CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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1 Páginas 1 de 11 CONTROL DE Elaboró: Revisó Aprobó:

2 Páginas 2 de 11 CONTROL DE 1. OBJETIVO Controlar los documentos internos, externos y los registros generados dentro de la Empresa que tenga directa relación con el Sistema Integrado de Gestión y asegurar el adecuado uso y aplicación, conforme al cumplimiento del requisito. 2. ALCANCE Aplica a todos los documentos y registros involucrados en el Sistema Integrado de Gestión de Industrias Ectricol. 3 DEFINICIONES Sistema de Integrado de Gestión: Conjunto de elementos que garantizan el cumplimiento de las normas ISO 9001:2000 normas de producto, exigencias del cliente, legales y contractuales, ISO 14001:2004 políticas y objetivos de aspectos ambientales e ISO 18001:2007 control de riesgos, seguridad y salud ocupacional y RUC. Dirección de HSEQ: área responsable de la implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión en lo referente a la Norma ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007, RUC Documento: Información y su medio de soporte. Procedimiento: Documento que describe la secuencia lógica de las actividades de procesos administrativo o técnico. Instructivo: Es un documento que describe detalladamente las actividades puntuales de los procesos. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades desempeñadas. Formato diligenciado Formato: Es la plantilla sobre la cual se hace el registro de la información. Copia Controlada: Son copias de todos aquellos documentos sujetos al control de su tenencia una vez aprobados. Documento en estudio: es un documento que está en prueba para comprobar su funcionalidad. Documento Obsoleto: Es el documento que no es vigente, el cual a sido reemplazado por una actualización y no puede ser utilizado como consulta. Documento externo: Todos aquellos documentos públicos o privados que son generados fuera de la organización y tienen directa relación con el Sistema Integrado de Gestión. Documentos Internos: Todos aquellos documentos generados dentro de la empresa, como procedimientos, instructivos, manuales, planos, diagramas etc., que tengan directa relación con el Sistema Integrado de Gestión.

3 Páginas 3 de 11 4 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 4.1 CONTROL DE DOCUMENTOS Solicitud de elaboración, revisión, actualización o anulación de documentos: Todo el personal de la empresa podrá presentar propuestas de elaboración, revisiones, modificaciones, anulación y actualización de documentos para la implementación o mejoramiento del Sistema Integrado de Gestion de acuerdo con el alcance del sistema, enviando un correo electrónico a la Dirección de HSEQ para su evaluación y estudio, cumpliendo con los pasos descritos en el presente procedimiento. La Dirección de HSEQ evalúa la solicitud y tramita su aprobación, ante la Dirección del Dpto. correspondiente. Una vez aprobado el cambio, se prepara el documento, modificando el número de la revisión y actualizando la fecha de cambio o implementación. Posteriormente, se procede a emitir un correo electrónico al personal comunicándoles los cambios realizados. Cada vez que se emita un nuevo documento o se actualice uno existente, la Dirección de HSEQ actualiza el Listado Maestro de Documentos del Sistema Integrado de Gestión. Estas solicitudes también pueden generarse de planes de mejora, acciones correctivas y preventivas Aprobación de Documentos: Los Documentos del Sistema Integrado de Gestión establecidos por la empresa, serán aprobados por los siguiente Cargos: ÁREA CARGOS HSEQ ÁREA Director HSEQCARGOS HSEQ Obras Director HSEQ de Obra Obras Compras Director de Compras Obra Compras Ingenieria Director Compras de Ingenieria Ingenieria Metalmecanica Director de Metalmecanica Ingenieria Metalmecanica Almacen Director Metalmecanica Contabilidad e Inventarios Almacen Talento Humano Director Contabilidad de Talento Humano e Inventarios Talento Comercial Humano Director de Comercial Talento Humano Comercial Planeacion Director Comercial de Planeacion Planeacion Contabilidad e Inventarios Director de Contabilidad Planeacion e Inventarios Contabilidad Produccion e Inventarios Director Contabilidad de Ingenieria e Inventarios Produccion Director de Ingenieria Todos los documentos que por algún motivo no puedan ser aprobados por el personal del área correspondiente, podrán ser aprobados por la Gerencia General como máxima autoridad de la empresa Control de Copias Físicas: La dirección Metalmecánica e Ingeniería, podrán mantener una copia impresa, para consulta del personal operativo, asumiendo la responsabilidad de mantenerla actualizada para su consulta, esta documentación tendrá el sello de DOCUMENTO NO CONTROLADO, ya que los documentos validos para consulta son los que se encuentran en la siguiente ruta: Públicos/Servidor Documentación Corporativa\ calidad\ documentos del sistema\documentos La dirección Metalmecánica e Ingeniería serán responsables del control de los documentos impresos, la actualización, divulgación y distribución de acuerdo al numeral y 4.1.5

4 Páginas 4 de 11 además de garantizar que los documentos obsoletos sean destruidos de acuerdo al numeral Publicación de Documentos: Para informar a los empleados sobre la nueva documentación, el Auxiliar HSEQ debe enviar por correo, la información sobre la nueva documentación y las versiones de los documentos que a partir de la fecha quedan obsoletos para que todas las personas queden informadas Divulgación de Documentos: La divulgación del documento debe ser realizado directamente por los Directores de cada división y como evidencia se levanta el registro Control de asistencia a capacitaciones a las áreas y cargos involucrados Copias No Controladas: Se hará entrega de copias no controladas del Sistema Integrado de Gestión en los siguientes casos: Por solicitud de los empleados para hacer revisiones, observaciones o actualizaciones a los documentos. Entrega de documentos que hacen parte de cotizaciones u ofertas comerciales. Documentos para desarrollar auditorias internas. Documentos requeridos por personal externo de la empresa como por ejemplo: asesores, ARP, entidades del estado, clientes, entre otros. Estos documentos estarán marcados en cada una de sus hojas con la leyenda COPIA NO CONTROLADA Documentos Obsoletos. Los documentos son obsoletos cuando ha sido aprobada una nueva revisión, la Dirección de HSEQ, guardará en archivo magnético del documento (revisión anterior) en su equipo de cómputo en la siguiente ruta: PUBLICOS \ SISTEMA DE GESTION INTEGRAL \ CONTROL DE DOCUMENTOS \ DOCUMENTOS OBSOLETOS Los documentos impresos que se conviertan en obsoletos de acuerdo a lo anterior deberán ser destruidos y remplazados por la nueva versión Identificación de los Cambios y estado de revisión actual de los documentos. En el Listado maestro de documentos internos se identificaran y controlaran en forma cronológica todas las revisiones y cambios hechos a los documentos, incluyendo cuando estos sean eliminados del Sistema. Para identificar los cambios realizados a los documentos del Sistema Integrado de Gestión, las palabras o frases modificadas o incluidas dentro del documento se colocarán en letra cursiva. En la portada del documento aparecerá la fecha de la última revisión y el número de revisión correspondiente. La identificación de cada documento se hará por su Nombre o por el Código Alfanumérico asignado siguiendo los parámetros del numeral 5.13.

5 Páginas 5 de Disponibilidad de los Documentos. la Dirección de HSEQ, garantizará que los documentos en su última revisión se encuentren disponibles en la carpeta de calidad de documentos corporativos Legibilidad y Mantenimiento de los Documentos. Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión son realizados en computador, lo cual garantiza su legibilidad. La comprensión de los mismos se garantiza con la revisión y aprobación del Responsable o Director de división donde se dará cumplimiento al documento Documentos Externos. Todos los documentos de origen externo serán registrados en el formato Control de Documentos Externos, el cual a su vez debe ser diligenciado por el Director de cada área y enviado al Director de HSEQ, para llevar el control. Si el Director del área considera necesario solicitara a la Dirección de HSEQ, identificar los documentos externos con el siguiente sello, DOCUMENTO EXTERNO Fecha: Version: Nombre del documento: Area donde Aplica Vigente SI NO Controlado SI NO Director de Area Cada Jefe de Área es responsable del control, actualización y registro de los documentos externos que son de consulta para el desarrollo de las actividades de su área y enviar a la dirección de HSEQ, copia de este registro para su control Estos documentos de origen externo pueden contener uno o más aspectos de los Sistemas de Integrados de Gestión y pueden referirse a: Especificaciones técnicas y de seguridad CODENSA, normas ICONTEC, RETIE, listas de precios, manuales de operación de máquinas y equipos y catálogos de productos Anulación Documentos. Industrias Ectricol ha determinado que los documentos del Sistema Integrado de Gestión se pueden anular o retirar del sistema cuando: Como resultado de un plan de acción de un registro de mejora. Resultado de revisiones por la dirección Evaluación de Procesos de la compañía Por reorganización de la compañía. Para estos casos, la Dirección de HSEQ, registrara dicha anulación, en el Formato Listado maestro de documentos internos, de acuerdo al numeral de este documento. El código del documento podrá ser utilizado, siempre y cuando este no esté relacionado con el objetivo del documento anulado de los Documentos: Los documentos entran en vigencia a partir de la fecha de aprobación y publicación.

6 Páginas 6 de CONTROL DE REGISTROS. Los registros se generan como evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del Sistema Integrado de Gestión Diligenciamiento. Los registros serán generados en computador o escritos a mano, buscando su legibilidad. Todo documento que se establezca como registro del Sistema Integrado de Gestion, según el Listado Maestro de documentos debe ser diligenciado de tal forma que la información cumpla con los siguientes requisitos: Permanencia. Que no pueda borrarse o modificarse sin dejar evidencia de cualquier cambio. Escribir en tinta, no usar lápiz. Legibilidad. Que pueda leerse fácilmente. La letra debe ser clara Claridad. Que todo el que lo lea pueda entenderlo de la misma forma. Exactitud. Que incluya cálculos, datos correctos y completos. No se puede utilizar corrector, ni hacer tachones. Si se necesita realizar alguna corrección, se deben colocar dos líneas paralelas horizontales sobre el dato errado y al lado se escribe el nuevo dato y se firma. En caso de no utilizar todo un grupo de filas o columnas en un documento se debe trazar una línea horizontal en el último espacio sin diligenciar seguida de una línea oblicua, de esta manera: Identificación. Los registros se identificarán de acuerdo a su nombre y/o código asignado de acuerdo a los parámetros establecidos en el numeral 5.13 Recuperación y Almacenamiento de los Registros. Todos los formatos de registro del Sistema Integrado de Gestión se encuentran relacionados en el formato Listado Maestro de Registros donde se determina la forma de archivo de cada uno de ellos de acuerdo a la fecha, el número de consecutivo o alfabéticamente; esto con el fin de facilitar su recuperación. Para casos especiales, cada departamento definirá la forma de archivo, la cual quedará registrada en el formato Listado Maestro de Registros Protección de los registros. En el Listado Maestro de Registros se incluye un campo para la identificación del cargo responsable del archivo y protección contra pérdida o deterioro. En cada documento se encuentra identificado el responsable de diligenciarlo. El sitio dispuesto para el archivo inactivo será cerrado, libre de plagas, limpio y dotado de anaqueles y/o archivadores Tiempo de retención y disposición. El tiempo de retención y ubicación de los registros del Sistema Integrado de Gestión se establecerá en cada uno de los documentos donde se generan y/o en el Listado Maestro de Registros Identificación de los Cambios y estado de revisión actual de los Registros. Todos los cambios que se realicen a los formatos de registros del Sistema Integrado de Gestión, deben ser aprobados por el Director del área donde se aplicará o generará el registro. Los cambios se darán a conocer al personal responsable de diligenciar el formato y su aprobación se hará de acuerdo al numeral 4.1.2, y de este procedimiento. Una vez comunicado, se sacaran de circulación todos los formatos obsoletos y entraran en vigencia el

7 Páginas 7 de 11 aprobado. Todo formato de Registro tendrá en la parte inferior derecha, el número asignado, el número de revisión correspondiente y la fecha de divulgación. Cada vez que ocurra un cambio en los formatos se enviara un correo de divulgación a los directamente relacionados con este, en el que se describirán las modificaciones efectuadas y se actualizara de acuerdo al numeral y Anulación de Registros. Para la anulación de registros se seguirá el mismo proceso descrito en el numeral de éste documento Recuperación. Cualquier persona dentro de la organización o parte interesada (Ejemplo: Cliente, proveedor, entes gubernamentales u organismo certificador) que necesite consultar un registro del sistema debe solicitarlo al responsable del proceso que lo genera o administra según el listado maestro vigente. En caso que le sea permitido el acceso el responsable del proceso dará una copia del registro solicitado. 4.3 CONTROL DE CORRESPONDENCIA Correspondencia Enviada: La correspondencia enviada por Industrias Ectricol se controla asignándole un consecutivo el cual es administrado por la recepción así: Ref-C.E.XXXX- AÑO Toda la correspondencia debe elaborarse siguiendo el formato del anexo 1 El archivo de esta correspondencia es responsabilidad de cada área de acuerdo a su importancia o en su defecto será archivada por la recepcionista en la carpeta de correspondencia enviada Correspondencia Recibida: La correspondencia que ingresa a la empresa es recibida en la Recepción, quien debe registrarla en el formato control de correspondencia. 5. ELABORACION DE DOCUMENTOS 5.1. PAPEL. Todos los documentos serán elaborados en papel blanco tamaño carta TIPO DE LETRA. Todo el documento será elaborado con fuente ARIAL 11. Los títulos se escriben en Mayúscula y Negrilla MARGENES: Superior: 2.00 cm. Inferior: 1.5 cm. Izquierda: 2.50 cm. Derecha: 3. cm. Encabezado: 0.50 cm. Pie de Pagina: 1.50 cm ENCABEZADO DE DOCUMENTOS Y FORMATOS:

8 Páginas 8 de 11 (1) Logo de la Empresa (4) 0 (2) Titulo del procedimiento (5) dd/mm/dddd (3) Código (6) Página X de Y 5.5. PÁRRAFOS. Los párrafos tendrán el siguiente formato: Interlineado Sencillo y Justificado. Se dejará un espacio entre un párrafo y otro 5.6. PORTADA. Debe contener la siguiente información como se observa en el Anexo 1: Código del Documento (Centrado) Título del Documento (Centrado) Una tabla de 2 filas x 3 columnas las cuales deben contener en su orden: Rev. (Se establece que la revisión 0 corresponde a la primera publicación del documento y/o formulario), Elaboro: Cargo, Reviso: cargo, Aprobó: (Gerente o Director de área). Esta tabla quedará en la parte inferior de la hoja CONTENIDO. La información inicial del documento debe contener: Titulo del Documento. Centrado y en Mayúscula. Objetivo. Descripción de lo que se logra con la ejecución del procedimiento. Alcance. Descripción del límite que tiene el procedimiento Definiciones. Si el documento así lo requiere, se darán las definiciones de los términos necesarios que permitan entender la ejecución del mismo. Descripción del Proceso o Instrucciones ( solo para Instructivos) Procedimiento. Diagramas de Flujo. Si el documento lo requiere y hace más fácil su comprensión, el cual deberá tener el formato del anexo 1 en los documentos emitidos a partir de la aprobación de este instructivo. Listado de Registros, Todos los documentos en los cuales para su ejecución se deben generar registros, se incluirá una tabla indicando el código, título del formato, diligenciado por, destinatario, Lugar de Archivo y Tiempo Mínimo de Retención Anexos. Toda la información soporte del documento, si aplica NUMERACIÓN DE PÁGINAS. Todas las páginas de los documentos deberán tener en la parte superior derecha, el código del documento, el número de página en el siguiente formato: HOJA DE, además el numero de la revisión del documento. Los registros serán paginados en el caso que tengan mas de 1 hoja en la parte central inferior con el siguiente formato: Página de FECHA DE VIGENCIA DEL DOCUMENTO. Esta fecha debe colocarse en la portada, empleando el siguiente formato: día/mes/año PÁRRAFOS. Los párrafos tendrán el siguiente formato: Interlineado Sencillo y Justificado. Se dejará un espacio entre un párrafo y otro MODIFICACION DE DOCUMENTOS Y FORMATOS: Los cambios de forma que involucren toda la documentación del Sistema Integrado de Gestión, serán implementados en la medida que cada área solicite cambios a sus documentos y registros, sin embargo la Dirección de HSEQ podrá realizar dicha modificación, si el área no realiza cambios ELABORACIÓN DE FORMATOS: Los formatos que se crean para incluirlos dentro del Sistema Integrado de Gestión de Industrias Ectricol, deben tener como mínimo: Encabezado ( Ver numeral 5.4)

9 Páginas 9 de 11 Contenido de acuerdo a la necesidad Firmas de: aprobó y elaboró (si aplican) CODIFICACIÓN DE LOS : La codificación para los documentos se hará así: Los procedimientos Iniciarán con las Iniciales IE- que corresponde a las iniciales del nombre Industrias Ectricol TIPO DE DOCUMENTO Manual de Calidad Procedimientos Instructivos Formatos de Registro Caracterizaciones de proceso Planes de Calidad Correspondencia Enviada CÓDIGO IEMC-XX-YYY IEPC-XX-YYY IEIN-XXX IEFC-XX-YYY IECP-XX IEPL-XX-YYY-OPXXX C.E-XXX-YY DESCRIPCIÓN IE: Industrias Ectricol MC: Manual de Calidad XX: departamento YY: Consecutivo IE: Industrias Ectricol PC: Procedimiento XX: departamento YY: Consecutivo IE: Industrias Ectricol IN: Instructivo XX: Consecutivo IE: Industrias Ectricol. FC: Formatos de calidad XX: departamento YY: Consecutivo IE: Industrias Ectricol CP: Caracterizaciones de proceso XX: departamento YY: Consecutivo IE: Industrias Ectricol CP: Caracterizaciones de proceso XX: departamento YY: Consecutivo OP: Numero OP que correcponde al Proyecto C.E: Correspondencia Enviada XXX: Consecutivo (anual) YY: Año Posterior a las iniciales IE dos iniciales XX (Depende de la clase de documento), como lo muestra el cuadro anterior. Luego se incluirá dos dígitos los cuales corresponden al departamento, posteriormente el consecutivo inmediatamente siguiente de acuerdo al control establecido por cada departamento. El primer número será el 001. La codificación quedará así: IEPC-01-XXX Los Formatos de Registro se identificarán con las iniciales IEFC- continuando se incluirá dos dígitos que corresponden al departamento y el consecutivo formado por tres dígitos iniciando con el número 001. Todos los formatos del Sistema Integrado de Gestión, se codificarán en forma consecutiva, la codificación quedará así: IEFC

10 Páginas 10 de 11 NOMENCLATURA DE DOCUMENTOS POR AREAS NUMERACION DEPARTAMENTO 01 CALIDAD 02 OBRAS 03 COMPRAS 04 INGENIERIA 05 METALMECANICA 06 ALMACEN 07 TALENTO HUMANO 08 COMERCIAL 09 PLANEACION 10 CONTABILIDAD E INVENTARIO 11 PRODUCCION 12 SALUD OCUPACIONAL 13 MEDIO AMBIENTE En caso de no ajustarse ninguna de las siglas relacionadas anteriormente al documento que se este normalizando, se generara una nueva sigla con la Dirección de HSEQ, y los responsables del proceso donde se implementará el documento UTILIZACION DE LOS FORMATOS: Se autoriza la utilización de formatos con vigencia o ficha de divulgación vencida en siguientes casos: Documentos diligenciados por proveedores o clientes durante el proceso de modificación, aprobación y divulgación del formato. Documentos que se elaboren durante el proceso de ajuste de los cambios del formato en SAP Estos documentos se identificaran con un sello de Documento Autorizado DOCUMENTO AUTORIZADO 5.15 APROBACIÓN DE DOCUMENTOS. Los documentos (procedimientos) establecidos por la compañía serán aprobados de acuerdo a los criterios definidos en el numeral del presente documento. 6. LISTADO DE REGISTROS CODIGO TITULO DILIGENCIADO POR DESTINATARIO

11 Páginas 11 de ANEXOS ANEXO 1 PORTADA IE-ING-001 ELABORACION DE Elaboró: Revisó Aprobó: