TIPO DE PROCESO APOYO VERSIÓN 1 PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO CONTABLE PÁGINA: 1 de 7

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1 PROCESO GESTION FINANCIERA CÓDIGO SUBPROCESO CONTABILIDAD CO-001 TIPO DE PROCESO APOYO VERSIÓN 1 PROCEDIMIENTO PÁGINA: 1 de 7 1.OBJETIVO Elaborar y presentar estados financieros veraces, confiables, razonables y oportunos que sirvan de herramienta para la adecuada planeación y toma de decisiones gerenciales de la administración municipal 2. ALCANCE Va desde la identificación y captura de contable y financiera de los hechos económicos hasta el análisis e interpretación del resultado de los estados financieros 3. NORMAS Articulo 351 de de la Constitución Nacional Ley 298 de 1996 Resolución Decreto Resolución 555 de 2006 Resolución 356 de 2007 CGN 4. DEFICINIONES CATALOGO GENERAL DE CUENTAS: es instrumento en donde se clasifican en forma ordenada y flexible las cuentas que identifica la naturaleza y funciones del cometido estatal de la institución contable publica EXTRUCTURA DEL CATALOGO DE CUENTAS: Esta conformado por cinco niveles, clase, grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar DOCUMENTOS SOPORTE: Relaciones escritas que respaldan los registros contables de las operaciones que se realizan y pueden ser externos o internos COMPROBANTE DE CONTABILIDAD: Resume las operaciones financieras económicas y sociales del ente publico y sus codificación se hace de acuerdo al catalogo de cuentas estos pueden ser de ingreso, de egreso y comprobantes generales. LIBROS DE CONTABILIDAD: Son los registros de la operaciones financieras económicas y sociales del ente publico de obligatorio cumplimiento entre estos están el libro diario y el libro mayor. LIBRO DIARIO: contiene los débitos y créditos de las cuentas, el registro de tallado y cronológico y preciso de las operaciones realizadas LIBRO MAYOR: contiene los saldos de las cuentas del mes anterior las sumas de los movimientos débitos y créditos de cada una de las cuentas de mes

2 PÁGINA 2 de 7 respectivo tomadas del libro diario y el saldo final del mismo mes. LIBROS AUXILIARES: contienen el detalle de los registros contables necesarios para el control delas operaciones elaborados con base en los comprobantes de contabilidad. ESTADOS CONTABLES: Constituyen las salidas que son generadas del sistema de contable las cuales presentan conceptualmente y en forma organizada las principales características de estructura y dinámica de los activos y pasivos que corresponden a variables básicas de la gestión financiera; estos son: balance general, estado de actividad financiera económica y social, estado de cambios en el patrimonio; estado de flujo de efectivo y otros que por su calidad se requieran NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES: son explicaciones que complementan a los estados contables y forman parte integral de los mismos, y que tienen por objeto reflejar la adicional necesarias de los hechos financieros económicos, financieros y sociales relevantes, estas son de carácter general y especifico 5. DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA DOCUMENTOS Plan de cuentas publico Estatuto tributario Manual de procedimiento contable Presupuesto general dela entidad Facturas Contratos Registro presupuestal Comprobante de egreso Títulos valores Entradas y salidas de almacén REGISTROS

3 PÁGINA 3 de 7 6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE RESPONSABLE Dependencias y/o procesos de la entidad Entes públicos y privados externos Nomina Ingresos de la entidad Ejecución presupuestal Facturación de servicios. Bienes y obra Contratos Convenios Extractos bancarios Planta de personal Identificación, clasificación, medición, registro y ajuste Efectuar estimaciones, de provisiones, depreciaciones, amortizaciones de la contable Ajuste, reclasificaciones y cierre contable Elaboración, rendición, presentación de estados financieros y notas a los mismos, a entes de control y terceros Análisis interpretación, indicadores y comunicación de los estados financieros Estados financieros Alta dirección Entes de control Ciudadanía Contaduría general dela nación Dependencias y/o procesos de la entidad Jefe división de contabilidad 7. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES ACTIVIDADES Identificación, clasificación, medición, registro y ajuste Efectuar estimaciones, de provisiones, depreciaciones, amortizaciones de la contable DETALLE Recepción de documentos Identificación de hechos Clasificación de la Codificación de la Registro contable Emisión de la obligación de compromisos En el sistema de contable de la entidad mensualmente se realizan a la propiedad planta y equipo de la entidad las depreciaciones de acuerdo a la base del cálculo y a la vida útil, por el método de línea recta. Se realizan las respectivas amortizaciones a los activos diferidos de acuerdo a su naturaleza del activo Mensualmente se realizan las provisiones de nomina y de cuentas por cobrar de acuerdo a la base del calculo legal establecido

4 PÁGINA 4 de 7 Ajuste, reclasificaciones y cierre contable Elaboración, rendición, presentación de estados financieros y notas a los mismos, a entes de control y terceros Análisis interpretación, indicadores y comunicación de los estados financieros Revisión de bienes y derechos Revisión de los parámetros de depreciación y amortización Ejecución del calculo Incorporación en comprobante Balance de prueba Libros auxiliares Generación de comprobantes Conciliación Revisión de deudores (impuestos, avances y anticipos) Inventarios Ordena y analizan las cuentas de balance Generar en el sistema los estados contables Se revisan las cuentas 0 y las cuentas de balance Se genera el reporte de entidades reciprocas y notas a los estados contables. Una vez aprobados los estados contables, son validados por el sistema consolidado de hacienda pública (CHIP), una vez validados y corregidos todos los errores permisibles y no permisibles son cargados al sistema de la contaduría general de la nación, donde pueden ser consultados por cualquier usuario. Una vez emitido el estado financiero se realiza el análisis respectivo, interpretación indicadores, para la presentación del informe de gestión y presentación a la alta dirección. 8. RECURSOS HUMANOS FINANCIEROS TECNOLOGICOS INFRAEXTRUCTURA Funcionarios profesionales (3), técnicos (1) y auxiliares administrativos (2) de la oficina de contabilidad Papelería, fotocopias, útiles de oficina Hardware: equipos de computo e impresoras Software: programa contable y herramientas ofimáticas Instalaciones locativas para desarrollar el trabajo

5 PÁGINA 5 de 7 9. SEGUIMIENTO Y MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Oportunidad en la generación de informes EFICACIA No de entidades informadas/no de entidades por informar Mensual Líder del proceso EFICIENCIA EFECTIVIDAD Cantidad recuperada en embargo/total de remanentes retenidos Celeridad en el tramite de las actividades o acciones No recomendaciones acatadas/no de recomendaciones propuestas en planes de mejoramiento Mensual Mensual Líder del proceso Líder del proceso No de informes generados/no de informes solicitados 10. PUNTOS DE CONTROL ID ACTIVIDAD(ES) DE CONTROL OBSERVACIONES DE CONTROL REGISTROS DE CONTROL Identificación, clasificación, medición, registro y ajuste Efectuar estimaciones, de provisiones, depreciaciones, amortizaciones de la contable Ajuste, reclasificaciones y cierre contable Elaboración, rendición, presentación de estados financieros y notas a los mismos, a entes de control y terceros Análisis interpretación, indicadores y comunicación de los estados financieros Control a los CDP, RP Control de contratos Libro de control de prestaciones sociales Control de obligaciones contraídas Control de nomina Control de parafiscales Tener en cuenta la normatividad vigente y la base de calculo Efectuar las conciliaciones dentro del tiempo establecido Tener en cuenta la normatividad vigente y la base de calculo Selección de cuentas adecuadas para calcular los indicadores reales Planilla de control de CDP y RP Libro de contratos Planilla única Libro control de cesantías Planilla de control obligación de compromisos N/A Formato de conciliaciones Actas de inconsistencias encontradas N/A N/A

6 PÁGINA 6 de RIESGOS ASOCIADOS IMPACTO PROBABILIDAD VALORACION DEL RIESGO (I + P) NOMBRE DEL RIESGO DESCRIPCION DEL RIESGO POSIBLES CONSECUENCI AS Aceptable 3 Tolerable 4 Moderado 5 Importante 6 Inaceptable MANEJO DEL RIESGO MEDIDAS Contar con archivadores adecuados Pérdida de documentos No poseer un sistema de archivo adecuado y seguro Perdida de X X Importante Evitar acceso a personas ajenas al área Implementación de la tabla de retención documental Pérdida de Puede ocurrir por daños en el servidor que contiene la Incumplimient o en la generación de la X X Inaceptable Copia de seguridad Mantenimiento preventivo y oportuno del software y el hardware Desconocimiento de la normatividad vigente No aplicar las normas relativas al proceso contable Sanciones disciplinarias X X Importante Capacitación permanente Digitación errónea Errores en el registro de la Información no real X X Moderado Revisión exhaustiva de la Estipular el tiempo necesario para la digitación de la

7 PÁGINA 7 de 7 ELABORO REVISÓ APROBÓ NOMBRE CARGO FECHA FIRMA Nelly León Caballero Iván López Tamara Víctor Gomescaseres Profesional universitario Jefe división de contabilidad Secretario de Hacienda Municipal