B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO

Transcripción

1 A. siidentificacion DEL PROCESO 1. Nombre y sigla del Proceso: GESTION FINANCIERA (GF) 2. Tipo de Proceso: De apoyo 3. Responsable del Proceso: Objetivo del Proceso: Administrar los recursos financieros de la Universidad Francisco de Paula Santander bajo las normas legales vigentes, con políticas y lineamientos estratégicos de la Institución con criterios de eficiencia, eficacia y efectividad. 4. Alcance del Proceso: Atender todos los procesos-usuarios y suministrar los productos o servicios con miras a satisfacer a los usuarios (comunidad académica). Interrelaciones con otros procesos y entes: Estratégico B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos Externos ( usuarios, beneficiarios ) y Legales Internos ( de la institución ) MECI 1000:2005 NTCGP 1000:2004

2 Caracterización Docencia Investigación Extensión Capital Humano de Bienes y Servicios Estudiantil de las TICS de Mercadeo Jurídica y Control Disciplinario de Bienestar Universitario de Medios Educativos Contraloría Departamental Contaduría General de la Nación División de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) Ministerio de Hacienda Ministerio de Educación Contraloría General de la República Banco de la República Departamento Nacional de Estadística (DANE) Gobernación del Norte de Santander Instituto Colombiano de Crédito y Estudios Técnicos en el Exterior (ICETEX) Fondos de Cesantías Constitución Política de Colombia de 1991 Decreto 111 de 1996 (PAC)-Ministerio de Hacienda Decreto 568 de 1996 (PAC)-Ministerio de Hacienda Resolución No. 222 de 5 de junio de Resolución No. 555 de 1 de Enero de Estatuto Tributario. Resolución 0530 de Estatuto Presupuestal Acuerdo de Contratación No. 077 (Septiembre 5 de 1997) Actas emitidas por el Comité Acuerdo No. 009 (27 de Marzo de 2008) Acuerdos 115 y 116 (14 de Diciembre de 2007) Acuerdo No. 101 (14 de Diciembre de 2007) Acuerdo No. 100 (14 de Diciembre de 2007) Acuerdo No. 099 (14 de Diciembre de 2007) Acuerdos 084 y 085 (23 de Octubre de 2007) Acuerdos 4. Planes y Programas 5. Modelo de Operación por Procesos 7. Contexto estratégico 12. Políticas de Operación 13. Procedimientos 14. Controles 15. Indicadores 16. Manual de Procedimientos Numerales

3 C. ACTIVIDADES DEL PROCESO ( Planear, Hacer, Verificar, Actuar ) 10. Salidas 7. Emisor 8. Entradas 9. Actividades ( P_H_V_A ) (Productos o Resultados) Criterios para elaboración de presupuesto Estratégico 11. Receptor P: Elaborar el elaborado Estratégico y CSU Estratégico elaborado P: Aprobar el por el Consejo Superior aprobado aprobado Estratégico y Necesidades Ejecución de del H: Configurar los módulos de información financiera para las vigencias H: Modificar el aprobado Ejecución del Resoluciones de Adicción o Traslados (Unidad ) de Todos los Solicitudes de procesos necesidades de inversión, funcionamiento y gastos generales Notas, Certificados Presupuestales y Requisitos H: Recepcionar y Registrar transacciones s que afecten el presupuesto y caja. H: Trámite y pago del compromiso Notas y Certificados Presupuestales Pago del compromiso Comunidad Académica y Usuarios Externos

4 Caracterización Estados Financieros y Ejecuciones Presupuestales H: Preparar Informes, Financieros y Presupuestales Informes Financieros y Presupuestales Estratégico, CSU y Entes Externos Informe de Cartera Formato de Encuesta H: Realizar Recaudo de Cartera V: Encuesta Satisfacción del Cliente (Comunidad Académica y Externos) Comprobantes de Ingresos o Documento de Cobro Encuesta analizada y diligenciada Jurídica, Control Disciplinario y Tesorería Calendario P: Plan elaboración de informes Cronograma de Actividades Estratégico P: Plan anual de caja Ejecución del PAC Convenios en P: Plan de relaciones con Acuerdos con Entidades general Entidades s y Entidades s s Cooperativas. Entidades Solicitud y Oferta de H: Trámite de Libranzas Aprobación y Convenio Entidades s y Libranzas de Pago de la Libranza s y Personal Docente y Personal Docente y Extractos Bancarios H: Elaborar Conciliaciones Comprobantes de Bancarias Ingresos y Egresos, Notas Débito y Crédito

5 Comunidad Académica y Usuarios Externos, Entes de Control y Estratégico Quejas Reclamos Normatividad vigente Documentos Financieros Entes Externos e Internos Entes de Control y de las TIC S Normatividad vigente. y/o Web y Sistema de Información V: Recepción de quejas y chequeo de ejecución de trámite Contaduría P: Planear calendario de rendición de informes periódicos H: Recepcionar, analizar y consolidar la información de los diferentes procesos para producir estados financieros e informes contables y tributarios H: Actualización de información o normas que se identifican en el desarrollo de las actividades. V: Chequeo de la información registrada en los diferentes sistemas de información internos y externos. Respuesta Cronograma Actividades de Comunidad Académica y Usuarios Externos Informes Todos los Procesos Entes de Control, Entidades Gubernamentales y Comunidad Académica Actualización de Calendarios y Procedimientos Inconsistencias o listado de verificación de errores D. Actividades del Actuar ( Ajustar, Asegurar )

6 12. Llevar a cabo Acciones de Mejora Continua, Correctivas y Preventivas F. Identificación de Riesgos E. RECURSOS del Proceso ( Ver mapa de riesgos asociados a cada proceso ), códigos : 13. Tecnológicos 14. Físicos 15. Humanos Recurso Condición Recurso Condición Cargo G.CONTROLES AL PROCESO Equipo de Veinte (20) Elementos y Excelente Formato de sugerencias, cómputo computadore Equipos de estado quejas y reclamos s Tipo Oficina oficina. Sofware: Procesadore Papelería Con los Jefe de Contabilidad Encuesta de medición de Sistema Integral de Informació n s de palabra, hojas electrónicas, presentacion requerimientos técnicos de ley Satisfacción al Cliente Planta Telefónica es. Doce (12) extensiones Scanner Cinco (5) oficio y carta Impresoras Cinco (5) impresoras láser carta y oficio. Cinco (5) impresoras de tabloide y Aires Acondiciona dos Individuales por dependencias Jefe de Tesorero Auxiliares Capacitados Indicadores del Proceso

7 forma continua, carro ampliado Director Financiero H. OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO Adoptar un Sistema Integrado de que permita el mejoramiento continuo y el desarrollo eficiente, eficaz y efectivo de los procesos de la Institución. Alcanzar niveles de satisfacción en los usuarios en relación con los servicios ofrecidos por la institución. Establecer un sistema eficiente de control para el cumplimiento de los fines institucionales, requisitos legales y fines esenciales del Estado. I. SEGUIMIENTO y MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO Liquidez NOMBRE DE INDICADOR Capital Neto de Trabajo (miles de millones de pesos) FORMULA Activo Corriente/Pasivo Corriente Activo Corriente Pasivo Corriente META TIPO DE INDICADOR 4.1 Eficacia 24 Eficacia RESPONSABLE FRECUENCIA DE MEDICION FUENTE DE INFORMACION Contaduría Contaduría Solidez Cumplimiento del Activo Total / Pasivo Total Ejecutado / 2.9 Eficacia 100 % Eficacia Contaduría

8 Recaudo de Cartera Aportes del Estado (miles de millones de pesos) Planeado Número de pagarés recaudados / Número de pagarés emitidos Transferencias de la Nación 100 % Eficiencia Tesorería 22 Eficiencia Rector Mensual Rectoría 16. Ver cuadro de mando de indicadores por proceso y Ficha Técnica de Indicadores ( hoja de vida ) J. DOCUMENTACION ASOCIADA 17. Documentos Internos (Procedimientos, Instructivos, 18. Documentos Externos ( Si los hay) Formatos, Guías, ) ( Ver listado maestro de documentos internos ) ( Ver listado maestro de documentos externos ) Se enviara adjunto a la corrección el formato para diligenciar los Se enviara adjunto a la corrección el formato para diligenciar listados maestros del proceso con su debida codificación. los listados maestros del proceso con su debida codificación. Fecha Control de Cambios Cambio Versión Justificación y Qué se Modifico? Distribución

9 Elaboró Revisó Aprobó Fecha Fecha Fecha