CONTROL DE DOCUMENTOS

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1 CONTROL DE DOCUMENTOS ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Henry Giraldo Gallego Angela Viviana Echeverry Díaz Armando Rodríguez Jaramillo Cargo: Profesional Universitario Cargo: Asesor Cargo: Secretario de Despacho

2 Página 2 de 13 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO ALCANCE DEFINICIONES NORMATIVIDAD CONDICIONES GENERALES CONTENIDO REGISTROS DE CALIDAD DOCUMENTOS DE REFERENCIA ANEXOS... 13

3 Página 3 de OBJETO Este procedimiento tiene por objeto establecer la metodología para realizar la revisión, aprobación y actualización de los documentos del sistema de gestión de la calidad, con el fin de que las actividades se realicen dando cumplimiento a las disposiciones vigentes. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para el control de todos los manuales de calidad, caracterización de los procesos, procedimientos requeridos por las normas técnicas, instructivos y formatos que se elaboren para el Sistema de Gestión de la Calidad, debiéndose controlar cada uno como lo indica el procedimiento, incluyendo los documentos de referencia y anexos, para la Administración Central del Departamento del Quindío. 3. DEFINICIONES 3.1 APROBAR Ratificar o aceptar que un documento corresponde a las políticas, objetivos y otros documentos de la entidad. 3.2 BORRADOR DE UN DOCUMENTO Documento elaborado previo al definitivo, para corrección y posterior aprobación. 3.3 COPIA CONTROLADA Son copias de todos aquellos documentos sujetos al control de su tenencia, una vez aprobados. 3.4 COPIAS NO CONTROLADAS Son copias de aquellos documentos emitidos y que eximen al emisor de la responsabilidad de control de su actualización.

4 Página 4 de CORRECCIÓN Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. 3.6 DOCUMENTO Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. NOTA: El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos. 3.7 DOCUMENTO OBSOLETO Documento que contiene información desactualizada por lo cual se prohíbe su uso. 3.8 ESPECIFICACIÓN Documento que establece requisitos. NOTA: Una especificación puede estar relacionada con actividades (por ejemplo, procedimiento documentado, especificación de proceso y especificación de ensayo / prueba), o con productos o servicios (por ejemplo, una especificación de producto, una especificación de desempeño, un plano o una especificación de un servicio derivada de una reglamentación). 3.9 GESTIÓN DOCUMENTAL Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación MANUAL DE LA CALIDAD Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una entidad.

5 Página 5 de PROCEDIMIENTO Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso REGISTRO Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas REVISAR Función responsable de constatar que lo que está escrito se hace SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Forma como una entidad realiza la gestión relacionada con la calidad; consta de la estructura organizacional, la documentación, los procesos y recursos que se emplean para alcanzar los objetivos de calidad y cumplir con los requisitos del cliente. 4. NORMATIVIDAD - NTCGP 1000: Ley 594 de CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Gestión de la Planeación y la Planificación. SUBPROCESO: Desarrollo Organizacional INTERRELACIONES PROVEEDOR: Todos los procesos. CLIENTE: Partes interesadas.

6 Página 6 de RIESGOS Y CONTROLES Riesgos Aplicación de dos versiones de un documento por servidores públicos de la entidad por falta de eliminación de copias y existencia de documentos obsoletos. Desactualización jurídica, técnica o funcional de los documentos Puntos de control Actualización del listado maestro de documentos, adecuado registro y distribución de copias controladas. Permanente comunicación entre la Secretaría de Planeación y Planificación y las diferentes dependencias o unidades administrativas, para que cada vez que se presente un cambio de tipo jurídico, técnico o funcional que afecte un procedimiento, se incluya dentro de la programación de actualización formal. 5.4 TIPOS DE DOCUMENTOS Orientados a toda la organización: Manual de calidad: Documento que describe el sistema de gestión de la calidad de la Entidad y cuya elaboración y control se establece en el mismo manual. Procedimientos generales: describen los procesos. Instructivo: Describe operaciones o actividades. Plan: Documento que especifica uno a varios de los siguientes elementos: los procedimientos aplicables, requisitos, criterios de aceptación, frecuencia, método, equipo de verificación, responsable, recursos para un proceso o proyecto específico. Manual de funciones y competencias laborales: Documento que establece las funciones, competencias, requisitos, responsabilidades, exigencias, condiciones de trabajo y riesgos de cargo. Manuales: Compendio o recolección de documentos de una misma área o aplicables a una o varias áreas.

7 Página 7 de 13 Registros: Evidencias del cumplimiento de los requisitos y especificaciones del producto, proceso, sistema de gestión de calidad que se controla mediante el procedimiento "P-PLA-68 Control de registros". Documentos de origen externo: Emitidos fuera de la entidad pero con requisitos aplicable a ella por ejemplo: "NTCGP 1000:2004". 5.5 ESTADO DE LOS DOCUMENTOS Controlados: Documentos aprobados que cuando cambia deben ser actualizados al usuario. No controlados: Documentados aprobados que cuando cambian no tienen que ser actualizados, por que no se entregan a usuarios. Obsoletos: Documentos que han perdido su vigencia y han sido reemplazados por otros. Si por razones legales o de reservación del conocimiento, deben guardarse, se identifica como OBSOLETO mediante sello y se guardan en el archivador de obsoletos. 5.6 RESPONSABILIDADES ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN Todo documento del Sistema de Gestión de la Calidad debe ser elaborado de acuerdo con los lineamientos establecidos en la norma fundamental de elaboración y presentación de documentos P-PLA-66. Todo documente que se genere en la entidad debe responder a una necesidad del proceso o servicio, de tal manera que se optimicen las actividades. Está autorizado para elaborar un documento, cualquier persona de la entidad que tenga conocimientos sobre el proceso, operación o actividad documentada, y le compete validar los cambios que se generen. Todo documento debe ser aprobado por el Secretario de Despacho, el Director de Departamento o Asesor responsable de Oficina Asesora. Está autorizado para revisar un documento el y de aprobar el comité de calidad (Comité Directivo del o Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno). Forma: identificación, legibilidad, estructura, características generales.

8 Página 8 de 13 Contenido: Con respecto a los requisitos establecidos en el documento, la suficiencia de las disposiciones, es decir, que haya respuesta. Práctica: Con respecto a la realidad, los requisitos y los objetivos. La coherencia con otros documentos, la aplicabilidad de las nuevas disposiciones y el cumplimiento de los requisitos con los resultados alcanzados al aplicar el documento. La edición, impresión y codificación de documentos es responsabilidad de la Secretaría de Planeación y Planificación, a través de la Coordinación del. También es responsable de su divulgación de acuerdo con los medios establecidos por la Dirección Nacional de Derechos de Autos para tal fin. La publicación y divulgación general (copias no controladas) se realizará en archivos que permitan su lectura, controlando su edición e impresión. El se encargará de emitir toda Copia Controlada y deberá colocar un sello a tinta roja (o azul) en cada hoja del documento. Estos documentos deben entregarse a las personas responsables de la ejecución del documento. Los documentos controlados aseguran que el documento es actualizado. El administrador del documento asegura que ese documento es vigente. Toda Copia Controlada debe ser emitida por la Secretaría de Planeación y Planificación previa aprobación de la persona directamente responsable de la aprobación del documento. Toda copia Controlada emitida debe llevar un sello que la identifique como tal, el cual contiene: - Escudo de la Gobernación del Quindío. - Denominación del área de Coordinación del. - Firma. - Copia No. - Fecha. 5.7 CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS Cuando las copias controladas se vuelven obsoletas por su pérdida de vigencia, se deben recoger con prontitud, por parte del encargado de su distribución y se deben destruir. En el documento original se debe colocar un sello de obsoleto. Estos documentos se guardarán por un término de 1 año.

9 Página 9 de 13 El sello contiene: - Escudo de la Gobernación del Quindío. - Documento Obsoleto. - Denominación del área de Coordinación de calidad. - Firma. - Fecha. 5.8 ARCHIVO La Secretaría de Planeación y Planificación debe mantener un archivo escrito y en medio magnético con los originales de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad. 5.9 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Cualquier documento del sistema de calidad debe estar registrado en el "Listado Maestro de Documentos Internos" LM-PLA-01, la elaboración, la revisión y aprobación de los documentos, una vez formalizada, debe ser actualizada por el en el listado maestro de documentos internos; es el documento de referencia para establecer la vigencia de los documentos y realizar el control de las copias EDICIÓN DE LOS DOCUMENTOS Cuando no se dispone de un documento escrito (no se edita porque está en un medio no impreso), se le comunica a los involucrados por escrito sobre la existencia del nuevo documento y su ubicación. Los involucrados leen el procedimiento y firman el registro distribución de documentos no impresos. Cuando se modifican documentos no editados, copia de la versión anterior se lleva a una carpeta denominada documentos obsoletos que se conservan por un año. Los formatos de los registros, forman parte de los documentos y se pueden divulgar con estos o de forma separada según se actualice cualquiera de ellos (el formato o el documento del que se deriva). Los documentos que llevan sello de controlado se relacionan en el formato de divulgación, se registran en el formato distribución de documentos.

10 Página 10 de 13 cuando se reciben documentos externos se inscriben en el listado maestro de documentos externos LM-PLA-02 y se comunican a las partes interesadas COMPRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS Cuando se compran documentos por parte de la entidad, se debe actualizar en el listado maestro de documentos externos LM-PLA-02. Si es necesario distribuir los documentos se deberá diligenciar el formato distribución de documentos PRESERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS El medio soporte de los documentos puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, o una combinación de estos ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Cualquier persona de la entidad puede solicitar la eliminación de documentos, es decir, que éste se considere no aplicable, en dicho caso se debe diligenciar la "Solicitud de elaboración, modificación y eliminación de documentos que será evaluada por el comité de calidad quien la valida. Si la solicitud es aprobada, el documento se retira del listado maestro, se recogen las copias controladas y se destruyen.

11 Página 11 de CONTENIDO No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO 1 Identificar y definir los documentos necesarios cuando: - Se considere que una actividad o serie de actividades debe ser realizada de manera estandarizada. - Se requieren cambios en los procesos. - Se presente una exigencia de disposiciones legales. 2 Verificar y validar la necesidad de documentar y aprobar la iniciación del desarrollo de la documentación. 3 Elaborar borrador de documento con la asesoría de la Coordinación del definiendo: - El alcance, - Las personas involucradas en el procedimiento o instructivo, - Código del documento, - Suministro de información. - Redacción de la información en el formato establecido. - Distribuir el borrador para estudio. 4 Revisar y considerar el borrador por parte del cargo o cargos que pueden conceptuar sobre su validez, aplicabilidad y suficiencia. Se identifican cambios a incluir y se realizan observaciones sobre el documento borrador. 5 Incorporar las observaciones al documento, determinar los usuarios y elaborar el documento definitivo. 6 Estudiar y aprobar el documento. Se firma el documento por parte de los participantes en las etapas de elaboración del borrador, revisión y por quien aprueba (elaboración, revisión y aprobación). 7 Editar el documento: - Ingresar información del documento al listado maestro de documentos internos. - Imprimir copias según el número de usuarios definidos. - Identificar el estado de control del documento mediante sello "Controlado". - Elaborar el "registro de distribución de documentos F-PLA-11. Identificación documento Necesidad documento Borrador de documento Borrador revisado Documento ajustado Documento aprobado Actualización documentación - Servidor Público interesado Servidor (es) Público (s) interesado (s) - Servidor (es) Público (s) interesado (s) Servidor (es) Público (s) interesado (s) Servidor (es) Público (s) interesado (s) - Responsables en cada caso (Elaboración, revisión y aprobación) Continuo 1 día 10 días 2 días 1 día 2 días 1 día

12 Página 12 de 13 No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO 8 Difundir documento: - Se entrega una copia del documento a cada usuario y se recoge firma en el registro distribución de documentos. - Solucionar inquietudes respecto del nuevo procedimiento. 9 Aplicar documentos: - La aplicación de los documentos y procedimientos es responsabilidad de los involucrados en el proceso documentado y se verifica a través de las auditorías internas de calidad. - Verificar si los documentos y procedimientos permanecen adaptados a la realización del trabajo. 10 Identificar cambios en documentos: - Verificar si el documento permanece adaptado a la realización del trabajo. - Determinar cambios necesarios al procedimiento con base en los requerimientos de los usuarios y diligenciar el registro Solicitud y control de cambio de documentos F-PLA-23 Difusión documento Aplicación documento Identificación de cambios Servidor público (Auditor Interno de Calidad) - Líder del proceso - Grupo involucrado en el documento o procedimiento descrito 1 día Continuo 1 día

13 Página 13 de REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL Código Nombre Recolección Indización Clasificación LM-PLA-01 Listado maestro de documentos internos F-PLA-11 Distribución de documentos F-PLA-23 Solicitud y control de cambio de documentos Sistema - Carpeta Sistema - Carpeta Sistema - Carpeta Consecutivo numérico Consecutivo numérico Consecutivo numérico Personal Autorizado Tiempo de Retención Actualizado Método Destruir Anterior Actualizado Destruir Anterior 2 año(s) Destruir 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 M-PLA-01 Manual de calidad. 9. ANEXOS 9.1 LM-PLA-01 Listado Maestro de Documentos Internos. 9.2 F-PLA-11 Distribución de Documentos. 9.3 F-PLA-23 Solicitud y control de cambio de documentos.