ELABORACIÓN Y CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS

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1 Página 1 de 15 PROCEDIMIENTO GENERAL DI-PG ELABORACIÓN Y CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN TABLA DE CONTENIDOS 1. OBJETIVO 2. CAMPO DE APLICACIÓN 3. NORMAS Y REFERENCIAS 4. DEFINICIONES 5. ENTIDADES AFECTADAS 6. MÉTODO 6.1 ORGANIZACIÓN GENERAL DE LOS DOCUMENTOS 6.2 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE CALIDAD, MEDIOAMBIENTE Y DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 6.3 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN DE CALIDAD, MEDIOAMBIENTE Y DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 6.4 CONTROL DE LOS REGISTROS 6.5 CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS 6.6 CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS 6.7 VIGENCIA DE LA DOCUMENTACIÓN 6.8 CODIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CONTROLADA DE CALIDAD, MEDIOAMBIENTE Y DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL REGISTROS 6.9 IDENTIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN 7. REGISTROS 8. ANEXOS 9. REVISIONES DEL PROCEDIMIENTO

2 Página 2 de OBJETIVO Se establecen los siguientes objetivos generales aplicables a la elaboración y control de la documentación: Definir criterios y reglas generales para la elaboración en forma estandarizada de la documentación de calidad, medioambiente y de seguridad y salud ocupacional, derivada del Manual Integrado de gestión de La Comandancia Calidad, Medioambiente y de Seguridad y Salud Ocupacional de El Cuerpo de Bomberos de Santiago Definir y establecer el método aplicado por El Cuerpo de Bomberos de Santiago para el control de la documentación de calidad, medioambiente y de seguridad y salud ocupacional. Definir y establecer el método para identificar, recopilar, codificar, clasificar, acceder, archivar, almacenar, disponer y mantener al día los registros, tanto de calidad, medioambiente como de seguridad y salud ocupacional mas los técnicos, acorde a las necesidades propias de El Cuerpo de Bomberos de Santiago y requerimientos normativos. 2. CAMPO DE APLICACIÓN Este procedimiento general se aplica para la realización de las siguientes actividades: Elaboración de procedimientos e instrucciones de trabajo, a través de los cuales se mencionan y documentan las operaciones que realiza en la práctica, la Comandancia. Elaboración, revisión y oficialización de los procedimientos e instrucciones de trabajo que se elaboren en forma electrónica. Modificación de procedimientos e instrucciones de trabajo en uso.

3 Página 3 de 15 Identificación, recolección, indexación, acceso, archivo, almacenamiento, mantención y disposición de todos los registros de calidad, medioambientales, de seguridad, salud ocupacional, técnicos más los requisitos legales aplicables para la operación eficiente de los procesos operativos y de apoyo de El Cuerpo de Bomberos de Santiago Demostrar, basándose en los registros generados y controlados, la efectividad del Sistema de Gestión Integrado de Calidad, Medioambiente y de Seguridad y salud ocupacional de la Comandancia de El Cuerpo de Bomberos de Santiago, para satisfacer los requerimientos de las normas ISO 9001:2000 e ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007. Asegurar el adecuado control, mantención y vigencia de los documentos internos y externos, leyes y reglamentos aplicables a las operaciones descritas en el Sistema de Gestión Integrado de Calidad, Medioambiente y de Seguridad y salud ocupacional de la Comandancia. Asegurar que la documentación obsoleta sea debidamente segregada de los procesos y posteriormente destruida al término del período definido para su almacenamiento. 3. NORMAS Y REFERENCIAS Este procedimiento general cumple con El Capítulo 4.2 Requisitos de la Documentación del Manual Integrado de Calidad, Medioambiente y de Seguridad y Salud Ocupacional de la Comandancia de El Cuerpo de Bomberos de Santiago Además tiene referencia con los siguientes documentos: Cláusula Generalidades de la Norma NCh-ISO 9001:2000. Cláusula Manual Integrado de Calidad y Medioambiente de la Norma NCh-ISO 9001:2000 y la Norma ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007

4 Página 4 de 15 Cláusula Control de los Documentos de la Norma NCh -ISO 9001:2000. Cláusula Control de los Registros de la Norma NCh-ISO 9001:2000. Cláusula Requisitos Legales y Otros de la Norma ISO 14001:2004 Cláusula Requisitos Legales y Otros de la Norma OHSAS 18001:2007 Cláusula Control de los Documentos de la Norma ISO 14001:2004 Cláusula Control de los Documentos de la Norma OHSAS 18001:2007 Cláusula Control de la Documentación de la Norma ISO 14001:2004 Cláusula Control de la Documentos de la Norma OHSAS 18001:2007 Cláusula Evaluación del cumplimiento Legal de la Norma ISO 14001:2004 Cláusula Evaluación del cumplimiento Legal de la Norma ISO 18001:2007 Cláusula Registros de la Norma ISO 14001:2004 Cláusula Control de Registros de la Norma OHSAS 18001: DEFINICIONES Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada (resultados de otros procesos) en resultados. Manual Integrado de Calidad, Medioambiente y de Seguridad y Salud Ocupacional: Documento electrónico que describe el Sistema de Gestión Integrado de Calidad, Medioambiente, de Seguridad, Salud Ocupacional de la Comandancia, su alcance y exclusiones, define Los Lineamientos Estratégicos (Calidad, Medioambiente y de Seguridad y Salud Ocupacional y sus Objetivos). Describe los diferentes procesos del Sistema y sus interacciones y referencia los

5 Página 5 de 15 procedimientos documentados del Sistema de Gestión Integrado de Calidad, Medioambiente y de Seguridad y Salud Ocupacional. Procedimiento: Corresponde a un documento electrónico, que describe las etapas y actividades relacionadas a un proceso y especifica quién realiza que actividad, cuándo se realiza y dónde. Instrucción de Trabajo: Es un documento electrónico, que detalla cómo se desarrolla una tarea o trabajo específico y son elaboradas cuando la ausencia de este documento afecta la calidad y/o al medioambiente y/o a la seguridad y salud ocupacional. Se consideran igualmente como instrucciones de trabajo, todas aquellas Normas, Leyes, Reglamentos, Especificaciones Técnicas, condiciones de control o cualquier otro documento que indique a un integrante del Cuerpo de Bomberos cómo se hace una actividad o tarea específica. Registros: Son acumulaciones de datos e información que resulta de la ejecución de los análisis efectuados por la empresa, en relación con sus actividades y que indican si se ha logrado la calidad especificada o los parámetros del proceso. Incluyen formularios, contratos, matriz de aspectos ambientales, matriz de riesgos, hojas de trabajo, libros de trabajo, hojas de verificación, notas de trabajo, gráficos de control, informes de análisis internos o externos u otros. Documento Maestro: Es el documento oficial previamente aprobado por el comité de gestión, que posteriormente es publicado en Intranet. Listado Maestro: Es el formulario en el cual se registran los documentos generados e incorporados al Sistema de Gestión Integrado de Calidad, Medioambiente y de Seguridad y salud ocupacional de la Comandancia de El Cuerpo de Bomberos de Santiago, cuyo resguardo es responsabilidad del Encargado de Gestión. Documento Controlado: Son, el manual integrado de calidad, medioambiente y de seguridad y salud ocupacional, procedimientos, instrucciones de trabajo y registros relacionados con el sistema integrado de la Comandancia. Estos

6 Página 6 de 15 documentos poseen un código único identificatorio y son debidamente registrados en el listado maestro y que se encuentran publicados en papel o Intranet, asegurando de esta forma el estado de vigencia de sus revisiones. Documento No Controlado: Corresponde a aquellas copias de los documentos maestros que no se encuentran incorporados al listado maestro de la documentación, razón por la cual no se asegura el estado de vigencia de su revisión. Su elaboración será debidamente autorizada por el Representante de la Comandancia o quien él designe y corresponderá a necesidades específicas propias de la Comandancia. 5. ENTIDADES AFECTADAS Las entidades afectadas por este procedimiento son todas aquellas declaradas en la estructura organizacional, según organigrama del capítulo 5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación del Manual Integrado del Sistema de Gestión de Calidad, Medioambiente y de Seguridad y salud ocupacional. 6. MÉTODO 6.1 ORGANIZACIÓN GENERAL DE LOS DOCUMENTOS La documentación que conforma el Sistema de Gestión Integrado de Calidad, Medioambiente y de Seguridad y salud ocupacional de la Comandancia de El Cuerpo de Bomberos de Santiago, se encuentra organizada conforme a los siguientes niveles: Manual Integrado de gestión de la Comandancia (Calidad, Medioambiente y de Seguridad y Salud Ocupacional) Procedimientos Instrucciones de Trabajo Registros de Calidad, Medioambiente y de Seguridad y Salud Ocupacional

7 Página 7 de 15 La responsabilidad en la administración de la documentación, estando esta en forma física y/o electrónica que compone el Sistema de Gestión Integrado de Calidad, Medioambiente y de Seguridad y salud ocupacional que a continuación se enumera, recae en el Encargado de Gestión. Sin embargo, la responsabilidad directa de la conservación de los documentos del sistema es la siguiente: Documentos Maestros: Comandante o quien él designe, manteniéndose esta en el sistema informático (INTRANET) y/o medio magnético. Manual Integrado de Calidad, Medioambiente y de Seguridad y salud ocupacional: Según distribución efectuada por el Encargado de Gestión, vía Intranet. y/o medio magnético. Procedimientos Generales y Específicos e Instrucciones de Trabajo: La estructura documental será manejada vía Intranet. En aquellos casos en que no se cuente con conexión directa (Intranet) será responsabilidad del Representante de la Comandancia o quien él designe, la entregara de un CD con toda la información actualizada, y mantendrá al día esta documentación mediante anexo Planilla Documental correspondiente, dejando respaldo del manejo de esta información según distribución efectuada por el Encargado de Gestión, lo anterior a objeto de que el personal se mantenga informado de los procedimientos que le competen. Registros de Calidad, Medioambiente y de Seguridad y salud ocupacional: En poder del usuario en el lugar de trabajo. 6.2 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE CALIDAD, MEDIOAMBIENTE, DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Los procedimientos son estructurados y elaborados en términos de forma y fondo de acuerdo a lo establecido en la Instrucción de Trabajo DI-PG IT-01 Elaboración de Procedimientos.

8 Página 8 de 15 Las Instrucciones de Trabajo son estructuradas y elaboradas en términos de forma y fondo de acuerdo a lo establecido en la Instrucción de Trabajo DI-PG IT-02 Elaboración de Instrucciones de Trabajo. La documentación de calidad, medioambiente y de seguridad y salud ocupacional es elaborada en medio electrónico y publicada en la Intranet del Cuerpo, siendo el Encargado de gestión, la persona autorizada por el Comandante para efectuar cambios y mantener la última versión disponible en la Intranet del Cuerpo, bajo el formato que se detalla en las instrucciones de trabajo mencionadas precedentemente. El Encargado de Gestión mantiene respaldo electrónico de todo el Sistema Integrado de Gestión de Calidad, Medioambiente y de Seguridad y salud ocupacional. La documentación del SGI es oficializada mediante autorización del Comandante y/o Representante de la Comandancia, dicha autorización se efectúa en reunión de dirección o de Comité según sea el caso. Dichas autorizaciones están debidamente registradas en el Anexo Actas del Comité de Gestión quedando respaldo de las entregas en CD a faenas que no tengan acceso a Intranet. 6.3 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN DE CALIDAD, MEDIOAMBIENTE, DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL El Comité de Gestión es quien elabora, analiza y sugiere las modificaciones de la Política Integrada, el Manual del Sistema Integrado de Gestión de Calidad, Medioambiente y de Seguridad y Salud Ocupacional, por corresponder este documento al nivel estratégico de la documentación del Sistema de Gestión Integrado. Dichas modificaciones son efectuadas posteriormente por el Encargado de Gestión. El Comandante y/o Representante de la Comandancia de El Cuerpo de Bomberos de Santiago es quién preside el Comité de Gestión, es responsable de efectuar la Revisión por la Dirección al Sistema de Gestión Integrado de Calidad, Medioambiente y de Seguridad y Salud Ocupacional. Dicha responsabilidad comprende entre otros aspectos la revisión de la totalidad de la

9 Página 9 de 15 documentación de dicho Sistema, documentación generada por auditorias internas o externas, acciones correctivas, reclamos de clientes y servicios informados defectuosos o servicios no conformes. Las Revisiones por la Comandancia se llevan a cabo al menos 6 veces en el año, quedando como evidencia de su realización las Actas de Reunión del Comité de Gestión, las cuales son archivadas y mantenidas por el Encargado de Gestión. El Representante de la Comandancia es responsable de revisar los Procedimientos, Instructivos, Formularios, Anexos y Manual Integrado de Calidad, Medioambiente y de Seguridad y salud ocupacional, antes del análisis y revisión final que efectúa el Comité de Gestión para su posterior oficialización y cambio en la Intranet de la empresa. El Encargado de Gestión es responsable de elaborar la documentación de todas las áreas involucradas dentro del alcance de Certificación del Cuerpo, para lo cual debe coordinar dicha actividad con los respectivos Capitanes, Inspectores, Jefes o Encargados de Área, quienes son responsables del contenido de la documentación correspondiente a los procesos y funciones que desarrolla, para ello debe: Verificar que los documentos vigentes del Sistema de Gestión Integrado, se encuentren debidamente codificados, hayan sido asignados al responsable del área donde serán utilizados y estén disponibles para su uso, siendo los Capitanes y Inspectores, los responsables que su personal a cargo entienda y aplique estos documentos donde se efectúan las operaciones. Elaborar y mantener vigente el Listado Maestro interno, externo y la documentación incorporada al Sistema de Gestión Integrado de Calidad, Medioambiente y de Seguridad y Salud Ocupacional de la Empresa. En el caso que no se cuenten con conexión a Intranet, manejaran una copia en CD de los documentos necesarios y requeridos por las normas ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, más los propios que la empresa considere.

10 6.4 CONTROL DE LOS REGISTROS PROCEDIMIENTO GENERAL Página 10 de 15 Como registros de calidad, medioambiente y de seguridad y salud ocupacional obligatorios, se deben mantener al menos, los siguientes: Informes de auditorías internas y externas (o realizados por terceros) Actas de Revisiones por la Comandancia Matriz de aspectos ambientales Matriz de Peligros y evaluación de riesgos Planes de Emergencia Planilla de Acciones correctivas o preventivas Leyes y Reglamentos que afecten la prestación del servicio Revisiones de solicitudes, cotizaciones y contratos con clientes Registro de Proveedores y Subcontratistas aceptados por El Cuerpo Evaluación de los requisitos legales aplicables a medio ambiente, seguridad y salud ocupacional. Evaluación de proveedores Sugerencias y reclamos de clientes Como registros técnicos obligatorios se deben mantener, al menos, los siguientes: Datos originales que permitan la reconstitución del proceso o que permitan su demostración en base a auditorías internas o externas. Registros de producción, que demuestren la trazabilidad del proceso y conformidad del servicio. Personal (Competencias, descripciones de cargo, autorizaciones técnicas que corresponda otorgar, evaluaciones, calificaciones del personal y en general todo registro que demuestre la competencia en base a educación, capacitación, habilidades y experiencia). Programa de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud Ocupacional Comunicación con partes interesadas y otras

11 Página 11 de 15 Resultados del control de calidad, medioambiente y seguridad y de salud ocupacionales interno de los procesos Los registros son clasificados, archivados, controlados, almacenados y mantenidos en las diferentes áreas, bajo la responsabilidad del Jefe de cada proceso, para asegurar el control de los registros, se establece un anexo listado de control de registro donde se indica tiempo de almacenamiento, retención, disposición final, responsable y tiempo de recuperación. Una vez terminado el tiempo de retención serán destinados a casa central para su disposición final. Para la destrucción de los documentos se utilizará anexo Acta de Destrucción de Documentos Teniendo presente la confidencialidad de la información, el Comandante y/o Representante de la Comandancia puede o no autorizar el acceso a los registros de El Cuerpo de Bomberos de Santiago, cuando éstos sean solicitados por el organismo certificador o por el cliente u otros. El Encargado de Gestión en particular es responsable de la mantención y resguardo de los registros que establezca o utilice en su lugar de trabajo, lo anterior hasta la disposición final de ellos. La verificación del uso adecuado de los registros identificados en los procedimientos del Sistema Integrado de Calidad, Medioambiente y de Seguridad y Salud Ocupacional, se realiza a través de las auditorias Internas y de seguimiento programadas por el Encargado de Gestión. Para mayor claridad, se ha elaborado un registro que contiene la totalidad de los Documentos, Instructivos, Formularios y Anexos que son parte del SGI. Lo anterior está registrado en el Anexo Listado Maestro de Documentos 6.5 CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS Los cambios y modificaciones son realizados, revisados, oficializados y distribuidos en El Cuerpo, de acuerdo a lo siguiente:

12 Página 12 de 15 Los del Manual Integrado de Calidad, Medioambiente y de Seguridad y salud ocupacional son sugeridos, revisados y aprobados por el Comité de Gestión, correspondiendo al Comandante y/o Representante de la Comandancia su oficialización y al Encargado de Gestión la elaboración de las modificaciones y emisión de la versión actualizada en Intranet del Cuerpo con un máximo de 15 días después de efectuada la liberación. A la semana siguiente de la publicación de los cambios de los procedimientos de intranet, se realizará una auditoria, para verificar lo señalado anteriormente. Los cambios y modificaciones de los procedimientos, instrucciones de trabajo y formatos de registros de calidad, medioambiente y S&SO, derivados del Manual Integrado del Sistema de Gestión de Calidad, Medioambiente y de Seguridad y salud ocupacional, son revisados, oficializados y distribuidos conforme se señala en el punto 6.3 y 6.4 del presente procedimiento. La naturaleza de los cambios y modificaciones realizadas, debe ser identificada en la carátula del documento mismo, señalándose el número de revisión vigente y la fecha de emisión de la última revisión, manteniendo registro de al menos las últimas dos versiones. 6.6 CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS Todos aquellos documentos externos tales como leyes, reglamentos, decretos, circulares, normas, contratos de clientes, especificaciones u otros que sean de uso en los distintos procesos de trabajo, son considerados como documentos controlados a fin de asegurar la utilización vigente de ellos. El Encargado de Gestión es responsable de mantener el listado maestro de documentos externos en forma actualizada, siendo responsabilidad de la Comandancia proveer los recursos para mantener la información legal al día, la que se verificará mediante la revisión del informe que emita el Asesor Legal de El Cuerpo, en relación con Leyes y Reglamentos que afectan a El Cuerpo en el desempeño de su actividad de proteger las vidas y propiedades de la comunidad en los incendios y,

13 Página 13 de 15 eventualmente, en otros siniestros dentro de un territorio definido o extraordinariamente en otras circunstancias calificadas en cada. En el listado maestro de documentos externos se especifica el funcionario a cargo de la custodia y mantención de dichos documentos. Para lo anterior se utiliza el formulario DI-PG Form-01 Listado Maestro de Documentos Externos 6.7 VIGENCIA DE LA DOCUMENTACIÓN La documentación de calidad, medioambiente y de seguridad y salud ocupacional se mantiene vigente de acuerdo a su última versión debidamente oficializada en la Intranet de la empresa, pudiendo el Encargado de Gestión mantener una copia física de la ultima versión como respaldo de esta. Aquellos documentos de calidad, medioambiente y de seguridad y salud ocupacional, tanto internos como externos, que hayan perdido su vigencia, son considerados obsoletos. Con la finalidad de mantener un historial de la documentación de calidad, medioambiente y de seguridad y salud ocupacional, todo documento considerado obsoleto es segregado de los procesos y mantenido en un archivo electrónico pasivo a cargo del Encargado de Gestión, por un período de al menos 1 (un) año. 6.8 CODIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CONTROLADA DE CALIDAD, MEDIOAMBIENTE Y DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL REGISTROS La identificación de los documentos del Sistema Integrado de Calidad, Medioambiente y de Seguridad y Salud Ocupacional, es la siguiente: Nº Procedimiento Nº Instrucción General de trabajo

14 Página 14 de 15 DI-PG X.X.X IT-XX Form-XX Xxxxxxxxx xxxxxxxx Nº y nombre del formulario propiamente tal Ejemplo: DI-PG IT-02 Form-03 Planilla de Trabajo, que identifica un registro que se genera en el proceso descrito en el Procedimiento General Nº 4.2.1, dentro de la Instrucción de Trabajo Nº 2 y bajo el Formulario Nº 3 de nombre Planilla de Trabajo. 6.9 IDENTIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Todos aquellos documentos de calidad, medioambiente y de seguridad y salud ocupacional, tales como el Manual Integrado de Calidad, Medioambiente y de Seguridad y Salud Ocupacional, Procedimientos, Instrucciones de Trabajo y Registros, relacionados con el Sistema de Gestión Integrado de Calidad, Medioambiente y de Seguridad y salud ocupacional de El Cuerpo, son identificados de la siguiente manera: Se mantendrá la copia vigente última versión en Intranet de la empresa, la que será manejada y controlara mediante la fecha y versión correspondiente, siendo responsabilidad del Encargado de Gestión mantener esta información al día mediante el anexo LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS, siendo responsabilidad del Encargado de Gestión el monitorear esta actividad Como guía del manejo del SGI Intranet se utilizara un manual de usuario que se encuentra levantado en Intranet y para aquellos casos en que el SGI se distribuya en CD (compact disc), junto con los procedimientos estará este manual. 7. REGISTROS Listado Maestro de Documentos Externos Listado Maestro de Documentos Listado Control de Registro

15 Página 15 de 15 Acta de Dirección Manual Usuario Intranet Acta de Destrucción de Documentos 8. ANEXOS Sin Anexos 9. REVISIONES DEL PROCEDIMIENTO Nº REVISIÓN FECHA MOTIVO DE LA REVISIÓN PAGINAS ELAB. O MODIFICADAS 0 10.ENE.2010 Elaboración inicial Todas