I. Disposiciones generales

Transcripción

1 30852 I. Disposiciones generales Consejería de Presidencia, Justicia e Igualdad 5864 ORDEN de 21 de noviembre de 2013, por la que se aprueba el esquema de metadatos en el ámbito de la administración electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias. La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos, regulando los aspectos básicos de la utilización de las tecnologías de la información en la actividad administrativa, en las relaciones entre las Administraciones Públicas, así como en las relaciones de los ciudadanos con las mismas con la finalidad de garantizar sus derechos, un tratamiento común ante ellas y la validez y eficacia de la actividad administrativa en condiciones de seguridad jurídica, constituyendo, por tanto, un hito incuestionable para la modernización de las Administraciones Públicas. Esta Ley tiene una marcada incidencia en el ámbito de la gestión y archivo de los documentos administrativos al regular en el Capítulo IV de su Título Segundo, relativo al régimen jurídico de la administración electrónica, aspectos tan fundamentales como el documento administrativo electrónico, las copias electrónicas de documentos, así como el expediente y archivo electrónicos. En el ámbito de nuestra administración autonómica, estos aspectos han sido desarrollados en el Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, en cuyo Capítulo VII, se establece la política de gestión, conservación y archivo de los documentos electrónicos, estableciendo las características que deben tener estos, regulando la compulsa y digitalización de documentos e introduciendo el concepto de metadato como pieza fundamental en toda la gestión de los documentos electrónicos. En este último sentido su artículo 36.2 establece que <<los documentos electrónicos utilizados en la actividad administrativa susceptibles de ser integrados o no en un expediente electrónico, deberán tener asociados metadatos que permitan su contextualización en el marco del órgano u organismo público, el área material de competencia o función y el procedimiento administrativo al que corresponde>>. El apartado 4º de este mismo precepto normativo dispone asimismo que el establecimiento de los metadatos mínimos obligatorios que deben ser asociados a los documentos electrónicos deberá ajustarse a las especificaciones que se establezcan en el Esquema Nacional de Interoperabilidad (en adelante ENI) aprobado por el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero. Por su parte, el artículo 38 del mismo Decreto 19/2011, de 10 de febrero, al regular el expediente electrónico y con el fin de garantizar su interoperabilidad, establece, en su apartado 4º, que su estructura y formato se sujetarán a lo que se establezca al respecto por el Esquema Nacional de Interoperabilidad. Asimismo, el citado Decreto 19/2011, de 10 de febrero, en su Disposición Adicional Cuarta establece las políticas, protocolos y normas técnicas que la Consejería competente en

2 30853 materia de procedimientos administrativos, gestión documental y archivos, administración electrónica y telecomunicaciones y nuevas tecnologías debe aprobar para el impulso e implantación de la administración electrónica en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, entre las que se encuentra la aprobación del esquema de metadatos que garantice tanto la intraoperabilidad como la interoperabilidad. Por cuanto antecede, visto el informe de la Comisión Superior de Tecnologías de la Información de fecha 5 de junio de 2012, y en el ejercicio de las competencias que me atribuye la citada Disposición Adicional Cuarta del Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, D I S P O N G O: Artículo 1.- Objeto y ámbito de aplicación. 1. La presente Orden tiene por objeto aprobar el esquema de metadatos en el ámbito de la administración electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias que se incorpora como anexo. 2. Esta Orden será de aplicación a todos los sistemas que, en el ámbito de la administración electrónica, se utilicen por los órganos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y sus entidades de derecho público y organismos autónomos dependientes para gestionar los documentos electrónicos durante la fase activa o de trámite hasta que sean transferidos al sistema de archivo electrónico corporativo. Disposición Adicional Única. Facultad para dictar instrucciones de interpretación y aplicación. Se faculta a la Inspección General de Servicios y a la Dirección General de Telecomunicaciones y Nuevas Tecnologías, para dictar las instrucciones que sean necesarias para la correcta interpretación y aplicación de la presente Orden. Disposición Final. Entrada en vigor. La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de Canarias. Santa Cruz de Tenerife, a 21 de noviembre de EL CONSEJERO DE PRESIDENCIA, JUSTICIA E IGUALDAD, Francisco Hernández Spínola.

3 30854 A N E X O ESQUEMA DE METADATOS EN EL ÁMBITO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANARIAS 1. INTRODUCCIÓN 2. METADATOS DE DIGITALIZACIÓN METADATOS DE GESTIÓN 3. METADATOS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS 3.1. VERSIÓN NTI 3.2. NOMBRE 3.3. DESCRIPCIÓN 3.4. IDENTIFICADOR 3.5. ÓRGANO 3.6. FECHA DE CAPTURA 3.7. ORIGEN 3.8. SENSIBILIDAD DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL 3.9. CLASIFICACIÓN DE ACCESO ENS VERIFICACIÓN DE INTEGRIDAD TIPO DOCUMENTAL ESTADO DE ELABORACIÓN IDENTIFICADOR DEL DOCUMENTO ORIGEN NOMBRE DEL FORMATO FIRMA TIPO DE FIRMA VALOR CSV DEFINICIÓN GENERACIÓN CSV REGISTRO 4. METADATOS DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES 4.1. VERSIÓN NTI 4.2. NOMBRE 4.3. DESCRIPCIÓN 4.4. IDENTIFICADOR 4.5. ÓRGANO 4.6. FECHA DE APERTURA DEL EXPEDIENTE 4.7. FECHA DE CIERRE DEL EXPEDIENTE 4.8. SENSIBILIDAD DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL 4.9. CLASIFICACIÓN DE ACCESO ENS CLASIFICACIÓN CÓDIGO DE LA SERIE DOCUMENTAL DENOMINACIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL ESTADO INTERESADO

4 TIPO DE FIRMA DEL ÍNDICE VALOR CSV DEL ÍNDICE DEFINICIÓN GENERACIÓN CSV DEL ÍNDICE 5. METADATOS DE ARCHIVO 1. Introducción. Las organizaciones que quieran incorporarse a modelos de gestión de calidad y abordar con garantías la administración electrónica deben contar con sistemas corporativos de gestión de documentos que se ajusten a la normativa internacional y que garantice la continuidad de sus actividades con eficiencia y seguridad jurídica. El sistema de gestión de documentos electrónicos de una organización debe integrarse en el conjunto de los sistemas de gestión de la organización y se articula sobre el ciclo de vida del documento. En nuestra Administración la gestión documental está integrada en la producción administrativa, entendiendo como tal: el conjunto de operaciones y técnicas, integradas en la gestión administrativa general que, basadas en el análisis de la producción, tramitación y valor de los documentos, se dirigen a la planificación, el control, el uso, la conservación y la transferencia o eliminación de los documentos con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable (artículo 3 del Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias). Fig. 1. Gestión documental/gestión administrativa/ciclo de vida de los documentos.

5 30856 El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica (en adelante ENI) define el ciclo de vida del documento electrónico como el conjunto de las etapas o períodos por los que atraviesa la vida del documento, desde su identificación en un sistema de gestión de documentos, hasta su selección para conservación permanente, de acuerdo con la legislación sobre Archivos de aplicación en cada caso, o para su destrucción reglamentaria. El ciclo de vida de un documento debe abarcar todas las fases de este, es decir, desde que se crea o se recibe en las unidades administrativas hasta que se transfiere al Archivo una vez concluida su tramitación, para ser conservado o eliminado reglamentariamente en base a los valores establecidos en su tabla de valoración documental (artículo 20, Decreto 160/2006). De otra parte, nuestra Administración está estructurada orgánicamente en Departamentos. Cada Departamento, por norma legal, tiene asignadas unas funciones y unas áreas de actuación. En el desarrollo de estas funciones, la actividad administrativa está sustentada en procedimientos, procesos y servicios. Los procedimientos administrativos se dividen en fases, trámites y tareas. En la ejecución de los trámites y de las tareas es necesario gestionar una gran cantidad de información. La mayoría de esta información está en formato documento. Por tanto, los documentos son prueba de la producción administrativa, la cual viene regulada por los procedimientos, políticas y normativas. El Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, en el Capítulo VII dispone la política de gestión, conservación y archivo de los documentos electrónicos estableciendo sus características e introduciendo el concepto de metadato como pieza fundamental en toda la gestión de documentos electrónicos. En su artículo 36 se entiende como metadato cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento. Y además obliga a que los documentos utilizados en la actividad administrativa susceptibles de ser integrados o no en un expediente electrónico, deberán tener asociados metadatos que permitan su contextualización en el marco del órgano u organismo

6 30857 público, el área material de competencia o función y el procedimiento administrativo al que corresponde. Los metadatos han sido definidos como datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo. Según la norma UNE-ISO 23081, Metadatos para la Gestión de Documentos, un esquema de metadatos es un plan lógico que muestra las relaciones entre los elementos de metadatos, incorporando normalmente un conjunto de reglas, incluidas aquellas relacionadas con la semántica y la sintaxis, que permiten la gestión de metadatos. Si el esquema se basa en estándares de propósito general, sus metadatos irán destinados principalmente a la localización y recuperación de información. Si incorpora además metadatos específicos como la clasificación, acceso, periodos de retención, etc. de los documentos, el esquema servirá además para llevar a cabo acciones de gestión documental. El Real Decreto 4/2010 ENI, anteriormente citado define los metadatos de gestión de documentos como información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan. Además, los metadatos proporcionan cobertura a los diferentes procesos que tienen lugar a lo largo del ciclo de vida del documento electrónico. Así, mediante la asignación de los metadatos se facilita que los documentos: Puedan probar que son genuinos. Sean exactos y se pueda confiar en ellos. Permanezcan completos e inalterados. Se mantengan seguros frente al acceso, la alteración o el borrado no autorizados. Se puedan encontrar, recuperar y leer. Estén relacionados con otros documentos pertinentes. El apartado VII de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos, aprobada por Resolución de fecha 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, establece la manera en que las organizaciones han de gestionar los metadatos: Asignación de metadatos. 1. Las organizaciones garantizarán la disponibilidad e integridad de los metadatos de sus documentos electrónicos, manteniendo de manera permanente las relaciones entre cada documento y sus metadatos. 2. La implementación de los metadatos de gestión de documentos electrónicos para su tratamiento y gestión a nivel interno será diseñada por cada organización en base a sus necesidades, criterios y normativa específica.

7 Los metadatos de gestión de documentos electrónicos se articularán en esquemas de metadatos que responderán a las particularidades y necesidades específicas de gestión de cada organización. 4. El Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-emgde), disponible en el Centro de Interoperabilidad Semántica, que incluye los metadatos mínimos obligatorios, definidos en las Normas Técnicas de Interoperabilidad de Documento electrónico y Expediente electrónico, así como otros metadatos complementarios pertinentes, podrá ser utilizado como referencia para la adecuación a los requisitos de interoperabilidad en materia de gestión documental. Por tanto la forma de implementación de los metadatos de los documentos electrónicos para su tratamiento y gestión a nivel interno es libre y será diseñada por cada organización en base a sus necesidades, criterios y normativa específica. Debe garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos y de sus documentos electrónicos, manteniendo de manera permanente las relaciones entre el documento y sus metadatos. El esquema de metadatos que se presenta en el presente documento mantiene las características principales que sugiere UNE-ISO y en el contexto de UNE-ISO para la gestión de los documentos de archivo, formando parte de la política corporativa de gestión de documentos electrónicos. En su estructura se ha dado prioridad a la comprensión y facilidad de aplicación de los metadatos. En este sentido se han considerado dos entidades: Documento: información estructurada en cualquier formato creada, recibida y mantenida como evidencia por una organización o persona en cumplimiento de obligaciones legales o para actuaciones de gestión. Expediente: conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo cualquiera que sea el tipo de información que contengan. Asimismo se han establecido diferentes tipos de metadatos: Metadatos de Digitalización. Metadatos de Gestión. Metadatos de Intercambio. Metadatos de Archivo. Cada metadato se describe utilizando la siguiente estructura:

8 Boletín Oficial de Canarias núm Metadatos de digitalización. Los metadatos obligatorios de digitalización son los indicados en el documento Protocolo de digitalización de documentos de la Administración Pública de la Comunidad Autó- noma de Canarias, aprobado por Orden del Consejero de Presidencia, Justicia e Igualdad de fecha 23 de abril de Estos metadatos permitirán la conversión de documentos en soporte papel en documentos electrónicos, y su incorporación al sistema de gestión de documentos electrónicos y/o al expediente electrónico. Metadatos de gestión. Los metadatos de gestión son los que permiten contextualizar los documentos y garantizar su gestión, conservación y accesibilidad a lo largo de todo su ciclo de vida y se establecen para las dos entidades documento y expediente: Metadatos de gestión de documentos. Metadatos de gestión de expedientes.

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27 Boletín Oficial de Canarias núm Metadatos de archivo. Los metadatos de archivo y conservación a largo plazo estarán gestionados por la aplicación corporativa de documentos en fase de archivo -SPERIA- y se integrarán con el Archivo Digital a través de los metadatos de: Código de la serie documental Nombre de la serie documental. Estos metadatos de archivo y conservación a largo plazo serán establecidos en el documento de Política de gestión documentos electrónicos y archivo electrónico.