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1 REGISTROS Página: 1/9 1. OBJETIVO Y ALCANCE Definir la metodología para generar, elaborar, revisar, aprobar, difundir, distribuir, actualizar y controlar los documentos y registros del Sistema de Gestión de Calidad de Flota Occidental y evitar el uso no intencional de los documentos obsoletos. Este procedimiento aplica a todos los documentos y registros del Sistema de Gestión de Calidad de Flota Occidental. 2. DEFINICIONES S.G.C: Sistema de Gestión de Calidad. COPIA CONTROLADA: Copia documento del S.G.C que circula en las instalaciones de Flota Occidental cumpliendo con los controles establecidos en este procedimiento. COPIA NO CONTROLADA: Copia de un documento del S.G.C cuya circulación no se controla. COPIAS OBSOLETAS: Copias de un documento del S.G.C cuya aplicabilidad y/o circulación no esta en vigencia. DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. FORMATO: Documento donde se registra la información. REGISTRO: Documento que contiene resultados obtenidos y que evidencia las actividades desempeñadas. DOCUMENTO INTERNO: Aquellos documentos que emite Flota Occidental y son de vital importancia y hace referencia a la documentación necesaria para asegurar la eficaz planificación y desarrollo de los procesos del S.G.C. DOCUMENTO EXTERNO: Son documentos emitidos por entidades externas a Flota Occidental que contienen información técnica o reglamentaria relacionadas con el S.G.C. DROPBOX: Servicio de alojamiento de archivos donde se encuentra una copia del SGC, el cual solo tiene acceso la secretaria de gerencia.

2 REGISTROS Página: 2/9 3. GENERALIDADES Todos los documentos y registros que sean modificados después de la fecha de emisión de este documento, deben modificarse bajo el esquema definido en el presente documento. 3.1 DIRECTRICES PARA ELABORAR DOCUMENTOS 3.1.1Encabezado Y Pie De Pagina 1 TABLA N Todos los documentos del sistema de gestión de calidad utilizan el siguiente encabezado: 1.Logotipo de la empresa 2.Nombre de la empresa 3.Nombre del documento 4.Código del documento 5.Versión del documento 6.Fecha de emisión 7.Paginación 8.Todos los documentos llevan un pie de pagina Tipos de Documentos. Los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad se mencionan a continuación con su respectiva sigla de identificación. DOCUMENTO PROCESO MANUAL DE CALIDAD PROCEDIMIENTOS ESPECIFICACIONES REGISTROS OTROS SIGLA MQ PR ES RG OT

3 REGISTROS Página: 3/9 Los procesos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad se mencionan a continuación con su respectiva sigla de identificación TABLA Nº 2 PROCESO GESTION GERENCIAL TÉCNICO OPERATIVO PRESTACIÓN DEL SERVICIO GESTION HUMANA MANTENIMIENTO GESTION DE CALIDAD FINANCIERO SISTEMAS SIGLA GG VA PS GH MAN Q FIN SIS Codificación De La Documentación Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de Flota Occidental se codifican teniendo en cuenta la nomenclatura de la tabla Nº 3 CAPITULO ISO SIGLA PROCESO SIGLA SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4 GESTION GERENCIAL GG RESPONSABILIDAD LA DIRECCIÓN DE 5 TÉCNICO OPERATIVO VA PROVISIÓN DE LOS RECURSOS 6 GESTION HUMANA GH PLANIFICACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO 7 PRESTACIÓN DEL SERVICIO PS MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA 8 GESTION HUMANA GH MANTENIMIENTO MAN GESTION DE CALIDAD Q FINANCIERO FIN El código está compuesto por 6 dígitos estructurados de la siguiente manera: (número de dígitos) xx-xx-xx

4 REGISTROS Página: 4/9 1. Capítulo de la norma al cual el documento da respuesta 2. Proceso que afecta 3-4 Tipo de documento 5-6 Consecutivo NOTA: Toda actualización del Mapa de procesos implica una revisión a las tablas de procesos de control de documentos en función de la coincidencia Lenguaje De Edición Todos los documentos del sistema de gestión de calidad se elaboran en Microsoft Word, tipo de letra Arial de acuerdo a la necesidad Estructura De La Documentación De acuerdo al tipo, los documentos del sistema de gestión de la calidad contienen la siguiente estructura. TABLA N 4 DOCUMENTO MQ PQ PR ES RG OT ENCABEZADO X X X X X X 1. OBJETIVO Y ALCANCE O O X O O O 2. DEFINICIONES O O X O O O 3. GENERALIDADES O O X O O O 4. PROCEDIMIENTO O O X O O O 5. CONTROL DE CAMBIOS ENTRE LA VERSIÓN ANTERIOR Y LA ACTUAL O O X O O O 6. ANEXOS O O X O O O 7. RESPONSABILIDADES O O X O O O FIRMAS DE ACEPTACIÓN X X X O O O X: OBLIGATORIO O: OPCIONAL La responsabilidad de editar los documentos es de Gestión de Calidad Control de documentos y registros. Después de revisar, aprobar y difundir el documento verificar según el procedimiento a quien corresponde dar acceso en la página Web para autorizar su uso desde allí.

5 REGISTROS Página: 5/9 El documento original es almacenado por Gestión de Calidad, y no tiene ninguna marca distintiva. Una vez aprobado y difundido el procedimiento se le coloca una marca de agua ó sello copia controlada, se debe ingresar y dar acceso a la página Web según corresponda. En el formato Listado Maestro de documentos 4Q-RG-04 versión vigente, se debe relacionar todo documento externo que afectan el S.G.C. Una vez aprobado el documento interno se debe actualizar o ingresar en el formato Listado Maestro de documentos 4Q-RG-04 versión vigente. En el formato Listado Maestro de registro 4Q-RG-05 versión vigente, se debe relacionar todo registro del S.G.C y actualizar su versión. A las copias no controladas se le coloca una marca de agua ó sello de copia no controlada. Cuando un documento sale de vigencia se baja de la página Web y se coloca en el archivo de obsoletos, si hay físicos se recogen las copias entregadas y se eliminan. El almacenamiento, protección, recuperación, protección, retención y disposición de cada registro del S.G.C, esta relacionada en el formato En el formato Listado Maestro de registro 4Q-RG-05 versión vigente. En caso de no tener acceso a la página web por algún motivo, se debe solicitar el documento a la Coordinadora de Calidad en su ausencia se debe solicitar el documento o formato a la Secretaria de Gerencia la cual tiene una carpeta compartida en dropbox. 4. PROCEDIMIENTO 4.1 REVISIÓN Y APROBACIÓN Se sugiere que la revisión de los documentos se realice entre el responsable del proceso y el personal responsable de la realización de la actividad o tarea, con el fin de fortalecer la comunicación interna, el entrenamiento y la divulgación de los documentos. Los siguientes cambios son motivos para verificar y/o modificar los documentos: Fallas en los documentos. Acciones correctivas o preventivas o acciones de mejora. Cambio en los procesos Todo documento nuevo del Sistema de Gestión de Calidad debe ser solicitado por el dueño del proceso a la Coordinación de Calidad si el documento es adecuado lo firma el representante por la dirección como evidencia de aprobación.

6 REGISTROS Página: 6/9 NOTA: Si los responsables de aprobar y/o revisar el documento sugieren cambios, el Coordinador de Calidad los ejecuta y se repite el proceso de revisión y aprobación hasta que el documento quede firmado. 4.2 SOLICITUD DE MODIFICACIÓN Cada que se solicita un cambio de un documento se hace a través del aplicativo atlas en la ruta: Procesos Novedades Calidad -Cambio de documento, allí abre una ventana Solicitud de Cambio de Documentos, donde cada dueño de proceso hace su solicitud a la Coordinación de Calidad quien realiza el cambio. Siempre que cambia un documento cambia el número de VERSION. Nota: Para los registros no es necesario la solicitud de cambio del documento, solo es necesario que el cambio lo requiera el dueño del proceso Una vez aprobado la solicitud de cambio de documento se realiza la edición en el documento original Enviar documento para aprobación según los responsables Actualizar el registro 4Q-RG-04 Listado Maestro de Documentos, versión vigente Difusión de documentos Después de aprobado el documento programar la difusión en un término no mayor a 30 días, la difusión se puede hacer por el medio que lo desee los documentos como Política de Calidad, Misión, Visión se difunden a través de otros mecanismos como carteleras, intranet, folletos, correo electrónico, página Web. NOTA: Cuando un formato cambia de versión no es necesario realizar ni difusión ni distribución oficial Distribución de documentos Una vez difundido el documento, analizar a quien se le da acceso en la página web, subir el archivo y notificar la accesibilidad de los documentos a los involucrados Recolección de documentos obsoletos. Para evitar que se utilicen documentos obsoletos en el Sistema de Gestión de Calidad se ingresa a la página Web la versión vigente y si hay físicas se elimina el original y las copias

7 REGISTROS Página: 7/9 de la versión anterior. Se conservan las ultimas versiones en magnéticos obsoletos y se ubican en la carpeta disco local; sgc, sgc, obsoletos Protección Los documentos vigentes permanecen legibles en la página Web, no se pueden imprimir ni guardar es para uso de consulta, los documentos originales se guardan con respectivos protectores de hojas según el listado maestro de documentos 4Q-RG-04 versión vigente, se realizan backups semanalmente para evitar pérdida de información de los equipos, es responsabilidad de gestión de calidad guardar las copias de seguridad y de sistemas verificar Documentos De Origen Externo Los documentos externos que son necesarios para la planificación y operación del S.G.C se encuentran listados en el formato Listado de Normas y resoluciones 7VA-RG-07 versión vigente. 5. CONTROL DE CAMBIOS ENTRE LA VERSIÓN ANTERIOR Y LA ACTUAL Numeral Adición (A) o (S) Texto Modificado /Párrafo/Figura/Tabla/Nota Suspensión S PQ A S 4.3 A 7. A En caso de no tener acceso a la página web por algún motivo, se debe solicitar el documento a la Coordinadora de Calidad en su ausencia de ella se debe solicitar el documento o formato a la Secretaria de Gerencia la cual tiene una carpeta compartida en la unidad N, llamada SGCCOPIA. Fecha de última revisión mayor o igual a 2 años. Listado de Normas y resoluciones 7VA-RG- 07 versión vigente. -Jefe Técnico Operativo responsable de: Mantener actualizado y vigente el listado de normas y resoluciones 7VA-RG-07 -Secretaria de Gerencia:

8 REGISTROS Página: 8/9 6. ANEXOS LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS LISTADO MAESTRO DE REGISTROS LISTADO DE NORMAS Y RESOLUCIONES 4Q-RG-04 4Q-RG-05 7VA-RG RESPONSABILIDADES RESPONSABLE Coordinador de Calidad Secretaria Jefe de Gestión Humana Responsables de Procesos RESPONSABILIDADES 1. Verificar la coherencia de los documentos con lo establecido en la norma ISO 9001: Versión vigente. 2. Identificar los documentos internos y externos y registrarlos en el listado maestro de documentos. 3. Revisar las actualizaciones de los documentos, informar a los interesados de las mismas y retirar del uso las versiones obsoletas. 4. Publicar en la página Web los documentos vigentes. 5. Permitir los accesos a las personas involucradas en los procedimientos. 6. Identificar los documentos obsoletos y realizar su almacenamiento. 7. Custodiar la documentación que esta bajo su cargo. 8. Divulgar este procedimiento. Entregar documentos solicitados cuando no se tenga acceso a ellos por medio de la página web o en ausencia de la Coordinadora de Calidad. 1. Realizar las solicitudes de cambio en las especificaciones de perfiles del cargo. 1. Revisar y actualizar la documentación que pertenezca a su área. 2. Custodiar los documentos que estén bajo su cargo.

9 REGISTROS Página: 9/9 Sistemas Jefe Técnico Operativo Todo el personal 3. Solicitar los cambios a la documentación que es de su proceso. 1. Mantener actualizado el backup del S.G.C. Mantener actualizado y vigente el listado de normas y resoluciones Verificar que los documentos oficiales y/o formatos que estén utilizando del SGC sean las versiones que están publicadas en la página Web. REVISADO POR: Gestión de Calidad APROBADO POR: Gestión Gerencial

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