Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de Gestión

Transcripción

1 Página 1 de 5 1. Objetivo y Alcance Definir la planeación de actividades a desarrollar por el, garantizando su ejecución mediante el Control y Seguimiento por parte de la del, y verificando la efectividad de las acciones planteadas. Comprende desde la elaboración de la planificación de actividades hasta la consolidación de la información 2. Responsable El Responsable por garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente procedimiento es la del. 3. Definiciones 3.1 Planeación Etapa que forma parte del proceso administrativo, mediante la cual se establecen directrices, se definen estrategias y se seleccionan alternativas y cursos de acción. 3.2 Planificación Acción global o conjunto de medidas pertenecientes a un plan establecido y concreto, realizado a la consecución de un fin. 3.3 Seguimiento Asegurar la vigilancia continua de las actividades e identificar medidas correctivas para lograr los resultados necesarios para el cumplimiento de los objetivos. 3.4 Control Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. 3.5 Evaluación Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia, con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos. Elaboró Aprobó Validó Mabel Johanna Coronel Acevedo María Victoria Bautista Bochagá Maria Victoria Bautista Bochagá Fecha 7 de Abril de 2011 Fecha 12 de Abril de 2011 Fecha 15 de Abril de 2011

2 Página 2 de Verificación Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva (3.8.1) de que se han cumplido los requisitos (3.1.2) especificados NOTA 1: El término "verificado" se utiliza para designar el estado correspondiente. NOTA 2: La confirmación puede comprender acciones tales como: - la elaboración de cálculos alternativos, - la comparación de una especificación (3.7.3) de un diseño nuevo con una especificación de un diseño similar probado - la realización de ensayos/pruebas (3.8.3) y demostraciones, y - la revisión de los s antes de su emisión. 3.7 Efectividad Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005. s de de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido 4.1 Elaboración de la Planificación de Responsable: Grupo de Mejoramiento Actividades del El en el mes de enero de cada año, en reunión de Grupo de Mejoramiento elabora la propuesta de planificación para la vigencia, registrándola en el FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al, con el fin de incluirlo en la agenda del primer Comité de Coordinación de Control Interno del año. 4.2 Aprobación de la Planificación de Responsable: Comité de Coordinación Actividades de Control Interno Una vez el (la) líder del proceso de Control Interno haya citado a reunión de Comité de Coordinación de Control Interno, en el punto asignado previamente en la agenda del FAC-08 Acta de Reunión, la del socializa la planeación elaborada para su análisis y aprobación. Si hay sugerencias por parte de los asistentes a la reunión, se dejan consignadas en el FAC-08 Acta de Reunión, para su modificación y entrega al siguiente día de realizado el Comité de Coordinación de Control Interno; de lo contrario si no se presenta ninguna novedad, la del una vez terminada la reunión, procede a hacer entrega mediante FGT-13 Circular a cada proceso del FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al, a través del correo electrónico.

3 Página 3 de Control y Seguimiento a la Ejecución de las Actividades Control: Responsable: del La del, mediante correo electrónico, recuerda a cada líder de proceso tener en cuenta la fecha de cumplimiento de cada actividad según el FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al de de la Calidad, para que envíen escaneados debidamente firmados los reportes correspondientes a la del mediante FGT-12 Memorando, insumos necesarios para el informe de la Revisión por la Dirección. En grupo de Mejoramiento se revisa por proceso: La información recibida según las fechas establecidas en el FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al para verificar su cumplimiento, si los resultados no son satisfactorios y no adjuntaron las acciones planteadas se solicita el FCI-19 Plan de Mejoramiento, de lo contrario se registran las acciones planteadas en el FAC-28 Verificación a la Efectividad de las Acciones de los Planes de Mejoramiento Seguimiento: El seguimiento se realiza en las reuniones establecidas en el FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al, en su actividad Reuniones de Seguimiento y Control de la del con cada Proceso dejando evidencia en el FAC-08 Acta de Reunión. 5.Documentos de Referencia - NTC ISO 9000:2005. Fundamentos y Vocabulario - NTC ISO 9001:2000 de de la Calidad. Requisitos. - NTC ISO 9001:2008 de de la Calidad. Requisitos. - NTCGP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la Pública - NTCGP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Pública - MECI Modelo Estándar de Control Interno - Ley 962 de 2005 Antitrámites 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio Documento Aprobación 17 de Octubre de 2007 Validación 25 de Octubre de 2007 Enero 18 de 2008 Enero 22 de 2008

4 Página 4 de 5 Versión Naturaleza del Cambio en todas las actividades según lo descrito en acta N 010 del 22 de abril de 2010 Modificación del según lo descrito en Acta No. 001 del 14 de enero de 2011 Actualización de la documentación según lo establecido en el acta Nº 009 del 12 de abril de 2011 Aprobación Validación Enero 25 de 2008 Enero 31 de 2008 Abril 07 de 2008 Abril 10 de de abril de de abril de de Enero de de Enero de de abril de de abril de de Formatos Código FAC-08 FAC-23 FAC-28 FCI-19 FGT-12 Nombre Acta de Reunión Planificación, Control y Seguimiento al Verificación a la Efectividad de las Acciones de los Planes de Mejoramiento Plan de Mejoramiento Memorando Responsable del Almacenamiento Ubicación Acceso de la del de la del de la del de la del de la del Tiempo de Retención Disposición Final

5 Página 5 de 5 Código FGT-13 Nombre Circular Responsable del Almacenamiento Ubicación Acceso de la del Tiempo de Retención Disposición Final 8. Anexos No Aplica