante tener en cuenta que los recursos: humanos, técnicos, tecnológicos, financieros, logísticos necesarios para el desarrollo del programa de auditorías internas y de auditorías internas de calidad son coordinados por la OCI y suministrados por el DNP.

7 PAGINA: 7 de 15 9 PERFIL Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO AUDITOR Para auditorías internas de calidad el quipo Auditor del DNP está conformado por el Coordinador de Auditorías, el Líder del Equipo Auditor y por los Auditores Internos, a continuación se definen los perfiles y responsabilidades de cada uno. El equipo auditor se conformará teniendo en cuenta las competencias necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoría individual dentro del alcance definido. Si sólo hay un auditor, el auditor debería realizar todas las tareas aplicables a un líder de equipo auditor. 9.1 Coordinador de Auditorías El Coordinador de Auditorías debe cumplir con el siguiente perfil: Experiencia laboral REQUISITOS Educación - Profesional en cualquier disciplina (Ingenierías, Administración, Financieras, Económicas, entre otras.) - Mínimo 4 años de experiencia profesional relacionada con actividades de Control Interno o el Sistema de Gestión de Calidad. Conocimientos - Certificado de auditor interno en la NTC ISO 9001 y/o NTCGP Certificado de Auditor Líder en la NTC ISO 9001 y/o NTCGP Equilibrar fortalezas y debilidades del equipo auditor. Habilidades - Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor. - Planificar y organizar el trabajo eficazmente. - Administrar el tiempo. - Comunicarse eficazmente, oralmente y por escrito. - Desarrollar una relación de trabajo armoniosa entre el equipo auditor y auditado. - Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditoría. - Recopilar información a través de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando documentos, registros y datos. - Confirmar que la evidencia de la auditoría es suficiente y apropiada para apoyar los hallazgos y conclusiones de la auditoría. - Prevenir y resolver conflictos, cuando sea necesario.

8 PAGINA: 8 de 15 El Coordinador de Auditorías es responsable por realizar las siguientes actividades: Elaborar y presentar el programa anual de auditorías internas de calidad al Jefe de la Oficina de Control Interno. Apoyar a la OCI en las actividades relacionadas con la preparación de las auditorías internas de calidad. Identificar y evaluar los riesgos para el programa de auditoría Determinar los recursos necesarios; Asegurarse de que se gestionan y mantienen los registros apropiados del programa de auditoría Coordinar con los auditores Internos la realización de las auditorías internas al Sistema de Gestión de Calidad de la entidad. Revisar los resultados de las auditorías internas de calidad y proponer los ajustes a que haya lugar. Consolidar y presentar al Jefe de la Oficina de Control Interno el informe consolidado del estado del sistema de gestión de calidad. Apoyar a la Oficina de Control Interno en los temas relacionados con la capacitación de Auditores Internos de Calidad del DNP. Apoyar a la Oficina de Control Interno en la consolidación de los resultados de las evaluaciones de los Auditores Internos de Calidad. Apoyar a la OCI en la elaboración del programa de auditoría de revisión de la eficacia y en su ejecución. 9.2 El Líder del Equipo Auditor El líder del equipo auditor debe cumplir con el siguiente perfil: REQUISITOS Educación - Profesional en cualquier disciplina (Ingenierías, Administración, Financieras, Económicas, entre otras.) Experiencia laboral - Mínimo tres (3) años de experiencia laboral Conocimientos - Certificado de auditor interno en la NTC ISO 9001 y/o NTCGP 1000

9 PAGINA: 9 de 15 Habilidades - Planificar y organizar el trabajo eficazmente. - Administrar el tiempo. - Comunicarse eficazmente, oralmente y por escrito. - Desarrollar una relación de trabajo armoniosa entre el equipo auditor y auditado. - Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditoría. - Recopilar información a través de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando documentos, registros y datos. - Confirmar que la evidencia de la auditoría es suficiente y apropiada para apoyar los hallazgos y conclusiones de la auditoría. - Prevenir y resolver conflictos, cuando sea necesario. El líder del equipo auditor es responsable por realizar las siguientes actividades: Solicitar al Coordinador de Auditorías Internas del DNP la documentación requerida para adelantar la auditoría interna de calidad Elaborar el plan de auditorías y la lista de verificación y presentarlos al Coordinador de Auditorías Internas del DNP. Preparar y organizar los documentos necesarios para la realización de la auditoría. Revisar previamente la documentación relacionada con la auditoría interna de calidad. Coordinar las actividades a realizar por cada uno de los miembros del equipo auditor. Concertar con el Equipo Auditor los hallazgos identificados. Realizar auditoría de campo Presentar ante los auditados los resultados de las auditorías y concertar las diferencias que se puedan presentar. Elaborar y presentar al Coordinador de Auditorías Internas del DNP, el informe con los resultados de las auditorías internas de calidad en que participe y realizar los ajustes solicitados. 9.3 Auditor Interno de Calidad El auditor interno debe cumplir con el siguiente perfil: REQUISITOS Educación - Formación Técnica, Tecnológica o Profesional en cualquier disciplina (Ingenierías, Administración, Financieras, Económicas, entre otras.) Experiencia laboral - Mínimo un (1) año de experiencia laboral

10 PAGINA: 10 de 15 Conocimientos - Certificado de auditor interno en la NTC ISO 9001 y/o NTCGP Planificar y organizar el trabajo eficazmente. Habilidades - Administrar el tiempo. - Comunicarse eficazmente, oralmente y por escrito. - Desarrollar una relación de trabajo armoniosa entre el equipo auditor y auditado. - Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditoría. - Recopilar información a través de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando documentos, registros y datos. - Confirmar que la evidencia de la auditoría es suficiente y apropiada para apoyar los hallazgos y conclusiones de la auditoría. - Prevenir y resolver conflictos, cuando sea necesario. El auditor interno es responsable por realizar las siguientes actividades: Apoyar al líder del equipo auditor en la elaboración del plan de auditorías y la lista de verificación. Apoyar al líder del equipo auditor en la preparación y organización de los documentos para la auditoría interna de calidad. Revisar previamente la documentación relacionada con la auditoría interna de calidad. Participar en la ejecución de la auditoría de campo Presentar al líder del equipo auditor los hallazgos identificados durante el desarrollo de la auditoría interna de calidad. Apoyar al líder del equipo auditor en la elaboración del informe de auditoría interna de calidad en que participe y realizar los ajustes solicitados. 10 EVALUACIÓN DE LOS AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD La Oficina de Control Interno establece los criterios y parámetros para evaluar a los auditores internos de calidad, cubriendo aspectos relacionados con sus competencias y habilidades evaluando aspectos relacionados con la aplicación de los conocimientos teóricos adquiridos, y las habilidades y destrezas ejercitadas a lo largo del ejercicio de Auditoría. Esta evaluación es aplicada a los diferentes miembros del equipo auditor, durante el desarrollo de la Auditoría Interna de Calidad por las personas con las cuales estos interactúan y es realizada a través del formato F-OCI-05 Evaluación a la Auditoría Interna de Calidad.

11 PAGINA: 11 de Criterios para la Evaluación de los Auditores Internos de Calidad Para evaluar habilidades y destrezas que debe tener el Auditor Interno de Calidad se ha establecido el formato F-OCI-05 Evaluación a la Auditoría Interna de Calidad, a través del cual se evalúa el rol que desempeñan los integrantes del equipo auditor (no se evalúa a la persona). Esta evaluación denominada técnicamente de 360º, está conformada por evaluaciones parciales de hasta diez (10) preguntas, que en los casos en que aplique son realizadas por: el Auditado, el Auditor interno, el Líder del Equipo Auditor y el Coordinador de Auditorías de la siguiente manera: El Auditado: evalúa el desempeño del Auditor Interno durante el desarrollo de la entrevista, independientemente que al interior del Equipo Auditor éste desarrolle el rol de: Auditor Líder, Auditor Interno o Coordinador de Auditorías. El Auditor Interno: evalúa en los casos que aplique, el desempeño del Líder del Equipo Auditor durante el desarrollo de la Auditoría Interna de Calidad al proceso o documentos asociados. El Líder del Equipo Auditor: evalúa en los casos que aplique, el desempeño del Coordinador de Auditorías y del Auditor Interno, durante el desarrollo de la Auditoría Interna de Calidad al proceso o documentos asociados. El Coordinador de Auditorías: evalúa en los casos que aplique, el desempeño del Líder del Equipo Auditor en las diferentes etapas de: planeación, realización, verificación y ajustes que se presenten durante el desarrollo de la Auditoría Interna de Calidad. La evaluación realizada por cada uno de los actores intervinientes en el ejercicio de la Auditoría interna de calidad, debe ser independiente y objetiva. Para cada una de las preguntas, el evaluador debe seleccionar una sola respuesta entre las opciones de: Excelente, Bueno, Regular, Deficiente y No Aplica. Los valores asignados a cada respuesta se presentan a continuación: CALIFICACIÓN PUNTAJE Excelente 10 Bueno 8 Regular 6 Deficiente 4 No Aplica 0

12 PAGINA: 12 de Resultado de las Evaluaciones 4. El resultado de la evaluación de la auditoría será el promedio simple de los puntajes obtenidos por el auditor en los diferentes roles que desarrolle durante la auditoría interna de calidad y se presentará en el siguiente cuadro: CALIFICACIÓN PROMEDIO # Nombre Auditor Rol Auditoria Auditado\ Audit. Int. Audit. Int. \ Lider Eq. Audit. Lider Eq. Audit. \ Audit. Int. Coord. Audit \ Lider Eq. Audit. Lider Eq. Audit. \ Coord. Audit. Puntaje Total Cuando los auditores obtengan un puntaje total inferior a 7,0 puntos, se analizan e identifican los aspectos donde el auditor interno presenta debilidades, y se determinan las acciones pertinentes que apunten a aumentar sus competencias. Cuando los auditores obtengan un puntaje total igual o superior a 7,0 puntos, se analiza la pertinencia de incluirlos en nuevas capacitaciones que fortalezcan los conocimientos y habilidades adquiridos. 11 CAPACITACIÓN DE AUDITORES La Oficina de Control Interno estudia la pertinencia de incluir en el plan de capacitación, los temas relacionados con la formación de nuevos auditores internos de calidad, y con la actualización y la mejora del desempeño de los auditores que conforman el equipo auditor del Departamento. 12 PAUTAS PARA LA REDACCIÓN DE SITUACIONES IDENTIFICADAS EN EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Y EN AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD Con el fin de desarrollar habilidades en los auditores del DNP para mejorar su desempeño al redactar hallazgos, no conformidades, oportunidades de mejora y fortalezas en el desarrollo de las

13 PAGINA: 13 de 15 auditorías internas y el ejercicio de auditoría interna de calidad, se presentan a continuación los siguientes criterios que servirán como referencia para compararlos con la evidencia de la auditoría: No emplear en lo posible adjetivos como "adecuado", "bajo", "muy", "poco", entre otros. Reemplazar por datos. (Desde cuándo, cómo se dieron cuenta, de qué magnitud es).

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15 PAGINA: 15 de 15 Fecha aprobación: 30 de abril de 2015 Revisó: Jhonny E. López B. Contratista Oficina De Control Interno Aprobó: Diego Gustavo Falla Falla Jefe de la Oficina de Control Interno