GSA-P-14 CONTROL DE CALIDAD EN PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS

Transcripción

1 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Definir una metodología que permita garantizar el control de la calidad de los productos y servicios en desarrollo de los Proyectos Archivísticos, de acuerdo con los requisitos acordados por las partes y formalizados en el Plan Proyecto y las fichas de intervención de series y asuntos. 2. ALCANCE Aplica a la ejecución de actividades en desarrollo de los proyectos archivísticos que lidera la Coordinación de Proyectos Archivísticos de la Subdirección de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos. 3. REQUISITOS LEGALES (NORMOGRAMA) Y/O INSTITUCIONALES Los siguientes son los requisitos legales, normativos e institucionales que regulan la ejecución de las actividades asociadas a este procedimiento: Constitución Política de Colombia. Ley 80 de 1993: Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública Ley 594 del 2000,.por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. Decreto 1080 de 2015 Decreto único reglamentario Sector Cultura. Acuerdo 48 de Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 -conservación de documentos-, del reglamento general de archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental". Acuerdo 038 de 2002, por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos. Acuerdo 49 de Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos el reglamento general de archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Decreto 1100 del 17 Junio de 2014 "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008 en lo relativo al Patrimonio Cultural de la Nación de naturaleza documental archivística y la Ley 594 de 2000 y se dictan otras disposiciones" Metas Mensuales a Cumplir por Contrato de Prestación de Servicios 2014 Ley 872 de 2003 por la cual se crea el Sistema de gestión de en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios Ley 1150 de 2007: Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos. Se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos Decreto 4485 de Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica calidad Gestión Pública. Decreto 1515 de 2013 "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones NTC GP 1000:2009. NTC ISO 14001: Sistema de Gestión Ambiental

2 Página 2 de 5 Acuerdo 004 DE 2013 Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental Acuerdo 5 de 2013 Por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones Decreto 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado". 4. DEFINICIONES Acciones preventivas: las que se planean para evitar una futura No conformidad Acciones correctivas: las que se aplican para eliminar una no conformidad a causa de un problema Acciones de mejora: con las que se evidencia la mejora del SGC, más que su mantenimiento, no son exactamente correcciones, acciones correctivas o preventivas. Se aplican para lograr que lo que se hace bien se haga mejor, estas acciones incrementan la capacidad de respuesta al usuario. Criterios de aceptación: definición de los factores que se verificarán para comprobar si un producto o servicio cumple con los estándares de calidad requeridos Evidencias: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Servicio: Es el resultado de llevar a cabo necesariamente al menos una actividad en la interfaz entre el proveedor y el cliente y generalmente es intangible Producto: Resultado de un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan. Validez estadística: Capacidad que tiene un instrumento de medición para cuantificar de forma significativa y adecuada el rasgo para el que fue diseñado, considerando la universalidad y exhaustividad de la población. 5. CONDICIONES GENERALES 5.1. Aplicación de buenas prácticas Desde el momento que inicia la fase de producción del Proyecto, los Líderes, Profesionales y Tecnólogos de apoyo deben garantizar que el personal operativo esté debidamente entrenado, comprenda los procesos que deben aplicar y se haga seguimiento a la forma en que los aplican Definición de criterios de aceptación De acuerdo con el tipo de intervención de archivos a ejecutar o el tipo de servicio archivístico a prestar, teniendo en cuenta los compromisos contractuales, lo definido en el Dirección y sus documentos subsidiarios y aplicando la normatividad pertinente, el Líder debe establecer cuáles son los aspectos que durante el proceso de control de calidad se verificarán para establecer si los productos o servicios cumplen con los requisitos establecidos. Estos criterios se listarán en el Registro de criterios de aceptación Definición de la muestra Si la definición de las características de la muestra se acuerda con el cliente, se deben replicar internamente, en el Proyecto, las mismas condiciones para aplicar controles de calidad, antes de liberar los productos. Cuando se trate de un servicio se verificarán las evidencias de una muestra representativa

3 Página 3 de 5 que respalden el cumplimiento de los requisitos acordados con el cliente. La muestra debe tener validez estadística garantizando que se aplique el procedimiento de control de calidad para los productos o servicios generados por cada uno de los participantes en el Proyecto CONTROL OPERACIONAL AMBIENTAL Dentro de las actividades definidas en el presente procedimiento se identifica como aspectos ambientales significativos el consumo de papel y de energía eléctrica derivada de los aparatos informáticos utilizados para este fin. Tales aspectos generan principalmente el consumo de recursos naturales (agua, energía, madera, entre otros) junto con la generación de residuos sólidos aprovechables (papel) y la generación de emisiones atmosféricas derivada de la producción de energía eléctrica Consumo de papel Los registros generados durante la ejecución del procedimiento sugieren el alto consumo de papel al interior del área, de tal forma que el control inicial que se determinará para este procedimiento será el uso de buenas prácticas de consumo y de ahorro de papel que serán: a. Controlar el número de impresiones: En el desarrollo de las actividades se controlará que los documentos que se impriman serán únicamente aquellos que sean estrictamente necesarios. b. Uso de correo electrónico: Todo documento que se maneje en calidad de borrador y que requiera correcciones deberá ser manejado mediante correo electrónico. c. Reutilizar el papel impreso por una cara: si es necesario imprimir algún documento que no sea el definitivo, se hará en papel que ya haya sido utilizado por una cara del papel. d. Impresión a doble cara: Aquellos documentos que deben imprimirse estrictamente, se deberán imprimir por ambas caras del papel, con el fin de ahorrar la mayor cantidad de papel Consumo de energía eléctrica Los servidores públicos encargados de realizar los procesos de consulta y expedición de comunicaciones, al finalizar cada jornada de trabajo o al ausentarse de su puesto de trabajo por un periodo mayor a una (1) hora, tendrán el compromiso de verificar que los Aparatos Eléctricos y Electrónicos utilizados en dichas tareas, sean apagados en su totalidad (incluso su estabilizador). 6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Determinar, los puntos de control, el tamaño de la muestra y los porcentajes sobre los que se verificará el cumplimiento de criterios de aceptación, conforme a lo definido en el que hace parte del Dirección Definir criterios de aceptación de acuerdo con los requisitos de calidad registrados en las fichas de intervención de series y asuntos y el calidad. GSA-F-24 Líder de Proyecto 3. Reportar al proceso de Aseguramiento de la los Correo electrónico y

4 Página 4 de 5 criterios de aceptación para que conformen los reportes de calidad electrónicos que permitan cuantificar, interpretar en términos porcentuales los tipos de error que se presenten y generar estrategias de mejora continua. Líder de Proyecto 4. Realizar seguimiento al plan de acción contemplado en la acción correctiva, preventiva o de mejora propuesta. Registro Control de ESC-F-07 ESC-F-07 Profesional Aseguramiento 5. Elaborar archivo electrónico para capturar resultados de confrontación de unidades documentales o evidencias del servicio contra los criterios definidos en el Registro Control de y entregar al Líder del Proyecto para su implementación. Base de datos Profesional Aseguramiento 6. Seleccionar las unidades documentales o las evidencias de prestación de servicios que conformarán la muestra a la que se le aplicará el control de calidad empleando criterios de validez estadística (Homogeneidad y Representatividad) de acuerdo con las características propias de las unidades documentales o el tipo de servicio. GSA-F-24 Líder o su representante 7. Confrontar las unidades documentales o las evidencias del servicio contra el Registro y registrar sus resultados. Técnicos Realizar informe de confrontación de la unidades documentales y tratamiento Devolver unidades documentales que no cumplen con los criterios de aceptación para que sean corregidas de inmediato por parte del responsable de su intervención o informar a quien prestó el servicio sobre los criterios de aceptación que no se cumplieron para que aplique los correctivos de inmediato. Informe Base de datos 10. Verificar que se aplique oportunamente las correcciones a que haya lugar. 11. Capturar y tabular los resultados registrados en las Listas de Chequeo. 12. Base de datos registro resultados de

5 Página 5 de 5 Analizar tipos de errores frecuentes, identificar sus causas, calificar su impacto y la prioridad para minimizar su ESC-F-07 ocurrencia. 13. ESC-F-07 Establecer acciones correctivas para el tratamiento de los errores evidenciados en la documentación intervenida y los servicios prestados, con el propósito de eliminar la causa raíz de su origen. 14. Verificar la eficacia de las actividades implementadas como acciones correctivas. 7. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Los cambios en este documento se identifican en la siguiente tabla: ESC-F-07 / Profesional SIG VIGENCIA VERSIÓN IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS RESPONSABLE Emisión del documento Líder proceso Gestión Servicios Archivísticos