PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS INDICE

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1 Hoja: 1 de 13 INDICE 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. REFERENCIAS 2 4. DEFINICIONES 3 5. DISPOSICIONES GENERALES 4 6. RESPONSABILIDADES 5 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN 7 8. TABLA DE CONTROL DE REGISTROS 9 9. ANEXOS ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN CARÁTULA Y CONTENIDO FORMATO CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS TABLA DE CONTROL DE CAMBIO TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS 13 Preparado por Jefa Unidad de Gestión de la Calidad UGECAL Firma Revisado por : Representante de la Dirección Firma Revisada adecuación por: Jefa Unidad de Gestión de la Calidad Firma Aprobado por: Representante de la Dirección Firma

2 Hoja: 2 de OBJETIVO Asegurar el adecuado manejo y disponibilidad de los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), a través de una metodología para la generación, actualización, revisión, aprobación, distribución y control de los documentos, tanto internos y/o externos de la Dirección del Trabajo. 2. ALCANCE La documentación del SGC de la Dirección del Trabajo incluye Manual de Calidad, Procedimientos transversales, Procedimientos operativos, Instrucciones de Trabajo y Planes de la Calidad. 3. REFERENCIAS Sistemas de Gestión de la Calidad Fundamentos y vocabulario Norma ISO 9000 Sistemas de Gestión de la Calidad Requisitos Norma ISO 9001 Directrices para la documentación de los Sistemas de Gestión de la Calidad Norma ISO Manual de Calidad de la Dirección del Trabajo

3 Hoja: 3 de DEFINICIONES Nº Término Definición Abreviación 1 Documento controlado Es un documento que pertenece al Sistema de Gestión de Calidad que cumple el punto de la norma. DC 2 Documento electrónico Documento digital que ingresa vía correo electrónico y/o web. 3 Documento externo Son aquellos generados fuera del SGC, pero que son necesarios y/u obligatorios para la operación de los DE Sistemas PMG que forman parte del mismo. 4 Persona responsable del sistema PMG, que Encargado/a Sistema habitualmente corresponde a una jefatura de Unidad o PMG Departamento. 5 Listado Maestro de Es un listado en el que se encuentran los documentos LMI 6 Documentos Internos Listado Maestro de Documentos Externos 7 Manual de Calidad 8 Procedimientos Documentados internos controlados del SGC (ver anexo 9.3). Es un listado en el que se encuentran los documentos externos controlados del SGC (ver anexo 9.4). Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una organización (3.7.4: ISO 9000). Documentos utilizados por el SGC para describir su operación. Los procedimientos responden a las preguntas: qué, quién, con qué, cuándo y dónde realizar algo. 9 Procedimiento Operativo Son aquellos procedimientos propios de cada sistema. PRO Son aquellos procedimientos exigidos por la Norma ISO Procedimiento o bien que el SGC ha definido como aplicables al PRT Transversal conjunto del Sistema de Gestión de la Calidad 11 Instrucción de Trabajo 12 Plan de la Calidad Descripción detallada de cómo realizar y registrar las tareas (10013) Documento que específica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico (3.7.5: ISO 9000) LME IT MC PR PDA

4 Hoja: 4 de DISPOSICIONES GENERALES Nº DISPOSICION Para el Manual de Calidad y los Procedimientos Transversales (PRT), su preparación corresponde a la Unidad de Gestión de la Calidad (exceptuando PR-CPC-16 que corresponde al Sistema asignado), la revisión y la aprobación al Representante de la Dirección, sólo en el caso del Manual de Calidad la aprobación siempre será de la Alta Dirección. En el caso de los Procedimientos Operativos (PRO) la 1 preparación corresponde al funcionario del SGC, la revisión se comparte entre el Jefe del Sistema PMG en cuanto a su contenido y la revisión de la adecuación a los requerimientos del SGC a la Unidad de Gestión de Calidad, y la aprobación al Jefe de Departamento o División donde radiquen los respectivos Sistemas PMG, con la excepción del SAI que por requerimientos del CAIGG los PRO deben ser aprobados por la Alta Dirección. Todos los funcionarios bajo el alcance del SGC que elaboren un documento, deben ceñirse al 2 presente Procedimiento Control de Documentos. 3 Las nuevas versiones de los documentos serán oficiales del momento que sean publicadas en la intranet. La base documental oficial y vigente de la SGC es todo documento firmado y timbrado, según corresponda. La Dirección del Trabajo ha convenido en utilizar como medio de difusión documental el 4 sistema digital en la intranet. Esto permite a la organización bajo el alcance del SGC tener acceso en los puntos de uso de dicha documentación. Toda documentación bajo el marco anterior se entenderá por oficial y vigente. Se dispondrá de un LMI para el SGC en la Intranet de la Dirección del Trabajo, su construcción, actualización y difusión corresponderá a la Unidad de Gestión de la Calidad. En el caso que corresponda a un LME de cada sistema del PMG es responsable de su actualización. La 5 documentación externa, física es administrada en los libros de registro en las oficinas de parte. La Unidad de Gestión de la Calidad utilizará correo electrónico para dar a conocer a los Jefes de los Sistemas, vinculados al SGC, sobre las actualizaciones a las Listados Maestros y ellos a su vez deberán comunicarlo a sus funcionarios(as). El archivo de los documentos controlados y obsoleto corresponde a la Unidad de Gestión de la Calidad. El tiempo de conservación mínimo de la documentación obsoleta se establece en 5 años para los 6 documentos originales, y en el caso de las copias controladas se conserva solamente la caratula. Toda solicitud de copia controlada se debe realizar formalmente, al igual que la devolución de las copias obsoletas. La eliminación de un procedimiento se tratará como documentación obsoleta. Cada Sistema del PMG que se encuentre considerado en el SGC, según su necesidad creará un 7 sistema para controlar los documentos no oficiales (fotocopias). Todos los documentos que correspondan a procedimientos del SGC deberán ceñirse al punto Carátula y contenido, de este documento. En la construcción de Diagramas de Flujo, se deben 8 numerar los pasos para mejor la comprensión de las descripciones de las actividades y en el desarrollo de la misma responde a que se hace, como se hace, cuando se hace, quien lo hace y que registro genera la actividad. Cada Instrucción de Trabajo así como los Planes de la Calidad, serán emitidos, revisados, aprobados 9 y controlada su disposición por el Sistema que requiera su aplicación. Toda Instrucción de trabajo y

5 Hoja: 5 de planes de calidad debe ceñirse a los formatos establecidos en este documento en el punto e identificar preparación, revisión y aprobación. Cada Sistema que genere estos documentos debe mantener un Listado actualizado y su disposición para cuando sea requerido. La elaboración de los Documentos del SGC deben seguir el formato señalado en el punto 9.1.1, con la salvedad que por expresa solicitud del cliente se requiera otro formato y que sea necesario para validación del Sistema PMG, se puede solicitar a la Unidad de Gestión de Calidad la adecuación del formato, sin eliminar contenidos básicos y mínimos señalados para carátula y contenidos. 6. RESPONSABILIDADES La responsabilidad de la gestión de este procedimiento es la Unidad de Gestión de la Calidad. Ver numeral 7, descripción de actividades.

6 Hoja: 6 de DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 7.1 DIAGRAMA DE FLUJO Control de Documentos Alta Dirección Representante de la Dirección Unidad de Gestión de Calidad Jefatura de División o Departamento / Encargado Sistema PMG / Funcionario del SGC Inicio (1) Recepción de requerimiento sobre creación o modificación al MC, PRT y/ o PRO o correo electrónico no (2) Es PRT y/o MC? no (8) Elabora o modifica PRO no (5) Aprueba y revisa, según corresponda? si (4) Elabora o modifica PRT y/o MC, según corresponda Lista Verificación (3) Revisa adecuación y solicita cambios si corresponde. o correo electrónico Lista Verificación no (9) Autoriza revisión y aprueba, según corresponda? (7) Aprueba? Si sólo MC (6) Envia a la Alta Dirección documentos si Si sólo SAI (10) Verifica correcciones? si no si si (11) Archiva en documentos controlado y envía copia controlada (12) Confecciona, actualiza, publica y comunica LMI. Revisa LME Correo Electrónico (13) Retira documentos obsoletos y mantiene su archivo o correo electrónico Fin

7 Hoja: 7 de DESCRIPCIÓN N Actividad Responsable Registro 1 Recepciona requerimiento de creación o modificación de MC, PRT y/o Unidad de PRO, por parte de los administradores del SGC o cualquier funcionario Gestión de la y/o correo - usuario con acceso a la documentación. Calidad electrónico Si corresponde a la categoría MC y/o PRT (exceptuando el CPC que corresponde su modificación al sistema asignado para su gestión), la Unidad de Gestión de Calidad procede a su creación o modificación. En el caso que corresponda a un PRO y/o PR-CPC-16, se comunica la solicitud de cambio, pero si la solicitud de cambio proviene del mismo sistema que administra los PR se procede a la revisión de su adecuación. Revisión de la adecuación. Cuando un Sistema que tiene a cargo un documento, y activa una solicitud de modificación y/o creación, debe enviar por o pase el documento para la revisión de la adecuación. Para la revisión del documento se utiliza una lista de verificación y se informa por pase o si se requieren correcciones o no, y se solicita una vez incorporadas las mismas, el envío del documento mediante pase y el envío digital del archivo para su publicación en la intranet. Manual de Calidad y/o Procedimiento Transversal Elaborar o modificar los documentos, procede el cambio considerando, al menos, los siguientes puntos: 1. Conformidad con requisitos de la Norma ISO Conformidad con requisitos establecidos en documento Control de Documentos. 3. Conformidad con formato corporativo establecido por la institución. 4. No existan contradicciones con otros documentos del SGC. Revisa Documento mediante Lista de verificación. Una vez recepcionado los documentos se procede a: 1. Su revisión y aprobación en el caso PRT. 2. Aprobación en el caso del PR-CPC 3. Revisión en el caso del MC Si la revisión y/o aprobación no es autorizada, el documento es devuelto a la Unidad de Gestión de Calidad con las observaciones pertinentes para su corrección. Si los PRT y PR-CPC son aprobados se devuelven a la UGECAL Si la revisión es autorizada, el MC se envía a la Alta Dirección para su aprobación. Envía a la Alta Dirección documentos, para ello confecciona y adjunta documentos. Unidad de Gestión de la Calidad Unidad de Gestión de la Calidad Unidad de Gestión de la Calidad Representante de la Dirección Representante de la Dirección y/o correo electrónico, según corresponda y/o correo electrónico, según corresponda Lista de Verificación Lista de verificación

8 Hoja: 8 de 13 Nº Actividad Responsable Registro Revisa el o los documentos, si estima procedente podrá 7 solicitar complementarlo y/o corregirlo. Si no tiene Alta Dirección observaciones lo aprueba y lo devuelve a la Unidad de Gestión de Calidad. Documentos propios de cada Sistema PMG (Procedimientos Operativos y PR-CPC-16) Elabora o modifica PRO, con las correcciones si 8 corresponde, y envía a la revisión y aprobación correspondiente. Una vez preparado el documento se procede a la autorización de la revisión y aprobación, según corresponda. Funcionario del SGC y/ o Encargado de Sistema PMG, según corresponda Si el Encargado del Sistema PMG no autoriza la revisión, el documento es devuelto al funcionario con las observaciones pertinentes para su corrección. Si la revisión es autorizada, el documento se envía a la Jefatura de Departamento o División para su aprobación. La Jefatura revisa el o los documentos, si estima procedente podrá solicitar complementarlo y/o corregirlo. Si no tiene observaciones lo aprueba y lo envía a la Unidad de Gestión de Calidad. Una vez recepcionado el documento con la autorización y aprobación, se procede a verificar las correcciones y firma su adecuación. El documento se archiva En el caso de los procedimientos del SAI estos se envían a través de la actividad Nº6 del Representante de la Dirección a la Aprobación de la Alta Dirección para su aprobación. Jefatura de Departamento / Encargado de Sistema PMG Unidad de Gestión de la Calidad

9 Hoja: 9 de 13 N Actividad Responsable Registro Archivo y distribución de documentos 11 Recepciona documentos original con las autorizaciones y aprobación correspondientes y procede a su archivo en carpeta denomina Documentos Vigentes y recepciona archivo digital. Envía copia controlada del PRO, en el caso que se requiera. Unidad de Gestión de la Calidad Confecciona y/o actualizar LMI con los documentos aprobados por la Alta Dirección y/o por cada Sistema (según corresponda). En el caso de la documentación externa revisará los LME enviados por cada sistema y procederá a su publicación. Publica en la intranet los documentos internos en formato PDF con el fin de evitar modificaciones por parte de los usuarios a la versión vigente. Comunica a los Jefes de Sistema del SGC la nueva actualización del LMI que se encuentran disponibles en la intranet, mediante correo electrónico. Retiro de documentos Retira documentos obsoletos y mantiene su archivo. Para ello solicita mediante y/o Correo electrónico el retiro de los documentos obsoletos a los involucrados. Una vez recepcionados los documentos los marcas con un timbre distintivos y los archiva en carpeta de documentos obsoletos. Sólo en el caso de las copias controladas conserva la caratula y el resto lo destruye. Unidad de Gestión de la Calidad Unidad de Gestión de la Calidad Correo electrónico y/o correo electrónico, según corresponda. 8. TABLA DE CONTROL DE REGISTROS N Registros 1 2 Correo Electrónico 3 Lista de Verificación

10 Hoja: 10 de ANEXOS 9.1 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN Carátula y contenido Los procedimientos documentados generados por el SGC deben obedecer la siguiente estructura: SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO-9001 NOMBRE DEL DOCUMENTADO Código: Versión: Hoja: PR-XX-YY X x de yy INDICE 1. Objetivo (para que trabajar con el procedimiento). 2. Alcance (donde, a que aplica el procedimiento). 3. Referencias (con que documento(s) se relaciona este procedimiento). 4. Definiciones. 5. Disposiciones generales (condiciones a considerar) 6. Responsabilidades (responsabilidades principales de las funciones que intervienen en la actividad). 7. Requisitos del Producto (Se define el producto que esta en la ficha de proceso y se relacionan con los requisitos de los clientes. Este punto sólo lo definen los PRO). 8. Descripción de actividades (primero diagrama, después explicación) 9. Tabla de Control de Registros 10. Anexos 11. Tabla de control de cambios Preparado por: Cargo /firma/timbre (en el caso que corresponda) Revisado por: (Jefe(a) Sistema PMG) Cargo /firma/timbre Revisada Adecuación por (Jefa Unidad de Gestión la Calidad) Cargo/firma/timbre Aprobado por: Cargo/firma/timbre Pie de página sólo en la primera hoja Otros documentos generados por el SGC que no puedan ceñirse al formato ya señalado, lo adecuarán manteniendo contenidos mínimos a saber: Identificación, Codificación, Objetivo, Alcance, Actividades, Control de registros y Control de Cambios. De ser pertinentes, se deben incorporar los Anexos, Referencias, las Disposiciones Generales, las Responsabilidades y las Definiciones.

11 Hoja: 11 de Formato El formato tipo estará a disposición de todos los usuarios de Intranet de la Dirección del Trabajo mediante plantilla Word, la que contendrá automáticamente los siguientes atributos: Hoja Tamaño Carta (216 x 279 mm) Cubos En todas las hojas y en sector centro (cm 8) a 1 cm del borde lateral izquierdo Escritura Fuente Arial Narrow 11 ó 12 normal (tablas y figuras puede ser menor) Justificación Perfecta Interlineado 1.15 ó 1.5 (en tablas puede ser sencillo) Márgenes Derecho: 2,5 cm Izquierdo: 2,5 cm Superior: 3,0 cm Inferior: 3,0 cm Son numerados con viñetas y la elección del modelo tiene que ser Numeración Títulos único para todo el documento. Formato Se escriben con mayúsculas y letra negrita Son numeradas con el mismo número del título seguido por un punto Cláusulas y Numeración decimal y otro número. subsecciones Formato Se escriben con minúsculas y letra negrita Codificación de los Documentos Manual de Calidad Política de Calidad Procedimientos PR-XX-YY Instrucciones Trabajo XX-IT-YY Plan de la Calidad XX-PDA-YY Documentos externos de MC PC PR : Procedimiento. XX : Sigla del Procedimiento y/o proceso. YY : Correlativo. XX : Procedimiento al cual pertenece (ej.: AIC, CD etc.), en el caso que sea una instrucción no relacionada con los procedimientos que administra se debe colocar la sigla del Sistema PMG (ej.: SED, SAI etc.) IT : Instrucción de Trabajo YY : Correlativo. XX : Sigla del Sistema PMG PDA : Plan de Calidad YY : Correlativo. Administración de acuerdo a procedimientos establecidos de la Dirección del Trabajo.

12 Hoja: 12 de VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS La documentación sometida a todo el proceso de elaboración, revisión y primera aprobación final tendrá la numeración 1.0.y las nuevas versiones incrementan en una la numeración. 9.3 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS El listado maestro de documentos estará en la intranet y debe seguir el siguiente formato: Ejemplo: Código PR-BGI-11 Título Documento Versión Estado Autor Ubicación Procedimiento Balance Gestión Integral SPCG Intranet, carpeta SPCG Fecha de vigencia 9.4 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS Código Título Documento Autor Dónde se encuentra Fecha de vigencia La Lista Maestra de Documentos Externos de cada Sistema, se encuentra disponible en la intranet en el sitio del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección del Trabajo.

13 Hoja: 13 de TABLA DE CONTROL DE CAMBIO Se deben conservar la última actualización en la tabla del documento y se debe destacar con cursiva el texto del documento que fue cambiado con respecto a la versión anterior. Se debe seguir la siguiente tabla para el control de cambio: Versión Ítem Aspecto cambiado Razones Persona que solicitó el cambio 10. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS Versión 10 Caratula Ítem Aspecto cambiado Razones Pie de firma de aprobación para el Representante de la Dirección Traspasa la aprobación de los PRT desde la Directora al Representante de la Dirección. Nº3 y 4: Incorpora revisión por Lista de verificación y registro. Nº5: Incorpora aprobación de los PRT al Representante de la Dirección. Nº12: Se cambia subidos por enviados 10 8 Agrega registro nº : Se establece la relación del número siete con la ficha de proceso : Modificó fuente, interlineado y numeración. Agilizar el proceso de mantención del Sistema de Gestión de la calidad Agilizar el proceso de mantención del Sistema de Gestión de la calidad Agilizar el proceso de mantención del Sistema de Gestión de la calidad Inclusión de actividad de control en la descripción de actividades Asegurar coherencia entre diferentes documentos y facilitar su confección. Persona que solicitó el cambio UGECAL UGECAL UGECAL UGECAL UGECAL