CONTROL DE REVISIONES

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1 Página: 1 de 5 CONTROL DE REVISIONES Versión Fecha de Comentario Modificación 01 11/10/2011 Primera versión del procedimiento Revisado por: Fecha: 14/07/2011

2 Página: 2 de 5 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDADES NORMAS Y TERMINOLOGÍA NORMAS TERMINOLOGÍA DESARROLLO ANEXOS... 5 Revisado por: Fecha: 14/07/2011

3 Página: 3 de 5 1. OBJETIVO Asegurar que el personal de la Organización reciba en las fechas establecidas la remuneración correspondiente al trabajo desempeñado. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todo el personal de la Organización. Inicia con la revisión de las condiciones pactadas en el contrato firmado por las partes y finaliza con la generación del comprobante de nomina. 3. RESPONSABILIDADES Director Autorizar la solicitud de gasto Secretario Aprobar la solicitud de gasto Llevar a cabo la administración de la nómina del CERLALC. Tesorero Ejecutar el pago de nomina 4. NORMAS Y TERMIOLOGÍA 4.1. Normas Ley 65 de 1986 Estatuto Tributario Código sustantivo del trabajo Reglamento Interno de Trabajo ISO 9001:2008, Numeral Terminología Nómina: Es un documento que consiste en una relación de cada una de las personas o trabajadores que prestan servicios en una empresa y lo que deben percibir como contraprestación a su trabajo; en el que consta todo el detalle de los devengados, deducciones y la cantidad de dinero neto a percibir. Revisado por: Fecha: 14/07/2011

4 Página: 4 de 5 5. DESARROLLO No. Actividad Descripción Responsable Dependencia Controles Parametrizar condiciones pactadas Por medio de la revisión de los contratos laborales, 01 se revisan las condiciones pactadas con cada empleado, con el fin de parametrizarlo en el aplicativo de nómina y así generar el proceso de forma automática. Reportar novedades de nómina Las novedades de nómina son reportadas al área administrativa, con el fin de hacer los descuentos o abonos pertinentes. Estas novedades pueden ser, entre otras: Licencia no remunerada y vacaciones (Estas solicitudes son reportadas por la Secretaria al profesional que liquida nomina por medio de carta). Incapacidad o licencias de Maternidad (Reporte de EPS y/o ARP): Cada empleado debe presentar ante el coordinador administrativo, el reporte generado por la EPS y/o ARP. 02 Descuentos autorizados: Cooperativas, Cajas de compensación (Libranza), fondos voluntarios de pensiones, previa autorización del empleado, ejecutivos por autoridad competente, entre otros. Formato Horas Extras Horas extras: autorizadas por el Director o por el Secretario, a través del formato destinado para tal fin. Aumentos de salario: Por Resolución interna del Organismo previa autorización del Comité Ejecutivo. Ingresos y retiros de personal. Primas, cesantías e intereses a las cesantías 03 Estas novedades son parametrizadas en el aplicativo de nómina y se liquidan automáticamente. Generar la Nómina La nómina se genera de forma mensual por el aplicativo de nómina de acuerdo a la parametrización anterior. Revisado por: Fecha: 14/07/2011

5 Página: 5 de Solicitud de Gasto Se inicia el tramita de solicitud del gasto de nómina de acuerdo con el reporte de las novedades generadas soportada con el informe de nómina para lo cual se emite un cuadro de provisión de prestaciones sociales por centro de costos. Esta solicitud se traslada a contabilidad para los trámites pertinentes. Integración de la Nomina. Desde el modulo de nomina se integran al sistema contable los registros causados para que se genere el pago correspondiente. Generar Archivo Plano y Comprobantes de Nomina Una vez causada la nomina, se genera un archivo plano, y los comprobantes de nomina se entregan a tesorería con el cuadro resumen de pago por empleado. Pago de seguridad social y aportes parafiscales. Una vez se genere la nómina mensual, se ingresa al modulo de Seguridad Social y se estructura el archivo plano. Se genera archivo en Excel para realizar el control respectivo. Se ingresa al operador de recaudos de aportes de la seguridad social y se esquematiza el archivo txt. El archivo generado se guarda, se imprime y se pasa a contabilidad. Certificado de ingresos y retenciones Este certificado, de acuerdo con las normas tributarias, debe emitirse máximo el día 15 de marzo de cada año y se genera de forma automática en el sistema. Una vez contabilidad verifica y emite aprobación, se traslada a tesorería para que realice el pago, el cual se debe realizar el octavo día hábil de cada mes. 6. ANEXOS Instructivo de Ofimática Revisado por: Fecha: 14/07/2011