PROCEDIMIENTO PARA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS

Transcripción

1 Página 1 de OBJETIVO Este establece las directrices para la elaboración y edición de los s asociados al Sistema de Gestión de de la CÁMARA DE COMERCIO DE GIRARDOT (CCG). Esto se hace con el fin de estandarizar todos los s del Sistema de Gestión de y tener una mejor comprensión de los mismos. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los s que conforman el Sistema de Gestión de la de la Cámara de Comercio de Girardot y debe ser conocido y aplicado por todas las áreas que realizan actividades que inciden en el Sistema de Gestión de de la Cámara de Comercio de Girardot. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES Documento: Es el medio de soporte de la información del sistema de calidad, la cual puede estar en papel, disco magnético o fotografía. Política de : Intención y dirección global de una organización relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección. Objetivos de : Son objetivos medibles y definidos a partir de la política de calidad y se constituyen como un punto de referencia para evaluar el buen desempeño del sistema de gestión de calidad. Manual de : Documento que describe el Sistema de Gestión de de la Cámara de Comercio de Girardot. Plan de : Documento que específica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto, servicio, proceso o contrato específico. Política: Marco de referencia o lineamiento para la realización de las acciones por el cual se guía el funcionamiento interior de la Cámara de Comercio de Girardot. Procedimiento: Descripción general, secuencial y lógica de un proceso. Instructivo: Descripción detallada, secuencial y lógica de un proceso. Formato: Documento que obedece a un patrón determinado y es útil para registrar datos e información en general. Documento interno: Son los elaborados en la entidad y que hacen parte del Sistema de Gestión de. Documento externo: Son los elaborados por organismo externos a la empresa pero que hacen parte del Sistema de Gestión de. Otros s: Es esta categoría se ubican los que según las definiciones anteriores no encajan en ninguna de ellas. Ejemplo: Organigramas, descripciones de cargo entre otros. Borrador del : Documento elaborado previo al definitivo para corrección y posterior aprobación. Documento Obsoleto: Documento que contiene información desactualizada por lo cual se prohíbe su uso. Versión del : Indica el número de edición del. Revisar un : Consiste en verificar por parte del que el se haya elaborado de acuerdo a los lineamientos descritos en este, y verificar por parte del Director de Departamento / Jefe de Área, que el corresponda a lo que se hace en realidad. ELABORADO POR: José Alfredo Susunaga Rodríguez APROBADO POR: Magdalena Collazos Luna FECHA: 30 de Enero de 2012 FECHA: 31 de Enero de 2012

2 Página 2 de DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE REGISTRO 1. Identificar la necesidad de documentar o modificar 2. Solicitar elaboración, modificación o eliminación del 3. Entregar Formato 4. Evaluar la necesidad de modificación o elaboración del 5. Verificar si existen s afectados 6. Aprobar o rechazar la solicitud 7. Realizar borrador o modificación del y de los afectados 8. Revisar y digitar 9. Constancia de elaboración 10. Revisar el contenido del Se debe identificar y analizar la necesidad de elaborar o modificar un de acuerdo a su incidencia en el sistema de calidad. Quien desea elaborar, modificar o eliminar un realiza la solicitud a través del formato GC- FRT-002 Solicitud para elaboración o modificación de s Al tener diligenciado el formato GC- FRT-002 Solicitud para elaboración o modificación de, el solicitante lo entrega al para su posterior evaluación. Se evalúa la solicitud de acuerdo a los criterios establecidos de evaluación y se decide si se aprueba o rechaza la solicitud. Se deben verificar los s que se vean afectados con el que se va a crear. Nota: En caso de que existan. Se registra en el formato GC-FRT- 002 Solicitud para elaboración o modificación de s la aprobación o rechazo de la solicitud, en tal caso se registra la razón y se comunica al solicitante. Se designa al responsable de elaborar o modificar el, para que éste elabore el respectivo borrador y lo remita al Coordinador de. Revisar y digitar el con base en las directrices expuestas en este y lo pasa al Responsable designado para la elaboración o modificación del. Diligenciar la casilla en el pie de página correspondiente a Elaborado por, con nombre y fecha Nota: El pie de página solo aplica para procedimientos PRD. Verificar que lo descrito en el corresponda a lo que se Solicitante Solicitante Solicitante Líder proceso gestión de Representante de la Gerencia Líder proceso gestión de Representante de la Gerencia Representante de la Gerencia Responsable designado para la elaboración o modificación del Responsable designado para la elaboración o modificación del Director de Departamento o GC-FRT-002 Solicitud para elaboración o modificación de s Formato Solicitud para elaboración o modificación de s GC-FRT-002 VARIABLE A CONTROLAR Registro diligenciado Formato diligenciado con aprobación o rechazo Borrador de modificado Documento revisado y digitado

3 Página 3 de 13 hace en la realidad Jefe de Area Se deben modificar los s que se vean afectados 11. Modificar con el que se va a s crear. Nota: En caso de que afectados existan se debe seguir este procedimiento para modificar cada uno. 12. Aprobar el 13. Analizar quien debe tener el 14. Diligenciar formatos Control de Distribución de Documentos GC- FRT-003 y Listado Maestro de Documentos GC- FRT Difundir el 16. Publicar el 17. Efectuar seguimiento a la aplicación del Se presenta el después de revisado por el líder del proceso para su aprobación, se debe diligenciar la casilla en el pie de página correspondiente a Aprobado por, con nombre y fecha y se entrega al Coordinador de Nota: el pie de página solo aplica para procedimientos PRD. Analizar que áreas o Departamentos deben poseer el según su alcance Diligenciar el formato Control de Distribución de Documentos GC- FRT-003, para llevar un control de los cargos que usan la documentación y el formato Listado Maestro de Documentos GC-FRT-001, para tener el control de las versiones. Nota: En caso de modificación y no de elaboración, solo se actualizara la versión. El debe ser comunicado y entendido por el personal que esté dentro de su alcance, quienes deberán recoger las copias físicas obsoletas que puedan llegar a tener y destruirlas inmediatamente. Nota: El entra en vigencia al momento de ser publicado en la intranet institucional. Se publicara en la Intranet Institucional el vigente para el uso y consulta del personal interesado. Nota: Tiene 10 días Hábiles para su Publicación. Constatar periódicamente que la información del sea de total aplicación. Nota: Se constatara la destrucción de copias obsoletas físicas que puedan existir. Representante de la Gerencia, Presidente Ejecutivo de la Cámara de Comercio de Girardot, Representante de la Gerencia Director de Departamento, Jefe de Area Listado Maestro de Documentos GC-FRT-001 Formato diligenciado

4 Página 4 de 13 NOTA: Cuando la incitativa de elaborar un parte del área de Gestión de como respuesta al cumplimiento de un requisito de la norma ISO 9001, no requiere del diligenciamiento del formato Solicitud para elaboración o modificación de s, GC-FRT CONDICIONES GENERALES 5.1. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN La estructura de la documentación de la Cámara de Comercio de Girardot consta de los siguientes niveles SOLICITUD PARA ELABORACION DE Quien va a evaluar la solicitud para la elaboración, modificación o eliminación de s tiene en cuenta los siguientes criterios de evaluación: Aporte de la elaboración o modificación hacia el mejoramiento de los procesos o actividades del sistema de calidad. La ausencia del está afectando el Sistema de Gestión de. Corrección de un problema real o potencial que se viene presentando o que se puede presentar en las actividades o procesos de la Cámara por falta de documentación. Cambio en alguna metodología de trabajo o incorporación de tecnología. Modificación del organigrama de la Cámara o de las responsabilidades de los cargos que inciden en el Sistema de Gestión de la.

5 Página 5 de RESPONSABLES DE LA REVISIÓN Y APROBACIÓN PROCESO REVISA APRUEBA Gestión Gerencial Presidente Ejecutivo Representante de la Gerencia Gestión Registros Públicos Directora Jurídica y de Registros Representante de la Gerencia Gestión Promoción y Desarrollo Subdirector de Promoción y Representante de la Gerencia Empresarial Desarrollo Gestión Contable y Financiera Contador Representante de la Gerencia Gestión Talento Humano Representante de la Gerencia Representante de la Gerencia Gestión de Compras y Contratación Jefe Administrativo Representante de la Gerencia Gestión Sistemas e Información Sistemas Representante de la Gerencia Gestión Mantenimiento y Servicios Jefe Administrativo Generales Representante de la Gerencia Gestión Control Interno Asistente de Control Interno Representante de la Gerencia Gestión de, Representante de la Gerencia Representante de la Gerencia 5.4. CONTENIDO DE LOS MANUAL DE CALIDAD PLAN DE CALIDAD POLITICA PROCE- DIMIEN- TO INS- TRUCTI VO ESPECI- FICACIO- NES OTROS DOCU- MENTOS REGIS- TROS OBJETIVO Aplica Aplica Aplica Aplica Aplica No Aplica Opcional Opcional ALCANCE Aplica Aplica Aplica Aplica Opcional No Aplica Opcional No Aplica TERMINOS Y DEFINICIONES Opcional Opcional Opcional Aplica Aplica No Aplica No Aplica No Aplica DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Opcional Opcional Opcional Aplica Opcional No Aplica No Aplica No Aplica CONDICIONES GENERALES Opcional Opcional Opcional Aplica No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica DIAGRAMA DE FLUJO Opcional Opcional Opcional Aplica Opcional Opcional No Aplica No Aplica REFERENCIAS Opcional Opcional Opcional Aplica Aplica No Aplica No Aplica No Aplica ANEXOS Opcional Opcional Opcional Aplica Aplica No Aplica No Aplica No Aplica CONTROL DE MODIFICACIO NES Aplica Aplica Aplica Aplica No Aplica Opcional No Aplica No Aplica El significado de cada uno de los tipos de contenido de los s se describe a continuación: Objetivo: Indica el propósito del. Alcance: Indica en que caso se aplica lo descrito en el y las áreas o departamentos a los cuales va dirigido. Términos y Definiciones: Se incluyen para la adecuada comprensión de los términos utilizados en los s, además de los símbolos y abreviaturas.

6 Página 6 de 13 Descripción de Actividades: Descripción detallada de la actividad objeto del. Para el proceso de descripción se puede utilizar diagrama de flujo, diagrama de operaciones, prosa o una combinación de ellos, utilizando la siguiente matriz: ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE REGISTRO VARIABLE A CONTROLAR Condiciones Generales: Aspectos complementarios que amplían la información necesaria para la comprensión del. Diagrama de Flujo: Representación gráfica de los pasos del proceso desarrollado en un realizado para entender mejor al mismo. Referencias: Establecen una conexión con otros s cuya información es relevante. Anexos: Información adicional que forma parte del. Control de Modificaciones: Relaciona las actualizaciones que se la hacen al en la siguiente matriz: VERSION DESCRIPCION FECHA 5.5. DIRECTRICES Tamaño del papel: Los s son elaborados en papel tamaño carta. El tamaño de los formatos cambia según la necesidad. Letra: El texto de los s se realiza en letra tipo Arial 10 justificada. Los títulos y subtítulos de las secciones del deben ir en mayúscula, con letra tipo Arial 12 y en negrilla. Para los formatos no hay limitación. Espaciado: El texto de los s se elabora a espacio sencillo. Tablas: Se enumeran en forma consecutiva, con números arábigos (Ej. 1, 2, 3,...), con un título breve que concrete el contenido de la tabla, en mayúscula y en negrilla. Márgenes del texto: 2 cms por el lado en que se archiva y 1 cm en los lados restantes, en la medida de lo posible. - Aspectos de la redacción: - Claridad, precisión, coherencia en la redacción. - No se utilizan extranjerismos. - Se debe redactar en tiempo presente. - Todos los s son en español. Referencia a otros s: Se refiere a los s o procedimientos relacionados. Ejemplo: (Ver Título del, Código del ), en caso de que tenga código.

7 Página 7 de ESTRUCTURA DE LOS ENCABEZADO Es la antesala del formato y esta compuesto por: TITULO DEL DOCUMENTO XX-XXX-XX VERSIÓN: XX Página de Página Actual y páginas totales Logo Cámara de Comercio de Girardot Versión del Código del El Logo y la Razón Social. El titulo del, escrito en mayúscula sostenida negrita Arial tamaño 16. El código del, según se explica en el numeral 5.7. de este. La versión, todo elaborado para el Sistema de Gestión de la puede pasar por seis (6) estados: proceso, revisión, vigente, obsoleto, anulado o suspendido. La versión indica el número de veces que el a pasado por revisión y aprobación y el original queda registrado como versión cero (0). El número de páginas PIE DE PÁGINA Es la parte concluyente del formato y esta compuesta por una matriz. Nombre de quien elabora el Nombre de quien aprueba el ELABORADO POR: FECHA: APROBADO POR: FECHA: Para dejar evidencia de los responsables de modificar un procedimiento, se debe plasmar en un pie de página de 2 columnas: 1. ELABORADO POR: el nombre de quien presenta la versión y fecha, 2. APROBADO POR: el nombre de quien aprueba su implementación y fecha. (Nota: El tiene plena vigencia al publicarse en la intranet institucional) Nota: el encabezado y el pie de página, pueden ser acoplados según el tipo de y la necesidad de la Entidad.

8 Página 8 de PRIMERA PÁGINA ENCABEZADO CONTENIDO DEL DOCUMENTO PIE DE PÁGINA PAGINAS INTERIORES ENCABEZADO CONTENIDO DEL DOCUMENTO

9 Página 9 de CODIFICACIÓN A cada se le asigna un código alfa numérico de identificación, con la siguiente estructura: X X X X X X X X Proceso que Tipo de Consecutivo genera el el Documento Primeros dos caracteres: Representan el proceso que emite el GG: Gestión Gerencial RP: Registros Públicos PD: Promoción y Desarrollo Empresarial GC: Gestión de CI: Gestión Control Interno TH: Gestión Talento Humano CF: Gestión Contable y Financiera CO: Gestión de Compras y Contratación SI: Gestión Sistemas e Información MS: Gestión Mantenimiento y Servicios Generales Segundos tres caracteres: Representan el tipo de MDC: Manual de PDC: Plan de POL: Política. MAN: Manual PRD: Procedimiento FRT: Formato OTR: Otros s INS: Instructivo Terceros tres Dígitos: Corresponden a un consecutivo para cada tipo de, dentro de cada área CONSERVACION DE LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA Todos los s vigentes del Sistema de Gestión de se encontraran en la intranet institucional, la cual se encontrara resguardada en un servidor de la entidad. Su modificación estará a cargo del quien debe mantenerla actualizada de acuerdo a las necesidades del Sistema de Gestión de DE ORIGEN EXTERNO Los s suministrados por entes o personas externas a la Cámara de Comercio de Girardot, que establezcan disposiciones para la puesta en marcha de los servicios dentro del alcance de la certificación, deben ser controlados dentro del Sistema de Gestión de. Los jefes de las Áreas o Departamentos son responsables por mantener los s originales actualizados.

10 Página 10 de 13 Una vez exista una revisión o modificación de un externo, el Jefe de Área o Departamento debe llevarlo al para su correspondiente actualización en el formato Listado Maestro de Documentos, GC- FRT DIAGRAMA DE FLUJO

11 ELABORACIÓN Y CONTROL DE Página 11 de 13 Solicitante o Representante Gerencia Comité de Responsable Designado Modificación INICIO Necesidad de crear o modificar Creación o modificación No FIN Si Solicitud de elaboración de GC-FRT-002 Solicitud para elaboración o modificación de s Evaluación de la solicitud Verificación s afectados No Aprueba FIN Si GC-FRT-002 Solicitud para elaboración o modificación de s Designación responsable elaboración en borrador Modificar s afectados Elaboración nuevo en borrador 1

12 Página 12 de REFERENCIAS Norma NTC-ISO 9001:2008. Sistema de Gestión de la. Requisitos. Norma NTC-ISO 9000:2005. Sistema de Gestión de la. Fundamentos y vocabulario.

13 Página 13 de ANEXOS Anexo 1. Listado Maestro de Documentos, GC-FRT-001. Anexo 2. Solicitud para Elaboración o Modificación de Documentos, GC-FRT-002. Anexo 3. Control de distribución de Documentos, GC-FRT CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN DESCRIPCION FECHA 01 Original 30 de marzo de Se modifico el cuadro del punto 5.4 Contenido de los s. 2. Se traslado la actividad no.8 a la no.11 con el objetivo de especificar que el cambio de otros s que se viesen afectados se realizarían luego de la aprobación del. 3. Se modifico el paso no.10 eliminando la firma de quien elabora. 4. Se elimino la actividad 12, 13 y 14 como requisito y se combino la revisión previa a la aprobación en el paso nuevo paso no Se modifico la actividad 18, adecuando el archivo y el control de s a la intranet. 6. Se elimino las actividades 19, 20 y 21 por su obsolescencia gracias a la implementación de la intranet. 7. Se modifico el numeral 5.3 y la aprobación se puso en cabeza del representante de la gerencia para el SGC. 8. Se modifico el numeral 5.4 puesto que el contenido de los s se aplican actualmente de una forma diferente. 9. Se modifico el numeral por cuanto el pie de página ahora solo debe contener los nombres de quien elabora y quien aprueba sin necesidad de firmas. 10. Se modifico el numeral 5.8 adecuando y el flujo grama teniendo en cuenta la nueva forma de archivo y el control de s desde la intranet. 31 de enero de 2012