PROCEDIMIENTO ELABORACION DE CUENTAS POR PAGAR, SENTENCIAS JUDICIALES, CONCILIACIONES O LAUDO ARBITRAL DEL PROCESO GESTIÓN CUENTAS

Transcripción

1 Página:1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Realizar la causación de las diferentes cuentas por pagar de la Entidad en el SIIF, controlando y ejecutando la elaboración de cuentas de los mismos, de una manera eficiente y oportuna. El procedimiento se desarrolla en la Superintendencia de Notariado y Registro, nivel central. Los clientes internos de la Entidad y clientes externos ALCANCE: Inicia: Factura o cuenta por cobrar, sentencia judicial o resolución, soportes de pago de seguridad social, contrato con su acta de inicio, certificación de la cuenta bancaria para el pago, solicitud de deducciones de Retenciones. La Resolución de Comisión de Servicios ordenando la comisión de un funcionario o contratista con la disponibilidad y registro presupuestal y Sentencia judicial o acuerdo de conciliación. Qué hace?: Se Recepciona del proveedor o del contratista los documentos, verificar que cumpla con los requisitos normativos, se relacionan en una base de datos. Se alimenta el expediente por proveedor, funcionario o contratista, se digita en el aplicativo OPGET del ERP y en el SIIF, y luego se remite a contabilidad. Recepcionar la Resolución con sus anexos, verificar que cumpla con los requisitos normativos. Se alimenta el expediente por funcionario o contratista, se digita en el aplicativo SIIF, y luego se remite a contabilidad. Recepcionar la sentencia judicial o el acuerdo de conciliación con sus anexos, verificar que cumpla con los requisitos normativos, con la Resolución emitida por la Superintendencia de Notariado y Registro. Se alimenta el expediente por funcionario o contratista, se digita en el aplicativo SIIF, y luego se remite a contabilidad. Termina: Registro en el Kárdex por los diferentes tipos de cuentas. 2. RESPONSABLES:

2 Página: Responsable Estratégico: Coordinador del Grupo Central de Cuentas Responsable Operativo: Técnicos administrativos, Secretario Ejecutivo, Auxiliar Administrativo. 3. DEFINICIONES: Factura de venta: Documento administrativo que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación. Cuenta de cobro: Documento equivalente a la factura, es aquel documento soporte que remplaza a la factura, en las operaciones económicas realizadas con no Obligados a facturar. El documento equivalente en ningún momento puede remplazar la factura si existe la obligación legal de expedirla. SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera. Kárdex: Registro de la información de la radicación de las diferentes cuentas. Control estadístico del procedimiento. Herramienta estadística básica para el control del procedimiento gestión cuentas. Laudo arbitral: Arbitro conciliador, mediación en resolución de conflictos, previo acuerdo de voluntades que disputen dicho derecho. Usuarios: Funcionario de la SNR que interactúa con el aplicativo SIIF Nación II. Perfil: Elemento básico que permite aplicar dentro del sistema las diferentes funciones según los roles de los funcionarios. (Usuarios) PHVA Planeación: Planear los recursos financieros, logísticos y humanos del procedimiento. Planear las cuentas por los diferentes conceptos, de acuerdo con los compromisos adquiridos.

3 Página:3 Hacer: Recepcionar las cuentas con sus anexos y verificar que cumpla con los requisitos normativos. Se alimenta el expediente por cada tercero, se digita en el aplicativo SIIF, y luego se remite a contabilidad. Verificación: verificar el estado de cuenta de cada tercero de acuerdo con la obligación contraída. Actuar: Definir estrategias efectivas para la elaboración de las cuentas por pagar. 4. CONTENIDO: Se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas y actas. ACTIVIDAD ESENCIAL Elaboración de Cuentas por Pagar, Sentencias Judiciales, Conciliación o Laudo Arbitral. DESCRIPCIÓN CÓMO? Descripción de actividades: 1. Verificar los documentos soportes conforme a la normatividad vigente (Estatuto Tributario), así: documento soporte de cobro, Compromiso presupuestal, carta de cumplimiento de obligaciones con la DIAN y liquidación del monto de la obligación. 2. Comprobar la existencia de partidas o saldos adeudados, confrontando el valor del contrato y las cuentas registradas en Kárdex. 3. Actualizar el Kárdex (Expediente por tercero). 4. Elaborar la cuenta por pagar con la información soporte de los documentos de pago, digitar datos presupuestales (Compromiso), NIT, nombre del tercero, valor a pagar y concepto (datos administrativos). 5. En el registro de la cuenta por pagar es importante definir correctamente el tipo de cuenta por pagar, para que el sistema SIIF calcule las retenciones sobre ele concepto que se haya definido. 6. Aprobar la cuenta por pagar, cuando cumple con los requisitos normativos y operativos. 7. Punto de Control: Seguimiento y firma. 8. Remitir al grupo de Contabilidad para realizar la obligación. 9. Orientar, atender consultas e informar sobre la elaboración

4 Página:4 de las Cuentas por Pagar. Puntos de Control En la radicación de la cuenta por pagar no se hace ninguna afectación de saldos: el control del saldo de la cuenta por pagar esta en la obligación. La cuenta por pagar es un control de las cuentas radicadas para llevar el orden en los pagos. Responsable: Coordinador Grupo Central de Cuentas. Conocimiento: Código de Procedimiento Civil, Administrativos, Presupuestales. Recursos esenciales: Dotación de Oficina. Valor agregado: Efectividad en la gestión de la elaboración de cuentas por pagar Normatividad: Decreto 2789 de 2004, Guía procedimental del aplicativo SIIF, Manual instructivo de procedimientos y trámites para apertura, terminación y sustitución de cuentas corrientes autorizadas de la DTN, Plan General de la Contabilidad Pública, Estatuto Tributario, Circulares externas emitidas por la Administración SIIF relacionadas con todos los procedimientos, Manual de retención en la fuente, manual de impuestos de Industria y Comercio. Cartilla de Instrucciones Impuestos sobre las Ventas DIAN. Constitución Política de Colombia, Artículos 6 y 90, Código Contencioso Administrativo Artículos 176 y 177. Estatuto Orgánico del Presupuesto (Decreto 111 de 1996), Estatuto Tributario, Decreto 2097 de 2002 Comité de Conciliación. Herramientas de control: SIIF y Kárdex Frecuencia: Diaria Tecnología (M.A.S): Sistematizada

5 Página:5 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documentos asociados Norma NTC-GP: Sistema de gestión pública de la calidad. Manual de calidad. Decreto 1599 de 2005 Modelo Estándar de control interno Plan estratégico Institucional: Política de calidad, focos estratégicos, visión, misión y valores Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2009. Metodologías. Ley de presupuesto de la vigencia. Normatividad Estatuto Tributario 6. NOTAS DE CAMBIO VERSIÓN 1 NATURALEZA DEL CAMBIO Unificación de los procedimientos: Proveedores y contratistas, Cuentas viáticos y gastos de viaje, y Pago de reconocimiento sentencias judiciales o conciliaciones. El procedimiento se ajusto al SIIF. 6. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades) Código GF--FR-01. V.2 GF--FR-02.V.1 GF--FR-03.V.1 GF.-FR-04.V.1 Nombre Cuenta Cobro Contratistas y Proveedores Certificación del Contratista Factura Equivalente Lista de chequeo - Cuentas por pagar

6 Página:6 Elaboró: Carmen Cecilia Rojas Miranda Yurley Díaz García Fecha:15 de diciembre 2011 Revisó: Yurley Díaz García Oficina Asesora de Planeación Fecha:15 de diciembre de 2011 Aprobó: Maria Emma Orozco Espinosa Secretaria General Oscar Aníbal Luna Olivera Directos Financiero Fecha: 25 de enero de 2012