3.2. CONTROL: Mecanismo para garantizar la disponibilidad de los documentos vigentes que conforman el sistema integrado de gestión.

Transcripción

1 Página 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer un registro maestro con los documentos y formatos utilizados en el Sistema de Gestión de Calidad. Es un formato que relaciona todos los documentos internos y externos existentes en la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores utilizando una codificación y estructura específica para su identificación. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los documentos de origen interno y externo de la entidad que hacen parte del Sistema, a excepción de los registros los cuales se controlan por medio de la implementación del Procedimiento para el Control de Documentos. 3. DEFINICIONES 3.1. APROBACIÓN: Autorización para la distribución y aplicabilidad de un documento por la persona idónea que tenga la autoridad para implementar el documento CONTROL: Mecanismo para garantizar la disponibilidad de los documentos vigentes que conforman el sistema integrado de gestión COPIA CONTROLADA: Copia de un documento que se entrega a un proceso y se asegura que se mantiene vigente COPIA NO CONTROLADA: Copia de un documento que se entrega a un proceso de carácter informativo o temporal y no se asegura su vigencia DIFUSIÓN: Utilización de cualquier medio de comunicación para hacer conocer la información de los procesos documentados DOCUMENTO: Es toda información perteneciente al sistema integrado de gestión que se registre y almacene en papel, en vídeo, en cinta magnética o en cualquier otro medio. Puede ser la descripción de un proceso, procedimiento o actividad/tarea, que se puede ver mediante diagramas de flujo, tablas, figuras, planos, videos, fotografías, muestras físicas, entre otras DOCUMENTOS EXTERNOS: Son los generados por organismos externos a la organización los cuales exigen condiciones que debe cumplir la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, para el normal desarrollo del sistema integrado de gestión DOCUMENTOS INTERNOS: Son los producidos e implementados dentro de la organización para interactuar directamente en el sistema integrado de gestión.

2 Página 2 de DOCUMENTO NO VIGENTE U OBSOLETO: Documento que se encuentra desactualizado ELIMINACIÓN: Retiro de un documento del SIG de circulación y destrucción de los no diligenciados, ya sea porque el proceso cambió y obligó a que se elaborara un nuevo documento, o porque el proceso dejo de ejecutarse o se fusionó con otro proceso o sistema integrado de gestión FORMATO: Documento empleado para el registro de información necesaria para realizar un proceso actividad específica, convirtiéndose así en un registro MODIFICACIÓN: Es la actualización de un documento con el fin de ponerlo a punto con relación a las mejoras en los procesos PROCEDIMIENTO: Forma especificada de efectuar una actividad. Documento que especifica los pasos que debe seguir un proceso o actividad REGISTRO: Es un documento debidamente diligenciado en el cual reposa una evidencia de una actividad realizada y la obtención de unos resultados planificados, para asegurar el cumplimiento y eficacia del SIG REVISIÓN: Actividad que consiste en verificar que el contenido de un documento corresponde a lo que se hace. 4. GENERALIDADES Este formato está relacionado con el código GA-GD-PD-005 del procedimiento de producción y control de documentos. Aplica para todos los documentos de origen interno y externo. 5. MARCO LEGAL 5.1. Norma NTC-GP: Norma ISO 19001: Ley 594 de CAMPOS DEL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS El formato se encuentra compuesto por las siguientes columnas: 6.1. PROCESO: Nombre del proceso que utiliza y es responsable del documento, de acuerdo con lo definido en el mapa de procesos. Tener en cuenta que no todo los procesos cuentan con sub- Proceso que es columna siguiente al proceso:

3 Página 3 de ORIGEN DEL DOCUMENTO: Identifica la fuente del documento, si es interno o externo. Se considera: Interno, aquel documento generado por algún proceso de las áreas de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, Externo corresponde a los documentos generados por otras entidades, el cual requiere de control, por tratarse de documentos que son consultados y/o utilizados frecuentemente por las áreas de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores TIPO DE DOCUMENTO: Identificar el tipo de documento de acuerdo con los identificados en el instructivo de codificación (manual, procedimiento, formato, entre otros) y todos aquellos documentos que adicionalmente sean generados por los procesos de la entidad de carácter interno o externo, entre otros.

4 Página 4 de CÓDIGO: Relacionar los caracteres que identifican el documento de acuerdo con la codificación de los documentos definida en el CE-MC-IN-002 Instructivo de codificación NOMBRE DEL DOCUMENTO: Identificar la denominación del documento que se controla a través del Listado Maestro de Documentos VERSIÓN: Relacionar la vigencia del documento de acuerdo con el control de versión establecido en el CE-MC-IN-002 Instructivo de codificación, donde se indica que siempre que se realice una modificación a un documento perteneciente al Sistema de Gestión de Calidad, se deben relacionar los cambios efectuados en el ítem de Control de cambios, lo cual también se verá reflejado en el control de cambio de versión de acuerdo a lo representativo que haya sido el cambio. El control de cambios describe brevemente las modificaciones realizadas al documento y se define la nueva versión que se genera por el cambio, para su respectivo control.

5 Página 5 de FECHA DE VIGENCIA: Identificar la fecha a partir de la cual el documento entra en vigencia y está implementado. Se utiliza el formato día-mes-año (dd-mm-aaaa) ESTADO DEL DOCUMENTO: Identificar la situación del documento, con las siguientes variables: Aprobado y Anulado 6.9. UBICACIÓN FÍSICA: Identificar la ruta de ubicación del documento, cuando se encuentra archivado físicamente. Relacionando la carpeta, caja y el estante.

6 Página 6 de CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS: Se divide en Archivo de Gestión, Archivo Central, Archivo Histórico que depende de la tabla de retención documental de cada área UBICACIÓN ELECTRÓNICA: Identificar la ruta de ubicación del registro, cuando se encuentra archivado digitalmente. Relacionando por lo menos el equipo del consultor, la carpeta, el nombre del archivo, entre otros o la intranet. 7. FORMATOS: 6.1 Formato 1: Listado Maestro GA-GD-FT DOCUMENTOS ASOCIADOS: 7.1 Manual Operativo de calidad. CE-MC-MO Instructivo de Codificación GA-GD-IN-002 TUTORIAL