Caracterización del Proceso de Gestión del Talento Humano

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1 Página 1 de 10 OBJETIVO DEL PROCESO Gestionar y administrar el Talento Humano de la Universidad de Pamplona, buscando su satisfacción, mediante la prestación de servicios eficaces, eficientes y efectivo. Planificar y desarrollar acciones encaminadas a garantizar celeridad e idoneidad respecto de la Vinculación de los empleados públicos de la Universidad de Pamplona. ALCANCE Inicia Termina Solicitud del Servicio. Medición, análisis y mejora RESPONSABLE LIDER DEL PROCESO INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Plan de Desarrollo Política de Calidad Planificación actividades del proceso FGH-58 Planificación Actividades del Proceso Gestión del Talento Humano Programa de Inducción Direccionamiento Estratégico Direccionamiento Estratégico Estado Objetivos de Calidad Directrices (Proyecto Institucional, Reglamentos, Estatutos, Acuerdos, Resoluciones), Requisitos, Normatividad Plan de Acción P Elaboración de propuesta del presupuesto Identificación de necesidades Planificación Programa de Bienestar Social Líder del Proceso Programa de Reinducción Proyección del presupuesto Solicitud de Recursos Plan de acción ejecutado Gestión de Recurso Físico y Apoyo Logístico Adquisición de Bienes y Servicios Demás procesos Programa de Bienestar Social ejecutado

2 Página 2 de 10 Administración del SIG FAC- 23 Planificación, Control y Seguimiento al SIG EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Direccionamiento Estratégico Plan de Acción aprobado Asignación de recursos aprobados (presupuesto) Planta global aprobada H Ejecución del plan de acción Elaboración de actos administrativos conforme al tipo de vinculación Desarrollo de Inducción y entrenamiento Ejecución del programa de reinducción. Elaboración de nóminas Ejecución de Planes de Capacitación Líder de Gestión Académica Rector Líder del Proceso Secretaría General Plan de acción ejecutado Verificación del cumplimiento de perfil de contratación. Resolución de nombramiento Contratos Personal Vinculado Informes de la Inducción, entrenamiento, reinducción, plan de formación y capacitación, evaluaciones de las capacitaciones Todos Los procesos Alta Dirección Autorización de traslado o retiro definitivo de personal Notifica al funcionario con copia al jefe inmediato del cargo saliente como del entrante Informa al proceso de Adquisición de Bienes Nóminas Aprobación y aceptación del Acta de Empalme Funcionario entrante y saliente Jefe inmediato

3 Página 3 de 10 y Servicios CNSC Disposiciones Internas Evaluadores y evaluados Adquisición de Bienes y Servicios Administración del SIG Gestión Documental Lineamientos para la evaluación de desempeño Resultados de la Evaluación de desempeño y planes de mejoramiento Materiales e insumos Lineamientos para la elaboración, seguimiento y control de la documentación y registros del SIG. Directrices de la documentación Verificación del Acta de Empalme Concertación de Objetivos Realizar la solicitud de desarrollo de evaluación de desempeño a lideres de procesos Revisión y Consolidación de los resultados para el archivo de la documentación en las hojas de vida Estudio de creación, modificación o eliminación de documentos y su respectiva revisión y aprobación Actualización de la tabla de retención, archivo de documentos según parámetros establecidos Realización de la evaluación de desempeño Plan de capacitación, plan de inducción y Reinducción según las necesidades Documentos validados Solicitud para inclusión o eliminación de documentos en las Tablas de retención Evaluadores y evaluados Alta Dirección Direccionamiento Estratégico (Alta Dirección) Administración del SIG Gestión Documental

4 Página 4 de 10 EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Administración del Plan de Auditorías Ejecución de Auditorias Informes de Auditorias SIG Internas Gestión del Solicitud de Planes de V Control Interno Elaboración del plan de Talento Humano Plan de mejoramiento Control Interno mejoramiento producto mejoramiento aprobado de auditorias EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Solicitud de informes de avance Ejecución de acciones correctivas y preventivas Control y seguimiento a la efectividad de las acciones correctivas y preventivas Administración del SIG Control Interno Instrumento para identificación de riesgos (Mapa de riesgos del proceso) A Seguimiento y control a los riesgos Identificados y valorados Gestión del Talento Humano Riesgos actualizados y controlados Administración del SIG Control Interno

5 Página 5 de 10 CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA QUIEN LO CONTROL A FRECUENCI A DEL CONTROL REGISTRO DEL CONTROL Planta global Verificando que el personal nombrado corresponda al numero, cargo y habilidades relacionado en la planta Cada vez que se solicite una vinculación de planta. Resolución de Nombramiento FGH-57 Paz y Salvo Administrativo" Controles en las Entradas Retiro definitivo de personal PGH-16 Entrega y Recibo de Cargos Líder del proceso de Talento Humano Cada vez que se requiera FGH-56 Informe Entrega de Cargo Administrativo Actas de empalme FGT-12 Memorando Controles en las Actividades Lineamientos para la evaluación de desempeño Resultados de la Evaluación de desempeño y planes de mejoramiento Vinculación de personal PGH-11 Evaluación del Desempeño Laboral PGH-11 Evaluación del Desempeño Laboral PGH-01 Vinculacion de Personal PGH-15 Vinculación de Docentes Líder del proceso de Talento Humano Anual Anual Permanente FGH-58 Planificación actividades del Proceso Gestión del Talento Humano Formato Externo Evaluación del Desempeño Concertación de objetivos. FAC-08 Acta de Reunión Formato Externo Plan de Mejoramiento Individual FGH-06 Solicitud Vinculación del Personal FGH-62 Relación Vinculación Tutores Distancia

6 Página 6 de 10 Ocasionales, Hora Cátedra y Pasantes PGH-19 Vinculación de Docentes Modalidad Distancia Proyección de nómina para pago Proyección pago de parafiscales IGH-02 Requisitos de Vinculación del Personal PGH-02 Elaboracion de Nómina IGH-04 Ingreso de Datos al Sistema IGH-14 Liquidación de Aportes Sociales y Parafiscales Mensual Mensual FGH-12 Planilla de Nómina FGH-35 Control de Nómina Planilla de pago de parafiscales en red FGT-12 Memorando FGT-13 Circular FAC-08 Acta de Reunión Desarrollo de Inducción, Entrenamiento y Capacitación al Personal Vinculado PGH-03 Inducción, Entrenamiento y Capacitación al Personal Vinculado Líder del proceso de Talento Humano Cada vez que se requiera FGH-58 Planificación actividades del Proceso Gestión del Talento Humano FGH-11 Evaluación de Cumplimiento de Objetivos de la Inducción, Entrenamiento o Capacitación FGH-07 Control de Asistencia FGH-28 Programa de Capacitación al Personal Vinculado FGH-44 Evaluación del Impacto de la Capacitación

7 Página 7 de 10 Controles a las Salidas Realización de la evaluación de desempeño Seguimiento y verificación del cumplimiento de las diferentes etapas de la evaluación del Desempeño PGH-11 Evaluación del Desempeño Laboral Líder del proceso de Talento Humano Anual FAC-08 Acta de Reunión (cuando se requiera) Formatos externos establecidos para tal fin TALENTO HUMANO Director(a) de la Oficina de Gestión del Talento Humano Profesional Universitario Técnico Administrativo Auxiliar Administrativo RECURSOS INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO Oficina (Dotación básica, computador software de oficina- y archivador) Estanterías para archivo Sala de Archivos para Hojas de Vida Módulos Sillas ergonómicas REQUISITOS ASOCIADOS TECNOLOGICOS Hardware y Software Red de comunicaciones (teléfono, fax, internet, spark, etc ) NORMAS TECNICAS DE CALIDAD LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN NTCGP 1000:2009 Gestión de la Calidad en el Sector Público NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos Acuerdo No de abril de 2002: Por el cual se actualiza el Acuerdo No.042 del 17 de junio de 1999, Estatuto General de la Universidad de Pamplona Acuerdo No de diciembre de 2002: Por el cual se expide el Estatuto del Profesor Universitario de la Universidad de Pamplona Acuerdo No de agosto de 2001: Por el cual se adiciona el Acuerdo No.042, del 17 de junio de 1999, Estatuto General de la Universidad de Pamplona y se establece el Estatuto del Personal Administrativo.

8 Página 8 de 10 NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Términos y Definiciones Acuerdo No de Diciembre de 2001: Por el cual se dictan disposiciones reglamentarias del Acuerdo Nº 067 de 2001 del Consejo Superior Universitario, en materia de Carrera Administrativa de la Universidad de Pamplona Acuerdo No de Abril de 2003: Por el cual se Reconoce la Prima Técnica al Rector, Vicerredores y Secretaria General de la Universidad de Pamplona Acuerdo No de Abril de 2002: Por el cual se reglamenta el pago de los Docentes en Comisión en cargos Académico Administrativos. Acuerdo No de Enero de 2004 y Acuerdo No de Septiembre de 2003: Por el cual se estructura y reglamentan las pasantías de los estudiantes de la Universidad de Pamplona. Acuerdo No de Septiembre de 2009: Por el cual se fijan los valores de hora cátedra, de las tutorías que se ofrecen en los programas de educación a distancia y se dictan otras disposiciones. Acuerdo No de Julio de 2002: Por el cual se regula la vinculación de los profesores Ocasionales y de Hora cátedra de la Universidad de Pamplona y se establecen sus regímenes salariales y prestacionales. Acuerdo No de Septiembre de 2002 y Acuerdo No de Enero de 2004: Por el cual se regula el beneficio de las Becas Trabajo. Acuerdo No de Diciembre de 2002: Por el cual se regula la aplicación del Decreto 1279 de Artículo 212 C.S.T. Pago de la Prestación Por Muerte. Decreto 1279 de 2002: Por el cual se establece el régimen salarial y prestacional de los docentes de las Universidades Estatales. Decreto 1042 de 1978: Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales

9 Página 9 de 10 del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones. Decreto 1045 de 1978: por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional. Decreto 1919 de 2002: Por el cual se fija el Régimen de prestaciones sociales para los empleados públicos y se regula el régimen mínimo prestacional de los trabajadores oficiales del nivel territorial. Constitución Política de Colombia de Decreto 1568 de 1998: Por el cual se dicta el régimen procedimental especial de las actuaciones administrativas que deben surtirse ante y por los organismos y autoridades que conforman el Sistema Nacional de Carrera Administrativa y de la Función Pública. Decreto 728 de 2008: por medio del cual se establecen las fechas de obligatoriedad del uso de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes para pequeños aportantes e independientes. DOCUMENTOS ASOCIADOS DOCUMENTOS Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos REGISTROS Ver FAC-03 Listado Maestro de Formatos INDICADORES Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos

10 Página 10 de 10 DOCUMENTOS ASOCIADOS RIESGOS Ver FCI-10 Mapa de Riesgos OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS Mejora de la Cultura Institucional Construcción de una Cultura de Planeación