ELABORACIÓN DE NÓMINA EDUCACION

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1 ELABORACIÓN DE NÓMINA EDUCACION ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: María Cristina Duque Vargas Gloria Marín Montealegre Luis Janil Avendaño Hernández Cargo: Universitario Cargo: Director Cargo: Secretario de Despacho

2 Página 2 de 10 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO ALCANCE DEFINICIONES NORMATIVIDAD CONDICIONES GENERALES CONTENIDO REGISTROS DE CALIDAD DOCUMENTOS DE REFERENCIA ANEXOS... 10

3 Página 3 de OBJETO Este procedimiento tienen por objeto analizar, aprobar y reportar al software de nómina las novedades que afecten la liquidación de salarios y prestaciones de los servidores docentes, directivos docentes y administrativos de la planta viabilizada por el Ministerio de para el Departamento del Quindío y cancelada con recursos del Sistema General de Participaciones. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la Secretaría de del Departamento, inicia con la recepción de los actos administrativos que reflejan las novedades administrativas y laborales de personal, analizando previamente la cantidad y calidad de los documentos presentados como insumos para el este procedimiento, su ingreso al sistema de nómina para afectación del pago, su revisión, corrección en los casos necesarios y termina con el envío de los soportes a las hojas de vida de los funcionarios, mediante el procedimiento de archivo de hojas de vida. 3. DEFINICIONES 3.1 SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES - SGP El Sistema General de Participaciones corresponde a los recursos que la Nación transfiere, por mandato de los artículos 356 y 357 de la Constitución Política (reformados por el Acto Legislativo 01 de 2001), a las entidades territoriales departamentos, distritos y municipios, para la financiación de los servicios a su cargo, en salud, educación y los definidos en el Artículo 76 de la Ley 715 de NORMATIVIDAD - Ley 165 de 24 de diciembre de 1941, sobre protección al salario. - Ley 91 de 29 de diciembre Por la cual se crea el Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio. - Ley 100 de 23 de diciembre de Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones. - Ley 715 de 21 de diciembre de Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288,

4 Página 4 de y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros. - Ley 734 de 05 de febrero de Por el cual se expide el Código disciplinario Único. - Ley 755 de 23 de julio de Por la cual se modifica el parágrafo del artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo - Ley María. - Ley 776 de 17 de diciembre de Por la cual se dictan normas sobre la organización, administración y prestaciones del Sistema General de Riesgos es. - Ley 789 de 27 de diciembre de Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo. - Ley 1280 de 2009 artículo primero que adiciona el artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo. Licencia remunerada por luto. - Decreto ley 2351 de 4 de septiembre de Por el cual hacen unas reformas al Código Sustantivo del Trabajo. - Decreto 3135 de 26 de diciembre de Por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado, y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales. - Decreto 3148 del 26 de diciembre de Por el cual se adiciona el Decreto Número 3135 de Decreto 1848 de 4 de noviembre de Por el cual se reglamenta el decreto 3135 de Decreto 663 del 10 de abril de Por el cual se determina las asignaciones del personal de planteles nacionales dependientes del Ministerio de Nacional. - Decreto 710 de abril de Bonificación por servicios prestados. - Decreto 1042 de 7 de junio de Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondiente a dichos empleos y se dictan otras disposiciones. - Decreto 1045 del 7 de junio de Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional. - Decreto Ley 2277 de 24 de septiembre de Por el cual se adoptan normas sobre el ejercicio de la profesión docente. - Decreto 451 del 23 de febrero de Por el cual se dictan unas disposiciones en materia salarial para el personal que presta servicios en los Ministerios, departamentos Administrativos, Superintendencias, Establecimientos Públicos y Unidades Administrativas del orden nacional.

5 Página 5 de 10 - Decreto 1158 de 3 de junio de Por el cual se modifica el artículo 6o del Decreto 691 de Decreto 1724 de 4 de julio de Por el cual se modifica el régimen de Prima Técnica para los empleados públicos del Estado. - Decreto 1381 del 26 de mayo de Por medio del cual se establece la prima de vacaciones para los docentes de los servicios de Educativos Estatales. - Decreto Ley 1278 de 19 de junio de Por el cual se expide el Estatuto de ización Docente. - Decreto 3222 de 10 de noviembre de Por el cual se reglamenta el artículo 22 de la Ley 715 de 2001, en relación con traslados de docentes y directivos docentes de los establecimientos educativos estatales. - Decreto 1171 de 19 de abril de Por el cual se reglamenta el inciso 6 del artículo 24 de la Ley 715 de 2001 en lo relacionado con los estímulos para los docentes y directivos docentes de los establecimientos educativos estatales ubicados en áreas rurales de difícil acceso. - Decreto 2831 de 16 de agosto de Por el cual se reglamentan el inciso 2 del artículo 3 y el numeral 6 del artículo 7 de la Ley 91 de 1989, y el artículo 56 de la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones. - Pago de pensiones alimenticias de conformidad con el artículo 411 del código civil, así como para satisfacer las obligaciones legales referentes a la protección de la mujer y de los hijos. En estos casos el salario puede embargarse en un 50%. - Decretos de salarios vigentes 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO:. SUBPROCESO: Administración y Financiera Educativa. 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Dirección Técnica Administrativa y Financiera de la Secretaria de, Juzgados, entidades con código autorizado en la nómina(cooperativas, Entidades Financieras); Ministerio de Nacional, Ministerio de Protección Social, Entidades Promotoras de Salud, Fondos de Pensiones y Cesantías, Fondo Nacional de Ahorro, ARS, Instituciones Educativas.

6 Página 6 de 10 CLIENTE: Personal administrativo, docente y directivos docentes financiados con recursos del SGP. 5.3 RIESGOS Y CONTROLES Riesgos - Pago de nóminas por mayor o menor valor Puntos de control - Reporte de novedades. - Relaciones de novedad mensual. - Nómina del mes anterior. - Actos Administrativos. - Revisión modulo confirmación de vinculación del sistema humano.

7 Página 7 de CONTENIDO No. DESCRIPCIÓN PRODUCTOS RESPONSABLE TIEMPO 1 Recibir y clasificar novedades de talento humano 2 3 Recibir novedades de terceros (cooperativas, entidades bancarias) y Entidades de salud(incapacidades) Verificar documentación de la novedad frente a los requisitos del cliente Novedades recibidas, radicadas y clasificadas Novedades recibidas, radicadas y clasificadas Documento verificado P.U. y O. () P.U. y O. () P.U. y O. () 10 días 14 días 20 días 4 Ingresar novedad. Confirmar en el aplicativo de planta del sistema humano Novedades ingresadas P.U. 10 días 5 6 Verificar errores en el cargue de novedades. Revisar de manera aleatoria la validación de novedades y confrontar contra el acto administrativo que la determina. Corregir Novedades que registraron inconsistencia en la verificación Novedades registradas verificadas Novedades corregidas P.U. y O. () P.U. y O. () 2 días 2 días 7 Liquidar la pre nómina utilizando los módulos de planta y compensaciones laborales del sistema humano Pre Nómina liquidada P.U. () 8 Revisar la nómina liquidada Nómina revisada P.U. y O. () 5 días 9 10 Revisar, verificar y corregir inconsistencias Liquidar nuevamente la nómina Inconsistencias revisadas y verificadas Nómina liquida P.U. y O. () P.U. () 5 días 11 Generar Nómina Resumen de administrativos, docentes y directivos docentes Nómina resumen P.U. ()

8 Página 8 de 10 No. DESCRIPCIÓN PRODUCTOS RESPONSABLE TIEMPO 12 Confrontar la información de los archivos planos con los reportes de Fondos de pensiones, salud y parafiscales. Corregir inconsistencias determinadas en la validación del archivo plano Archivos planos confrontados P.U. (Servicios Informáticos) y O. 2 días Cargar el archivo plano en la página del Operador de validación Confrontar el reporte de la planilla de pago del operador de Fondos y EPS de validación con los reportes de la nómina Sistema Humano Archivo cargado y validado Reportes confrontados P.U. (Servicios Informáticos) y O. P. U. (Servicios Informáticos) y de nóminas 2 horas 3 días 15 Reportar las planillas de pago del operador de Fondos y EPS generadas y validadas Presupuesto para el registro presupuestal Planillas remitidas para pagos 16 Hacer un filtro a los reportes de Embargos generados por la Oficina de Servicios Informáticos en el archivo plano contra el reporte de terceros de la Nómina Verificación de consistencia en los datos registrados de embargos Universitario (Nómina) Cargar y validar el archivo plano al Banco Agrario de Embargos de acuerdo al resumen de la nomina Validar el Archivo Plano de Embargos frente a reportes de Nómina Remisión a tesorería del archivo plano validado para el pago de los embargos Archivo cargado Archivo Plano Archivo plano remitido P.U. (Servicios Informáticos) P.U., y Banco Agrario Pr. U Nominas y P.U(Servicios Informáticos) P.U(Servicios Informáticos 15 minutos

9 Página 9 de 10 No. DESCRIPCIÓN PRODUCTOS RESPONSABLE TIEMPO 20 Entrega de la nómina y planillas de EPS y ARP a Presupuesto 21 Generar y validar archivos planos para pagos a funcionarios en la cuenta del banco habilitada para pago de nómina 22 Entrega a Tesorería de los informes de terceros 23 Publicar desprendibles de salarios página Web 24 Confirmar liquidación de la nómina (cierre) 25 Apertura de la nómina y novedades mes siguiente. 26 Remitir nómina vía Internet a la Ministerio de Nacional para el control respectivo. (Primeros 5 días de cada mes 27 Generar reporte de novedades y remitir a la Fiduprevisora informe, en medio físico (Primeros 10 días de cada mes 28 Archivar (Archivo de Gestión) 29 Registrar información en el formato de Control de validación de liquidación de la nómina para su control Nomina y cuadros Archivo Plano Pagos terceros Desprendibles publicados Nómina liquidada y cerrada Sistema reportadas MEN Cuadro reporte Archivo Formato Validación de liquidación nómina P.U. y O. () P.U (Servicios Informáticos) Universitario y Universitario Ingeniero Sistemas/ Universitario P U. (Servicios Informáticos Universitario (Servicios Informáticos) Universitario y Universitario y 1dia 2 día 5 día 30 min 3 días 7. REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL

10 Página 10 de 10 Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado F-EDU- Planilla Control Carpeta Cronológica Oficina de 03 de Novedades Universitario y F-EDU- Reporte Horas Carpeta Cronológica Oficina de 04 Extras F-EDU- 05 Docentes Reporte Recargos, dominicales y festivos Auxiliares Servicios Generales Carpeta Cronológica Oficina de, Dirección Técnica administrativa Tiempo de Método Retención 2 años Selección y eliminación (Archivo Central) 4 años Selección y eliminación (Archivo Central) 4 años Selección y eliminación (Archivo Central) N.A. Reporte de incapacidades docentes y adm Carpeta Cronológica Oficina de nóminas 4 años Selección y eliminación (Archivo Central) 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Guía Nº 8. Guía para la administración de los recursos del sector educativo ra edición. 8.2 Requerimientos de entidades públicas y privadas. 8.3 Actos administrativos. 8.4 Requerimientos de entidades públicas y privadas. 9. ANEXOS 9.1 F-EDU-03 Planilla Control de Novedades. 9.2 F-EDU-04 Reporte Horas Extras Docentes. 9.3 F-EDU-05 Reporte Recargos, dominicales y festivos Auxiliares Servicios Generales. 9.4 Planilla de reporte EPS, ARP y parafiscales 9.5. Planilla de incapacidades 9.6 Planilla Fiduprevisora