PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD

Transcripción

1 Página: 1 de 5 marzo OBJETIVO: Definir los pasos a seguir para el adecuado control de la producción, manejo y resguardo en archivo de trámite de los registros de calidad. 2.0 ALCANCE: Desde la recepción, identificación, producción, concentración del registro hasta su control permanente o su baja definitiva. 3.0 CAMPO DE APLICACIÓN: Aplica a todas las Unidades Administrativas en sus procesos certificados, registros de la calidad de la organización, sean de origen interno o externo. 4.0 REFERENCIAS: Norma ISO 9001:2008 Manual de Calidad LAIPES: Ley de acceso a la información del Estado de Sonora Ley 167: Ley que regula la Administración de documentos, Administrativos e Históricos Reglamento de la Ley de presupuesto, egresos de la Administración Pública Estatal Ley de las responsabilidades de los Servidores Públicos y los Municipios Ley Orgánica del Poder Ejecutivo. 5.0 DEFINICIONES: SICE: Sistema Institucional de Calidad Educativa. Registros de Calidad: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas de los Procesos Certificados. Registros de Calidad de Origen Externo: Son aquellos que dan evidencia del cumplimiento de algún requerimiento del sistema de Calidad, pero que dada la naturaleza de los mismos, son originados por alguna entidad externa (Certificados de calibración de equipos, Certificados de análisis de los proveedores, constancia de capacitación externa, etc.). Registros de Calidad de origen Interno: Son aquellos que son mantenidos, archivados y consultados a través del llenado de los formatos que son llevados electrónicamente en las diferentes áreas del Despacho. Producción: registros producidos o generados por la oficina responsable. Archivo de Trámite: expedientes activos que se encuentra en las oficinas. Tiempo de Retención: tiempo que se conservan los registros en los archivos de las oficinas. Ordenamiento: manera en que los registros son acomodados u ordenados dentro del SICE y son foliados automáticamente por el Sistema de Gestión de Calidad Soporte: material en que se registra la información: papel electrónico, audiovisual y cinta magnética. Donde se almacena: ubicación física de los registros de trámites. Destino final: registros enviados al archivo de concentración, especificando el tiempo de resguardo acorde a su valor documental con su destrucción. Clasificación de la Información: en acuerdo a la LAIPES en: pública, confidencial y reservada (en éste caso debe contarse con el acuerdo de reserva). Tipo de Registro: registro que puede ser original, copia original y fotocopia. COP DGC06 Copia no controlada

2 Página: 2 de 5 Responsable del registro: persona encargada de resguardar el registro correspondiente (puesto responsable). SIA: Sistema Integral de Archivo. 6.0 RESPONSABILIDADES: Es responsabilidad del jefe de área el que este procedimiento se aplique en todos aquellos registros de calidad de su área de competencia, así como el analizar la importancia de incorporar o dar de baja cualquier registro de calidad. Es responsabilidad de cada dueño de procedimiento generar y mantener actualizada su lista maestra de registros del área a su cargo, además de él enviar copia de la misma al Coordinador de Calidad. Es responsabilidad del Coordinador de Calidad el mantener actualizado el listado maestro de registros de calidad. Es responsabilidad de cada dueño del procedimiento que los registros de calidad se clasifiquen y archiven acorde.a lo establecido por las disposiciones del Sistema Integral de Archivos (SIA). Los jefes de Área efectuarán la instrucción de aquellos registros que cumplan con el tiempo de retención y no tengan como destino el archivo de concentración, con base a la normatividad establecida. 7.0 DESARROLLO: 7.1 La identificación de los registros se lleva a cabo por los títulos de cada formato y por los datos genéricos que cada formato de registros contiene como pueden ser; fecha de ejecución, responsable, área de trabajo en caso de los registros internos o bien por los datos que ya contienen los registros en el caso de los externos (nombres, fechas, responsables, entidad que lo emite). 7.2 Los dueños de los procedimientos son responsables de elaborar una lista maestra de registros de calidad, el tiempo de retención de cada registro, de cada procedimiento de acuerdo a las necesidades propias del proceso que lo generó, y las disposiciones del Sistema Integral de Archivos. El tiempo es indicado en la sección de REGISTROS de cada procedimiento, así como el lugar de resguardo. Los registros del sistema de calidad deben estar referenciados en la lista maestra de registros de calidad, donde aparece también el área de conservación y su tiempo de retención. 7.3 Las áreas que reciben copia de algún registro, no les obliga el tiempo de resguardo impuesto al original, a menos que sea la copia original. En el caso de quienes conserven copia del registro mencionado, su tiempo de guarda se sustenta en disposiciones del SIA. 7.4 Registros de origen externo. Se encuentran considerados en la lista maestra de Registros de Calidad y se les trata con las mismas condiciones de cuidado que los generados internamente. Ejemplo de Registro de Origen Externo: Constancias de capacitación. Informe de Auditorías externas. Certificados de Calidad. Algún otro que apoye para dar evidencia del cumplimiento con lo establecido con el Sistema, identificando dicho escrito con una I si es interno y con E si es

3 Página: 3 de 5 externo. Oficios de otra Dependencia. Peticiones Ciudadanas. Notificaciones. Documentos SEP 7.5 Altas y Bajas de Registros de Calidad: cualquier registro nuevo que desee incorporarse al Sistema de Calidad, o bien cualquier registro que se desee dar de baja, debe notificarse por escrito al Coordinador de ISO y Director General argumentando la razón y estos definirán si se aprueba la solicitud En el caso de bajas un registro no podrá darse de baja hasta que se tenga la seguridad de que no se menciona en ningún documento, si esto genera cambios en los documentos estos deberán llevarse a cabo. 7.6 Los registros de calidad se elaborarán con base en el Sistema de Gestión de Calidad y las disposiciones del SIA, en las listas maestras de calidad 7.7 El método de ordenación del registro será en acuerdo a los criterios que defina la Dirección y los cuales pueden ser los siguientes: Por Fecha Por Orden Alfabético Por Proveedor Por Cliente Por Número de Folio etc. 7.8 Lugar de archivo: El donde esta archivado el registro, debe asegurar que el registro no sufra daño o deterioro durante su conservación. 7.9 Responsable del archivo: el encargado del sistema SIA es responsable de mantener el archivo de los registros de su área, de manera que estén accesibles y en lugares que eviten su deterioro Tiempo de retención: este período está definido en cada uno de los procedimientos del sistema de calidad. Los tiempos se definen en función de los siguientes aspectos: por su utilidad, por cuestiones contractuales, por cuestiones legales o por garantías Disposición final del registro: una vez que los registros cumplan con su tiempo de vida, estos deberán ser destruidos por los encargados del sistema SIA, primero para evitar un uso no previsto y segundo para ahorrar espacio en el archivo Actualidad de los formatos: la manera de identificar la versión más actual del formato que se utiliza para evidenciar los resultados de alguna actividad, es mediante la lista maestra de formatos Llenado de espacios vacíos: cada encargado del sistema SIA es responsable de revisar todos los espacios vacíos que no estén llenado en un registro, sean marcados o rellenos con una línea o poner la frase no aplica en caso de así requerirse 8.0 MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO: La medición de la eficacia de este procedimiento, se lleva a cabo a través de las Auditorías Internas de Calidad. 9.0 FORMATOS:

4 Página: 4 de 5 Lista Maestra de Registros de Calidad REGISTROS: Formato de Lista Maestra de Registros de Calidad ANEXOS: Diagrama de flujo

5 Página: 5 de 5 INICIO 1 Se identifican los registros FIN Elaborar Lista Maestra de Registros de Calidad Identificar Registros Externos Se identifica mediante su nombre genérico todo registro de origen externo. Se notifica por escrito altas y bajas de registros de calidad. En caso de baja de algún registro, darlo de baja hasta tener seguridad que no afecte ningún documento Los registros se elaborarán en base a: SGC y SIA Método de ordenación de acuerdo a criterios de cada Dirección

6 Página: 6 de 5 ELABORÓ: REVISÓ: AUTORIZÓ: C.P. Alejandro García Suárez Campos Coordinador ISO C.P. Alejandro García Suárez Campos Coordinador ISO Mtro. Carlos M. Salazar Granillo Director GeneralSubsecretario de Educación Básica.