FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA Establecimiento Público adscrito al Ministerio de Salud y Protección Social

Transcripción

1 FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA VIGENCIA CONTROL INTERNO CONTABLE 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO IDENTIFICA 1 Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos? Se tiene conocimiento claro tanto de los productos a suministrarse tanto a las áreas como a los órganos externos de Fonprecon. 2 Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable? Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable? Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte? Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte? Si, se tienen claramente identificados. Si, se tienen claramente identificados. No se cuenta con una política documentada, sin embargo, la información de las dependencias se reporta al proceso contable. No se cuenta con una política documentada, pero se recibe la información está debidamente informada y soportada. 6 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable medición monetaria? 7 Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente? 8 Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte? 9 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública? 10 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública aplicable para la entidad? 11 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación están soportados en documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos? 12 Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar su adecuada identificación? 1 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública? CLASIFICA 1 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable? Todas las transacciones se reflejan en pesos colombianos y representan toda la gestión de la entidad. La documentación soporte corresponde a actos administrativos, contratos, ejecución presupuestal, movimientos de almacén, nominas de pensionados y planta, valorización de inversiones, facturas, cuentas de cobro. Se evidencia dicha descripción en los soportes y se encuentran debidamente registrados en el SIIF. El grupo de contabilidad cuenta con profesionales idóneos para el cumplimiento de su labor, de acuerdo con los requisitos establecidos en el manual de funciones y competencias laborales de esta entidad. El grupo de contabilidad cuenta con cuatro contadores con amplia experiencia contable y se apoyan de un auxiliar administrativo. Se cuenta con los soportes idóneos. Se cuenta con los soportes idóneos. Los registros en SIIF se hacen según el catalogo preestablecido en el sistema, el cual es asignado por el funcionario responsable. Se incluyen los resultados de los procesos provedores de información en su totalidad, así como las depreciaciones, amortizaciones, ejecución de gasto e ingresos Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable clasificación en el Catálogo General de Cuentas? Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas por la entidad contable pública? La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta interpretación tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública? El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última versión publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación? La cuentas del plan general de contabilidad publica utilizadas en la contabilización de los registros económicos de la entidad han sido de fácil identificación y aplicación en lo que respecta a las actividades de la Entidad. Se ajustan a la operación de la Entidad Los registros incorporados a la contabilidad de la entidad han sido debidamente clasificados de acuerdo a la naturaleza de los hechos a registrar. Se aplica plenamente. Entidad en SIIF.

2 FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA VIGENCIA 201 Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas? Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo? Se ejecutan periódicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas? 1.1. REGISTRO Y AJUSTES Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad? Se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes? Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas? Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos? Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este último haya lugar? Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros? Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades de gobierno general y empresas públicas? El proceso contable opera en un ambiente de sistema de integrado de información y este funciona adecuadamente? Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, valorización, y agotamiento, según aplique? Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idóneos? Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad? Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad? 1.2 ETAPA DE REVELA ELABORA DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública? Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad? Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información? Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información? Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública? El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde? Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables? Las cuentas y subcuentas utilizadas en la operación contable se ajustan a las necesidades de la entidad como se evidencia en los Estados Financieros. Se concilia mensualmente. Existe dificultad en la oportunidad de la entrega de estas al proceso contable. Se tramita cruce de información con la Dirección del Tesoro Nacional. Se adelantan conciliaciones con las áreas, sin embargo, no hay evidencia de las mismas. Los cruces de bienes se realizan anualmente por el área de bienes y servicios y los registros se evidencian en la aplicación que administra los bienes de la entidad. Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos registrados en los Estados Financieros. Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos registrados en los Estados Financieros. Todas las transacciones económicas y financieras de la entidad se efectúan en el aplicativo SIIF Nación el cual es ejecutado en línea y tiempo real generando automáticamente las fechas y consecutivo correspondiente. Si se generan. Adicionalmente, todas las transacciones económicas y financieras de la entidad se efectúan en el aplicativo SIIF Nación el cual es ejecutado en línea y tiempo real generando automáticamente las fechas y consecutivo correspondiente. Por encontrarse en SIIF, se clasifica según el tipo de unidad contable La entidad se encuentra dentro del ambiente SIIF Nación desde el La depreciación se genera automáticamente por el aplicativo administrado por el almacén. Sí. Todos los soportes se ajustan a los preceptos de formalidad. El registro de transacciones y operaciones son generados en el aplicativo SIIF Nación. La documentación que soporta las transacciones y registros contables se pueden evidenciar en el boletín de caja y bancos donde reposa toda la trazabilidad y soportes de los hechos económicos. Los libros contables se generan y reposan en el aplicativo SIIF Nación con el cumplimiento del Régimen de Contabilidad Publica. Las cifras para los Estados Contables y reportes son tomadas del aplicativo SIIF Nación y coinciden plenamente. La Entidad se encuentra bajo el ambiente SIIF. El mantenimiento, actualización y parametrización lo adelanta la Administración del SIIF. La información interna y externa se produce dentro de los términos establecidos. Las notas a los Estados financieros se elaboraron con la estructura definida por la contaduría. Las notas a los Estados financieros se elaboraron con la estructura definida por la contaduría. Los saldos descritos en las notas a los Estados financieros son consistentes.

3 FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA VIGENCIA 201 ANÁLISIS, INTERPRETA Y COMUNICA DE LA INFORMA Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control? Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental? Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad? La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios? La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión? Se asegura la entidad de presentar cifras homogéneas a los distintos usuarios de la información? 1. OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 1..1 ACCIONES IMPLEMENTADAS Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad en forma permanente? Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable? Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable? Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable? Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas? Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del proceso contable? Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad? Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información? Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras dependencias? Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública? Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad? Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector público? Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria? Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de representante legal, o cambios de contador? Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales? Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia? Si y se encuentran debidamente avalados con la firma de: Director General, Contador y la Revisoría Fiscal. Se publican trimestralmente en la pagina web. Se aplican los indicadores financieros básicos. Son acompañados por las notas a los Estados Contables. Para propósito de la gestión la entidad utiliza dicha información. La Entidad reporta la información de forma homogénea tanto para los usuarios internos como los externos. Se encuentra identificado el Riesgo Impuestos. Al interior de la entidad existe la Unidad de Riesgo Operativo. El equipo se apoya del asesor asignado por la Contaduría General de la Nación. Se aplican las controles definidos en los procedimientos que tiene el proceso contable pero no se tiene establecidas autoevaluaciones. Los niveles de autoridad e encuentran definidos en la estructura orgánica de Fonprecon. Se aplican las políticas contables definidas por la Contaduría General de la Nación. Se cuenta con cuatro procedimientos actualizados pero no está documentada una política y practicas contables. Se identifica en los procedimientos definidos y lo que corresponde al desarrollo del mismo. Se aplica las políticas contables definidas por la Contaduría General de la Nación. Al interior se cuenta con el Comité de Sostenibilidad Contable Se cuenta con bases de datos y aplicaciones que generan información al proceso contable como son nominas, inventario de bienes, manejo de inversiones y pasivos contingentes. Los bienes muebles e inmuebles cuentan con sus registros de costo histórico y afectaciones. El grupo de contabilidad cuenta con profesionales idóneos para el cumplimiento de su labor, de acuerdo con los requisitos establecidos en el manual de funciones y competencias laborales de esta entidad. Los funcionarios del grupo de contabilidad involucrados en el proceso son contadores públicos y se apoyan de un auxiliar administrativo. Los profesionales se actualizan por parte de la Contaduría General de la Nación y el Administrador del SIIF2. Cuando se produjo cambio del representante legal se realizó informe de empalme. Sin emabrgo, para el caso del cambio de Contador no se evidencio dicho informe. No se encontró una política documentada que haga referencia al cierre contable. Sin embargo, se aplica los procedimientos que determina el Régimen de Contabilidad Pública y los que establece la Contaduría en sus Instructivos de cierre anual. Los soportes documentales de los registros contables están debidamente organizados y archivados en el boletín de caja y bancos de acuerdo a las normas de gestión documental

4 FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA VIGENCIA 201 FORTALEZAS La entidad aplica los principios de contabilidad, normas técnicas y procedimientos establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública y el Catálogo General de Cuentas expedidos por la Contaduría General de la Nación. Está creado y operando el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable. Se presentan informes en forma oportuna. Compromiso del equipo de trabajo para la generación del cierre contable de 201. DEBILIDADES Falta documentar una política contable, mediante la cual se realice seguimiento y análisis a las transacciones hechos y operaciones en el proceso de Gestión Financiera con respecto a las áreas proveedoras de información. Se debe ajustar y complementar el mapa de riesgos de índole contable. Se hace necesario fortalecer y estandarizar la labor conciliatoria entre los diferentes procesos proveedores de la información. Es necesario incluir en el plan de capacitación la actualización para el grupo de contabilidad. AVANCE OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS Revisadas las recomendaciones generadas por Control Interno para la vigencia anterior, se observa la necesidad de continuar realizando acciones de mejoramiento al Sistema de Control Interno Contable. Se dio cumplimiento a las acciones de mejora establecidas en el Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la Republica. Se resalta la entrega completa y oportuna de reportes e informes financieros. RECOMENDACIONES Elaborar, difundir e implementar las políticas y practicas contables de la Entidad. Fortalecer el sistema de conciliación entre Contabilidad y los proveedores de Información. Es importante mejorar la fluidez de la información contable y financiera entre las diferentes áreas. Revisar y complementar el mapa de riesgos de índole contable. Analizar y ajustar los procedimientos contables con la operatividad del SIIF.

5 RESULTADOS DE LA NÚMERO PUNTAJE INTERPRETACIÓ OBTENIDO N 1 CONTROL INTERNO CONTABLE,01 ADECUADO 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO,19 ADECUADO IDENTIFICA,1 ADECUADO CLASIFICA,2 ADECUADO 1.1. REGISTRO Y AJUSTES,17 ADECUADO 1.2 ETAPA DE REVELA,29 ADECUADO ELABORA DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES,7 ADECUADO ANÁLISIS, INTERPRETA Y COMUNICA DE LA INFORMA,00 SATISFACTORIO 1. OTROS ELEMENTOS DE CONTROL,6 SATISFACTORIO 1..1 ACCIONES IMPLEMENTADAS,6 SATISFACTORIO RANGOS DE INTERPRETA DE LAS CIONES O RESULTADOS OBTENIDOS RANGO CRITERIO INADECUADO (no incluye 2.0) DEFICIENTE.0.0 (no incluye.0) SATISFACTORIO.0.0 (no incluye.0) ADECUADO Valoración 1 - No se cumple. 2 - Se cumple insatisfactoriamente. - Se cumple aceptablemente. - Se cumple en alto grado. - Se cumple plenamente Rango Criterio Inadecuado (no incluye 2.0) Deficiente.0.0 (no incluye.0) Satisfactorio.0.0 (no incluye.0) Adecuado