Sistema de Administración de la Calidad ISO 9001:2008

Transcripción

1 Sistema de Administración de la Calidad ISO 9001:2008 PROCEDIMIENTO Revisión: 05 Fecha de emisión: 16/01/2013 Elaboró: Aprobó: Jesús Rojas De La Cruz Encargado de Métodos y Procedimientos Aristeo García Representante de la Dirección Página 1 de 6 Arturo García García Coordinador del proyecto de calidad

2 2 LISTA DE DISTRIBUCIÓN COPIA No. ORIGINAL MAGNÉTICO PROPIETARIO METODOS Y PROCEDIMIENTOS (Magnético) e-si web disponible para toda la organización 3 TABLA DE CONTENIDO SECCIÓN DESCRIPCIÓN 1 PORTADA 2 LISTA DE DISTRIBUCIÓN 3 TABLA DE CONTENIDO 4 RESPONSABILIDADES 5 ALCANCE 6 OBJETIVO 7 DESARROLLO 8 REGISTROS DEL PROCEDIMIENTO 9 CONTROL DE LOS CAMBIOS 4 RESPONSABILIDADES 4.1 Las áreas involucradas dentro del alcance del SAC deben cumplir el presente procedimiento. 4.2 El Encargado de Métodos y Procedimientos debe elaborar, implantar, actualizar y mantener el presente procedimiento. 4.3 El Representante de la Dirección y el Coordinador del proyecto de calidad deben aprobar el presente procedimiento. 5 ALCANCE Este procedimiento aplica a todo lo relacionado con la elaboración, distribución y control de documentos requeridos por el SAC. 6 OBJETIVO Establecer los lineamientos para elaborar, distribuir y controlar los documentos que genera el SAC. 7 DESARROLLO 7.1 FORMATO DE LOS DOCUMENTOS La organización elabora los documentos bajo los lineamientos siguientes: Portada Sistema de Administración de la Calidad ISO 9001:20XX, como encabezado de página. Logotipo con nombre de la empresa, código del documento, título del documento, revisión, fecha de emisión (dd/mm/aa); campos de elaboración y aprobación (con nombre, función y firma) como texto. Página X de Y como pie de página. Tomar como ejemplo la portada del presente documento. Página 2 de 6

3 7.1.2 Hoja para texto Logotipo con nombre de la empresa; título del documento; código del documento como encabezado de página. Página X de Y como pie de página. Tomar como ejemplo la hoja para texto del presente documento Contenido de la hoja de texto PROCEDIMIENTO: lista de distribución del documento, tabla de contenido, responsabilidades, alcance, objetivo, desarrollo (debido a la complejidad de algunas actividades, en algunos casos los procedimientos deben venir acompañados de imágenes o instructivos de formatos, tablas, y otras referencias), registros del procedimiento y control de cambios. PLAN PARA EL PROCESO: lista de distribución, tabla de contenido, propósito, desarrollo, medición del proceso, registros del SAC y control de cambios. 7.2 IDENTIFICACIÓN (CODIFICACIÓN) DE LOS DOCUMENTOS Código de identificación Consta de 3 partes según se indica: a) Carácter alfabético para designar el tipo de documento. b) Las siglas SAC que significan Sistema de Administración de la Calidad. c) El número que hace referencia a la cláusula de la Norma ISO 9001:2000 d) Número consecutivo (XX) en caso de ser necesario para cada sección de la Norma ISO 9001: Claves para los tipos de documentos emitidos M = Manual; P = Procedimiento; D = Documento; R = Registro; PL = Plan para el Proceso; PO = Procedimiento Operativo; PT = Políticas. Ejemplo: Control de los Documentos, es un documento emitido con carácter de procedimiento del Sistema de Administración de la Calidad que hace referencia a la cláusula de la Norma ISO 9001:20XX. El manual de la calidad se codifica con las siglas MAC. 7.3 ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS Cualquier documento que se genere se redactará de forma simple y legible, tomando en cuenta que el tipo y tamaño de letra sea preferentemente Arial entre 8 y 16 en color negro. Los documentos son elaborados por el responsable del área correspondiente, quien tendrá que presentarlo al área de Métodos y Procedimientos quien lo revisa y lo turna al Representante de la Dirección y Coordinador de proyecto de Calidad para su aprobación. Si el documento no es aceptado, se anotan las observaciones para que se realicen las modificaciones correspondientes y sea aprobado. 7.4 EMISIÓN El área de Métodos y Procedimientos recibe los documentos originales magnéticos. Las versiones vigentes se controlarán de acuerdo al RSAC 4.2.3/01 Listado Maestro de Documentos del Sistema de Administración de la Calidad. Página 3 de 6

4 7.5 DISTRIBUCIÓN Los documentos originales se encuentran en Intranet, el control de la documentación en este medio es responsabilidad del área de Métodos y Procedimientos que lo realiza a través del RSAC 4.2.3/03 Lista de Distribución. Las personas pueden consultar la documentación solicitando al responsable de área acceso a Intranet en Patios, Talleres y Almacén, las áreas administrativas al tener equipo de cómputo, pueden ingresar para consultar los documentos cuando lo requieran. En caso de requerirse una copia impresa de un documento controlado en Intranet, se hará solo con la autorización del área de Métodos y Procedimientos. 7.6 ACTUALIZACIÓN Y RE-APROBACIÓN DE DOCUMENTOS El área de Métodos y Procedimientos en coordinación con el responsable del área revisa los documentos correspondientes cada vez que el Sistema de Administración de la Calidad lo requiera. Si el documento requiere modificaciones, es necesario asegurar el registro del cambio en la portada (revisión, fecha de emisión) y al final en el control de cambios (revisión, fecha de emisión y descripción del cambio). Para políticas, documentos y registros se utilizará el cuadro de control de cambios del procedimiento respectivo o en el manual de Calidad. Una vez con las modificaciones realizadas el responsable de Métodos y Procedimientos solicita al área de Diseño Gráfico la eliminación del archivo anterior y la colocación del nuevo archivo. Cuando la documentación presente errores simples como faltas ortográficas, paginación, erratas, manchas, cambio de nombres, cambio de palabras, etc. el Representante de la Dirección o quien designe podrá realizar los cambios pertinentes sin necesidad de cambiar la revisión, anotando las modificaciones en el cuadro de Control de Cambios. 7.7 DISPONIBILIDAD DE USO El área de Métodos y Procedimientos debe asegurarse que los documentos en Intranet se encuentren disponibles en las computadoras de la Organización. 7.8 LEGIBILIDAD Y FACILIDAD DE IDENTIFICACIÓN El responsable del área, al detectar que un formato no se puede leer debido a su deterioro o daño, debe solicitar el reemplazo al área de Métodos y Procedimientos o imprimirlo directamente a Intranet. 7.9 DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS Si es necesario identificar y controlar los documentos de origen externo se procede de la siguiente manera: Se identifican y registran por el área de Métodos y Procedimientos en el RSAC 4.2.3/02 Listado Maestro de Documentos Externos PREVENCIÓN DEL USO DE DOCUMENTOS OBSOLETOS La documentación de Intranet no incluye en ningún caso documentos obsoletos, sin embargo existen documentos y registros impresos necesarios para la operación, para prevenir el uso de documentos obsoletos, el área de Métodos y Procedimientos entrega formatos actualizados y retira los obsoletos para destruirlos. Página 4 de 6

5 8.- REGISTROS DEL PROCEDIMIENTO RSAC 4.2.3/01 RSAC 4.2.3/02 RSAC 4.2.3/03 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS. LISTA DE DISTRIBUCIÓN 9 CONTROL DE CAMBIOS Revisión Fecha de Emisión Descripción del cambio 00 15/01/06 Primera revisión del SAC 01 08/06/07 Se modificaron los puntos Lo primero que aparece en la portada es el SAC y NO el logo Margen superior izquierdo, logo de la empresa Se depura el contenido de procedimientos y planes y se agrega la opción para ilustrar procedimientos para hacerlos más claros en actividades detalladas Antes Antes Antes y los cambios se anotan directamente en el borrador Antes los conceptos de emisión se pasan a distribución Antes se incluyen los puntos que antes eran de emisión, para hacer más claro el documento Antes se aclara que cuando ocurran cambios a documentos y no contemplen cuadro de control, éste se realiza en el procedimiento respectivo o en el manual de la calidad, así mismo se elimina la revisión cada dos años Antes se aclara que el reemplazo de documentos dañados se hace a través del área de Métodos y procedimientos Antes se establece la forma de controlar los documentos externos, a través de su listado específico Antes se cambia la persona responsable de la disposición de los documentos obsoletos. La columna que dice tipo almacenamiento, cambia por áreas para ayudar al conocimiento de quien debe tener copia controlada /12/ /05/ /02/12 Cambio en la Carátula 9001:2000 a 9001: Se agrega un párrafo para permitir realizar cambios en cualquier documento sin necesidad de cambio de revisión cuando dichos cambios sean ortográficos, de palabras, error de captura (Cambios de forma no de fondo). Se revisa el procedimiento para asegurar su adecuación a las condiciones de operación. En la lista de Distribución se agrega la opción de distribución magnética. Se revisa para asegurar su actualización con relación a la operación de la organización. Página 5 de 6

6 Se modificaron los siguientes puntos: 05 16/01/ La documentación se encuentra disponible en Intranet El área de Diseño Gráfico actualiza la documentación en Intranet a solicitud de Métodos y Procedimientos Se modificó debido a que la documentación ya no está impresa Se establece la forma para imprimir formatos en las áreas usuarias Se modificó para aclarar aquellos documentos que pueden ser obsoletos y la forma de disponer de ellos. Página 6 de 6