CARACTERIZACION DE PROCESO GESTION DE CREDITOS

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1 CARACTERIZACION DE PROCESO CODIGO: Fecha: 02/05/2014 Reviso y Aprobó: PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO TIPO MISIONAL PROPOSITO Administrar, controlar y evaluar el proceso de Gestión de Crédito de Idesan con el fin de mejorar la eficacia del proceso y lograr la colocación de nuevos s, garantizando el cumplimiento de la Constitución, las Leyes, las Ordenanzas, los Acuerdos del Consejo Directivo, los Estatutos de la Entidad, y las Normas técnicas ISO-9001, GP-1000 y el MECI-1000 ALCANCE Aplica desde la solicitud del hasta la aprobación y desembolso del mismo. PROVEEDOR S Gestión de Créditos S Gestión gerencial y Estrategia Empresarial. Planificación, Mejora y administración del S.G.C Y NORMA ISO- 9001:2000 REQUISITOS clientes y los diferentes procesos relacionados clientes Misión, Visión, Política, Objetivos de calidad, Plan de implementación y mejoramiento del S.G.C, direccionamiento de la gerencia P P P PLANIFICACION Y DOCUMENTACION DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO. PARTICIPAR EN LA ELABORACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS,, CARACTERIZACIÓN, MAPA DE PROCESOS Y EN GENERAL LOS DIFERENTES DEL PROCESO CON EL FIN DE LOGRAR SU EFICAZ IMPLEMENTACIÓN Y MANTENIMIENTO EN EL S.G.C. PARTICIPAR EN LA DEFINICIÓN DE METAS DE COLOCACIÓN DE. DEFINIR TIPOS DE Y REQUISITOS DOCUMENTAR EL MANUAL DE CRÉDITO Y FINANCIAMIENTO. DOCUMENTAR EL MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO CREDITICIO. IMPLEMENTAR DIRECTRICES Y DISPOSICIONES DEL INSTITUTO PARA EL S.G.C. Procedimientos. Registros. Mapa de Procesos. Documentos del S.G.C. relacionados con el proceso Cuadro de Indicadores de Gestión. Plan de acción. Manual de Crédito y Financiamiento. Manual de Administración del riesgo Crediticio. Reorganización operativa, conocimiento y apropiación de la Política de calidad, objetivos, misión y visión del instituto por parte de los funcionarios. Listado maestro de Documentos. Listados de distribución Acto administrativo de adopción. Documentos originales firmados. Documentos actualizados, Misión vision,política objetivos Gestión de s Planeación, mejora y administración del S.G.C S LA CONTABILIDAD CAPTACIÓN, COLOCACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS Gestión de s Caracterización Proceso: Página 1 de 10 Cod Fto:

2 Y P S clientes RECIBIR REQUISITOS DE DE FOMENTO POR PARTE DE LOS S DE ACUERDO A LA LISTA DE CEQUEO REQUISITO FOMENTO FORMATO ASESOR Asesoria a los clientes, respecto de los tipos de s y los requisitos, Entrega y/o envío de los formatos correspondientes para la solicitudes de Crédito Revisión COORD. GRUPO ASESOR S CONVENIOS Y S por los clientes. RECIBIR SOLICITUD Y SOPORTES DEL DE FOMENTO RECIBIR LOS FORMATOS ANTES MENCIONADOS, CON SUS CORRESPONDIENTES SOPORTES PARA ACER SU REVISIÓN MEDIANTE LISTA DE CEQUEO TESORERO GENERAL Formatos y soportes revisados Listas de chequeo, revisión Consulta CIFIN CONVENIOS Y Clientes Sistema Xeo Datos del cliente, datos del CREACION DEL EN LA BASE DE DATOS DEL SISTEMA XEO. Base de datos de Clientes Actualizada en el sistema Xeo Sistema Xeo. VERIFICACION DE SALDOS EN DEPOSITO DEL, ANALISIS DEL ESTADO CIFIN, Análisis financiero y verificaciones ASESOR Verificación de saldos en deposito del cliente, consultar el estado financiero a CIFIN, Análisis financiero, análisis jurídico, Pre liquidación del Verificación de saldos en deposito del cliente, consultar el estado financiero a CIFIN, Análisis financiero. Preliquidación del, VERIFICACION DE SUMINISTRADOS POR EL. ASESOR ANALISIS JURIDICO ANÁLISIS DEL CRÉDITO POR PARTE DEL Acta de comité de con recomendación o no de realizar el ELABORACION DEL CONTRATO DE EMPRESTITO POR PARTE DEL DPTO JURIDICO, Y LEGALIZACION DEL MISMO, PARA ENVIO AL MINISTERIO DE ACIENDA PARA SU REGISTRO PROFESIOANL Contrato de empréstito, Oficio remisorio al Ministerio de acienda. Comité de. Manual de Crédito. Contrato Revisado C. Jurídico. MINISTERIO DE ACIENDA Caracterización Proceso: Página 2 de 10 Cod Fto:

3 Y P MINISTERIO DE ACIENDA Registro del en el ministerio de hacienda RECEPCION DEL REGISTRO DEL DE FOMENTO EN EL MINISTERIO DE ACIENDA Archivo actualizado. Documentos legalizados del ministerio de hacienda MINISTERIO DE ACIENDA Registro del en el ministerio de hacienda ELABORAR PAGARE DEL DE FOMENTO PROFESIOANL Pagare Documentos legalizados y custodiados en Tesorería Contrato de empréstito Registro del en el Min. De acienda La preliquidación aprobada. PROFESIOANL Verificación de saldos en deposito del cliente, consultar el estado financiero a CIFIN, Análisis financiero. Preliquidación del, EMITIR LA RESOLUCIÓN POR MEDIO DE LA CUAL SE AUTORIZA EL DESEMBOLSO DEL CRÉDITO DE FOMENTO Resolución de autorización de desembolso. Acuerdo de Consejo Directivo según monto Resolución debidamente Firmada. Demás requisitos cumplidos Títulos ENVIO DE COPIAS DE LOS TITULOS PARA (ORIGINALES PARA CUSTODIA), Y S Archivos actualizados Caja Fuerte. Custodia del tesorero. S COORD. PLANEACION Expediente del, con sus correspondientes archivos PASAR LA CARPETA CON EL EXPEDIENTE A PARA SU SEGUIMIENTO Y DEJAR COPIA EN LA CARPETA DEL Expedientes actualizados en la oficina de Convenios y Cartera. Tablas de retención, Inventario de archivo, Custodia del archivo. CONVENIOS Y La resolución por medio de la cual se autoriza un desembolso del, El pagare, El contrato de empréstito La pre liquidación aprobada LIQUIDACION DE DE FOMENTO LA CONVENIOS Y DE ACUERDO A LA RESOLUCIÓN POR MEDIO DE LA CUAL SE AUTORIZA UN DESEMBOLSO DE UN CRÉDITO, EL PAGARE, EL CONTRATO DE EMPRÉSTITO Y LA PRE LIQUIDACIÓN APROBADA PROCEDE A INGRESAR LA INFORMACIÓN (MODULO DE - LIQUIDACIÓN) LA SIGUIENTE INFORMACIÓN EL SISTEMA PARA CREAR EL CRÉDITO: NÚMERO DEL PAGARÉ, CLASE DE CRÉDITO, NOMBRE DEL, MONTO, PLAZO, AMORTIZACIÓN A CAPITAL E INTERESES, TASA DTF, CLASE DE LIQUIDACIÓN, DESTINO, CODEUDORES, PUNTOS ADICIONALES. CONVENIOS Y La liquidación del Documentos debidamente legalizados. Revisión coord. Grupo gestión financiera y administrativa, Tesorero, Gerencia. Caracterización Proceso: Página 3 de 10 Cod Fto:

4 Y P S clientes RECIBIR REQUISITOS DE DE PARTE DE LOS S POR DE ACUERDO A LA LISTA DE CEQUEO, FORMATO ASESOR Asesoría a los clientes, respecto de los tipos de s y los requisitos, Entrega y/o envío de los formatos correspondientes para la solicitudes de Crédito Revisión COORD. GRUPO ASESOR S CONVENIOS Y TESORERO GENERAL S por los clientes. RECIBIR SOLICITUD Y SOPORTES DEL RECIBIR LOS FORMATOS ANTES MENCIONADOS, CON SUS CORRESPONDIENTES SOPORTES PARA ACER SU REVISIÓN MEDIANTE LISTA DE CEQUEO Formatos y soportes revisados Listas de chequeo, revisión Consulta CIFIN CONVENIOS Y S Sistema Xeo Datos del cliente, datos del CREACION DEL EN LA BASE DE DATOS DEL SISTEMA XEO Base de datos de Clientes Actualizada en el sistema Xeo Sistema Xeo. CONTABILIDAD TESORERÍA VERIFICACION DE SALDOS EN DEPOSITO DEL, ANALISIS DEL ESTADO CIFIN Análisis financiero y verificaciones ASESOR. Verificación de saldos en depósito del cliente, consultar el estado financiero a CIFIN, Análisis financiero y Juridico Pre liquidación del VERIFICACION DE SUMINISTRADOS POR EL. ASESOR ANÁLISIS DEL CRÉDITO POR PARTE DEL FIRMA DE PAGARE ANALISIS JURIDICO Acta de comité de con recomendación o no de realizar el PAGARE FIRMADO. Comité de. Manual de Crédito. GRUPO ASESOR Caracterización Proceso: Página 4 de 10 Cod Fto:

5 Y P EMITIR LA RESOLUCIÓN POR MEDIO DE LA CUAL SE AUTORIZA EL DESEMBOLSO DEL CRÉDITO. Resolución de autorización de desembolso.. Acuerdo de Consejo Directivo según monto COMITÉ DE Títulos ENVIO DE COPIAS DE LOS TITULOS PARA (ORIGINALES PARA CUSTODIA), Y S Archivos actualizados Caja Fuerte. Custodia del tesorero. S La resolución por medio de la cual se autoriza un desembolso del, El pagare, El contrato de empréstito La pre liquidación aprobada LIQUIDACION DE LA CONVENIOS Y DE ACUERDO A LA RESOLUCIÓN POR MEDIO DE LA CUAL SE AUTORIZA UN DESEMBOLSO DE UN CRÉDITO, EL PAGARE, EL CONTRATO DE EMPRÉSTITO Y LA PRE LIQUIDACIÓN APROBADA PROCEDE A INGRESAR LA INFORMACIÓN (MODULO DE - LIQUIDACIÓN) LA SIGUIENTE INFORMACIÓN EL SISTEMA PARA CREAR EL CRÉDITO: NÚMERO DEL PAGARÉ, CLASE DE CRÉDITO, NOMBRE DEL, MONTO, PLAZO, AMORTIZACIÓN A CAPITAL E INTERESES, TASA DTF, CLASE DE LIQUIDACIÓN, DESTINO, CODEUDORES, PUNTOS ADICIONALES CONVENIOS Y La liquidación del Documentos debidamente legalizados. Revisión coord. Grupo gestión financiera y administrativa, Tesorero, Gerencia. S clientes RECIBIR REQUISITOS DE DE IDEACTA POR PARTE DE LOS S DE ACUERDO A LA LISTA DE CEQUEO IDEACTA, FORMATO ASESOR Asesoría a los clientes, respecto de los tipos de s y los requisitos, Entrega y/o envío de los formatos correspondientes para la solicitudes de Crédito Revisión COORD. GRUPO ASESOR S CONVENIOS Y S por los clientes. RECIBIR SOLICITUD Y SOPORTES DEL RECIBIR LOS FORMATOS ANTES MENCIONADOS, CON SUS CORRESPONDIENTES SOPORTES PARA ACER SU REVISIÓN MEDIANTE LISTA DE CEQUEO TESORERO GENERAL Formatos y soportes revisados Listas de chequeo, revisión Consulta CIFIN CONVENIOS Y S Sistema Xeo Datos del cliente, datos del CREACION DEL EN LA BASE DE DATOS DEL SISTEMA XEO. Base de datos de Clientes Actualizada en el sistema Xeo Sistema Xeo. CONTABILIDAD TESORERÍA Caracterización Proceso: Página 5 de 10 Cod Fto:

6 Y P VERIFICACION DE SALDOS EN DEPOSITO DEL, ANALISIS DEL ESTADO CIFIN Análisis financiero y verificaciones ASESOR PLANEACION VERIFICACION DE SUMINISTRADOS POR EL. FIRMA DE PAGARE EMITIR LA RESOLUCIÓN POR MEDIO DE LA CUAL SE AUTORIZA EL DESEMBOLSO DEL CRÉDITO. ASESOR ANALISIS JURIDICO PAGARE FIRMADO. Resolución de autorización de desembolso. GRUPO ASESOR. Acuerdo de Consejo Directivo según monto COMITÉ DE Títulos ENVIO DE COPIAS DE LOS TITULOS PARA (ORIGINALES PARA CUSTODIA), Y S Archivos actualizados Caja Fuerte. Custodia del tesorero. S La resolución por medio de la cual se autoriza un desembolso del, El pagare, El contrato de empréstito La pre liquidación aprobada LIQUIDACION DE LA CONVENIOS Y DE ACUERDO A LA RESOLUCIÓN POR MEDIO DE LA CUAL SE AUTORIZA UN DESEMBOLSO DE UN CRÉDITO, EL PAGARE, EL CONTRATO DE EMPRÉSTITO Y LA PRE LIQUIDACIÓN APROBADA PROCEDE A INGRESAR LA INFORMACIÓN (MODULO DE - LIQUIDACIÓN) LA SIGUIENTE INFORMACIÓN EL SISTEMA PARA CREAR EL CRÉDITO: NÚMERO DEL PAGARÉ, CLASE DE CRÉDITO, NOMBRE DEL, MONTO, PLAZO, AMORTIZACIÓN A CAPITAL E INTERESES, TASA DTF, CLASE DE LIQUIDACIÓN, DESTINO, CODEUDORES, PUNTOS ADICIONALES. CONVENIOS Y La liquidación del Documentos debidamente legalizados. Revisión coord. Grupo gestión financiera y administrativa, Tesorero, Gerencia. S clientes RECIBIR REQUISITOS DE DE LIBRANZA POR PARTE DE LOS S DE ACUERDO A LA LISTA DE CEQUEO IDEACTA, FORMATO ASESOR CONVENIOS Y Asesoría a los clientes, respecto de los tipos de s y los requisitos, Entrega y/o envío de los formatos correspondientes para la solicitudes de Crédito Revisión COORD. GRUPO ASESOR S TESORERO GENERAL Caracterización Proceso: Página 6 de 10 Cod Fto:

7 Y P S por los clientes. RECIBIR SOLICITUD Y SOPORTES DEL RECIBIR LOS FORMATOS ANTES MENCIONADOS, CON SUS CORRESPONDIENTES SOPORTES PARA ACER SU REVISIÓN MEDIANTE LISTA DE CEQUEO Formatos y soportes revisados Listas de chequeo, revisión Consulta CIFIN CONVENIOS Y S Sistema Xeo Datos del cliente, datos del CREACION DEL EN LA BASE DE DATOS DEL SISTEMA XEO, E IMPRESIÓN DE LA OJA DE VIDA. Base de datos de Clientes Actualizada en el sistema Xeo y anexo al expediente. Sistema Xeo. CONTABILIDAD TESORERÍA VERIFICACION DE SALDOS EN DEPOSITO DEL, ANALISIS DEL ESTADO CIFIN, Análisis financiero y verificaciones ASESOR. PLANEACION Verificación de saldos en depósito del cliente, consultar el estado financiero a CIFIN, Análisis financiero y Jurídico Pre liquidación del Acta de Comité de Crédito VERIFICACION DE SUMINISTRADOS POR EL. ASESOR ANÁLISIS DEL CRÉDITO POR PARTE DEL SOLICITUD DEL SEGURO DE VIDA FIRMA DE PAGARE Y CARTA DE INSTRUCCCIONES ANEXA AL PAGARE ANALISIS JURIDICO Acta de comité de con recomendación o no de realizar el Seguro de Vida PAGARE FIRMADO. Comité de. Manual de Crédito. GRUPO ASESOR GRUPO ASESOR PLANEACIÓN EMITIR LA RESOLUCIÓN POR MEDIO DE LA CUAL SE AUTORIZA EL DESEMBOLSO DEL CRÉDITO. Resolución de autorización de desembolso.. Acuerdo de Consejo Directivo según monto COMITÉ DE Títulos ENVIO DE COPIAS DE LOS TITULOS PARA (ORIGINALES PARA CUSTODIA), Y S Archivos actualizados Caja Fuerte. Custodia del tesorero. S Caracterización Proceso: Página 7 de 10 Cod Fto:

8 Planeación, mejora y administración del S.G.C Comité de Coordinación de Control Interno. Planeación, mejora y administración del S.G.C Y La resolución por medio de la cual se autoriza un desembolso del, El pagare, El contrato de empréstito La preliquidación aprobada Mapa de Riesgos de la Entidad Manual de Administración del Riesgo Cuestionario Auto evaluación del Control Fichas Técnicas de Indicadores. Manual de Sistema de Evaluación y Control Procedimientos. Reglamentos, Requisitos legales P V V LIQUIDACION DE LA CONVENIOS Y DE ACUERDO A LA RESOLUCIÓN POR MEDIO DE LA CUAL SE AUTORIZA UN DESEMBOLSO DE UN CRÉDITO, EL PAGARE, EL CONTRATO DE EMPRÉSTITO Y LA PRE LIQUIDACIÓN APROBADA PROCEDE A INGRESAR LA INFORMACIÓN (MODULO DE - LIQUIDACIÓN) LA SIGUIENTE INFORMACIÓN EL SISTEMA PARA CREAR EL CRÉDITO: NÚMERO DEL PAGARÉ, CLASE DE CRÉDITO, NOMBRE DEL, MONTO, PLAZO, AMORTIZACIÓN A CAPITAL E INTERESES, TASA DTF, CLASE DE LIQUIDACIÓN, DESTINO, CODEUDORES, PUNTOS ADICIONALES. ADMINISTRACIÓN Y LOS RIESGOS DEL PROCESO IDENTIFICAR, ANALIZAR, ELUAR, TRATAR, MONITOREAR LOS RIESGOS DEL PROCESO, GENERANDO ACCIONES PREVENTIS Y DISEÑANDO ES PARA REDUCIR PERDIDAS POTENCIALES Y/O INCREMENTAR BENEFICIOS POTENCIALES. AUTOELUACIÓN DEL REALIZAR LA AUTO ELUACIÓN DEL TENIENDO EN CUENTA LA ENCUESTA, Y VERIFICAR LA EXISTENCIA DE CADA UNO DE LOS ELEMENTOS DE ASÍ COMO ELUAR SU EFECTIVIDAD EN EL PROCESO, ÁREA RESPONSABLE Y LA ENTIDAD AUTOELUACIÓN DE LA L PROCESO RECOPILAR DE DATOS Y PROCESAMIENTO DE INDICADORES DE GESTIÓN RELACIONADOS CON EL PROCESO, CALIFICARLOS DE ACUERDO A LA GESTIÓN REALIZADA COMPARÁNDOLO CON LAS METAS ESTABLECIDAS, PRESENTANDO INFORME CONVENIOS Y La liquidación del Mapa de Riesgos de la Entidad actualizado Acciones Preventivas y planes de mejoramiento. Cuestionario Auto evaluación del Control diligenciado para procesar. Informe de Autogestión del proceso Indicadores de Gestión Documentos debidamente legalizados. Revisión coord. Grupo gestión financiera y administrativa, Tesorero, Gerencia. Revisión por la Dirección. Indicadores de gestión. Comité de Coordinación de Control Interno. Revisión por la Dirección Cuadro de Mando GESTIÓN L Y ESTRATEGIA DE LA ENTIDAD PLANEACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL S.G.C. GESTIÓN L Y ESTRATEGIA DE LA ENTIDAD PLANEACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL S.G.C. GESTIÓN L Y ESTRATEGIA DE LA ENTIDAD PLANEACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL S.G.C. Datos V ELABORACION DE INDICADORES DE L PROCESO RECOPILAR DATOS, PROCESAR INDICADORES Y REALIZAR ANÁLISIS Indicadores de Gestión Revisión por la Dirección Cuadro de Mando Problemas potenciales y reales A DESARROLLAR ACTIVIDADES DE CORRECCION Y MEJORAMIENTO DEL PROCESO DOCUMENTAR ACCIONES CORRECTIS Y PREVENTIS TENDIENTES A MEJORAR EL PROCESO Acciones correctivas Acciones Preventivas Planes de mejoramiento del proceso Planes de mejoramiento individual. Seguimiento de acciones Correctivas, preventivas y a Planes de mejora. Caracterización Proceso: Página 8 de 10 Cod Fto:

9 PROCESOS CON LOS QUE INTERACTUA: RECURSOS: Este proceso interactúa con los procesos: LA CONTABILIDAD, GESTION L Y ESTRATEGIA EMPRESARIAL,,, ADMINISTRACION DE CONVENIOS. Oficina, computador, software, personal, instalaciones. RIESGOS : Ver Mapa de Riesgos de la Entidad PARÁMETROS DE Y MEDICION: Auditorias Internas, Revisión por la dirección, Indicadores de gestión, Informes de inversión de excedentes financieros, procedimientos REQUISITOS DEL : Servicio oportuno y amable, Confiabilidad y respaldo del instituto, Tasas y plazos competitivos, Agilidad en los tramites, Información oportuna y veraz, Rendimiento de capital, Desarrollo socioeconómico, Proyección social. REQUISITOS DE LA ORGANIZACIÓN: Manual de Calidad, Manual de Crédito, Manual de Administración de Riesgo, Procedimientos, Estatuto Orgánico. REQUISITOS REQUISITOS LEGALES: Acuerdo 001 del 28 abril de 2004 REQUISITOS ISO: 7, 7.1, 7.2, 7.5, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8, 8.2, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5, 8.5.1, 8.5.2, REQUISITOS NTC-GP-1000: 7, 7.1, 7.2, 7.5, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8, 8.2, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5, 8.5.1, 8.5.2, REQUISITOS MECI-1000: 2.1, 2.1.3, 2.1.4, 2.2, 2.2.3, 3.1, 3.3, 3.3.1, 3.3.2, 6.2, 6.3, RELACIONADOS Manual de Calidad Manual de Manual de Administración de Riesgo Creación y Elaboración de Documentos del S.G.C, Control de documentos del S.G.C, Control de Registros del S.G.C, Acciones Correctivas y preventivas mediante planes de mejoramiento Control del producto No Conforme, Auditorias Internas del S.G.C, Solicitud y aprobación de s, Creación en el sistema de un aprobado. Caracterización Proceso: Página 9 de 10 Cod Fto:

10 INDICADORES DE L PROCESO: OBJETIVO INDICADOR TIPO FRECUENCIA RESPONSABLE Promover el fortalecimiento y desarrollo de los entes territoriales y entidades descentralizadas, a través de la prestación oportuna de servicios financieros competitivos que promuevan la inversión social, el desarrollo económico y cultural de la región LOR EDUCACION DESEMBOLSADOS LOR FOMENTO Y DESEMBOLSADOS EFICIENCIA EFICIENCIA Lograr la eficacia, eficiencia y efectividad de las actividades y procesos, a través del desarrollo de una cultura de mejora continua Ser una entidad confiable, actuando bajo los principios de ética y transparencia Fortalecer la implementación y desarrollo de la política de la administración del riesgo a través de la adecuada gestión y tratamiento de los riesgos para garantizar el cumplimiento de la misión y visión institucionales. % EFECTIVIDAD EN COLOCACIÓN DE % EFICACIA AL CIERRE DE ACCIONES CORRECTIS-G. # NO CONFORMIDADES AUDITORIAS INTERNAS-G. % EFICIENCIA ANCE PLAN DE MEJORAMIENTO- # NO CONFORMIDADES AUDITORIA ENTIDADES GUBERNAMENTALES EXTERNAS-G. % EFICACIA AL CIERRE DE ACCIONES PREVENTIS EN G. EFECTIVIDAD EFICACIA EFECTIVIDAD EFICIENCIA EFECTIVIDAD EFICACIA Caracterización Proceso: Página 10 de 10 Cod Fto: