PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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1 1. OBJETIVO Definir la metodología para elaborar, revisar, actualizar, aprobar y controlar todos los documentos y registros del Sistema de Gestión Integral 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a toda la documentación del Sistema de Gestión Integral 3. DEFINICIONES 3.1 Documento: Información y su medio de soporte. 3.2 Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. 3.3 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. 3.4 Manual de Gestión Integral: Es un Documento que especifica el sistema de la Gestión Integral de una organización. 3.5 Copia Controlada: Copia de documentos aprobados que debe mantenerse actualizado por cualquier motivo. 3.6 Documento Obsoleto: Documento que fue utilizado por la empresa pero que en la actualidad ya no la utiliza. 3.7 Listado Maestro de documentos: Relación de Documentos Internos y Externos del Sistema de Gestión Integral que maneja la empresa. 3.8 Listado Maestro de Registros: Relación detallada de todos los registros que aplican al Sistema de Gestión Integral. 3.9 Documento de Origen Externo: Documentos que no se originan dentro de la empresa pero proporcionan datos asociados al Sistema de Gestión Integral Formato de Registros: Documento que obedece un patrón determinado y es útil para registrar datos e información en general. 4 RESPONSABILIDAD El responsable de ejecutar control sobre la aplicación de este procedimiento el Coordinador SGI, en coordinación del Representante de la Dirección del SGI CONTROL DE DOCUMENTOS

2 Identificación de la documentación del Sistema de Gestión Integral Los documentos del Sistema de Gestión Integral serán identificados a través del nombre del documento, la fecha de emisión y versión vigente en el encabezado de cada documento. Adicional a esto, todo documento debe llevar en su pie de página la siguiente nota: Este documento es propiedad privada de AVV Consultoría SAS, las versiones vigentes y actualizadas se Elaboración, revisión y aprobación de los documentos antes de su emisión: La documentación de los Sistemas de Gestión la elabora o actualiza el Coordinador HSQ, según las necesidades de los procesos que sean identificadas transmitidas por los jefes de área y sí considera que son pertinentes. Se deben cumplir los requerimientos de las normas aplicables y este procedimiento. Los documentos del Sistema de Gestión Integral, serán por cada dueño de proceso y la revisión final la realizará el Gerente General previo a la aprobación final del documento se dejará evidencia de ratificación de aprobación de los documentos aprobados en ese periodo en el Comité HSEQ correspondiente. La documentación del Sistema de Gestión Integral será aprobada por el Gerente General. Toda la documentación vigente que ha sido revisada y aprobada y que por ende deberá ser utilizada dentro del Sistema de Gestión Integral será colgada en la página web de la empresa, en el link asignado denominado SGI Identificación de cambios de documentos: La identificación de cambios, serán controlados por medio de la versión y la fecha de emisión la cual se encuentra en cada documento.

3 Adicional a esto habrá en cada documento una tabla de control de cambios en donde se llevará la historia de cada uno de los cambios efectuados. (Ver tabla) CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE CAMBIO DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REALIZADO 1 01/09/2011 Primera emisión NOTA 1: La tabla de control de cambios no aplica para los formatos. Y la versión vigente siempre estará aprobada y disponible en la página web de la empresa en el link denominado SGI Distribución de documentos: Para controlar el acceso a las versiones vigentes y a los puntos de uso destinados para cada fin, la empresa cuenta con la página donde reposa toda la documentación del SGI. En el caso que algún funcionario no tenga acceso a un PC, este podrá solicitar a la coordinación del SGI del SGC para que este le haga entrega de la documentación requerida, quién deberá ingresar dicha distribución al listado maestro de documentos. La documentación controlada susceptible a ser actualizada será aquella que se encuentre registrada en el Listado Maestro de Documentos Legibilidad de los documentos: La legibilidad de los documentos se garantiza gracias a que toda la documentación se encuentra en medio electrónica en la página web de la empresa en el link denominado SGI. NOTA 1: En el caso que se llegará a contar con copias controladas impresas el responsable de la copia deberá velar por que éste documento se encuentre debidamente protegido y alejado de elementos externos que puedan afectar su legibilidad. Eje: (Archivo, carpeta, fólder, biblioteca, entre otros) NOTA 2: Con el fin de proteger la documentación del Sistema de Gestión Integral, se realiza una copia de seguridad en medio magnético en el computador del Coordinador del HSQ que será realizada según la actualización de documentos Identificación y control de distribución de los documentos externos: Todos los documentos de origen externo serán identificados por medio del nombre que preserve su carátula, adicional a esto serán ingresados al: listado maestro de documentos La distribución y acceso a estos estará sujeto a la persona que lo requiera en cada uno de los procesos. NOTA 1: Cada responsable de proceso deberá velar por que los documentos de origen externo que sean extraídos de sus puntos de uso, retornen al mismo tan pronto hayan sido consultados.

4 Identificación y control de documentos obsoletos: Los documentos obsoletos que por cualquier motivo la empresa decida conservar en medio magnético serán almacenados en una carpeta que dice Documentos Obsoletos en el Back up de la documentación del SGI. Los documentos obsoletos impresos deberán ser marcados con una línea en la mitad de la Hoja o cualquier otro distintivo que lo identifique como Obsoleto; para que así puedan ser reutilizados por la cara blanca CONTROL DE REGISTROS Identificación de los registros Los registros serán identificados con su respectivo nombre, fecha de vigencia y versión; además de esto deberán ser incluidos al listado maestro de registros creado para el Sistema de Gestión Integral. Nota: Los registro que sean diligenciados en formatos asignados por el cliente serán válidos y se les dará el mismo manejo que los formatos de la compañía Almacenamiento de los registros Todos los registros del Sistema de Gestión Integral, deberán ser archivados por cada dueño de proceso, con el respectivo nombre del registro y con la herramienta de conservación. Eje: (carpetas físicas o electrónicas, AZ, fólder, archivadores, entre otros) Pirámide documental La documentación se integra de forma ordenada y sistémica a fin de garantizar su correcta comprensión. Esto es, el sistema documental se construye sobre una estructura jerárquica de documentos a través de la siguiente pirámide documental; MANUALES CARACTERIZACION ES PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS OTROS: formatos. Registros, matrices, programas, otros documentos

5 Protección de los registros Todos los dueños de procesos deberán velar por la adecuada preservación de los registros, para ello es necesario almacenarlos según el numeral anterior y destinar espacios suficientes, amplios, alejados de cualquier factor externo que los pueda alterar como: Agua, humedad, exceso de luz, entre otros Los registros electrónicos se les deberán conservar un Backup en CD, USB o cualquier medio alterno que respalde dichos registros. (Mínimo una copia por mes) Legibilidad de los registros Para garantizar la legibilidad de los registros, estos deberán ser diligenciados en tinta imborrable, letra clara, deben estar libres de tachones, por otra parte deberán ser protegidos de cualquier elemento que los pueda deteriorar. Todo registro que sea recibido en FAX, deberá tomársele una fotocopia la cual será la que se conserve como registro en su debido archivo Recuperación de los registros La recuperación de los registros estará descrita en el listado maestro de registros creado para tal fin (cronológicamente, numérica, área, cliente, entre otros) Tiempo de retención de los registros El tiempo de retención de los registros será identificado por cada dueño de proceso según las necesidades, este tiempo deberá ser diligenciado en el listado maestro de Registro creado para tal fin Disposición de los registros Una vez los registros hayan perdido la vida útil del tiempo de retención, cada dueño de proceso deberá determinar la disposición de estos registros y deberá adelantar la actividad necesaria para dicha operación. La disposición de cada registro estará diligenciada en el listado maestro de registro creado para tal fin. 6. CONTROL DE REGISTROS No Aplica 7. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE CAMBIO DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REALIZADO 1 01/09/2011 Creación de documento 2 01/11/12 Se eliminan las definiciones de información, instructivo, plan de calidad.

6 Es reestructurado el documento (organización de numerales) Se modifican numerales del capítulo 5, excepto tiempo de retención de los registros, disposición de los registros. Se elimina el capítulo 6 Procedimiento. Se incluye anexo 1 al procedimiento. 3 15/11/2013 Actualización, revisión, cambio de logo, cambio página web. 4 09/12/2014 Se incluye la pirámide documental 5 14 / 01 / 2015 Se clarifica el como se aprueban los documentos del SG se incluye cargos que elaboran, revisan y aprueban. Se incluye la nota para el manejo de registros que son por parte de terceros. Elaboró: Revisó: Aprobó: Coordinador HSQ Gerente General Gerente General

7 ANEXO 1. ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO XXXXXXX FECHA VERSIÓN 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. RESPONSABILIDAD 5. GENERALIDADES 6. CONTROL DE REGISTROS 7. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE CAMBIO DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REALIZADO 1 24/10/2011 Primera emisión Elaboró: Revisó: Aprobó: Líder de Proceso Coordinador HSEQ Gerente General

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