INDUCCIÓN, CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL

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1 Pág.1/6 1. OBJETIVO Y ALCANCE Este procedimiento tiene por objeto establecer los pasos a seguir para detectar las necesidades de capacitación de los funcionarios del COPNIA, incluyendo la planificación, organización, ejecución, evaluación y seguimiento de las actividades de capacitación con el fin de proporcionar formación a los funcionarios que permita mejorar su desarrollo y desempeño laboral, y su calidad de vida. 2. NORMATIVIDAD Tipo Número Titulo Fecha Ley 842 Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, se adopta el Código de Ética Profesional y se dictan otras disposiciones 2003 Nota: Como referencia para la definición del procedimiento se tomaron algunos artículos de los Decretos 1950 de 1973 (Art. 54, 56), 1567 de 1998, 3. DEFINICIONES 3.1 INDUCCION Proceso de conocimiento y socialización del nuevo funcionario en la entidad, sea de planta o supernumerario, que inicia preferiblemente el día de su vinculación al COPNIA y da respuesta en cuanto a A dónde llegó, Qué valores existen, Cómo opera la entidad. 3.2 ENTRENAMIENTO Proceso que le permite al funcionario conocer las responsabilidades que asumirá en su nuevo cargo, cómo las desempeñará (quehacer diario), qué resultados se esperan de él. 3.3 CAPACITACION Proceso que suministra conocimientos complementarios que contribuyen a mejorar el desempeño en el empleo. Incluye todos los aspectos técnicos asociados con el cargo que se está desempeñando 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 Todas las actividades de entrenamiento y capacitación deben contar con una verificación de su eficacia a través de la evaluación de desempeño.

2 Pág.2/6 4.2 Toda necesidad de capacitación identificada con posterioridad a la elaboración del plan anual de formación debe ser informada al para su análisis y presentación a la Subdirección Administrativa y Financiera para su consideración y aprobación; la realización será coordinada por el Profesional de, según lo definido en este procedimiento y supervisada por el Jefe Inmediato. 4.3 En los casos en que se realicen actividades de capacitaciones externas, el funcionario capacitado debe enviar al copia del certificado de asistencia, emitido por la empresa proveedora del servicio, dentro del mes siguiente a la terminación de la actividad, para incluirla en su hoja de vida. 4.4 Todas las contrataciones de actividades de capacitación deben ser informadas por el al Gestión de Contratación para lo de sus funciones, de acuerdo con el programa anual de ejecución presupuestal. 4.5 Anualmente, en la primera quincena del mes de Septiembre, los funcionarios con personal a cargo informan al las necesidades de capacitación de su área. Esta información se reporta en el formato ANEXO 6.2., la cual es consolidada y valorada por el Gestión de Talento, analizada conjuntamente con el Subdirector Administrativo y Financiero y una vez concertada se entrega al área de presupuesto para su inclusión en el anteproyecto presupuestal. Así mismo, deben considerarse las planteadas en las evaluaciones de desempeño. 4.6 Dentro del plan anual de capacitación se tienen en cuenta las reuniones de funcionarios auxiliares la cual se realiza cada dos años, de Secretarios Seccionales y la jornada jurídica que se realiza anualmente. 4.7 La capacitación a la que se refiere el procedimiento es la relacionada con las funciones del empleo. 4.8 Es responsabilidad de los Secretarios Seccionales, planear y realizar la inducción del personal de planta y del personal supernumerario del Seccional, diligenciando el formato establecido para tal fin, en coordinación con el Gestión de Talento. 4.9 Cuando se produce un traslado en la planta de la entidad, el Gestión de Talento es el encargado de coordinar la reinducción al funcionario trasladado según sus nuevas funciones y responsabilidades Los registros generados en este procedimiento son parte del archivo de capacitación y su manejo y conservación está dada según lo establecido en la tabla de retención documental Los Secretarios Seccionales son los responsables de dar la inducción a los Consejeros cuando se presenten cambios por terminación del periodo correspondiente y como constancia de ello se deben diligenciar y firmar el formato del anexo 6.1 (GH-fr-06). Los

3 Pág.3/6 temas de la inducción deben ser coordinados con el Subdirector Administrativo y Financiero Los certificados personalizados de asistencia a la actividad de capacitación hacen parte de la historia laboral y su conservación y manejo está dado según lo establecido en la tabla de retención documental para Historias Laborales. 5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD No Nombre de la actividad Inicio del Procedimiento Detectar necesidades de formación Clasificar las necesidades de formación 4 Realizar inducción 5 Dar entrenamiento inicial del cargo Descripción Identifica las necesidades de inducción, capacitación, entrenamiento y actividades inherentes al desarrollo organizacional para los funcionarios a partir de: - El ingreso de personal nuevo a la Entidad, - Evaluación de los perfiles del empleo. - Análisis de resultados de la Evaluación del Desempeño. - Detección de las necesidades por Directivos, Secretarios Seccionales o Profesionales de Gestión sobre el personal a cargo. - Creación o actualización de documentos como procedimientos, instructivos, formatos, etc. - Introducción de nuevas tecnologías, - Cambios estructurales dentro de la organización que impliquen rotación de puestos o cambio en las funciones. - Si la necesidad de capacitación se origina por el ingreso de nuevo personal a la entidad se continua con las actividades 4 a 7 - Para las otras necesidades, se continua desde la actividad 8 - Define en coordinación con el Gestión de Talento, los temas que se deben dar a conocer al nuevo funcionario y los responsables. - Elabora y programa las actividades de inducción en el formato Plan de inducción GH-fr-06 (ANEXO 6.1). - Realiza inducción en cuanto a lineamientos estratégicos, función de la entidad, organigrama, ubicación jerárquica del cargo, reconocimiento de las instalaciones y la presentación de cada uno de los funcionarios de la sede del Consejo donde el funcionario trabajará, deja evidencia de las actividades en el Plan de inducción GH-fr-06 (ANEXO 6.1). - Realiza el entrenamiento, explicando al funcionario los procedimientos específicos y las funciones que le competen. - Deja evidencia de las actividades en el Plan de Responsable Director General Subdirectores Secretarios Seccionales, Profesionales de Gestión.., Director General Subdirectores Secretarios Seccionales Profesionales de Gestión Jefe inmediato: Director General Subdirectores

4 Pág.4/6 No. Nombre de la actividad 6 Finalizar inducción 7 8 Actualizar historia laboral Conformar Plan de Capacitación Descripción inducción GH-fr-06 (ANEXO 6.1). - Finalizadas las actividades de inducción programadas, entrega al el Plan de inducción GH-fr-06 (ANEXO 6.1), debidamente diligenciado y firmado. - Relaciona el registro de la inducción y actualiza el expediente del funcionario. - Anualmente, considerando las necesidades enunciadas en el numeral 2, además del plan de desarrollo institucional, las metas y planes de cada dependencia, consolida la información y conforma el Plan anual de capacitación GH-fr-07 (ANEXO 6.2) - Valoriza el plan de capacitación y lo presenta a la Subdirección Administrativa y Financiera para su aprobación. Responsable Secretarios Seccionales Profesionales de Gestión Nuevo funcionario si es en el Nacional o Secretario Seccional Auxiliar Operativo de Talento 9 10 Aprobar Plan de capacitación Programar actividades de capacitación Revisa y aprueba el Plan anual de capacitación GH-fr-07 (ANEXO 6.2) y remite al área de Presupuesto para que lo consolide dentro del presupuesto anual del COPNIA, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento GP-pr-01 preparación, presentación y aprobación del presupuesto general. Si la actividad va a ser realizada con personal de planta: - Contacta y coordina con el funcionario interno la realización de la capacitación - Solicita al funcionario el desarrollo de los temas sobre los cuales se realizará la actividad de capacitación para verificar que esté acorde con los objetivos propuestos y la necesidad. - Define los aspectos logísticos necesarios. - Define la necesidad de entrega de material de soporte. Si la actividad va a ser realizada con personal externo: - Solicita propuestas de las personas o empresas idóneas para ofrecer los programas demandados. - Recibe las propuestas, analiza y coordina con el Gestión de Contratación para recomendar a la Subdirección Administrativa y Financiera la decisión de contratación. - Confirma con el Gestión de Presupuesto la disponibilidad presupuestal. - Confirma a la empresa o persona seleccionada la ejecución de la actividad. - Coordina con la empresa o persona seleccionada los Subdirector Administrativo y Financiero en coordinación con el Jefe inmediato del funcionario a capacitar Gestión de Contratación Gestión de Presupuesto

5 Pág.5/6 No Nombre de la actividad Ejecutar actividad de capacitación Hacer seguimiento a la actividad de capacitación Actualizar historia laboral 14 Fin del procedimiento Descripción aspectos logísticos requeridos - - Prepara para firma del Subdirector Administrativo y Financiero el memorando interno informando sobre la actividad de formación y citando al personal involucrado. - Elabora Listado de Asistentes GH-fr-11 (ANEXO 6.3) y lo entrega al facilitador para ser diligenciado durante las actividades de formación interna. - Si aplica, entrega material de apoyo a los participantes - Con la información anterior, analiza los resultados de la actividad y calcula los indicadores del proceso - Archiva la información y registros generados de la realización de la actividad. - Archiva certificado de asistencia a la actividad de capacitación, lo relaciona en el consecutivo de foliación de la historia laboral. Responsable con el apoyo del Auxiliar Operativo de Talento Auxiliar Operativo de Talento 6. ANEXOS 6.1 Plan de inducción (GH-fr-06) 6.2 Plan anual de capacitación (GH-fr-07) 6.3 Listado de Asistentes (GH-fr-11) 7. CONTROL DE CAMBIOS No. Fecha Descripción del cambio o modificación 1 Abr. /08 Primera emisión 2 Sep./09 3 Ago./11 4 Mar/12 2ª. Actualización. Se delegó en los Secretarios Seccionales la responsabilidad de hacer la inducción a nuevos funcionarios. 3ª. Actualización: 1) se ajustan algunas condiciones generales y actividades del procedimiento; 2) Se actualiza el anexo 6.2; 3) Se elimina el anexo 6.4 formato GH-fr-12 4ª Actualización: 1) Se actualiza el procedimiento y los cargos conforme la reestructuración realizada el 19 de enero de ) Se incluye la obligatoriedad de dar inducción a los Consejeros.

6 Pág.6/6 DIANA MARIA HERNANDEZ RUEDA ACTUALIZÓ LUZ SOFIA AGUIRRE HERNANDEZ Subdirectora Administrativa y Financiera REVISÓ Y APROBÓ

7 ANEXO 6.1 Pag.1/1 PLAN DE INDUCCIÓN Nombres: Apellidos: C.C. Sede: Cargo: Grado: Codigo: Fecha de ingreso/encargo: TEMAS / ACTIVIDADES ASOCIADAS AL CARGO RESPONSABLE FECHA PROGRAMADA HORARIO FECHA FINAL FIRMA RESPONSABLE ENTRENAMIENTO EN PUESTO DE TRABAJO INDUCCIÓN Confirmo haber recibido toda la inducción arriba mencionada y necesaria para desempeñar las funcionanes asignadas a mi empleo GH-fr-06 v.1 Abr.08 Firma funcionario: Fecha:

8 ANEXO 6.2 Pag.1/1 PLAN ANUAL DE CAPACITACION NECESIDADES BASICAS DE CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO TEMA/ACTIVIDAD OBJETIVO PARTICIPANTES INVERSION REQUERIDA GH-fr-07 v.2 Ago.11 Firma quien elaboro: Nombre funcionario: Empleo: Fecha: Firma quien aprueba: Nombre funcionario: Empleo: Fecha:

9 ANEXO 6.3 Pag. 1/1 LISTADO DE ASISTENTES Fecha: Tema: Horario: Intensidad: Dictado por: Empresa: Lugar: No. Nombres y apellidos Empleo Seccional Firma OBSERVACIONES: Firma Instructor: GH-fr-11 v1. Abr.08

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