COPIA NO CONTROLADA PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

Transcripción

1 ADMINISTRACIÓN DEL STEMA DE GESTIÓN INTEGRADO PROPOTO Código: SGI-PR-02 Fecha: 04 de Septiembre de 2012 Página: 5 El procedimiento tiene por objeto establecer las actividades para la gestión de los de la UNP ALCANCE Este procedimiento aplica para los procesos de la UNP para todos los y registros, ya sea interno o externos del Sistema de Gestión Integrado, e involucra todas las actividades comprendidas desde la creacion, modificacion o anulación y control. RESPONSABLE RESPONSABILIDADES RESPONSABILIDADES Funcionarios de los procesos Planeación e Líder de Proceso Solicitar la Creación, Elaborar o modificar en conjunto con el Profesional universitario de la Oficina Asesora de Planeación e los respectivos Verificar que las solicitudes de creación, cumplen las políticas establecidas Elaborar o modificar en conjunto con el funcionarios del proceso los respectivos Actualizar el listado maestro de Socializar la creación, un Aprobar las solicitudes de creación, que hagan sus colaboradores Aprobar los creados o ajustados Socializar la creación, un TERMI Anulación de Colaboradores Copia controlada Copia no controlada Creación Documento obsoleto DEFINICIONES DEFINICIÓN Dejar sin validez Toda fuente de información del Sistema de Gestión de Calidad Persona que colaboran en una tarea realizada en común con varias personas. Copia del original con registro de asignación a un proceso, por lo tanto, no se debe reproducir sin autorización, y siempre que cambia la versión debe ser actualizada Copia del original entregado con fines de información, motivo por el cual no se actualiza a la persona que lo posea por cambios de versión. Acción de dar existencia a una cosa ya sea, formato, manual, guia etc. Documento que ha sido remplazado por la versión inmediatamente siguiente Modificación Cambios que se realizan a los que se encuentran vigentes. Líder de proceso Persona que tiene la capacidad de conducir a otros, en un proceso, que permitirá alcanzar un determinado objetivo, meta o propósito. Documento y su medio de soporte Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas CONDERACIONES GENERALES APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: * La revisión y aprobación de se realizará conforme a la siguiente tabla: En cada original quedarán consignadas las firmas de los funcionarios que elaboraron, revisaron y aprobaron el. Todos los originales del Sistema serán almacenados en la. * La administración de los del Sistema d Gestión Integrada se realizará a través del Listado Maestro de Documentos, administrado por el Profesional Universitario Administrador del Sistema de Gestión Integrada.

2 ADMINISTRACIÓN DEL STEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Código: SGI-PR-02 Fecha: 04 de Septiembre de 2012 Página: 5 REVIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS: * Los del Sistema de Gestión Integrada podrán ser revisados y actualizados en cualquier momento y su solicitud podrá ser presentada por cualquier funcionario de la Unidad previa aprobación por parte del lider del proceso. Los del Sistema deberán ser revisado como mínimo una vez al año para asegurar su vigencia. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS * Para el control de cambios de un nuevo se identificará la versión inicial, la identificación del cambio y la versión y se actualizará el listado maestro de. LEGIBILIDAD E IDENTIFICACIÓN * La UNP se asegura de que los permanecen legibles mediante la publicación en el directorio público y el envío de los mismos a los funcionarios con una extensión de archivo que todos los funcionarios pueden acceder. Adicionalmente la identificación de los se realizará mediante un código asignado según el GAD-GU-01 Norma Fundamental. DOCUMENTOS EXTERS * La y/o líderes de proceso son los responsables del control de los externos, cada vez que se ingrese al Sistema de Gestión Integrada un externo usado por cada proceso, se debe notificar al Administrador del Sistema de Gestión Integrada sobre el uso de un externo para su respectiva identificación y control de su distribución, utilizando el formato "Listado maestro de externos". La identificación de estos dentro del Sistema de Gestión Integrada se rige por el nombre de cada uno, no se usa ninguna codificación al respecto. Si se trata de legales se identifican por el número del decreto o la resolución. DOCUMENTOS OBSOLETOS * Para el control de los obsoletos, una vez gestionada la eliminación de un, el a eliminar se archiva el sistema en una carpeta para obsoletos. Los obsoletos serán identificados con una marca de agua con la leyenda "Documento Obsoleto" y serán almacenados por parte del Profesional Universitario Administrador del Sistema de Gestión Integrada. DOCUMENTOS ASOCIADOS INTERS Norma fundamental para la elaboración de Listado Maestro de Documentos Internos Listado Maestro de Documentos Externos Formato de Solicitud de Creación, Modificación o Anulación de EXTERS NTCGP 1000:2009

3 ADMINISTRACIÓN DEL STEMA DE GESTIÓN INTEGRADO QUÉ? QUIÉN? CUÁNDO? CÓMO? DOCUMENTO SOPORTE POR QUÉ / PARA QUÉ? DÓNDE? INICIO 1. Elaborar solicitud de creación, un Funcionarios de todos los procesos Al identificar la necesidad de crear, modificar o eliminar un del proceso Se diligencia el formato de solicitud de creación, y se presenta a la Oficina Asesora de Planeación e información, debidamente aprobada por el líder del proceso Correo electrónico Para presentar formalmente al proceso de Administración del Sistema de Gestión Integrada, las solicitudes de administración de. Oficina del solicitante 2. Evaluar solicitud Planeación e En el momento que llega la solicitud Evaluar la factibilidad de la solicitud con respecto a los lineamientos establecidos para el Sistema de Gestión Integrado Para identificar si esta solicitud es procedente con respecto a lo establecido en el sistema de Gestión Integrada 3. La solicitud es Factible? Planeación e En el momento que llega la solicitud Se verifica si la solicitud cumple con las políticas establecidas para los de la UNP. Si: Continúa en la actividad 5 No: Continúa en la actividad 4 Para identificar si esta solicitud es procedente con respecto a lo establecido en el sistema de Gestión Integrada 5 4 Enviar Comunicación Planeación e Cuando se analiza el Se envía comunicación justificando el porque no es viable el requerimiento. Comunicación Interna para tomar las respectivas recomendaciones 5. Definir a que elemento del SGI hace parte el requerimiento Planeación e Cuando se analiza el Se diligencia en el formato de Creación,, Cuáles son los relacionados que se afectan por el cambio, las observaciones y el control del. Para identificar el impacto que tiene la creación, modificación o anulación del 1 Página 3 de 5

4 ADMINISTRACIÓN DEL STEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 1 6. Es Anulación? Planeación e Cuando se analiza la solicitud Se verifica si la solicitud es de Anulación, en caso dado: : Continua con la actividad 7 : Continua con la actividad 8 Para identificar el impacto que tiene la creación, modificación o anulación del 8 7. Anular el Planeación e Una vez aprobada la anulación Se anula el original, con una leyenda de " Obsoleto" se descarga del directorio público y se actualizan los relacionados a los que afectó el cambio. Continua con la actividad 10 Listado maestro de para dar respuesta a las solicita de anulación del. Una vez anulado se socializa la anulación 8. Crear o modificar el Planeación e Funcionario del proceso Una vez aprobada la creación o modificación del Realizar trabajo en equipo para la creación o modificación del Documento creado o modificado Para crear o modificar un cumpliendo con los requisitos establecidos por el proceso de Administración del Sistema de Gestión Integrada Oficina del solicitante 9. Revisión y aprobación del Según tabla de revisión y aprobación Una vez terminado el Una vez terminado el, se pasa a revisión y aprobación conforme a lo establecido en la tabla de revisión y aprobación de. Documento original Para surtir las estepas de revisión y aprobación del Oficina de los funcionarios que revisan y aprueban el 10. Requiere acto administrativo? Líderes de proceso Una vez terminado el Requiere acto administrativo: : continua con la actividad No. 11 : Continúa con la actividad No. 13 Para aprobar el 11. Proyectar Resolución, remitir a dirección para firma Profesional universitario dependencias UNP Una vez terminado el Se elabora la resolución de acuerdo al carácter del, se buscan los vistos buenos y se remite a dirección para su firma Para aprobar el 12. Firmar acto administrativo Director General Una vez remitido el acto administrativo y aprobado por a la Dirección General Aprobar mediante firma en el campo "Aprobado por", el acto administrativo mediante el cual se adopta. Para aprobar el 2 Página 4 de 5

5 ADMINISTRACIÓN DEL STEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Existe una versión anterior del? Administrador del SGI Una vez aprobado el Revisando el listado maestro de Listado maestro de Para controlar las versiones vigentes y obsoletas de los 14. Identificar el obsoleto Administrador del SGI En el momento en que se apruebe el A las versiones anteriores de los se identificará como versión obsoleta. Listado maestro de Documentos Obsoletos Para controlar las versiones vigentes y obsoletas de los 15. Actualizar listado maestro de 10. Actualizar listado maestro de Planeación e Una vez aprobado el Se actualiza el listado maestro de Listado maestro de Para mantener información actualizada de los del SGI 16. Almacenar y conservar el Técnico Administrativo Gestión Documental de Archivo En el momento en que se remita el a archivo Disponer el original del nuevo o actualizado en el archivo intermedio. Todo de proceso, procedimiento o registros del SGI se conservará de acuerdo a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y a la Norma Fundamental. Listado maestro de Documentos Para almacenar y controlar los de acuerdo a lo establecido en las Tablas de Retención Documental Denpendencia Archivo 17. Socialización del FIN Planeación e Líder de proceso En el momento en que se apruebe el Mediante un comunicado en el cual se informe la Creación, modificación o anulación del Socializa a los funcionarios que intervienen en el proceso y/o que se poder ver afectados por la creación, l Correo electrónico Listado de asistencia Para que la UNP tenga conocimiento de los ajustes a los Oficina del líder del proceso Página 5 de 5